12
Основным программным обеспечением для автоматизации бизнеса
предприятия является собственная разработка на платформе 1С:Предприятие 8 -
конфигурация 1С:Union. В силу того, что одновременно в базе данных может
работать более 10 пользователей, а также для обеспечения более
функциональной безопасности, работа с базой данных организована в клиент-
серверном варианте. На сервере компании vds245.1cbit.ru, который физически
находится в городе Москве, установлена серверная операционная система
Windows Server 2012 R2 Standard. В качестве системы управления базами
данных используется программное обеспечение Microsoft SQL Server 2012,
которая взаимодействует с серверов 1С:Предприятия 8.3 по протоколу TCP/IP.
Приложение 1С:Предприятие 8 опубликовано на сервере через службы
удаленных рабочих столов (RDS) как удаленное приложение RemoteApp.
1
Сотрудники со своих рабочих станций подключаются к серверу через
ярлык RemoteApp, что позволяет запускать только удаленное приложение, не
предоставляя доступ ко всему рабочему столу пользователя на сервере
терминалов. На всех рабочих станциях установлена операционная система
Microsoft Windows 10 Enterprise. К базовому набору программного обеспечения
на рабочих станциях сотрудника можно отнести антивирусную программу Eset
Endpoint Antivirus, Microsoft Office 2013 и интернет браузер Google Chrome.
1
Настройка программ удаленных приложений Remote App [Электронный ресурс] // Microsoft [Офиц. сайт]. URL:
https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc733174(v=ws.11).aspx
13
Рисунок 4 Программная архитектура ИС предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основным направлением деятельности компании ООО "Вега" является
предоставление услуг и выполнение работ по автоматизации бизнеса, но
немаловажное место в деятельности предприятия занимает и розничная торговля
специализированной продукцией.
В рамках данной проектной работы будет рассмотрен бизнес-процесс
предприятия, напрямую связанный с розничной торговлей, а именно, учет
товарно-материальных ценностей в розничном магазине ООО "Вега".
Под розничным магазином в данном случае понимается территория
пермского филиала, отведенная для приемки, хранения и отгрузки товара
розничному покупателю. За этот процесс в пермском филиале отвечает отдел
14
автоматизации розничной торговли (АРТ), то есть, отдел АРТ является
розничным магазином. Причем жесткого деления обязанностей сотрудников
данного отдела по выполнению той или иной операции по учету товарно-
материальных ценностей нет - любой сотрудник отдела АРТ может быть
ответственным за выполнение любой операции.
Товар может быть принят на склад от поставщика, возвращен от клиента,
принят с другого склад после перемещения или оприходован после проведения
инвентаризации. Уже имеющийся товар на складе может быть зарезервирован
клиентом через заявку на сайте компании или по телефонному звонку, может
быть продан клиенту в розницу, перемещен на другой склад предприятия,
возвращен поставщику в случае обнаружения брака или списан после
проведения инвентаризации и обнаружения недостач.
Рисунок 5 Контекстная диаграмма бизнес-процесса "Учет ТМЦ в розничном
магазине ООО "Вега"
Операции по учета товарно-материальных ценностей в розничном
магазине контролируются регламентом складского учета - внутренний документ
предприятия, описывающий основные моменты учета ТМЦ для предотвращения
появления ошибок в нем. Инструкция к программе для автоматизации учета
основана на регламенте складского учета предприятия и содержит в себе
описание основных механизмов программы.
15
Рисунок 6 Декомпозиция контекстной диаграммы бизнес-процесса "Учет ТМЦ в
розничном магазине ООО "Вега""
В свою очередь процесс резервирования товара дополнительно
контролируется обязательным наличием предварительной заявки на резерв
товара на складе под продажу покупателю. Основанием для резервирования
может быть обращение клиента в компанию через сайт, телефонный звонок или
личный визит.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Учет товарно-материальных ценностей в розничном магазине ООО "Вега"
является абсолютно обособленным и никаким образом не влияет на учет ТМЦ
предприятия в целом. Также учет ТМЦ на складах не пересекается с остальными
видами деятельности предприятия, связанными с предоставлением услуг по
автоматизации бизнеса. Так как из всех отделов пермского офиса учетом ТМЦ
занимается только отдел автоматизации розничной торговли, то именно его
деятельность будет автоматизироваться.
К внешним входным потокам данных в системе можно отнести:
Поступление товара от поставщика;
16
Возврат товара от клиента;
К внутренним входным потокам данных в системе можно отнести:
Поступление товара в следствии проведения инвентаризации и
последующем оприховадовании ;
Резервирование товара;
Перемещение товара с другого склада.
К внешним выходным потокам данных в системе можно отнести:
Продажу товара клиенту;
Возврат товара поставщику.
К внутренним выходным потокам данных в системе можно отнести:
Списание товара в следствии проведения инвентаризации;
Отмена резервирования товара;
Перемещение товара на другой склад.
В рамках данной дипломной работы состояние товара как объекта учета
трансформируется в пределах пермского офиса от поступления в отдел
автоматизации розничной торговли до его выбытия.
Так как количественный и суммовой учет товара является частью
управленческого учета, то в рамках данной дипломной работы финансовый,
кадровый, бухгалтерский и налоговый учеты не автоматизируются. В будущем
целесообразным является модификация программного обеспечения для
обеспечения автоматического обмена данным с бухгалтерскими учетными
системами. На данный момент текущая разработка должна обеспечивать
возможность формирования отчета о розничных продажах и его распечатки на
бумажном носителе, либо сохранении в общедоступном электронном варианте
для последующем передачи данных в бухгалтерию.
