18
ООО “Альмед” торговая зарегистрированная международная марка продукции
Almed.
В обязанности главного бухгалтера и бухгалтерии входит соблюдение
установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных
ценностей; правильность расходования фонда заработной платы, установления
должностных окладов по распоряжению генерального директора, соблюдение
установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-
материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств,
взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской
задолженности, соблюдение платежной дисциплины, законность списания
недостач, дебиторской задолженности и других потерь. Ведение первичного
бухгалтерского учета, прием, контроль и обработка первичной документации,
начисление заработной платы, выплат по гражданским договорам, начисление
налога НДФЛ, ведение налогового и управленческого учета, составление и сдача
налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию, минимизация
налоговых выплат.
В обязанности менеджера по хранению продукции входит осуществление
паллетированного и штучного приема продукции, оформление первичных
документов по приему продукции, ее поставку потребителям в сроки и объеме в
соответствии с заказами и заключенными договорами, возглавляет работу по
составлению планов поставок, обеспечивает учет выполнения заказов и
договоров, отгрузки и остатков нереализованного товара, своевременное
оформление документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту
(поставкам). Руководит загруженностью транспортной логистики расписывая
оптимальные маршруты движения собственных транспортных средств, сроки и
время поставок, прибывающих на хранение и продажу грузов. Внутреннее
распределение и хранение продукции в зоне паллетного хранения, стеллажного
хранения. Контроль за поступающими изделиями в ремонт и их дальнейшее
распределение и контроль сроков ремонта данных изделий.
Директор по работе с торговыми точками осуществляет поставку
фармацевтической продукции в точки розничной торговли, обеспечивает
19
бесперебойную работу данных точек, формирует документацию по
перемещению продукции со складов предприятия в точки реализации.
На основании представленного описания должностных обязанностей
сотрудников выполним построение функциональной структуры управления. На
рисунке 1.3 представлена функциональная структура системы управления. На
данном рисунке представлены следующие функции:
– формирование заказов у производителей;
– обслуживание оптовых покупателей;
– ведение бухгалтерского учета;
– ведение складского хозяйства;
– учет движения товаров по торговым точкам (аптечным пунктам);
– формирование документации и отчетности;
– учет продаж.
Рис.1.3 Функциональная структура системы управления
20
Представленные функции позволят определить в дальнейшем
пользователей и их функции при автоматизации учета спроса на продуктовый
ассортимент сети аптек ЛОГП «Ленфарм».
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Все рабочие станции сотрудников оснащены операционной системой
Microsoft Windows 7, кроме того на машинах установлен Microsoft Office 2007.
На рисунке 1.4 представлена программная архитектура предприятия.
Рис.1.4 Архитектура программного обеспечения
На данный момент компьютерный парк насчитывает 25 единиц, из них
один компьютер выделен под сервер,
Программного обеспечение, которое установлено на рабочих станциях у
всех одинаковое и содержит следующие программные продукты.
1. Microsoft Office 2007 Pro Rus 25 шт;
2. “Парус Предприятие”
3. Антивирус Kaspersky BusinessSpace Security License Base 1 year 25 шт.
На сервере установлено следующее программное обеспечение:
1. ОС Windows Server 2010;
2. серверная платформа Парус – Предприятие.
21
Техническая архитектура предприятия представлена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 Техническая архитектура предприятия
В качестве основного брандмауэра (фаервола) в системе выступает
CheckPoint NGX R65. Брандмауэр фильтрует трафик и анализирует контент,
также он инициализирует и поддерживает VPN-туннели с удаленными
сторонними организациями, офисами, регионами, пользователями. В качестве
основных сетевых маршрутизаторов и коммутаторов используется оборудование
производителя CISCO (WS-C3560G-24TS и PIX-515E (FO)), что обусловлено его
высокой степенью надежности в своем классе. Для соединения удаленных точек
и офисов с центральным офисом используют услуги интернет-провайдера (через
VPN-соединение точки) [5].
22
Структурированная кабельная система (СКС), имеет высокую степень
надежности и потенциал к расширению. Она компактно соединяет слаботочные
коммуникации в офисе, такие как компьютерная и телефонная сети.
