25
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На малом предприятии ЧУП «Оптимал» учет труда и заработной платы
выполняется бухгалтером, который ведет табель учета рабочего времени,
рассчитывает заработную плату и начисляет ее. С целью сокращения времени
выполнения этих работ и, как следствие, повышение производительности
деятельности бухгалтера, возникает необходимость использования
вычислительной техники, а именно автоматизация бизнес – процесса «Учет
труда и заработной платы». Схема документооборота по учету труда и
заработной платы малого предприятия ЧУП «Оптимал» представлена на
рисунке 1.10.
Учет труда и заработной платы
БухгалтерРаботник Руководитель
Определение задолженности
по заработной плате
Ведение учета рабочего времениНачисление заработной платы
Учет выплат
заработной платы
Определение остатков по
заработной плате
Штатное расписание
Приказ об отпуске
Приказ о
командировке
Приказ о декретном
отпуске
Больничный лист
Начисление
заработной платы
Приказ о о выходе на
работе в выходные и
праздничные дни
Приказ о выплате
материальной помощи
Приказ о начислении
премии
Приказ о выплате
пособий
Табель учета рабочего
времени
Табель учета рабочего
времени (изменен)
Выплата заработной
платы
Остатки по заработной
плате
Задолженность по
заработной плате
Рис.1.10 Схема документооборота по учету труда и заработной платы малого
предприятия ЧУП «Оптимал»
26
Автоматизация учета труда и заработной платы на малом предприятии
ЧУП «Оптимал» будет проводится на базе системы «1С: Предприятия 8.2». В
рамках выполнения бизнес – процесса «Учет труда и заработной платы»
бухгалтер работает с такими входными документами как: штатное расписание,
больничный лист, приказ об отпуске, приказ о командировке, приказ о
декретном отпуске, приказ о выходе на работе в выходные и праздничные дни,
приказ о выплате материальной помощи, приказ о начислении премии, приказ о
выплате пособий. В результате бизнес – процесса «Учет труда и заработной
платы» на малом предприятии ЧУП «Оптимал» формируются документы:
табель учета рабочего времени, начисление заработной платы, выплата
заработной платы, задолженность по заработной плате.
Затраты времени необходимые на организацию бизнес – процесса «Учет
труда и заработной платы» на малом предприятии ЧУП «Оптимал» до
автоматизации представлены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Затраты времени необходимые на организацию бизнес – процесса «Учет труда и
заработной платы» на малом предприятии ЧУП «Оптимал» до автоматизации
Действие
Затраты времени,
затраченные на
работу с
документами, час.
Частота
выполнения
работы в
среднем, год.
Общее количество
времени, затраченного в
год, час
1
2
3
4
Ведение учета
рабочего времени
1
144
144
Начисление
заработной платы
1,2
144
172,8
Учет выплат
заработной платы
0,5
144
72
Определение
остатков по
заработной плате
0,5
144
72
Определение
задолженности по
заработной плате
1,5
144
216
Итого
676,8
27
Затраты времени необходимые на организацию бизнес – процесса «Учет
труда и заработной платы» на малом предприятии ЧУП «Оптимал» после
автоматизации представлены в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Затраты времени необходимые на организацию бизнес – процесса «Учет
труда и заработной платы» на малом предприятии ЧУП «Оптимал» после
автоматизации
Действие
Затраты времени,
затраченные на
работу с
документами, час.
Частота
выполнения
работы в
среднем, год.
Общее количество
времени, затраченного в
год, час
1
2
3
4
Ведение учета
рабочего времени
0,5
144
72
Начисление
заработной платы
0,7
144
100,8
Учет выплат
заработной платы
0,4
144
57,6
Определение
остатков по
заработной плате
0,3
144
43,2
Определение
задолженности по
заработной плате
0,7
144
100,8
Итого
374,4
Из приведенных таблиц видно, что затраты времени на учет труда и
заработной платы малого предприятия ЧУП «Оптимал» с использованием
бумажных носителей представляет собой неэффективное и нерациональное
использование рабочего времени. Процесс автоматизации работы бухгалтера в
рамках решения задачи учета труда и заработной платы малого предприятия ЧУП
«Оптимал» позволит получить экономию затрат времени после внедрения
программного обеспечения составят 302,4 часа в год.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Защита информации на ЧУП «Оптимал», также как и система
обеспечения информационной безопасности, представлена инженерно-
28
техническими и организационно-административными мерами обеспечения
информационной безопасности.
Организационно-административное обеспечение защищённости данных
представляет собой регламентацию производственной деятельности и
взаимоотношений исполнителей на нормативно-правовой основе таким образом,
чтобы разглашение, потеря и защищённый доступ к информации становился
невозможным или существенно затруднялся за счет проведения
организационных мероприятий. К мерам этого класса принадлежат: выбор и
подготовка персонала, определение должностных инструкций работников,
организацию пропускного режима, охрану помещений, систему охраны данных
с проведением контроля работы персонала с информацией, определение порядка
хранения, резервирования, уничтожения секретной информации [12, стр. 26].
