16
Рис.5. Функциональная модель первого уровня
«Учитывать работу военнослужащих» AS-IS
Большой объем информации, обрабатываемых в воинской части
№45 обеспечивает возможность затрачивать соответствующее количество
времени и рабочих ресурсов на обработку, контроль и исполнение заявок.
В этой связи нужно, с использованием системы автоматизации работой
военнослужащих, сократить затрачиваемые ресурсы с целью оптимизации
работы всей компании.
Помимо этого, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с
большой точностью отслеживать процесс учета рабочего времени
военнослужащих.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В этом случае, почти все бизнес-процессы в воинской части №45
стали автоматизированы, но на равне с этим идет поток сопровождающих
их документов в бумажной и электронной форме, которые не
17
взаимосвязанны с другими процессами и материальными потоками в
единую целую информационную систему.
При отсутствие наличия связи между бизнес-процессами,
документами и денежными потоками ведет к большому набору проблем
[12]:
Это отсутствие документально зафиксированных изменений в
материальных потоках (в том числе изменения в процессах);
Это и долгий и тяжелый поиск взаимосвязанных между собой
документов по различным отделам;
Возможно дублирование документов, неточности в их
заполнении и высокая доля совершения ошибок и других неточностей.
У работника штаба, как правило, много уходит времени на поиск
данных, которые необходимо найти (по статистике на это затрачивается
около 40% рабочего времени) или приходится создавать заново – вместо
многократного использования – документов, находящихся «где-то в части»
(и это происходит примерно в 70% случаев).В таком случае из-за такой
«раскиданности» данных и документов очень тяжело сохранить их в целом
виде, и обеспечить непротиворечивость и безопасность.
Приведем пример расчетов, которые позволят увидеть и оценить
возможную эффективность от применения автоматизированного варианта
управления учетом рабочего времени военнослужащих.
Допустим, что в течение рабочего времени работник обрабатывает
около 300 видов документов, это и полученные приказы, и также
документы, которые создал сам сотрудник в процессе подготовки
отчетности.
Произведем расчет ожидаемого эффекта, который будет от
применения средств автоматизированного учета (таблица 2). Время взято с
учетом за рабочий день.
Таблица 2
18
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
Время,
затрачиваемое при
базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
верианту/мин.
Разработать план работы
30–40
5–10
Издать приказ
35
3
Назначить исполняющих
30
3
Контроль выполнения
30
5
Формирование отчетов по
служебному времени
20
10
Итого, минут:
155
31
Таким образом, при существующей системе на совершение
указанных в таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При
внедрении системы это время сокращается до 31 минуты.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
Рисунок 6. Схема документооборота
Применение автоматизированной системы для учета рабочего
времени военнослужащих может помочь предотвратить многие ошибки,
которые могут возникнуть при передаче, обработке и хранении
19
документов, а также в большей степени ускорить данные процессы, что
приведет к экономии рабочего времени сотрудников, а, следовательно, к
повышению общей производительности работы организации[4].
Помимо этого, автоматизация рабочего места работника дает
следующие преимущества:
сокращение рабочих мест;
снижение затрат на дублирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажных
носителях;
уменьшение расходов на трудовые и технические ресурсы: к
ним относятся люди и оборудование;
уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
повышение производительности работы организации: это и
более быстрое выполнение работ, увеличение всего количества
выполняемых задач, улучшение работы с личным составом, поднятие
уровня работы с предоставленными записями (документами, имеющими
юридические обязательства и так далее), появление возможности
выполнения новых видов работ или же выполнения поставленных задач
по другому методу [9].
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Обеспечение информационной безопасности должно быть
направлено прежде всего на предотвращение рисков, а не на ликвидацию
их последствий. Именно принятие предупредительных мер по
обеспечению конфиденциальности, целостности, а также доступности
информации и является наиболее правильным подходом в создании
системы информационной безопасности. Любая утечка информации может
привести к серьезным проблемам для компании — от значительных
финансовых убытков до полной ликвидации.