Компьютерным оборудованием внутри офиса (1 Gb/c). Использован сетевой
коммутатор MikroTik CRS109-8G-1S-2HnD-IN Коммутатор Cloud Router Switch
8x Gigabit Smart Switch, 1x SFP cage, LCD, 1000mW 802.11b/g/n Dual Chain
wireless, 600MHz CPU, 128MB RAM,. Сеть проложена экранированным кабелем
UTP 5e. Рабочие станции снабжены сетевыми картами, и устройствами wi-fi.
Также поддерживающими вышеуказанный стандарт.
Компьютерное обеспечение рабочих станций в большинстве случаев
представлено следующей конфигурацией:
– процессор Intel Core i3-7100 (Kaby Lake, 3.9 ГГц, 3Мб, LGA1151 );
– количество ядер: 2(Cores) 4(Threads);
– система охлаждения – воздушная;
– оперативная память: 4 Гб DDR4;
– постоянная память: объем памяти: 1000 Гб 3,5" HDD;
– интерфейс: SATA-III;
– видеокарта: Интегрирована в процессор Intel® HD Graphics 630.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Сегодня, когда основную долю в розничной торговле составляют частные
предприятия, а основной их ориентацией является получение прибыли, в этих
условиях закономерно их острая борьба за захват рыночного пространства и
значительное усложнение организационных структур.
Такая ситуация развивается в условиях меняющейся рыночной среды, что
еще больше усложняет условия хозяйствования предприятий торговой сферы и
требует широкого применения прогрессивных информационных технологий в
23
управленческом процессе. Особенно актуально этот вопрос стоит в сфере
бухгалтерского учета предприятия, поскольку он является основным
поставщиком информации для руководителя (при принятия управленческих
решений) и для администрации (для эффективного выполнения обязанностей,
связанных с обеспечением синхронности потоков ресурсов, контролем за
соблюдением действующего законодательства, кассовой дисциплины и др.).
Полезность учетной информации сегодня определяется полнотой,
достоверностью, оперативностью и гибкостью предоставления указанным
пользователям необходимых данных, уже невозможно в условиях ручной
обработки данных.
Но, несмотря на указанные нужды, современная автоматизация учетных
работ на предприятиях торговли довольно ограниченной и, как следствие,
способна лишь уменьшить трудоемкость учетных работ и несколько упростить
такой их этап, как обобщение.
В последнее время вычислительная техника на предприятиях
превратилась в определяющий фактор организации учета. Применение
автоматизированной формы бухгалтерского учета позволяет ускорить обработку
учетной информации и передачи ее по всем направлениям.
Определим условия эффективной автоматизированной организации учета:
– соединение всех компьютеров предприятия в одну сеть;
– налаживание системы безопасности (каждый пользователь имеет
персональный идентификационный номер);
– система учета является автоматизированной (все необходимые
документы можно получать, сформировав соответствующий запрос,
большинство документов существует в электронном виде).
Для автоматизации лучшими на сегодня являются корпоративные
информационные системы, широкое программное многообразие которых
позволит руководству розничных предприятий сделать наиболее оптимальный
выбор программного продукта относительно цены, функциональности,
надежности, удобства пользования и др. (Критерии выбора определяются в
зависимости от финансовых возможностей и пожеланий объекта
хозяйствования).
24
Для полноценного учета система должна выполнять следующие основные
функции:
1. Автоматизация стандартных операций:
– регистрация поступления товара от поставщиков;
– внутреннее перемещение (состав - торговый зал);
– считывание списка позиций товаров, проданных через электронные
контрольно-кассовые аппараты;
– переоценка товаров;
– списание товара (порча, бой, другое);
– возврат поставщику;
– возврат от покупателя;
– продажа по безналичному расчету;
– переучет.
2. Ведение справочников товаров, складов и торговых залов, поставщиков,
покупателей (по безналичному расчету), материально-ответственных лиц;
3. Предоставление информации:
– о текущих остатках товаров;
– остатки на произвольную дату;
– данные о сроках реализации (для продуктов питания);
– историю движения товара;
– о документах.
4. Получение сведений:
– оборотно-сальдовая (за предприятием, по подразделениям, по
поставщикам);
– товарный отчет;
– сравнительная (по результатам переучета).
5. Получение финансовой и налоговой отчетности.
Системы должны работать под управлением операционных систем, с
возможностью использования архитектуры клиент-сервер для возможного
функционирования в глобальных электронных сетях, обеспечивать интеграцию с
электронными контрольно-кассовыми аппаратами, поддержку оборудования для
штриховой идентификации товаров.
