57
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Нормативно-справочная информация - это информационный ресурс предприятия,
который формируется внутри и получается, извне. Эта информация содержит все
требования, правила, стандарты, положения и все прочие документы, которые
систематизируют и нормируют деятельность предприятия.
Разрабатываемая информационная система будет являться
многопользовательской, поэтому к нормативно-справочной информации мы
отнесем также должности и права пользователей.
Входная информация – эта вся информация, которая поступает в систему
постоянно на протяжении всей жизни информационной системы. Эта информация,
которая необходима для решения задач поставленных перед информационной
системой и которая содержится на различных носителях: первичных документах, в
памяти персонального компьютера.
От того, насколько рационально организовано получение входной информации ее
сбора, регистрации, хранения, передачи, и своевременности ее получения зависят
оперативность и эффективность получения результатов работы информационной
системы.
Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте
информационной системы является:
- Данные о сотрудниках.
- данные о подразделениях предприятия;
- данные из путевого листа;
- данные по автомашине;
- данные о выполненной работе;
- сроках выполнения работы и ее стоимости;
- данные по справочникам;
- данные об организации, предоставляющей услуги автотранспорта.
Экранная форма ввода данных Приложение 2. В данную форму мы заносим
следующие показатели:
58
- ФИО сотрудника, подавшего и несущего ответственность за полноту и
правильность заполнения формы;
- название службы(подразделения), являющейся местом постоянной работы
сотрудника;
- наименование организации, которая предоставила автомашину, для
выполнения услуги;
- информация об автомашине: государственный номер, марка автомашины;
- информация из путевого листа: ФИО водителя, номер путевого листа;
- указывается наименование предоставленной услуги, дата и время начала ее
предоставления и дата и окончания( по факту выполнения), так же стоимость этой
услуги в час (проставляется начальником службы (подразделения) сотрудника из
прейскуранта, предоставленного организацией, которая выполняет работу).
Сотрудником, в необязательном порядке, для личного контроля, может быть
распечатан заказ, основанный на введенной им информации Приложение 3.
Наполненность распечатанного заказа будет зависеть от информации вводимой
сотрудником. Документы формируются по мере необходимости в выполнении услуг
автомашинами.
Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные,
которые хранятся и заносятся в справочники системы. Справочники- это таблицы
частого повторного использования, содержащие условно-постоянную
информацию. Для того, что бы начать работать с вводом информации в форму,
необходимо заполнить справочники, без наполненности справочников, работа,
которую выполняет, заполняющий форму будет увеличена по времени и не всегда
продуктивна. По мере необходимости справочники дополняются информацией -
актуализируются. В нашей информационной системе следующие справочники:
1. Службы.
2. Должности.
3. Контрагенты.
4. Тип автомобиля.
5. Сотрудники.
6. Автомобиль.
7. Виды работ.
59
Более подробная информация по справочникам приведена вы таблице 4
Информация по справочникам . Таблица 4
№
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объем
Средняя
частота
актуализац
ии
Средний
объем
актуализа
ции
1
Службы
Администратор
6
1 раз в
месяц
1 запись
2
Должности
Администратор
20
1 раз в
месяц
1 запись
3
Контрагенты
Администратор
14
1 раз в
месяц
3 записи
4
Тип
автомобиля
Администратор
16
1 раз в
месяц
2 записи
5
Сотрудники
Администратор,
начальник
службы
(подразделения)
45
1 раз в
месяц
4 записи
6
Автомобиль
Администратор
30
1 раз в
месяц
3 записи
7
Виды работ
Администратор
22
1 раз в
месяц
3 записи
Рассмотри реквизитный состав справочников:
Справочник «Службы»
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Службы
КодСлужбы
КраткоеНаим
Наименование
Справочник «Должности»
60
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Должности
КодДолжности
Должность
Наименование
ДолжнДатПадеж
ДолжнРодпадеж
Справочник «Контрагенты»
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Контрагенты
КодКонтрагента
Контрагенты
Наименование
Справочник «Тип Автомобиля»
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Тип Автомобиля
КодТипАвтомобиля
Тип
Наименование
Справочник «Сотрудники»
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Сотрудники
КодСотрудника
ФИО
Наименование
ФИОРод
ФИОДат
ФИОСокр
ФИОСокрРод
ФИОСокрДат
Служба
Должность
61
Справочник «Автомобиль»
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Автомобиль
КодТипАвто
ТипАвто
Наименование
Справочник «Виды работ»
№
Название справочника
Список реквизитов
1
Виды Работ
КодВидаРабот
Наименование
Данные в справочники заносятся с помощью специально разработанных форм,
они удобны для занесения информации, с четко зафиксированными
характеристиками.
2.2.3.Характеристика результатной информации
Обработка информации, которая накапливается в модуле по мере ввода,
организована с помощью запросов к данным. Это экранные формы вывода, для
получения отчетов необходимо заполнить временной интервал и выбрать, в
зависимости от отчета: службу, виды работ. Результатная информация выводится в
виде отчетов о результатах выполнения услуг.[16]
Данного рода отчеты именно в информационных поток предприятия служат
скорее для получения статистики, нежели для оперативного управления и принятия
решений, а информация в этих отчета является уточняющей и обобщающей. В
итогах по этим отчетам можно понять какими услугами автомашин пользуются
чаще всего и какие сотрудники предприятия. И найти ошибки в ручных отчетах
бухгалтерии по этим услугам. Проследить возможность злоупотребления.
Результирующей информацией в данном дипломном проекте являются – 5
отчетов, отчеты формируются на основании заполненного документа по
выполнению работ:
62
1. «Отчет по службам»
Экранная форма получения отчета представлена в Приложении 4.
