1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
На Рисунке 1.6 представлена характеристика деятельности менеджера по
продажам так, как она осуществляется в настоящее время.
Рис. 1.6 Характеристика деятельности менеджера по продажам
В настоящее время процесс учета продаж заключается в сборе данных о
продажах от каждого менеджера и анализе этих данных за всю компанию.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процесс продаж, приведенной
на рисунке 1.7.
Рис. 1.7 Декомпозиция процесса продаж
В соответствии с представленной схемой, деятельность менеджера по
продажам представляет собой сбор и анализ сведений о совершенных продажах
за всю компанию от каждого магазина и продавца.
Исходя из роста клиентской базы компании наблюдаются сложности с
быстротой обработки огромного числа документов и быстротой реализации
контрагентам требуемых данных. В этом проекте выполняется анализ структуры
предприятия, исходя из которого можно выявить изначальные задачи, которые
требуют автоматизации.
В выпускной работе после проведения анализа модели AS IS, решено
создавать ИС управления заказами по продаже строительных материалов.
Цель реализации – автоматизация работы менеджера по взаимодействию с
контрагентами, что помогает минимизировать трудовые и ценовые затраты на
реализацию стандартных операций и уменьшить общее число ошибок.
К создаваемой ИС предъявляются некоторые функциональные
требования:
• Учет данных по клиентам, товарам, поставщикам и услугам.
Данный пункт решает проблему возможной потери данных, централизованного
их хранения, внесения корректировкой в данные без лишнего удвоения данных,
контроля роста базы клиентов, нахождения требуемых данных в отчетный
период.
• Отслеживание актуального состояния проведенных счетов
клиентов. Это поможет быстро информировать клиентов о прохождении оплаты
в случае получения запроса от них и, как следствие, поможет минимизировать
отдельные потери прибыли, поможет продолжать работу без вынужденных
остановок путем оперативного выставления счетов на оплату;
• Подготовка отчетов для руководства. Данная возможность поможет
передавать основную информацию по работе с клиентами за выделенный
отрезок времени, а также отслеживать действия менеджеров, а также
мотивировать их на реализацию определенных перед ними задач;
• Доступность изменения данных в документах «Заказ клиента»,
«Заказ поставщика», «Счет» и «Продажа» Все то упростит процессы работы
менеджеров, уменьшит временные затраты.
Сбором данной информации занимается менеджер отдела продаж, он же
анализирует представленную ему информацию по изучению спроса, а также
готовит следующие отчеты (по итогам анализа):
отчет о продажах по товарам;
отчет по продажам по клиентам;
отчет о продажах по датам (за период);
общий (сводный отчет).
В настоящее время менеджер по продажам анализирует информацию по
точкам продажи путем ручного сопоставления отчетов с каждой точки продаж и
вычисления необходимых показателей.
Товарный журнал работника мелкорозничной торговли по форме ТОРГ-23
применяется для отпуска товаров в мелкорозничную сеть. Журнал выдается
торговой организацией работникам мелкорозничной торговли. Код по форме
ОКУД 0330223.
Расчеты проводятся в ручном режиме с помощью файла MS Excel.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Существующая информационная инфраструктура не позволяет силами
менеджера консолидировать информацию о сбыте товаров по всем магазинам в
оперативные сроки, что соответственно затрудняет процесс анализа продаж.
Менеджер перегружен рутинной работой, которая состоит в
необходимости предварительного сведения данных из различных источников в
нескольких электронных таблицах.
Поэтому необходимо:
автоматизировать процесс интеграции данных;
обеспечить достоверность данных;
обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий к
моменту подготовки отчета день;
реализовать наборы сводок и аналитических отчетов, необходимых
отделу продаж.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
учет продаж по магазинам, товарным позициям;
хранение данных по продажам в единой базе данных;
анализ продаж за период по товарным позициям, магазинам,
менеджерам, маркам и производителям товаров;
возможность отслеживания периодичности и последовательности
работы пользователей в системе;
возможность администрирования разработанной системы;
возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
общий отчет по продажам;
Содержит основные показатели по продажам компании за выбранный
период.
