26
В отчете выводится первая и последняя активности сотрудника за
компьютером в каждый из дней, когда сотрудник был на работе.
Если сотрудник включил компьютер позже положенного по
графику времени, то в отчете фиксируется опоздание. Если сотрудник
перестал работать за компьютером раньше положенного по графику
времени, в отчете зафиксируется ранних уход. Если же сотрудник вообще
не включал компьютер в рабочий день, то в отчете за этот день будет
проставлен прогул.
Над основной таблицей с данными отображается сводная таблица с
суммарным временем опозданий и ранних уходов и общим количеством
прогулов, опозданий и ранних уходов.
Табличные данные отчета можно фильтровать по опозданиям или
ранним уходам и группировать по дню, неделе или месяцу.
Табель рабочего времени
В табеле рабочего времени выводится информация по
отработанным сотрудниками часам за каждый календарный рабочий день.
Этот отчет тоже расположен только в веб-интерфейсе Центрального
Сервера.
Отчет можно формировать как по неделе, так и по месяцу.
В отчете отображается информация об общем количестве прогулов
за период и количестве отработанных сотрудником дней и часов.
Yaware.Mobile
Yaware.Mobile - система контроля рабочего времени мобильных
сотрудников
Yaware - это известный сервис для контроля рабочего времени
сотрудников, работающих за компьютерами в офисе. Но что делать, если
сотрудники не сидят в офисе, а постоянно где-то ездят? Для контроля
таких товарищей Yaware выпустил мобильное приложение Yaware.Mobile
(пока только для Android). Оно устанавливается на смартфон мобильного
27
работника и мониторит его передвижения (по GPS), входящие и
исходящие звонки и смс, мобильные приложения и сайты, которыми он
пользуется. Менеджер или администратор может видеть все это в
реальном времени, или просмотреть статистику позже и определить
причины неэффективной работы сотрудника. Кроме того, само наличие
такого приложения может предостеречь выездных сотрудников от
использования рабочего времени и корпоративного смартфона в своих
интересах. Стоимость сервиса 380 руб/мес за каждого мобильного
сотрудника.
Сервис учета рабочего времени Yaware.Online добавил два
полезных отчета для руководителя. Отчет “Остался после работы”
позволяет контролировать переработки персонала и быть в курсе, чем
занимаются сотрудники за компьютером после окончания рабочего дня.
Также он подойдет для компаний, сотрудникам которых запрещено
находиться в офисе после работы. Отчет “По деятельности сотрудника”
позволяет узнать, нарушает сотрудник дисциплину или нет. В нем собрана
информация о том, как сотрудник использует рабочее время, в т.ч. о о
нарушениях: опозданиях и уходах раньше положенного, а также об общем
количестве отработанных часов и их продуктивности.
Новая версия сервиса для учета рабочего времени Yaware.Online
содержит две новых фичи: иерархия групп и отчет “По деятельности
группы”. Теперь в учетной записи Yaware.Online вы можете создать
иерархию, которая полностью отобразит структуру вашей компании со
всеми представительствами, филиалами и отделениями. Таким образом,
выстроив иерархию, вы сможете просматривать информацию о работе
отделов и групп вместе или выборочно. После того как иерархия групп
построена, анализируйте их работу с помощью нового отчета “По
деятельности группы”. Он состоит из нескольких графиков, которые
помогут вам узнать чем занимаются сотрудники каждой группы на
28
протяжении рабочего дня, придерживаются ли они рабочего графика, на
работу с какими ресурсами ушло больше всего времени, сколько времени
сотрудники проводят за компьютером, а сколько — отсутствуют.
Компания Yaware выпустила новую версию своей системы учёта
рабочего времени. В системе появился табель учета рабочего времени
Yaware.Online, который, в отличие от стандартных, заполняется
автоматически и позволяет анализировать данные в режиме реального
времени (информация о рабочих и выходных, больничных, отпускных и
прогулах доступна онлайн). Он сэкономит время на заполнении, упростит
контроль персонала и процесс начисления ему заработной платы. Еще
одна уникальная возможность — отчеты по email для сотрудников,
которые позволят им оценить продуктивность своей работы и увидеть, как
изменилась их личная эффективность.
