29
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассмотрим учет отгружаемых грузов в компании.
Для автоматизации операций по учету отгружаемых ценностей клиентов
необходимо выполнение таких функций:
1. Поступление грузов на склад;
2. Принятие к учету грузов в транспортно-складском отделе;
3. Перемещение грузов;
4. Списание грузов с материально-ответственных лиц отдела.
При принятии грузов к учету в журналы учета грузов сотрудники транспортно-
складского отдела вносят все необходимые сведения, которые необходимы для
учета принятых грузов и передачи данных о них в бухгалтерию компании ООО
ТЭК Викинг для проведения учета средств с кладовщиками.
В компании на данный момент времени произведена автоматизация
принятых для перевозки грузов в отделе бухгалтерии, где используется
программа 1С: Бухгалтерия 8.3.
В транспортно-складском отделе вся документация по учету принятых для
перевозки грузов ведется на бумажных носителях без использования
информационных систем.
В настоящее время существует огромный выбор программных и
инструментальных средств для создания информационной системы.
Во время анализа и проектирования информационной системы для
транспортно-складского отдела компании мною были использованы следующие
средства:
1. Bpwin;
2. Платформа 1С.
30
BPwin - программный продукт, который причисляется к категории CASE -
средств верхнего уровня. Разработчиком является компания 1td[6].
Разработка была проведена в методологии IDEF0, которая производит
описание построений иерархической системы данных диаграмм – как единичное
описаний декомпозированных фрагментов разрабатываемой системы [6].
Построение диаграмм учета принятых грузов для перевозки в компании
разрабатываемой системы начнем с описания функционирования анализируемого
компании в виде контекстной диаграммы.
На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма деятельности компании
ООО ТЭК Викинг.
Рисунок 4 Контекстная диаграмма функционирования компании
ООО ТЭК Викинг
После отображения в контекстной диаграммы всех стрелок проведем
функциональную декомпозицию – для этого система будет разбита на блоки и
каждый блок описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). В результате
USED AT: AUTHOR: Ст удент DATE:
REV:PROJECT: Деятельность ТЭК Викинг
17.02.2019
17.02.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность компании ТЭК Викинг
A-0
Клиенты и их требования
Денежные средства
Грузы для доставки
Досталенные грузы
Прибыль
Законодательство РФ
Внутренние документы
Персонал Транспорт
00р.
Деятельность компании
ТЭК Викинг
Рассмотрение деятел ьност и
ком пании "К ак есть"
31
произведенного мною разбиения, каждый фрагмент системы изображен на
отдельной диаграмме декомпозиции, и представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 Схема декомпозиции основных бизнес процессов
компании
Таблица 7
Данные объектов и стрелок диаграммы бизнес процессов
деятельности компании ООО «ТЭК Викинг» «Как-есть»
Activity Name
Input Name
Control Name
Output Name
Mechanism Name
Деятельность
компании ТЭК
Викинг
Клиенты и их
требования
Законодательство
РФ
Досталенные
грузы
Персонал
Денежные
средства
Внутренние
документы
Прибыль
Транспорт
Грузы для
доставки
Обсуждение
условий и
заключение
договор
Клиенты и их
требования
Законодательство
РФ
Данные для
оплаты клиентом
Персонал
Внутренние
Данные договора
USED AT: AUTHOR: Студент DATE:
REV:PROJECT: Деятельность ТЭК Викинг
17.02.2019
17.02.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность компании ТЭК Викинг
A0
Законодатель ство РФ
Персонал
Внутренние док ументы
Т ранс порт
Клиенты и их
требования
Дос таленные грузы
Денежные средс тва
Прибыль
Грузы для дос тавки
Данные договора
Данные по оплате за дос тавленные грузы
Данные по доставленным грузам
10р.
Обс уждение условий
и зак лючение договор
20р.
Утверждение графика
и мес т а дос тавки
груза
30р.
Получение оплаты
за услуги
40р.
Формирование
отчет ов
32
Activity Name
Input Name
Control Name
Output Name
Mechanism Name
документы
Утверждение
графика и места
доставки груза
Данные договора
Законодательство
РФ
Досталенные
грузы
Персонал
Грузы для
доставки
Внутренние
документы
Данные по
доставленным
грузам
Транспорт
Получение оплаты
за услуги
Данные договора
Данные для
оплаты клиентом
Данные по оплате
за доставленные
грузы
Персонал
Денежные
средства
Внутренние
документы
Законодательство
РФ
Формирование
отчетов
Данные договора
Внутренние
документы
Прибыль
Персонал
Данные по оплате
за доставленные
грузы
Законодательство
РФ
Данные по
доставленным
грузам
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В результате обследования компании в решении задач отгрузки грузов
согласно заявки клиента были выявлены следующие недостатки:
1. Существующие методы управления отгрузки грузов клиентов не
оптимальны и не учитывают использование технических средств и
средств автоматизации решения задач.