Результат – отчет, сформированный для вывода на печать представлен в
Приложение 5. Данный отчет может быть получен за выбранный временной период
и по выбранным службам(подразделениям), именно этот отчет на данный момент
является как бы «основным» для специалиста службы безопасности. Остальные
отчеты как бы раскрывают его под другим углом показывая информацию.
Формируется отчет на основе следующих таблиц и полей:
- ТОрганизация (поле выбора из справочника «Контрагенты»);
- ТАвтомобиль(формируется из: поле выбора из справочника «Автомобиль»,
справочника «ТипАвтомобиля», и ручного заполнения государственного номера
автомобиля);
-ТПутевойЛист;
-ТВидРабот(поле выбора из справочника «ВидыРабот»);
- ТДатаНачала;
- ТДатаОкончания;
- ТВрВсего(рассчитывается автоматически на основании даты и времени начала
выполнения услуги и даты времени завершения ее оказания);
-ТСтоимостьВЧас;
-ТСтоимостьВсего(рассчитывается исходя из ТВрВсего и ТСтоимостьВЧас).
2. «Отчет по автомобилям»
Экранная форма получения отчета представлена в Приложении 6.
Результат – отчет, сформированный для вывода на печать представлен в
Приложение 7. Данный отчет может быть получен за выбранный временной период
и по выбранным службам (подразделениям).
Формируется отчет на основе следующих таблиц и полей:
- ТАвтомобиль(поле выбора из справочника «Автомобиль»);
- Врвсего;
ТСтоимостьВсего;
ТДнейРаботы (по каждому автомобилю считается количество дней, в которые он
был в эксплуатации).
3. «Отчет по машино-часам»
63
Экранная форма получения отчета представлена в Приложении 8.
Результат – отчет, сформированный для вывода на печать представлен в
Приложение 9. Данный отчет может быть получен за выбранный временной период.
Формируется отчет на основе следующих таблиц и полей:
-ТТипАвтомобиля (поле выбора из справочника «ТипАвтомобиля»);
- ВрВсего (суммируется время работы по каждой машине из всех заявок за
выбранный период).
4.«Отчет по авто расширенный»
Экранная форма получения отчета представлена в Приложении 10.
Результат – отчет, сформированный для вывода на печать представлен в
Приложение 11. Данный отчет может быть получен за выбранный временной
период.
Формируется отчет на основе следующих таблиц и полей:
- ТОрганизация (поле выбора из справочника «Контрагенты»);
- ТАвтомобиль (поле выбора из справочника «Автомобиль», ручной ввод
государственного номера);
- ТТипАвто (поле выбора из справочника «ТипАвтомобиля»);
- ТВидРабот (поле выбора из справочника «ВидыРабот»);
-ДатаНач;
- ДатаКон;
- ВрВсего(суммируется время работы по каждой машине из всех заявок за
выбранный период).
- ТДнейРаботы (по каждому автомобилю считается количество дней, в которые он
был в эксплуатации):
- ТДатаДок (дата первоначальной заявки).
5.«Отчет по виду работ»
Экранная форма получения отчета представлена в Приложении 11.
Результат – отчет, сформированный для вывода на печать представлен в
Приложение 12. Данный отчет может быть получен за выбранный временной период
и, обязательно должно быть указа вид работ, выполненных автомашиной
Формируется отчет на основе следующих таблиц и полей:
64
ТАвтомобиль (поле выбора из справочника «Автомобиль», ручной ввод
государственного номера);
-ТВрВсего;
-ТДатаДок (дата первоначальной заявки);
-ВрИтого( суммируеться ВрВсего).
Все отчеты расположены на главной форме Журналы Документов и формируются
по отдельной кнопке рисунок 12:
Рис. 12 - Отчеты
65
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Важным этапом при разработке информационной системы по учету работ,
выполненных автотранспортом является описание иерархии функций управления и
обработки данных нашей разрабатываемой информационной системы.
Дерево функций представляет собой иерархическую структуру действий,
реализованных в информационной системе. Все действия (функции)
информационной системы можно разделить на два основных подмножества:
1) служебные функции – идентичны для всех автоматизированных
систем управления предприятием для современного уровня развития аппаратных и
программных средств. Функции этого вида обеспечивают безопасность ввода,
обработки и хранения информации, облегчают работу с системой, делают ее
наиболее удобной и понятной для конечного пользователя.
2) основные функции управления и обработки данных – свойственны
для информационной системы любой специализации и для нашей разрабатываемой
информационной системы. Они отражают особенности процесса обработки
информации, получения результатов, ведения информационной базы проекта. Эти
функции организованы в том порядке и в том составе, которые продиктованы
условиями обработки и управления данными в конкретной предметной области.
Состав функций и их классификация для разрабатываемой информационной
системы представлены в виде дерева функций рисунке 13.
66
Рис. 13 - Дерево функций информационной системы.
На данном этапе разработки проекта информационной системы нужно
выбрать язык общения системы с пользователем.
Диалог – это процесс обмена сообщениями между пользователем и
информационной системой.
Структура сценария диалога в совместно с деревом функций, в котором
отражены состав и иерархия функций системы, дает возможность определить состав
кадров диалога, содержание каждого кадра и их соподчиненность.
Сценарий диалога предусматривает возможность обеспечения следующих
функций управления ходом решения поставленных задач:
- работа с экранными формами входных документов;
- формирование выходных документов;
- корректировка вводимых данных;
- просмотр введенной информации;
- работа с таблицами нормативно-справочной информации;