отчет по работе продавцов;
Содержит показатели по продажам относительно каждого продавца.
аналитика продаж по товарным категориям;
Подробный отчет по товарным категориям и анализ объема продаж для
возможности корректировки ассортимента и политики ценообразования.
анализ продаж по магазинам.
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
рисунке 1.10.
Участники процесса
Менеджер Бухгалтер Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
И с п о л н и т е л ь
Д е й с т в и е
Рис. 1.8 Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет отчета о
продажах
10 5 50
Проверка
корректности
отчетов
10 10 100
Обобщение данных 10 20 200
Контроль
первичных
документов
10 15 150
Подготовка
обобщенных
отчетов
10 5 50
Подсчет
экономических
показателей
10 10 100
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14 60 8,4
ИТОГО, минут: 658
В таблице 1.5 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.5
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет отчета о
продажах
10 5 50
Проверка
корректности отчетов
10 10 50
Обобщение данных 10 2 100
Контроль первичных
документов
10 15 20
Подготовка
обобщенных отчетов
10 1 150
Подсчет
экономических
показателей
10 1 10
Получение
статистической
отчетности за период
0,14 1 10
(раз в неделю)
ИТОГО, минут: 340
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ИП Ткач П.В..
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Под СЗИ обычно подразумеваются криптографические, технические,
программные и остальные системы и методики, созданные или используемые
для сохранения секретных данных, а также системы и средства отслеживания
результативности ЗИ.
Технические СЗИ – приспособления, используемые для поддержания ЗИ,
минимизации ее утечки, создания препятствий и помех для технических средств
доступа к данным, требующим защиты.
Криптографические СЗИ – приспособления, поддерживающие
сохранность секретной информации методом ее зашифровки и сокрытия в
программном цифровом коде.
Программные СЗИ – приспособления для автоматизации (ПЭВМ и их
совокупностей) от стороннего воздействия или взлома.
Методы ЗИ – используемые для минимизации утечки данных
универсальные и специальные способы применения доступных сил и средств
(мероприятий, мер, средств), которые включают специфику работы по ЗИ [5-9].
Совокупные методики ЗИ делятся на организационные, технические,
правовые и экономические. Передача данных, отнесенных к коммерческой тайне
или включающих ПДн сотрудника компании, должна реализовываться в рамках
договора, описывающего взаимные требования сторон по сокрытию
(сохранению) этих данных, а также все необходимые меры по защите этих
данных. Организационные СЗИ отражают очерёдность и условия совокупного
применения доступных сил и средств, результативность которых часто зависит
от используемых методик экономического и технического характера.
Технические СЗИ, применяемые в совокупности с организационными СЗИ,
очень важны при поддержании ЗИ в рамках ее хранения, сохранения и анализа с
применение методик автоматизации. Технические средства важны в рамках
эффективного использования доступных компании СЗИ, базирующихся на
современных ИТ.
Среди описанных методик ЗИ можно выделить организационные средства,
которые используются для решения таких задач, как:
• Внедрение в компании эффективного механизма контроля,
поддерживающего защиту секретных данных и предотвращение НСД;
• Реализация методики личной ответственности начальников отделом
и персонала компании за сохранение секретных данных;
• Составление списка данных, которые относятся в компании к
различным категориям (типах) секретных данных;
• Минимизация круга лиц, которые имеют прямой доступ к разным
типам данных в рамках ее секретности;
• Проверка и контроль лиц, которые приходят на должности,
связанные с секретными данными, воспитание и обучение сотрудников фирмы,
допущенных к секретным данным;
• Внедрение и использование секретного делопроизводства;
• Постоянный контроль соблюдения требуемых норм и правил по ЗИ.
