Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов,
инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера,
подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует, в
необходимых случаях, в подготовке этих документов.
Принимает меры по изменению или отмене правовых актов,
изданных с нарушением действующего законодательства.
Организует подготовку заключений по правовым вопросам,
возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных
актов, поступающих на отзыв предприятию.
Обеспечивает методическое руководство правовой работой на
предприятии, разъяснение действующего законодательства и порядок его
применения, оказание правовой помощи структурным подразделениям в
претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в
судебные и арбитражные органы.
Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а
также в государственных и общественных организациях при рассмотрении
правовых вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел.
Директор по безопасности:
Обеспечивает надежную защиту объектов организации от краж,
хищений и других преступных посягательств, пожаров, аварий, актов
вандализма, стихийных бедствий, общественных беспорядков и т.п.
Разрабатывает и осуществляет руководство мероприятиями по
безопасности объектов.
Вырабатывает адекватные угрозе средства защиты и виды режимов
охраны.
Пресекает попытки несанкционированного проникновения на
охраняемый объект.
Отражает угрозу и способствует ликвидации вредных последствий
непосредственного нападения на охраняемый объект.
В настоящем дипломном проекте рассматривается деятельность отдела
продаж предприятия, основной должностью в данном отделе является должность
менеджера по продажам.
В должностные обязанности менеджера по продажам обычно входят
следующие действия:
• Поиск потенциальных клиентов;
• Проведение коммерческих переговоров с партнерами;
• Прием и обработка заказов от клиентов, оформление всего
необходимого пакета документов;
• Выяснение потребностей клиентов в готовой продукции,
согласование заказов клиента относительно его потребностей и наличия
необходимого ассортимента;
• Ведение мотивационных программ для работы клиентов с
компанией в соответствии с утвержденными программами стимулирования
сбыта продукции;
• Составление ежемесячных отчетов и планов;
• Ведение журнала продаж и отгрузок товара клиентам;
• Разработка и реализация проектов, связанных с деятельность всего
отдела продаж;
• Ведение клиентской базы;
• Контроль оплаты заказанной продукции и отгрузки товара
покупателям.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
К средствам технической архитектуры рассматриваемого предприятия
относятся сервер, персональные компьютеры работников, сетевое оборудование.
Структурная схема технической архитектуры управления «ИП Ткач П.В.»
представлена на рисунке 1.2.
12 U
2 U Патч панель
1 U ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Рабочие станции
Standart Core i3
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
Модем
Acorp Sprinter
LAN420i
Офис
*+
Рабочие станции
Standart Core i3
Модем
3G Билайн
,-./.0123450*677
Internet
Точки продаж
3G
89
#
Рис. 1.2 Структурная схема технической архитектуры ИП Ткач П.В.
Таким образом, техническая архитектура включает в себя офисный
сегмент, в котором расположены рабочие станции бухгалтера, менеджеров, а
также руководителя компании, МФУ, сервер для хранения файлов, источники
бесперебойного питания.
В офисе компании используется три персональных компьютера со
следующими характеристиками:
Процессор Intel Core i3 530
ОЗУ IMM 2048Mb DDR III 1333МГц Kingston
HDD 250Gb Seagate 7200 rpm SATA-II
Корпус АТX Foxconn 400W
Монитор Philips 17S1SB/00- 17", 0.264, 800:1, 300кд/м2,
5мс,1280x1024,DVI .
Технические характеристики используемого сервера представлены в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика Наименование
Набор микросхем NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры 1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти 32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры 2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы 3TB
Сетевые интерфейсы 2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер XGI Volari Z9, 16MB
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
USB, 2x PS2 Передняя панель: 1 x USB 2.0
Размеры (ДxШxВ), мм
1U 533 x 430 x 44 (глубина стойки не
менее 800 мм)
Блок питания 350W одиночный
Вентиляторы охлаждения
4 фиксированных, управляемых
вентилятора
В качестве сетевого оборудования используются маршрутизатор (в
стойке) 3COM 3CR858-91, характеристики которого приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики маршрутизатора 3COM 3CR858-91
Характеристика Наименование
WAN порты 1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты 4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность Firewall.
Управление Web-based administrative interface.
Габариты/монтаж в 19" 2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP Да.
