22
Ниже приведены схемы соответствующих вариантов документооборота:
Рисунок 12 Схема внешнего документооборота
Расшифровка операций внешнего документооборота:
Документ "Поступление товаров от поставщика" оформляется
менеджером отдела автоматизации розничной торговли и увеличивает
количественный и суммовой остаток товара на складе;
Документ "Возврат товара от поставщика" создается на основании
документа "Поступление товаров от поставщика" менеджером отдела
автоматизации розничной торговли и уменьшает количественный и суммой
остаток товара на складе;
Документ "Установка цен номенклатуры" создается на основании
документа "Поступление товаров от поставщика" руководителем отдела
автоматизации розничной торговли. Цены, установленные в данном документе в
дальнейшем используются при продаже, закупке или складских операциях, где
необходима быстрая оценка товара по определенному виду цен. Документ
23
является дополнительным инструментом и не влияет на состояние товара на
складе;
Документ "Продажа в розницу" оформляется менеджером отдела
автоматизации розничной торговли и уменьшает количественный и суммовой
остаток товара на складе;
Документ "Возврат товара от покупателя" создается на основании
документа "Продажа в розницу" менеджером отдела автоматизации розничной
торговли и увеличивает количественный и суммовой остаток товара на складе;
Документ "Отчет о розничных продажах" создается руководителем отдела
автоматизации розничной торговли за определенный период для последующей
передачи информации в бухгалтерию. Документ несет информативный характер
и не создает никаких движений на складе. Документ содержит в себе
информацию о количественном и суммовом выражении всех проданных товарах
за вычетом возвращенных.
Рисунок 13 Схема внутреннего документооборота
24
Расшифровка внутреннего документооборота:
Внутренний документооборот ведется в разрезе товаров в резерве и
товаров в наличии, разность которых в свою очередь формирует свободный
остаток товара доступный для отгрузки. Более масштабная детализация товара
на складе ведется в разрезе складов, так как их в пермском офисе несколько;
Все внутренние операции документооборота оформляются руководителем
отдела автоматизации розничной торговли;
Документ "Резервирование товара" создается независимо и существует в
двух состояниях: "Зарезервировано" - уменьшает количественный остаток
свободного товара и увеличивает количественный остаток товара в резерве и
"Резервирование отменено" - увеличивает количественный остаток свободного
товара и уменьшает количественный остаток товара в резерве;
Документ "Пересчет товара" создается на основании количественных
данных свободного остатка товаров по учетной системе и количества реального
(физического) остатка товара, но несет в себе сугубо информативный характер,
отражаю результаты проведения инвентаризации;
Документ "Оприходование излишков" создается на основании документа
"Пересчет товара" и берет в себя количественное выражение положительного
отклонения остатка товара в результате проведения инвентаризации. Документ
увеличивает как количественное так и суммовое состояние свободного остатка
товара на складе, так как влияет на себестоимость товара;
Документ "Списание недостач" создается на основании документа
"Пересчет товара" и берет в себя количественное выражение отрицательного
отклонения остатка товара в результате проведения инвентаризации. Документ
уменьшает как количественное так и суммовое состояние свободного остатка
товара на складе, так как влияет на себестоимость товара;
Документ "Перемещение товара" создается независимо и влияет на
количественное выражение свободного остатка товара сразу на двух складах
предприятия - на одном складе уменьшает, на втором увеличивает.
Эксплуатируемая на данным момент учетная система предназначена в
первую очередь для детального ведения взаимоотношений с клиентами (CRM),
оптовой торговли, оказания услуг и расчета заработной платы сотрудников.
25
Таким образом текущая разработка имеет ряд недостатков, выявленных
при решении задачи дипломного проекта:
Отсутствие возможности проведения обезличенной продажи в розницу,
что влечет за собой увеличение времени, затрачиваемого на оформление
операции розничной продажи в следствии заведения подробной информации о
покупателе в учетную систему;
Отсутствие возможности фиксации цен, что влечет за собой увеличение
времени, затрачиваемого на оформление операции розничной продажи в
следствии поиска актуальных цен в бумажных прайс-листах;
Отсутствие возможности резервирования товара на основании обращения
клиента, что влечет за собой привлечение внешних электронных ресурсов для
фиксации данной информации;
Полное отсутствие возможности вести тонкий складской учет в разрезе
пермского филиала, что влечет за собой отсутствие возможности получения
оперативного состояния склада, что в свою очередь влечет за собой
предоставление ошибочной информации поставщикам и покупателям,
влияющую на конечную прибыль филиала;
Прямая зависимость от интернет соединения, что влечет за собой
невозможность оформления продаж в период технических неполадок.
Разрабатываемое программное обеспечение позволит устранить
вышеперечисленные недостатки текущей разработки и предположительно
повлияет на следующие показатели:
Таблица №2
Планируемый эффект от разработки программного обеспечения
Показатель
Текущее значение
Планируемое значение
Время оформления
операции розничной
продажи
15 мин.
2 мин.
Максимальное
количество оформленных
розничных продаж в день
32 шт.
240 шт.