На предприятии ЧУП «Оптимал» в рамках организационно-
административных мер обеспечения информационной безопасности
разработаны следующие документы:
комплексный документ, который является политикой
информационной безопасности предприятия;
план защиты информации, включающий порядок и правила
обеспечения безопасности информации при ее обработке;
должностные инструкции, инструкции по работе с электронными
документами документы, т.е. документы, определяющие ответственность и
обязанности сотрудников при работе с информацией.
На предприятии ЧУП «Оптимал» основополагающими документами,
регламентирующими выполнение организационных мероприятий, являются:
Устав частного унитарного предприятия «Оптимал»;
Коллективный договор частного унитарного предприятия
«Оптимал», с закрепленными в нём требованиями обеспечения безопасности и
защиты конфиденциальной информации.
Должностные инструкции работников частного унитарного
предприятия «Оптимал».
Должностная инструкция администратора локальной
вычислительной сети частного унитарного предприятия «Оптимал».
29
Трудовые договора работников частного унитарного предприятия
«Оптимал».
Правила внутреннего трудового распорядка работников частного
унитарного предприятия «Оптимал».
Инструкция по организации доступа к информационным,
программным и аппаратным ресурсам ЧУП «Оптимал».
Инженерно-технические меры представляют собой совокупность
специальных органов, технических средств и мероприятий, функционирующих
совместно для выполнения определенной задачи по защите информации. К
инженерным средствам относят экранирование помещений, организация
сигнализации, охрана помещений с ПК [27, стр. 29] .
Технические средства защиты включают в себя аппаратные, программные,
криптографические средства защиты, которые затрудняют возможность атаки,
помогают обнаружить факт ее возникновения, избавиться от последствий атаки
[6, стр. 44] .
Основными направлениями инженерно-технических мер, проводимых для
защиты информации предприятия ЧУП «Оптимал», являются:
Резервирование информации. Резервированием является
определённый процесс формирования запасных страховых копий файлов,
документов, программ, баз данных для безопасного и экономного (за счет
применения сжатия, архивирования) хранения в отдельном от исходного
носителя месте (т.е. на другом носителе информации). При нехватке иного
носителя, иногда резервные копии размещают вместе с оригиналом. В данных
случаях рекомендуется защищать носитель данных от всевозможной
дальнейшей записи. В ЧУП «Оптимал» для записи резервных копий ценной
информации используют не только физические накопители, такие как диски,
флэш-накопители, но и специальное программное обеспечение: стандартные
инструменты для резервирования, которые предусмотрены в операционной
системе Windows, а также специальную программу для резервного копирования
Acronis True Image Home 2020.
Acronis True Image — является решением для защиты данных,
ориентированным на персональных пользователей, в состав которого входит
30
система резервного копирования и аварийного восстановления, средства
верификации аутентичности данных, а также функции защиты от вредоносного
программного обеспечения.
Acronis True Image Home 2020 – это программная система, в которую
входят различные средства, позволяющие создавать резервные копии
операционной системы, приложений, пользовательских настроек и всех
имеющихся данных, также в состав данного приложения входят средства для
уничтожения информации, создания загрузочных дисков, выполнения опасных
операций в операционной системе и др.
Создаваемые программой Acronis True Image 2020 резервные копии имеют
расширение TIBX. Все резервные копии создаются с использованием сжатия
информации, поэтому требуется гораздо меньше дискового пространства для их
хранения. Перед запуском резервного копирования можно всегда настроить
степень сжатия.
Информацию из резервных копий формата TIBX можно восстановить
только при помощи версии программы Acronis True Image 2020.
Также использование Acronis в ЧУП «Оптимал» дает возможность
выбирать уровень сжатия данных и устанавливать пароль на резервную копию.
Применение архивации данных программами WinZip и WinRAR.
Аутентификация пользователей частного унитарного предприятия
«Оптимал» по многоразовым паролям.
Применение протоколов аутентификации для удалённого доступа
для сети Internet.
Использование антивируса Касперского.
Обеспечение защиты от сбоев в электропитании при помощи
источника бесперебойного питания Powercom Spider SPD-850U 850VA.
Применение межсетевого экрана Cisco ASA 5505.
Основными инженерно-техническими мерами обеспечения безопасности
информации ЧУП «Оптимал» являются:
резервное копирование информации;
идентификация пользователей ЧУП «Оптимал»;
аутентификация пользователей ЧУП «Оптимал»;
31
применение антивирусных программ для защиты информации;
использование межсетевого экрана.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящий момент, если проанализировать все программы
автоматизирующие работу по учету труда и заработной плате, можно сделать
вывод, что существует большое количество аналогов и прототипов данных
видов программ. Все аналоги и прототипы имеют свои особенности и
определённые функции, а главным критерием выбора программного средства,
при анализе существующих прототипов, является наличие в них требуемых
функций, необходимых частному унитарному предприятию «Оптимал».