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2,
PAT, PAP, CHAP, MS CHAP, UDP,
TCP, IPCP, SNTP.
Поддержка NAT Да.
DHCP сервер Да.
VPN (поддержка/кол-во тунелей) Да.
Блок питания Внешний.
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара 5
категории (100BASE-ТX) со скоростью передачи до 100 мбит/сек.
Доступ в сеть Интернет осуществляется с помощью технологии ADSL при
использовании модема Acorp Sprinter LAN420i.
В качестве операционной системы на ИС пользователей используется
«Windows 7». Схема программной архитектуры ИП Ткач П.В. представлена на
рисунке 1.3.
:%
;
<=>.<?@>
9ABCD>E,F3
3@4G>>4.HI5EBJ
0KBJ*7::
L5.M/NJ60E/G>JJ5/.-KOM5H/.P*D5Q
R,0S10
R,0S10
TU)
TU)"'
TU)V
W-CD-
!
XR0
R,0S10
L5.M/NJ60E/G>JJ5/.-KOM5H/.P*D5Q
:%
;
<=>.<?@>
9ABCD>E,F3
3@4G>>4.HI5EBJ
0KBJ*7::
L5.M/NJ60E/G>JJ5/.-KOM5H/.P*D5Q
:%
;
<=>.<?@>
9ABCD>E,F3
3@4G>>4.HI5EBJ
0KBJ*7::
3WWYZ
%"'
R,0S10
W3R0[XR0[
R,0S10[\RR0[
\RR0W
L5.M/NJW>E]>E*7:^
L5.M/NJW>E]>E*7:^
Рис. 1.3 Схема программной архитектуры ИП Ткач П.В.
В качестве пакета офисных приложений установлен OpenOffice,
включающий:
Writer Текстовый процессор и визуальный редактор HTML
Calc Табличный процессор
Impress Программа подготовки презентаций
Base Механизм подключения к внешним СУБД и встроенная
СУБД
Draw Векторный графический редактор
Math Редактор формул
Для защиты ИС применяется антивирус McAfee AntiVirus Plus 2011,
основные функции которого:
• Обнаруживает, блокирует и удаляет вирусы, шпионские
программы, рекламное ПО, руткиты - все вредоносные программы, которые
вмешиваются в работу компьютера.
• Блокирует попытки взлома компьютера из сети.
• Помогает узнать о подозрительных веб-сайтах и остановить
Интернет-угрозы. Передовая защита от фишинга предупреждает вас о сайтах,
которые могут украсть ваши личные данные или получить доступ к вашей
финансовой информации. Обеспечивает рейтинг безопасности веб-сайтов в 22
поисковых системах.
В качестве файрволла применяется Outpost Security Suite Service.
У бухгалтера, кроме стандартного пакета ПО, установлен программный
комплекс «1С: Предприниматель 8». Персональный компьютер кладовщика
обладает такими же характеристиками, как и другие ПК, но дополнительно
оснащен сканером для чтения штрих-кодов.
Программа позволяет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет
индивидуальных предпринимателей. Предполагается, что типовая программа не
требует адаптации и с ней будет работать только один пользователь.
Основные возможности по отражению хозяйственных операций:
o партионный и складской учет материально-производственных
запасов (МПЗ);
o учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА);
o учет торговой деятельности, в том числе оптовой, розничной и
комиссионной торговли;
o учет в производстве;
o взаиморасчеты с контрагентами;
o учет операций по кассе и банку;
o валютные операции;
o подотчетные лица;
o операции с тарой;
o расчет заработной платы и персонифицированный учет;
o расчеты с бюджетом и др.
Ввод, хранение и печать первичных документов:
o платежных поручений и других банковских документов;
o счетов, накладных и счетов-фактур;
o кассовых документов, авансовых отчетов;
o доверенностей и других документов.
Разнообразные отчеты:
o книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций
индивидуальных предпринимателей, уплачивающих НДФЛ;
o книга учета доходов и расходов по упрощенной системе
налогообложения;
o кассовая книга;
o расшифровка отчетов;
o подготовка отчетности с возможностью отправки в электронном
виде в налоговый орган;
o возможность самостоятельной настройки отчетов.