Коэффициент размера
выручки от розничной
торговли
1
32
26
Из данной таблицы анализа планируемого эффекта видно, что разработка
является целесообразной.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Вега» применяется следующие меры обеспечения
информационной безопасности и защиты информации:
Регламент информационной безопасности - доступ сотрудников к
служебной информации, составляющей коммерческую тайну;
Тонкая настройка прав доступа для работы в основном программном
обеспечении компании 1С: Union, через которое можно получить информацию
по клиентской базе компании, по финансовым и материальным
взаимоотношениям между компанией, клиентами и поставщиками, заработной
плате персонала:
1) Регламентированный набор ролей каждого пользователя системы.
Роли - это общие объекты конфигурации, разработанной на платформе 1С:
Предприятие. Они предназначены для реализации ограничения прав доступа в
прикладных решениях. Набор ролей в программном обеспечении 1С:Union
соответствует должностям или видам деятельности различных групп
пользователей. Роль определяет, какие действия, над какими объектами
метаданных может выполнять пользователь, выступающий в этой роли. При
попытке пользователя выполнить действие, на которое у него нет разрешения,
действие выполнено не будет, а система выдаст окно предупреждения.
2) Ограничение доступа к данным на уровне записей и полей.
RLS (Record Level Security) или ограничение прав на уровне записи — это
настройка прав пользователей в системе 1С, которая позволяет разделить права
для пользователей в разрезе динамически меняющихся данных. В компании
Первый БИТ права доступа к данных ограничены в разрезе организаций и
подразделений, т.е. сотрудник ООО «Вега» в пермском офисе имеет доступ к
информации, ограниченный не только набором ролей, соответствующих его
должности, но и конкретным юридическим лицом и его обособленным
подразделением в городе Перми.
27
Парольный доступ ко всем ресурсам компании (программный продукт 1С:
Union, Корпоративный портал «Первый БИТ», интернет ресурс «ЗУП» для
получения информации по заработной платы, оформления отпусков,
командировок, корпоративная почта) и персональным компьютерам каждого
сотрудника. Для усиления информационной безопасности пароли меняется
каждый месяц по требованию технической службы управляющей компании в
городе Москве.
Ограничение прав доступа на уровне типов учетных записей
операционной системы. Полные права присвоены сотрудникам управляющей
компании в городе Москве. В пермском офисе права локального администратора
присвоены одному сотруднику, ограничением для него является отключение
антивирусной программы и доступ к сетевым службам и настройкам домена.
Всем остальным пользователям присвоены обычные права, которые запрещают
установка программного обеспечения и выполнение действий, влияющих на
работу других пользователей.
Организация доступа к 1С: Unionчерез удаленное приложение
(RemoteApp) и клиент-серверного варианта работы с базой данных с помощью
системы управления базами данных MicrosoftSQLServer, что исключает
возможность копирования, порчи, удаления базы данных неуполномоченными
сотрудниками предприятия.
На входах здании круглосуточно ведется охрана частным охранным
предприятием. Доступ к каждому этажу здания ограничен Touch Memoryключом
- микросхема, размещенную в ударопрочном герметичном корпусе, который
обычно изготавливается из нержавеющей стали, на каждом этаже ведется
круглосуточное видеонаблюдение.
28
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Существующая разработка эксплуатируемая на предприятии разработана
на базе конфигурации 1С : Управление торговлей 10.3. Основные возможности
текущего программного обеспечения:
Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) - детальное
ведения этапов сделки с клиентом, начиная от первичного обращения клиента в
компанию и заканчивая закрытием сделки и отражением ее результата;
Ведение учета оптовой торговли и оказания услуг;
Ведение учета выполненных сотрудниками работ и последующий
расчет заработной платы на основании показателей эффективности.
Также следует отметить, что данная разработка предназначена для работы
в ней всех филиалов предприятия по России, что влечет невозможность
обособленного, детального и тонкого складского учета отдельно взятого офиса.
Помимо этого следует учесть выбранный вариант организации работы данной
системы - клиент-серверный по протоколу Remote Desktop Protocol через
публикацию удаленно приложения Remote App на сервере, физически
централизованном в городе Москве, что делает работу в данном программном
обеспечении сильно зависимым от интернет соединения.
Существующая разработка не решает задачу количественного и
суммового учета товарно-материальных ценностей в розничном магазине ООО
"Вега".
На рынке учетных систем первое место занимает фирма "1С", которая уже
разработала программное обеспечение для решения проектируемой задачи - 1С:
Розница 2.2.
Конфигурация «Розница» предназначена для автоматизации бизнес-
процессов магазинов, которые могут входить в распределенную розничную сеть
торгового предприятия. Может использоваться для автоматизации магазинов с
большим количеством рабочих мест, в том числе и в качестве кассовой
программы.
29
Конфигурация «Розница» рассчитана как на независимую, автономную
работу, так и на взаимодействие с другими прикладными решениями.
Двусторонние обмены данных с типовыми конфигурациями «Бухгалтерия
предприятия», «Управление торговлей» позволяют создать программные
комплексы, покрывающие потребности розничных предприятий различного
масштаба.
