39
6. большая трудоемкость при заполнении журналов;
7. небольшая оперативность;
8. недостаток в организации при сборе и регистрации необходимой
информации;
9. неопределенность полученных результатов которые необходимы для
передачи в другие отделы и бухгалтерию компании.
Когда мы применим информационную систему в работе сотрудников
транспортно-складского отдела данный процесс сводится к вводе данных
карточки заявки на отгрузку товаров в информационную систему, включая все
необходимые данные.
В таблице 10 произведен расчет временных характеристик после внедрения
информационной системы.
Таблица 10
Ожидаемое время, затрачиваемое на обработку документов
после автоматизации
Действие
Среднее
количество
процессов за
рабочий день
Время,
необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Заполнение
карточки заявки
на отгрузку
товаров
25
2
50
Проверка
правильности
заполнения
карточки заявки
на отгрузку
товаров
25
1
25
Подписание
карточки заявки
на отгрузку
товаров у
руководства
отдела
25
1
25
Регистрация
карточки заявки
на отгрузку
товаров в
журналах
25
1
25
Формирование
1
5
5
40
Действие
Среднее
количество
процессов за
рабочий день
Время,
необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
отчетности по
отгруженным
товарам
ИТОГО, минут:
130
Проведя анализ мною был сделан вывод, что полученная экономия времени
составит приблизительно 2,85 часа каждый день.
Данная экономия позволит сократить издержки отдела, ликвидировав одну
должность сотрудника по учету отгруженных товаров, или оформить
дополнительное направление в его работе транспортно-складского отдела отдела.
Автоматизация учета отгруженных товаров позволит:
1. сократить загрузку сотрудников отдела;
2. осуществлять постоянное эффективное планирование работы отдела;
3. автоматизировано вести учет отгруженных товаров в транспортно-
складском отделе компании ООО «ТЭК Викинг»;
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
«Аудит информационной безопасности – системный процесс получения
объективных качественных и количественных оценок о текущем состоянии
информационной безопасности компании в соответствии с определенными
критериями и показателями безопасности» [5].
Система безопасности угроз в транспортно-складском отделе компании
ООО «ТЭК Викинг» непостоянна, потому, что потенциальные угрозы могут
появляться, исчезать, уменьшаться или нарастать. Все сотрудники отдела
принимающие в процессе обеспечения безопасности информации, выступают ка
большие и сложные системы, для каких довольно сложно определить уровень
необходимой безопасности.
41
В транспортно-складском отделе компании ООО «ТЭК Викинг»
используются такие меры по защите информации:
1. Окна и двери помещений технического отдела герметизированы
монтажной пеной.
2. Все сотрудники транспортно-складском отделе компании ООО «ТЭК
Викинг» наняты по договору, в котором есть пункт, гарантирующий
сохранение коммерческой тайны компании.
3. Установлена парольная защита на все информационные ресурсы,
используемые в транспортно-складском отделе компании ООО «ТЭК
Викинг».
4. Все помещения транспортно-складского отдела компании ООО «ТЭК
Викинг» оснащены новейшими системами охранной сигнализации.
5. Установлена система видеонаблюдения с сохранением записей в
течении 30 суток.
6. Между помещениями транспортно-складского отдела компании ООО
«ТЭК Викинг» установлены деревянные двери, во внешние
помещения ведет стальная дверь.
7. На всех компьютерах компании установлен антивирус Kaspersky
Hosted Security.
8. В транспортно-складском отделе компании ООО «ТЭК Викинг»
используется только закупленное лицензионное программное
обеспечение.
9. Вся документация хранится у начальника отдела в несгораемом
сейфе.
10. Все помещения отдела оснащены системами противопожарной
сигнализации.
На аппаратном уровне используются:
1. ключи серии HASP;
2. Специализированная сеть хранения;
3. Дисковые хранилища;
42
4. Комбинированные USB ключи.
На программном уровне предпринимается управление доступом на основе
ролей в службе каталогов Microsoft Active Directory, а также при доступе к СУБД.
Данная служба дает возможность системному администратору отдела
производить управление логинами и паролями пользователей:
1. Для каждого пароля устанавливается срок его действия;
2. Система не дает возможности для задания короткого или простого
пароля;
Для защиты компьютеров находящихся в локально-вычислительной сети в
отделе применяется лицензированный пакет Kaspersky Hosted Security, который
выполняет следующие функции:
1. Защита от хакерских атак;
2. Защита от фишинга;
3. Сетевой экран;
4. Безопасная работа с электронной почтой;
5. Защита от массовых спам-рассылок.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рынок информационных систем изобилует большим выбором и
возможностями программных продуктов. Важным моментом, является знание
того, что информационные системы могут представлять собой так называемый
«коробочный продукт», когда ЭИС подбирается под типовые задачи и заказной,
когда ЭИС пишется под конкретные специфические потребности предприятия
[11].
На сегодняшний день на рынке представлен широкий спектр
информационных систем для учета товарно-материальных ценностей, как
западных, так и отечественных.
43
Учет отгрузок готовой продукции осуществляется путем использования
программ бухгалтерского учета. Среди существующих систем управления
складами принципиально можно выделить три основных класса систем. Заказные
системы обычно внедряются на крупных складских комплексах со сложной
технологией выполнения операций. Информационные системы представлены
ниже в таблице 11.
Таблица 11
Сравнительная таблица исследуемых финансовых программных
продуктов (ПП) по критериям
1.