25
Следует отметить, что даже при использовании корпоративных
информационных систем на практике процесс комплексной автоматизации
учетных работ довольно вместительный и не всегда удачный.
Так, основным фактором, определяющим эффективность автоматизации,
является полученный фактический эффект от нее, который должен
соответствовать ожидаемому результату (при этом он должен покрывать
средства, потраченные предприятием на осуществление очерченного процесса).
В случае, если предприятием в полном объеме потраченные средства,
выделенные на автоматизацию, а фактический эффект на определенную дату
ниже ожидаемого (т.е. программа не выполняет все необходимые предприятию
функции), такой процесс является неудачным. Причинами такой неудачи может
быть:
– несовершенство самого программного продукта, который при
использовании дает сбои (избежать этого поможет использование только
лицензионных продуктов, прошедших апробацию и пользуются спросом на
рынке информационных технологий);
– недостаточная квалификация персонала или его неспособность
пользоваться сложными программами (минимизировать такую проблему
поможет обязательное предварительное обучение персонала основам работы с
программным продуктом, внедряется как базис создания корпоративных
информационных систем);
– недостаточно эффективная конкретизация требований и
предложений по автоматизации учетных работ.
Внедрение автоматизированных информационных систем, безусловно,
требует соответствующих затрат, прежде всего финансовых. Но, в конечном
счете даст возможность снижения коммерческих расходов предприятия, за счет
чего можно снизить продажную цену, увеличить оборачиваемость ассортимента,
его качество и в результате вывести предприятие в число стабильных,
уверенных субъектов рынка.
На ООО «Ленфарм» торговый учет организован следующим образом:
– главный менеджер по закупке связывается с поставщиками, и
заказывает товар;
26
– при доставке товара менеджер склада принимает товар, сверяя его с
заявкой, которое передается от менеджера по закупке;
– при приеме товара формируется документ «Приходная накладная»;
– после этого товар распределяется на складе кладовщиком;
– для дальнейшей продажи товар перемещается в торговый зал,
формируется документ «Перемещение товара»;
– при покупке товара формируется документ документ «Продажа»;
– при бое товара или окончания срока годности формируется
документ «Расходная накладная».
Самой главной проблемой, с которым сталкивается ООО «Ленфарм»,
отсутствие обоснованности в заказе товара на продажу, менеджер не располагает
инструментами, которые позволяют определять продаваемость товара и спрос на
него.
Для полноценного и наглядного анализа документооборота, который
возникает в процессе движения товара на торговом предприятии, воспользуемся
CASE средствами, среди них наиболее используемыми являются стандартами
IDEF0, DFD, IDEF3 [7].
В данной работе осуществим анализ процессов движения товара на
торговом предприятии и сопутствующее этим процессам документов, с
помощью заявленных ранее CASE средств, с целью выделения процессов,
которые позволят исследовать автоматизированную систему учета спроса на
продукцию сети аптек. Выполним построение моделей в виде «КАК-ЕСТЬ».
На рисунке 1.6 представлена контекстная диаграмма процесса
«Функционирование предприятия ООО «Ленфарм» при выполнении торговых
операций».
На начальном этапе анализа, с помощью стандарта IDEF, процесс
представляется в виде одного блока, затем за счет детализации раскрывается вся
суть процессов.
В блок входят следующие информационные потоки [8]:
– входные – стрелки слева;
– выходные – стрелки справа;
– управление – стрелки сверху;
27
– механизмы – стрелки снизу.
Рис.1.6 Контекстная диаграмма
Для сети аптек требуется наличие такой автоматизированной системы,
которая включала бы в себя следующие возможности [6]:
1. Добавление, удаление и изменение информации о предприятии
(торговых точках), продавцах, контрагентах, осуществленных продажах, заказах,
ассортименте, каталоге товаров.
2. Просмотр информации о предприятии, продавцах, контрагентах,
продажах, заказах, ассортименте, каталоге товаров.
3. Печать информации о проданном товаре, о магазине, количестве и цене
конкретного товара – прайс листе предприятия.
4. Выполнение поиска информации по указанным критериям для
нахождения данных по товару, объектах продаж, контрагентах, продажах,
заказах, ассортименте товара.
5. Автоматизация операций продажи и закупки товара, с возможностью
просмотр полной информации об осуществленной операции.
6. Разграничение прав доступа и поддержка идентификации
пользователей, поддержка следующих категорий: пользовательская