Важностью решаемой задачи для пермского офиса компании является
обеспечение удобства и скорости процесса учета и продажи товара в розницу,
что позволит вести корректный учет товарно-материальных ценностей и
получать достоверные показатели деятельности офиса в направлении розничной
торговли для последующего анализа и принятия правильных решений для
увеличения прибыли. Большим плюсом является локализация программного
обеспечения внутри офиса, так как оно становится независимым от интернет
17
соединения, что в свою очередь позволит сохранить покупателей даже при
возникновении проблем со связью.
В процессе решения данной задачи будут задействованы специалисты
отдела автоматизации розничной торговли, как рядовые менеджеры по
продажам, так и руководитель отдела и специалист отдела внедрения, который
непосредственно занимается разработкой программного обеспечения для
автоматизации учета ТМЦ.
Следует пояснить некоторые термины, показатели и расшифровать
аббревиатуры , связанные с автоматизируемой предметной областью:
ККМ - контрольно-кассовая машина
ККТ - контрольно-кассовая техника
Касса - место хранения наличных денежных средств, например сейф или
денежный ящик
Склад - место хранения товарно-материальных ценностей, необязательно
складская территория или отдельное помещение - это может быть даже витрина.
Метод оценки ТМЦ - метод расчета себестоимости товарно-материальных
ценностей. Так как в рамках деятельности пермского офиса не подразумевается
отнесение на себестоимость товара каких-либо дополнительных расходов,
связанных, например, с доставкой товара или затратами на рекламу, то при
расчете себестоимости товара будет использоваться метод по средней
стоимости, который зависит от количества и стоимости закупки и
рассчитывается по формуле: (Стоимостная оценка товара на начало периода +
стоимость пришедшего за периода товара) / (Количество товара на начало
периода + Количество поступившего за период товара).
Инвентаризация - пересчет товара для выявления отклонения количества
товара в учетной системе и фактического (физического) количества товара на
складах для последующего оформления оприходования излишков, в случае
положительного отклонения, и списания недостач, в случае отрицательного
отклонения.
ОКЕИ - Общероссийский классификатор единиц измерения -
предназначен для использования при решении задач количественной оценки
технико-экономических и социальных показателей в целях осуществления
18
государственного учета и отчетности, анализа и прогнозирования развития
экономики, обеспечения международных статистических сопоставлений,
осуществления внутренней и внешней торговли, государственного
регулирования внешнеэкономической деятельности и организации таможенного
контроля. Объектами классификации в ОКЕИ являются единицы измерения,
используемые в этих сферах деятельности.
Контрагент - юридическое или физическое лицо, с которым предприятие
взаимодействует во время осуществления своей торговой деятельности -
поставщики, покупатели, клиенты, государственные органы и т.д;
Номенклатура - единица товара, обладающая индивидуальными
свойствами;
Вид номенклатуры - способ классификации номенклатуры, используемый
для удобства заведения новой номенклатуры в базу, так как содержит в себе
данные, общие для всех входящих в него товаров. Так же является
дополнительным разрезом аналитики ведения товарного учета;
Выручка - общий доход с продаж без вычета затрат на закупку товара;
Валовая прибыль - Выручка - Себестоимость;
Рентабельность - отражает прибыльность деятельности предприятия в
процентом выражении и рассчитывается по формуле: (Валовая прибыль /
Выручка) * 100 .
В ходе решения задачи возникает необходимость формирования
следующих отчетов:
Ведомость по товарам на складах - отчет предназначен для отслеживания
движения товаров на складах за определенный период. В данном отчете
отображается начальный остаток товара, количество прихода и расхода за
период и конечный остаток, а также детализация до регистратора данных
движений. Отчет является полезем инструментом в ходе операции
инвентаризации.
19
Рисунок 7 Отчет "Ведомость по товарам на складах"
Остатки и доступность товаров - отчет предназначен для оперативного
контроля доступных для отгрузки товаров с учетом зарезервированных единиц.
Отчет может использоваться менеджерами по продажам ежедневно, так как
информация является актуальной при запросах клиентов.
20
Рисунок 8 Отчет "Остатки и доступность товаров"
Прайс-лист - отчет содержит информацию по актуальным на текущий
момент ценам товаров. Может использоваться менеджерами по продажам
ежедневно, так как содержит важную для клиентов информацию.
Рисунок 9 Отчет "Прайс-лист"
Отчет о розничных продажах является документом, необходимым для
дальнейшей передачи в бухгалтерию. Форма документа должна быть
максимально приближена к формам данного документа в бухгалтерских учетных
21
системах. Частота формирования данного документа по общим нормам - раз в
день, в конце кассовой смены.
Рисунок 10 Печатная форма документа "Отчет о розничных продажах"
Отчет "Валовая прибыль предприятия" содержит информацию об общей
рентабельности деятельности предприятия, о себестоимости товаров, о самых
прибыльных или напротив товарах. Отчет формируется руководителем отдела
автоматизации розничной торговли по общим нормам - раз в месяц после
закрытия периода.
Рисунок 11 Отчет "Валовая прибыль предприятия"
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Всю схему документооборота пермском офисе можно разделить на два
блока :
Внешний документооборот, влияющий на состояние склада извне;
Внутренний документооборот, влияющий на состояние склада изнутри.