Таблица 3
Сравнение ИС для учета рабочего времени
Параметр
StaffCop
Enterprise
Kickidler
Yaware.Mobile
Интеграция
+
+
+
СУБД
1 С
MySQL
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по
шаблону
+
+
+
Пакетное
формирование
+
-
+
Web
+
+
+
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
-
Графический
редактор бизнес-
процессов
+
-
+
В данной таблице представлено сравнение данных систем
кадрового учета по функциональности.
Мы видим, что ни одна из представленных систем не подходит для
внедрения на исследуемом предприятии. Главной причиной такого
утверждения является обширная функциональность всех рассмотренных
29
программных систем. Это в свою очередь повлечет за собой, при
внедрении, появление многих ненужных функций, или их дублирование.
Поэтому более целесообразным выходом из сложившейся ситуации
признается создание собственной системы, с помощью которой можно
автоматизировать все необходимые функции.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того
набора бизнес процессов, действий или операций, которые совершаются
сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками
внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения
поставленных целей.[18]
Хаотичная автоматизация предполагает получение организацией
без определенного стратегического плана отдельных элементов
информационной к системы, которые не могут оказать действительной
пользы организации в целом. Последующее развитие информационной
системы организации связано с новыми, довольно большими расходами.
При этом предприятие несет дополнительные затраты на
дублирование функций, которые должна была выполнять информационная
система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.
Одна из причин такого подхода может заключаться в неправильном
понимании своей роли и функций отдела информационных технологий
(отдела АСУ, вычислительной техники — название может быть любым).
Автоматизация по участкам
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений
предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например,
участок упаковки и маркировки, бухгалтерия и т. д.
Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для
ряда предприятий единственно возможный способ повысить
30
экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных
ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна,
необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При
этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия
автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год,
пересматриваться. При ревизиях стратегического плана целесообразно
особенное внимание уделить вопросам преемственности комплекса
стандартов на информационные технологии, поддерживаемые на
предприятии.
Автоматизация по направлениям
От автоматизации по участкам этот подход отличается следующим.
Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в
этом процессе всех организационных подразделений, функционирование
которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое
направление деятельности охватывает практически все подразделения
предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают
участие все подразделения от производственных (в части формирования
планов закупки сырья, комплектующих и оборудования) до
управленческих (канцтовары, мебель) и непосредственно сам отдел
снабжения и транспортные службы.
Его реализация связана с созданием как минимум
телекоммуникационной инфраструктуры предприятия. В большинстве
случаев автоматизация по направлениям связана с реинжинирингом
бизнес-процессов и требует создания модели всего предприятия.
Все сказанное выше относительно повышения эффективности при
использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в
рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации
должна производиться после окончания автоматизации какого-либо
направления и оценки полученных результатов.
31
Полная автоматизация управления предприятием
Для предприятия будет выбрана стратегия автоматизации по
участкам. В результате чего компания сможет автоматизировать
делопроизводство, получив при этом значительный экономический
эффект.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Можно сразу купить готовый продукт как и запустить его в
эксплуатацию. Это не займет много времени, и продукт не потребует
затрат на доработку. Однако купленный программный продукт может
иметь и неполноценный в функционал, но ради конкретной функции
придется тратить деньги на ненужные функции.
В этом случае появляется второй вариант –покупка и доработка
программного обеспечения. В этом случае деньги тратятся не только на
покупку, но и на доработку продукта. При этом доработка занимает
непродолжительный период времени в итоге получается доработанный
программный продукт, в большей степени подходящий организации.
Третий и способ–самостоятельная разработка. Она, в виду работы с
нуля, займет большой промежуток времени, но при этом позволит как
разработать максимально подходящий функционал, а также использует
малое количество денежных ресурсов. На предприятии имеется IT-отдел,
который может осуществить разработку необходимого ПО.
Идеальным выбором способа приобретения будет самостоятельная
разработка, так как она позволит реализовать весь необходимый
функционал.
32
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (далее по тексту – ИО) подсистемы
состоит из создания и подачи достоверной информации,и предоставлениея
информационных ресурсов для эффективной работы сотрудников
предприятия.Бывает внемашинное и внутримашинное обеспечение [3].
В состав информационного обеспечения входят единые системы
классификации и кодирования информации; системы по унифицированию
документации, используемой в ИО, схемы информационных движений,
информационные базы, то есть вся информация из всех информационных
источников.
Информационное движение внешне машинного информационного
обеспечения включает в себя целенаправленное постоянное перемещение
документов от начала их формирования до ее получателей.