Для автоматизации работы менеджеров, используется бесплатная A-
Number CRM, к основным возможностям которой относятся следующие:
o Мощные механизмы поиска сведений о клиентах.
o Создание всех необходимых отчетов, самими пользователями, с
помощью мастера SQL запросов.
o Создание фильтров, самими пользователями, с помощью мастера
SQL запросов.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
ИП Ткач П.В., как и любая подобная торговая организация,
характеризуется следующими основными бизнес-процессами:
- Закупка товаров у поставщиков, доставка ее и складирование;
- Оптовые продажи партнерам;
- Розничные продажи через сеть магазинов и интернет-магазин;
- Подготовка отчетности для передачи в государственные органы;
- Обеспечение различных видов учета, в том числе кадрового,
административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и других.
Характеристика деятельности предприятия приведена на рисунке 1.4, на
рисунке 1.5 – декомпозиция.
Рис. 1.4 Характеристика основной деятельности ИП Ткач П.В.
Рис. 1.5 Декомпозиция основной деятельности ИП Ткач П.В.
Предметом анализа выступает работа менеджера по работе отдела продаж.
Сотрудники отдела считаются уверенными пользователями 1С и ПК. Работники
отдела продаж взаимодействуют с контрагентами фирмы.
Контрагентом считается юр. лицо или физическое лицо, вступающее с
компанией в различные взаимоотношения. Контрагентами являются
поставщики, клиенты, посредники, налоговые организации и т.д. Под
исключение подпадают физические лица, с которыми фирма определяет
трудовые отношения, т.е. персонал фирмы.
Рассмотрим работу отдела продаж фирмы. Работники отдела продаж
взаимодействуют с контрагентами фирмы.
Отдел считается в компании обособленным, поэтому он должен
определять некоторые взаимоотношения с другими отделами фирмы для
грамотной организации процесса логистики. Отдел становится начальным
звеном в системе логистики, что оказывает влияние на остальные отделы фирмы.
Просчеты в работе подразделения могут очень негативно сказаться не только на
итогах деятельности, но и приводят к отрицательным последствиям в рамках
отношений с другими отделами фирмы.
От отдела продаж больше всего зависит чистая выручка фирмы и ее
последующее развитие.
Основные функции отдела продаж, это:
• Звонки потенциальным клиентам имеющейся базе, обновляемой 2
раза в год;
• Отправка коммерческих предложений заинтересованным компаниям
на e-mail;
• Получение заявок по телефону или e-mail, их обработка (подсчет
суммы материалов, особенностей, характеристик, которые не отражены в
заявке);
• Подготовка заказов поставщикам (некоторым поставщикам
передаются отдельные позиции, а у некоторых есть полный ассортимент – тогда
заявка полностью уходит к ним);
• Изучение счетов поставщиков (определение самых выгодных цен по
конкретным позициям у различных поставщиков, запросы на изменения счетов
поставщиком в рамках самой выгодной цены);
• Подготовка счета на оплату клиенту с % фирмы;
• Контроль оплаты счетов;
• Передача изменённых счетов поставщиков на оплату отделу
финансов;
• Передача накладных на отгрузку оплаченных счетов поставщиков и
сертификатов на материалы в логистический отдел для доставки.
Для подготовки отчетности, оценки деятельности компании, разработке
стратегических планов развития и определения краткосрочных целей в компании
формируются отчетные документы, в основе которых лежат результаты учета
продаж, учета движения товаров на складе, учета движения финансовых средств.
Предметом автоматизации является рабочее место менеджера по
продажам. Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам,
производит предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара
со склада поставщика (т. е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее
проводит оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием
на складе нужных товаров. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности
менеджера по продажам входит поиск и консультация клиентов по товарам.
Менеджер по продажам так же выполняет следующие функции:
1. Занимается поиском потенциальных клиентов.
2. Ведет коммерческие переговоры с клиентами.
3. Осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет
необходимые документы.
4. Выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой
компанией, и согласовывает заказы с клиентом в соответствии с его
потребностями и наличием ассортимента.
5. Мотивирует клиентов на работу с компанией в соответствии с
утвержденными программами по стимулированию сбыта.
6. Составляет ежемесячный план продаж.
7. Ведет отчетность по продажам и отгрузкам клиентам компании.
8. Участвует в разработке и реализации проектов, связанных с
деятельностью отдела продаж.
9. Ведет клиентскую базу.
10. Контролирует отгрузки продукции клиентам.
11. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным
договорам.