«1С:Розница 8» автоматизирует типичные процессы розничного
предприятия. Функциональные возможности программы в различных областях
деятельности предприятия могут быть настроены в соответствии с принятой на
предприятии технологии работы магазинов.
Управление нормативно-справочной информацией. Функциональность
программы обеспечивает ввод, хранение и своевременное распространение
справочной информации по сети магазина. Широкие возможности программы
позволяют составить разностороннее описание целевой группы покупателей,
магазинов и товаров для удобной работы сотрудников предприятия на всех
технологических участках.
Маркетинг. Программа позволяет маркетологу управлять ассортиментом
разноформатных розничных сетей и построить гибкое управление розничными
ценами. Предоставляется возможность сбора и анализа информации о
покупательских предпочтениях и настройка разнообразных стимулирующих
скидочных программ.
Запасы и закупки. Менеджеру предоставляется возможность составлять
заказы поставщику на основе анализа продаж и текущих товарных остатков с
учетом исполнительности поставщика; осуществлять планирование и контроль
оплаты поставок.
Склад. Функциональность раздела позволяет поддерживать товарные
остатки магазина в актуальном состоянии. Технология штрихкодирования дает
возможность быстро и точно учитывать движения товаров по сладам магазина с
необходимой для различных видов номенклатуры степенью детализации.
Продажи. Программа ориентирована на оформление розничных продаж
потоковым методом. Гибко настраиваемый, интуитивно понятный графический
30
интерфейс рабочего места кассира (РМК) позволяет быстро сформировать чек и
оформить оплату покупки.
Финансы. Поддерживается учет различных средств оплаты розничных
покупок: наличные, оплата платежной картой, подарочным сертификатом и с
помощью заключения договора потребительского кредитования. Остатки
наличных денежных средств и сертификатов учитываются по местам
фактического хранения.
Персонал. Управляющий магазином имеет возможность оптимизировать
расписание работы сотрудников магазина с учетом сменного графика и нагрузки
на кассовых узлах. Поддерживается регистрация личных продаж.
В программе поддерживается подключение оборудования,
обеспечивающего технологию штрихкодирования на всех этапах работы с
товаром: от создания карточки номенклатуры до продажи товара на кассовом
узле.
Предлагаемые в конфигурации предварительно настроенные профили
пользователей соответствуют типичным должностям сотрудников магазина и
позволяют им работать в программе без предварительной настройки прав
доступа.
2
Также одним из популярных на данный момент программных продуктов
для автоматизации розничной торговли является "Мой Склад".
"Мой Склад" - интернет-сервис для управления торговлей,
предназначенный для автоматизации малого и среднего бизнеса. Позволяет
управлять продажами и закупками, контролировать взаиморасчеты, работать с
клиентской базой, вести складской учет, а также печатать все необходимые для
ведения бизнеса документы.
Программное обеспечение "Мой Склад" тесно сотрудничает с еще одним
популярным программным обеспечением "АТОЛ: Свой магазин" - решение для
рынков, палаток, мобильных кафе, небольших продуктовых магазинов,
имеющих в ассортименте алкогольную продукцию, и не продуктовых магазинов.
2
Общее описание 1С: Розница 8 [Электронный ресурс] // Фирма 1С [Офиц. сайт]. URL: http://v8.1c.ru/retail/ (дата обращения:
01.12.2017).
31
Полноценная касса. Приём платежей. Контроль персонала. Совместимо с
ЕГАИС. Работает на планшетах.
"Мой Склад"- облачный сервис для управления торговлей и сервис для
розничной торговли Свой Магазин от АТОЛ - теперь интегрируются
несколькими нажатиями кнопок в считанные минуты. Такое технологическое
партнерство существенно расширило возможности Своего Магазина. В связке с
Моим Складом он получает полноценный бэк-офис в облаке и все его
преимущества: мобильность, ценовую доступность и удобство использования.
Данные о продажах моментально поступают в бэк-офис - остатки товара в нем
корректируются. При приемке товара с помощью Моего Склада данные в
режиме онлайн появляются в Своем Магазине. Такой обмен позволяет
пользователям Своего Магазина, имеющим несколько розничных точек, вести
централизованный учет продаж. Помимо этого пользователи Своего Магазина
получают возможность получать целый спектр аналитических отчетов из
сервиса Мой Склад.
В ходе обследования рынка программного обеспечения по автоматизации
количественного и суммового учета товарно-материальных ценностей в
розничном магазине был выявлен ряд показателей, по которым можно оценить
пригодность программных продуктов для решения проектируемой задачи:
Наличие лишнего функционала - от 1 до 5;
Требование к производительности вычислительной техники - от 1 до 5;
Зависимость от интернет соединения - от 1 до 5;
Наличие функционала, необходимого для решения проектируемой задачи
- + / -;
Средняя стоимость внедрения без учета обучения персонала - денежное
выражение;
Легкость освоения программного продукта - от 1 до 5.
Ниже представлена таблица сравнения программных продуктов по
вышеперечисленным показателям. Значения показателей были взяты из
Интернет-ресурсов, которые указаны в списке литературы, из отзывов
пользователей и из личного опыта.