20
Конечно, проблема утечек появилась не сегодня, промышленный
шпионаж и переманивание квалифицированных специалистов
существовали еще и до эпохи компьютеризации. Но именно с появлением
ПК и интернета возникли новые приемы незаконного получения
информации. Если раньше для этого необходимо было украсть и вынести
из фирмы целые кипы бумажных документов, то сейчас огромные объемы
важных сведений можно запросто слить на флэшку, помещающуюся в
портмоне, отправить по сети, прибегнув к использованию семейства
руткитов, троянов, бэкдоров, кейлоггеров и ботнетов, либо просто
уничтожить посредством вирусов, устроив диверсию.
Рассмотрим основные угрозы информационной безопасности и
способы их устранения [5].
1. Незаконный доступ к конфиденциальной информации в рамках
корпоративной информационной системы.
2. Перехват информации. Устранить такую угрозу можно только с
помощью шифрования информации.
3. Ошибки идентификации пользователя Данная угроза может
шифроваться путем использования электронно-цифровой подписи.
4. Угроза, при которой пользователь получает незаконный доступ
из одной сети в другую сеть. Устранить данную угрозу можно путем
фильтрации трафика, который поступает на сервер с помощью
межсетевого экрана - брандмауэра.
5. Уничтожение информации вирусами и компьютерными атаками.
Все рассмотренные выше меры обеспечивают в совокупности
информационную безопасность как с помощью программных средств,
технических элементов, так и с помощью комплекса средств
организационного характера.
В воинской части №45 используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
21
1. Положение об информационной безопасности: в него входят
правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую
коммерческую тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты
предприятия.
Для более лучшего исполнения регулирующих положений
воинской части №45 была настроена служба Active Directory на Windows
Server 2016. Она разрешает настраивать и проверять информационную
безопасность.
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты
информации на всех уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2016, Active Directory:
На аппаратном –введено резервное копирование серверов.
Непрерывно ведется охрана информационного Web-портала, для
этого используются методы защиты от внешних угрожающих атак, к ней
относится:
Один раз в квартал полная смена паролей на доступ к базам данных
SQL;
Один раз в квартал смена паролей на доступ к FTP серверу;
производится резервное копирование серверов (базы SQL, FTP
файлов) 4 раза в месяц.
Краткая инструкция о применении средств антивирусной защиты
информации на предприятии выглядит следующим образом:
- обратить внимание на текстовый редактор и удостовериться в
том, что там стоит защита от исполнения макросов;
- любые цифровые носители (флешки, диски) нужно проверять
прежде, чем что-либо запускать с их помощью;
- инсталлировать на ПК надежную антивирусную программу,
причем платную и в полном комплекте;
22
- актуальным также является периодическое резервное копирование
любой важной информации.
В воинской части №45 ведется постоянное тестирование наиболее
опасных внешних и внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные нарушения.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
StaffCop Enterprise
Система учета рабочего времени, входящая в состав программного
комплекса StaffCop Enterprise, позволяет осуществлять контроль над
сотрудниками организации и поддерживать дисциплину в коллективе.
Используя эту программу, вы всегда будете знать, сколько именно времени
ваши работники тратят на исполнение своих непосредственных трудовых
обязанностей, а сколько на посторонние дела.
Функционал
Система учета рабочего времени сотрудников StaffCop Enterprise
может отправлять информативные ежедневные, еженедельные
и ежемесячные отчеты в PDF-формате на ваш E-mail, а также
предоставляет возможность просматривать отчёты в онлайн-
режиме в браузере. Вам доступен целый ряд специальных отчетов:
Ленточный график — наглядное представление информации
о начале и окончании работы, перерывах, распределении активности
в течение дня с точностью до минуты
23
Месячный табель — оформлен в привычной и удобной
бухгалтерской форме T-12, легко читается и воспринимается, может быть
сохранен на ПК и распечатан, может использоваться для расчета зарплаты
Детализированный индивидуальный отчет — рассмотрите
в деталях, чем именно занимался конкретный работник: исполнял
должностные обязанности или занимался посторонними делами
Сводный отчет — поможет выявить лучших сотрудников и худших,
которые часто отвлекаются и опаздывают. Для сравнения можно выбрать
период, отдельных работников, отделы либо сразу всех
Также имеется возможность задавать годовой рабочий график
с назначением обеденных перерывов, отпусков, отгулов, праздников
по пользователям и отделам.