2. Степень обеспечения вычислительной техникой очень высока, но весь
документооборот почти не автоматизирован. Некоторые функции
33
управления выполняются сотрудниками вручную, и затем результаты
выполнения хранятся на ненадежных носителях, таких, как бумага.
3. Существующий тип организации управления «Отгрузка грузов»
позволяет допускать множество ошибок при работе с данными, а так
же высока утеря информации вследствие человеческого фактора.
На основе построенной модели As-Is информационной системы были
выявлены следующие ключевые процессы, подлежащие автоматизации, а именно
формирование системой карточки заявки клиента на доставку грузов, распечатка
всех необходимых документов для отгрузки материалов с товарно-транспортного
отдела.
Система при разработке должна быть адаптирована к исследуемому отделу
для учета отгрузок, поиска данных, и дальнейшей передаче для установки и
настройки.
Система по учету отгрузки грузов с товарно-транспортного отдела, будет
выполнять заданные функции:
1. Ведение справочников.
2. Возможность для разграничения прав доступа сотрудников.
3. Ведение справочника по пользователям системы.
4. Возможность добавления, редактирования, удаления грузов.
5. Учет затрат по доставке грузов согласно заявки клиента.
На Рисунке 6 представлена контекстная диаграмма ИС «Автоматизация
учета отгрузки товаров в ООО »ТЭК Викинг» ТО-ВЕ «как должно быть».
34
\
Рисунок 6 Диаграмма информационной системы как должно быть
Рисунок 7 Схема процесса ведение учета отдела с
использованием информационной системы
Таблица 8
USED AT: AUTHOR: Студент DATE:
REV:PROJECT: Деятельность компании как должно
быть
17.02.2019
17.02.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Автоматизация комплекса задач менеджера по
отгрузкам транспортно-складского отдела
компании ТЭК Викинг
A-0
Законодательство РФ
Нормативные документы компании
Маршрутный лист
Экспедиторская расписка
Доверенность на передачу товара
Счет
Акт выполненных работ
Товаро-транспортная накладная
Отчет о затратах на оказание услуг
Менеджер транспортно-складского отдела
Информационная система
Поручение экспедитору
Договор с клиентом
Прайс лист
Заявка на дополнительные услуги
Документ "Стоимость перевозки"
ТТН
Складская
расписка на вывоз00р.
Автоматизация комплекса
задач менеджера по отгрузкам
транспортно-складского
отдела компании ТЭК Викинг
USED AT: AUTHOR: Студент DATE:
REV:PROJECT: Деятельность компании как должно
быть
17.02.2019
17.02.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Автоматизация комплекса задач менеджера по
отгрузкам транспортно-складского отдела
компании ТЭК Викинг
A0
Законодатель с тво РФ
Менеджер транс портно-с кладс кого отдела
Информационная с ис тема
Нормативные документы компании
Маршрут ный лист
Поручение эксп едитору
Экс педит орская рас писк а
Договор с клиентом
Прайс лис т
Довереннос ть на передачу товара
Заявк а на дополнительные услуги
Счет
Акт выполненных работ
Док умент "Стоимос т ь перевозки"
Т ТН
Т оваро-т ранс портная накладная
Отчет о
затратах
на
оказание
ус луг
Складская
рас писк а на вывоз
Док ументация с клада
10р.
Формирование
документов на
отгрузку
20р.
Формирование
с кладс ких
документов
30р.