При проекте задачи применялись следующие общероссийские
классификаторы:
ОКУД – это Общероссийский классификатор управленческой
документации;
ОКОПФ – это Общероссийский классификатор
организационно-правовых форм.
В состав информационного обеспечения должны входить:
потоки входной информации, к которым относятся сведения о
работниках, видах работ, работах.
потоки выходной информации, к которым можно отнести
сведения выполнении работ и оплате
В состав классификаторов входят следующие:
Справочник "Подразделение"
Справочник "Должности"
33
Справочник "Звание"
Справочник «Место»
Справочник «Военнослужащие»
Справочник «Деятельность»
В список первичных документов входят:
Приказ
Выполнение
В результате должны формироваться следующие документы:
Личный состав
Рабочее время
Для ввода и вывода информации используются экранные формы,
которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное
решение актуально, так как состав информации используемой
информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её
эксплуатации [6].
При создании макетов для документов с неизменной информацией
надо иметь в виду, что эти экранные формы используются для внесения и
актуализации записей информационных источников, поэтому для их
создания правильней будет применить анкетную форму расположения
реквизитов, которая является наболее приспособленной для выполнения
этих операций.
Для того .чтобы выбрать правильные экранные макеты нужно
руководствоваться принципами минимальной стоимости и трудоемкости и
ввода информации в ЭВМ, более высокой степени доступности конечной
информации, выводимой на экран, и большей достоверности и надежности
выполнения этих операций.
При разработке этой системы применялась реляционная модель
базы данных.
34
Поэтому в состав содержания экранных форм необходимо включать
следующие неизменные основные реквизиты:
наименование;
количество;
дата ввода;
дополнительные реквизиты.
Поэтому каждая экранная форма должна иметь в своем содержании
все эти реквизиты, но помимо этого должны вноситься свои уникальные
реквизиты в зависимости от того, для чего предназначена эта форма [8].
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
В состав системы программного обеспечения входят не только
общие системные и специальные программы, но также и методические
материалы,и инструкции поиспользованию средств программного
обеспечения.
Программное обеспечение должно быть достаточным для
выполнения всех реализуемых функций системы, а также иметь средства
организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющих
своевременно выполнять все функции во всех режимах функционирования
системы.
Системное программное обеспечение должно реализовывать
программы задач (комплексов задач управления)
Какую выбрать операционную систему, является одним из самых
важных действий при подборе комплекта технических средств для
разрабатывания системы [14].
На компьютерах с архитектурой x86, которые используют
пользователи, чаще всего имеют применение такие операционные
системы:
35
операционные системы семейства Windows от фирмы Microsoft
(Windows 10),
операционные системы Linux/BSD семейства (UNIX подобные)
от различных фирм – разработчиков (Red Hat, Debian, Novel, Mandrake
soft, Gentoo, Slackware, IBM, Oracle, NetBSD, OpenBSD, FreeBSD).
В качестве инструмента операционной среды была Windows 10.
Компания Microsoft в лице Windows 10 выпустила единую
операционную систему для многих устройств: стационарные ПК,
ноутбуки, планшеты, смартфоны, игровые приставки. В ней также
используется привычный интерфейс Metro, но с рядом изменений.
Одно из главных – вернулась привычная кнопка «Пуск», работа с
которой напоминает теперь «семерку» с ее классическим интерфейсом и в
тоже время сохраняет функционал от Metro. Однако если пользователем
это не понравится, то можно переключиться на работу с кнопкой «Пуск»,
аналогичной Windows 8. В последних сборках Windows 10 (с 10056) можно
с помощью курсора мыши изменять размер меню «Пуск», чуть ли не
развернув его на весь экран. Скажем так, вполне удобно.
Еще одно нововведение в Windows 10 – это виртуальные рабочие
столы, которые можно создавать в больших количествах. Это должно
увеличить скорость работы с «тяжелыми» программами – открыв их на
разных рабочих столах, можно переключаться между ними. Новая ли такая
функция в современном мире? Скорее нет. В той же Apple OS X она
применяется несколько лет, а в Linux и того дольше. Правда, установить
разные обои для рабочих столов с целью их лучшего распознавания
нельзя. Данный факт вызвал много негативных откликов.
Доработанной в Windows 10 получилась функция Snap,
позволяющая сразу 4 приложения держать открытыми и уведомлять какие
еще приложения работают, как их разместить и т.д. Выглядит это так: при