Описанный список рассмотренных методов не становится законченным, и
исходя от специфики работы компании, уровня секретности всех данных, объема
реализованных работ, а также опыта взаимодействия с ЗИ, может дополнятся
другим методами.
Концепция ИБ - документ, где [2]:
1. Используется методика выделения и характеристики потоков
данных, приведённая в методологии, являющаяся формальным и точным
описанием работы с данными в отделениях заказчика, исходя из временных
изменений, определены параметры, по которым выбираются решения о
реализации или остановке отдельного потока данных;
2. Изучаются, характеризуются и записываются потоки данных,
которые имеют место быть в рамках работы с данными Заказчика на конкретный
момент;
3. Выделяются для каждого потока данных фазы состояния
информации (к примеру: документ на бумаге, документ в электронном виде,
запись в БД);
4. Выделены категории секретной информации заказчика, создается
разделение информации по уровням секретности;
5. Категорируются данные по фазам и параметрам;
6. Создаётся матрица секретности;
7. Выделяются доступные варианты разглашения секретных данных
(моделирование угроз);
8. Выражаются риски для всей матрицы секретности, возможности
выполнения каждой атаки, цена ущерба при любой атаке и приведение величины
возможных убытков.
К угрозам, реализующим угрозу секретным данным, относится утечка
данных, когда происходит произвольная публикация сохраненной информации
по итогу ее разглашения, НСД к ней или получения ЗИ разведкой или некими 3-
ми лицами или субъектами (к таким субъектам относят страны, физических и юр
лиц) [1].
Но подобное представление не на 100% отражает базовые формы утечки
данных.
Лучше всего разграничить нарушение секретности данных лицами
(субъектами доступа), которые имеют доступ к данным официальным образом и
незаконный доступ к данным при помощи разведки, а также других
заинтересованных сторон.
По итогу работы лиц, имеющих доступ к данным на официальном уровне,
происходит разглашение информации закрытого доступа, под которым
подразумевается незаконная огласка, ставшая достоянием 3-их лиц. При этом 3-
им лицом признается такой субъект, который в рамках служебных полномочий
или наделенных прав не может иметь доступа к данным сведениям [8].
Обнародование данных секретного доступа происходит также в формате
незаконного предоставления данных, или в форме незаконного распространения
данных.
Незаконная публикация данных подразумевает нелегальное предание
огласке информации секретного доступа, при этом информация стала
достоянием отдельного круга лиц, а под незаконным распространением данных –
незаконное придание огласке данных закрытого доступа, при этом информация
становится достоянием неопределённого круга сторонних лиц.
Разглашение таких закрытых сведений случается специально (по умыслу)
и случайно (по несоблюдению правил).
В рамках специального разглашения сведений закрытого доступа лицо,
который отвечал за эти данные по долгу службы или просто их знал, понимая
запрещенность своих действий, которые составляют публикацию подобных
данных, передает ее 3-им лицам. И тут субъективная сторона передачи сведений
выражается обвинением по прямому умыслу [8].
К главным действия, по итогу которых реализуется публикация сведений
секретного доступа относят:
• Диалог с 3-ми лицами по запрещенным темам;
• Информирование 3-их лиц о данных секретного доступа, которые
есть на конкретных носителях, а также в электронном виде (без передачи
конкретного носителя 3-му лицу);
• Передача самого носителя, содержащего закрытые данные, 3-му
лицу (даже при помощи подельников, тайников, электронных писем, сообщений
и т.п.).
• Обнародование данных публично;
• Обнародование данных в СМИ;
• Обнародование данных через Интернет и т. п.
При случайном разглашении данных лицо, которому они были вверены
или стали обнародованы по долгу службы или работы, нарушая требования и
меры безопасности, необходимые для таких данных исходя их требований,
инструкций и других документов, не видит возможной опасности разглашения
данных секретного доступа, хотя по всем параметрам можно подразумевать
подобные последствия. Юристы именуют такое положение как обнародование
данных по неосторожности [8].