Особенности и преимущества
Система контроля и учета рабочего времени StaffCop Enterprise
имеет ряд достоинств:
Широкий спектр возможностей
Мощный аналитический инструментарий
Простота установки, настройки и управления
Удобная реализация групповых настроек и действий
Контроль трудовой дисциплины
Отчеты, настраиваемые по выбору пользователя
Kickidler
Система учета рабочего времени Kickidler имеет функцию тайм-
трекера. Тайм-трекер позволяет контролировать рабочие часы сотрудников
и подразделений. Переработки, опоздания, ранние уходы, прогулы,
перекуры, прогулки и прочие отвлечения персонала от рабочего процесса
автоматически фиксируются в отчетах и табеле рабочего времени. Данные
в отчетах отображаются в виде графиков и диаграмм.
24
В отчет собирается общая информация о работе сотрудника за
компьютером в течение дня. Отчет расположен только в веб-интерфейсе
Центрального Сервера.
Активность сотрудника делится на группы эффективности и
отображается на круговой диаграмме по использованию рабочего времени.
На графике по рабочему времени отображена активность
сотрудника, поделенная на 5-минутные интервалы и разделенная на
группы эффективности, в динамике за день. Используя это график, можно
увидеть, опоздал ли сотрудник или ушел раньше положенного по графику
рабочего времени, а также, в какие периоды дня он был максимально
продуктивен или же наоборот.
В таблицу собирается общая информация по активности
сотрудника, а именно: начало и конец активности сотрудника за
компьютером (фактически начало и конец реального рабочего дня), время
активности в продуктивных, нейтральных, непродуктивных приложениях
и приложениях без оценки, а также общее количество времени простоя
компьютера (когда сотрудник не использовал клавиатуру или мышь).
Каждое приложение (программа или сайт) несет определенную
значимость для рабочего процесса и может относиться к одной из групп
эффективности (продуктивно, нейтрально, непродуктивно). Например,
работа в 1C продуктивна, просмотр фильмов на рабочем месте –
непродуктивно, использование поисковиков в браузере – нейтрально.
В отчете по эффективности выводится время использования
приложений согласно группам эффективности.
Наиболее популярные приложения мы уже отнесли к группам
эффективности. Но как показывает практика, большинство приложений,
которые используют ваши сотрудники, по умолчанию не отнесено к какой-
либо группе. Поэтому в отчете по эффективности такие приложения будут
25
отображаться к группе «Без категории». Их можно прикрепить к любой
группе эффективности прямо из отчета во Вьюере.
В отчете по эффективности выводится время простоя приложений
(когда сотрудник открыл приложение, но не использовал его).
При формировании отчета по эффективности, можно учитывать
графики рабочего времени.
Отчет по динамике
В разные периоды дня сотрудники работают по-разному. Например,
некоторые сотрудники более продуктивны до обеда, а другие – после.
Чтобы эффективнее распоряжаться человеческими ресурсами компании,
используйте отчет по динамике.
В отчете выводится распределение активности сотрудников по
времени для выбранного периода и заданной группировки. Если выбрать
группировку по часу, можно узнать, в какие часы дня сотрудники наиболее
активны и наоборот. Если же нужно узнать, в какие дни недели или месяца
сотрудники интенсивнее работают, выбирайте группировку «неделя» или
«месяц».
По заданным в отчете параметрам строится график по динамике
активности сотрудников и выводится таблица с детализацией данных
графика.
Активность сотрудников на графике разбита по группам
эффективности. В каждом столбце графика отображается количество
продуктивной, непродуктивной и нейтральной активности, а также
активности без группы.
Отчет по рабочему времени
Отчет по рабочему времени позволяет вести учет рабочего времени
и отображает не только общую информацию о рабочем дне сотрудника, но
и отклонениях от заданных для сотрудников графиков работы. Этот отчет
расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.