Для сравнения возьмём программное обеспечение, которое уже имеется
на рынке: «Зарплата» [29], GS «Учёт: Зарплата» [30]. Сравнительная
характеристика данных программ приведена в таблице 1.5.
Программа «Зарплата» является самостоятельной частью программы
«Бухгалтерия» и выполняет следующие функции:
расчет заработной платы;
расчет удержаний из заработной платы;
расчет пособий по временной нетрудоспособности;
расчет отпускных;
печать расчетных листков;
формирование отчетности по заработной плате.
Программа «Зарплата» подходит как крупным организациям, так и
небольшим организациям и предпринимателям.
Программа «Учет: Зарплата» предназначена для предприятий, имеющих
небольшой штат сотрудников для расчета заработной платы.
Программа «Учет: Зарплата» выполняет следующие функции:
• расчет заработной платы;
• расчет подоходного налога;
32
• расчет удержаний в ФСЗН и БЕЛГОССТРАХ;
• расчет алиментов и других удержаний в процентном и суммовом
выражении;
• ведение собственных видов начислений и удержаний;
• расчет пособий по временной нетрудоспособности;
• расчет отпускных;
• печать расчетных листков;
• формирование отчета для составления ПУ;
• печать справок о доходах;
• печать ведомостей по авансу, заработной плате.
Таблица 1.5
Сравнительная характеристика существующих разработок
по учету труда и заработной платы
Свойства сравнения
«Зарплата»
«Учет:
Зарплата»
Расчет премий
+
+
Расчет больничных
+
+
Расчет отпускных по датам
+
+
Учет выплат, необлагаемых подоходным налогом
+
+
Табель учета рабочего времени
+
+
Автоматическое удержание алиментов и других
платежей сотрудников
+
+
Автоматический расчет подоходного налога от
совокупного годового дохода
+
+
Расчет командировки
+
+
Начисление заработной платы
+
+
Печать расчетных листков
+
+
На основании всего вышеизложенного можно сделать вывод, что на
сегодняшний день на современном рынке представлены разнообразные
программные продукты, автоматизирующие работу по учету труда и заработной
платы предприятий, имеющие достаточно обширный функционал и которые
можно использовать для частного унитарного предприятия «Оптимал».
Проанализировав все представленные программные продукты,
33
автоматизирующие работу по учету труда и заработной платы, представленные
на рынке программных продуктов, можно сделать вывод, что все они имеют
избыточный функционал, а также требуют индивидуальную доработку в
соответствии с требованиями частного унитарного предприятия «Оптимал»,
которое является организацией-комиссионером.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На частном предприятии «Оптимал» разработка модуля,
автоматизирующего работу по учету труда и заработной платы предполагает
несколько этапов.
На первом этапе происходит определение свойств разрабатываемого
программного средства, а именно:
Определяется наличие необходимого функционала;
Определяется доступность;
Устанавливается возможность работы без дополнительного
обучения сотрудника, являющегося работником частного унитарного
предприятия «Оптимал».
Второй этап – определение функциональности разрабатываемого
модуля учета труда и заработной платы на частном предприятии «Оптимал»,
который должен включать в себя:
Расчет отпуска;
Табель учета рабочего времени;
Расчет пособий по временной нетрудоспособности;
Расчет командировки;
Начисление заработной платы.
Третий этап - выбор стратегии автоматизации частного унитарного
предприятия «Оптимал».
Под стратегией автоматизации подразумевается сфера деятельности
предприятия и цели автоматизации организации, последовательность, в которой
будет проходить автоматизация, а также анализ финансовых и временных
ограничений.
34
Система должна быть оптимальна для использования, а также у неё
должны быть формы, которые выполняют следующие функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и печать данных.
Существуют следующие стратегии к автоматизации:
хаотичная (кусочная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
полная автоматизация;
комплексная автоматизация.
Процесс хаотичной (кусочной) автоматизации:
предполагает установку частей информационной системы по мере
возможности;
является всего лишь заплаткой;
является наиболее плохим вариантом с наименьшей
эффективностью;
отсутствие стратегии внедрения (стратегического плана);
процесс внедрения определяется сиюминутными задачами.
Процесс автоматизации по участкам:
представляет собой процесс автоматизации отдельных
производственных подразделений предприятия, объединенных по
функциональному признаку (бухгалтерия);
предполагает постепенное внедрение;
процесс внедрения характеризуется большой трудоемкостью;
в результате в организации происходят существенные изменения;
чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы
стратегический и оперативный планы автоматизации.
Процесс автоматизации по направлениям:
автоматизация направлений деятельности, таких как производство,
сбыт, управление финансами;
предполагает, что у объекта мы изменяем предметную область;