Формирование
отчет а о затратах
35
Данные объектов и стрелок диаграммы бизнес процессов
деятельности компании ООО «ТЭК Викинг» «Как-должно быть»
Activity Name
Input Name
Control Name
Output Name
Mechanism Name
Автоматизация
комплекса задач
менеджера по
отгрузкам
транспортно-
складского отдела
компании ТЭК
Викинг
Поручение
экспедитору
Законодательство
РФ
Маршрутный лист
Менеджер
транспортно-
складского отдела
Договор с
клиентом
Нормативные
документы
компании
Экспедиторская
расписка
Информационная
система
Прайс лист
Доверенность на
передачу товара
Заявка на
дополнительные
услуги
Счет
Документ
"Стоимость
перевозки"
Акт выполненных
работ
ТТН
Товаро-
транспортная
накладная
Отчет о затратах
на оказание услуг
Складская
расписка на вывоз
Формирование
документов на
отгрузку
Поручение
экспедитору
Законодательство
РФ
Маршрутный лист
Менеджер
транспортно-
складского отдела
Договор с
клиентом
Нормативные
документы
компании
Экспедиторская
расписка
Информационная
система
Прайс лист
Доверенность на
передачу товара
Счет
Акт выполненных
работ
Товаро-
транспортная
накладная
Формирование
складских
документов
Экспедиторская
расписка
Законодательство
РФ
Складская
расписка на вывоз
Менеджер
транспортно-
складского отдела
Поручение
экспедитору
Нормативные
документы
компании
Документация
склада
Информационная
система
ТТН
Формирование
отчета о затратах
Поручение
экспедитору
Законодательство
РФ
Отчет о затратах
на оказание услуг
Менеджер
транспортно-
складского отдела
Документ
Нормативные
Информационная
36
Activity Name
Input Name
Control Name
Output Name
Mechanism Name
"Стоимость
перевозки"
документы
компании
система
Документация
склада
Заявка на
дополнительные
услуги
Рассмотрим схему процесса ведение учета отгрузки товаров как должно
быть.
Подготовленные к отгрузке клиентом товары передаются на склад
материально ответственному лицу. Крупногабаритная продукция, не попадающая
на склад по техническим причинам, принимается представителем заказчика
непосредственно на месте производства или отгрузки. Отгрузка готовой
продукции реализуется при помощи накладных, приемо-сдаточных актов,
спецификаций и остальных первичных учетных документов. На всю пришедшую
на склад компании продукцию составляется необходимая документация.
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В рассматриваемой мною задаче по усовершенствованию учета отгрузок
товаров в транспортно-складском отделе компании ООО «ТЭК Викинг»
необходимо выделить такой основной документ, как карточка заявки на отгрузку
товаров. Существующий в отделе способ работы сотрудников с учетом
отгружаемых товаров связан со значительной трудоемкостью, а это приводит к
неправильному учету, потери информации по необходимым данным.
Разработанная мною схема документооборота для оформления и учета
отгружаемых товаров в транспортно-складском отделе компании представлена на
рисунке 8.
37
Карточка заявки
на отгрузку
Исполнитель
Действие
Клиент Сотрудник отдела Начальник отдела Архив отдела
Заполнение
Карточка заявки на
отгрузку
Согласование
Карточки заявки на
отгрузку
Проверка
правильности
Подписание
Карточки заявки на
отгрузку
Карточка заявки
на отгрузку
Карточка заявки
на отгрузку
согласованию
Карточка заявки
на отгрузку к
согласованию
Карточка заявки
на отгрузку к
проверке
Подписанная
Карточка заявки
на отгрузку
Подписанная
Карточка заявки
на отгрузку
Подписанная
Карточка заявки
на отгрузку
Карточка заявки
на отгрузку а
проверке
Карточка заявки
на отгрузку к
внесению в ИС
Карточка заявки
на отгрузку
Регистрация Карточки
заявки на отгрузку
Сформировать отчетность
Отчеты
Журнал заявок
Рисунок 8 Схема документооборота в транспортно-складском
отделе при отгрузки товаров по заявке клиента
Проанализировавши работу сотрудника, который ведет учет отгрузки
товаров по заявке клиента, был сделан вывод, что тратят на рутинную обработку
документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая
рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая – на
передачу документов на утверждение в бухгалтерию и руководству.
Временные характеристики которые описаны в процессов приведены в
таблице 9.
Таблица 9
38
Характеристики процессов
Действие
Среднее
количество
процессов за
рабочий день
Время,
необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Заполнение
карточки заявки
на отгрузку
товаров
25
5
125
Проверка
правильности
заполнения
карточки заявки
на отгрузку
товаров
25
2
50
Подписание
карточки заявки
на отгрузку
товаров у
руководства
отдела
25
1
25
Регистрация
карточки заявки
на отгрузку
товаров в
журналах
25
2
50
Формирование
отчетности по
отгруженным
товарам
1
50
50
ИТОГО, минут:
300
Выполнение материально-ответственным лицом отдела своих функций без
использования компьютеризированных информационных систем имеет огромное
количество недостатков:
1. ручная регистрация данных по сотрудникам отдела;
2. ручное заполнение карточки заявки на отгрузку товаров;
3. ручное заполнение журналов учета;
4. затрудненный поиск необходимых документов для передачи в другие
отделы компании ООО «ТЭК Викинг»;
5. низкая производительность труда сотрудников по учету отгруженных
товаров;