Название
системы
АРМ «1С:
Предприятие
8»
АРМ
«Галакти
ка BI»
АРМ
«ИНТАЛЕВ
:
Корпорати
вный
менеджме
нт»
Собственн
ая
разработк
а
2.
Фирма-
разработчик
сравниваемого
АРМ
ООО «1С»
Корпораци
я
«Галактик
а»
ГК
«ИНТАЛЕВ»
Разработчи
к
3.
Назначение ПП
автоматизирован
ного рабочего
места
Управление
деятельностью
складом
компании
Управлени
е
деятельно
стью
складом
компании
Управление
деятельнос
тью
складом
компании
Управление
деятельнос
тью
складом
компании
4.
Набор решаемых
задач Армом
Финансово-
экономический
анализ
предприятие и
ведение
складского
учета
Финансово
-
экономиче
ский
анализ
предприят
ие и
ведение
складского
учета
Финансово-
экономичес
кий анализ
предприяти
е и ведение
складского
учета
ведение
складского
учета
5.
Наличие Демо-
версии для АРМ
на сайте
разработчика и
возможность ее
скачивания
Присутствует
Присутству
ет
Отсутствует
Нет
6.
Наличие
документации,
руководства
пользователя
Присутствует
Присутству
ет
Присутству
ет
Разрабатыв
ается по
запросу
заказчика
7.
Совместимость с
дополнительным
Нет
совместимости
Совместим
ость с
Нет
совместимо
Совместимо
сть с
44
1.
Название
системы
АРМ «1С:
Предприятие
8»
АРМ
«Галакти
ка BI»
АРМ
«ИНТАЛЕВ
:
Корпорати
вный
менеджме
нт»
Собственн
ая
разработк
а
и
разрабатываемы
ми модулями
всеми
базами 1С
сти
платформо
й 1С
8.
Требования к
техническому
обеспечению
Операционная
система
Microsoft
Windows XP до
10
Операцион
ная
система от
Windows
XP до 10,
Linux
Операцион
ная система
Microsoft
Windows XP
до 10
Операцион
ная система
от Windows
XP до 10,
Linux
9.
Обеспечение
безопасности
Нет данных
Нет
данных
НЕТ
Нет
10
Стоимость
информационной
системы
управления
складским
учетом
транспортно-
складским
отделом
62000руб.
28600руб.
64000руб.
5120руб.
При проведении анализа стало понятно, что во всех программных системах
присутствует ненужный для учета отгружаемых товаров функционал, который
будет лишним в исследуемом отделе в силу рассмотренных бизнес-процессов.
В связи с этим, транспортно-складскому отделу компании ООО «ТЭК
Викинг» совсем не подойдут продукты таких компаний:
1. «Галактика BI»,
2. «ИНТАЛЕВ».
Разработанные информационные системы являются очень сложными в
работе и потребуют модификации учета материалов технического отдела под свое
ПО. При этом собственная разработка информационной системы на
рассмотренных программных продуктах будет нерентабельной из-за их
дороговизны и требования большого количества сотрудников для поддержки
эксплуатации в фазе сопровождения.
45
В нашем случае, становится очевидным, что для ведения учета
отгружаемых товаров по заявкам клиентов нам необходимо разработанное
программное обеспечение под заказ, так как а деятельность по учету отгрузок в
компании обладает своими особенностями.
Также, мой выбор отечественной информационной платформы на базе 1С
обосновывается тем фактором, что она позволяет разрабатывать конфигурацию для
любого бизнес процесса который необходим транспортно-складскому отделу.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Суждение стратегии автоматизации подключает к себе базовые принципы,
которые используются при автоматизации компании [15]. В ее составе будут
присутствовать такие компоненты:
1. цели деятельности транспортно-складского отдела компании и
способы их автоматизации;
2. установление способа автоматизации отдела;
3. долгосрочная политика - комплекс используемых внутренних
нормативов, которые имеют поддержку в транспортно-складском
отделе;
4. проведенные разграничения как финансовые, так и временные;
5. процедуры по управлению изменений планирования деятельности
отдела.
Стратегия используемая при автоматизации учета в транспортно-складском
отделе компании в первую очередь должна соответствовать приоритетам и
задачам которые компания использует в своей производственной деятельности.
Отдел компании, который принял решение о проведении самостоятельной
разработки системы автоматизации учета отгружаемых товаров по заявке
клиентов, должен вы брать для себя стратегию из некоторых вариантов:
Хаотичная: в данной стратегии мы автоматизируем отдельные задачи,
которые не связанные между собой операциями, выполняемые как одним, так и
многими сотрудниками. Недостаток данной стратегии – наличие
46
неавтоматизированных участков, которые не дадут возможность правильного
функционирования [7].
Автоматизация по участкам являет собой процесс автоматизации
необходимых задач в отдельных отделах компании, которые объединены по
некоторому функциональному признаку. В этом случае подразумеваем выбор
одной или нескольких бизнес задач, которые будут решаться сотрудниками
отдела, не привязывая ее к существующим в компании бизнес-процессам.
Рассматриваемая стратегия выгодна в том случае, когда компания не имеет
необходимых средств для внедрения системы комплексной автоматизации, при
этом есть участки, автоматизация которых приведет к значительному
экономическому эффекту.
Автоматизация по направлению разнится от автоматизации по
участку тем, что намеревается участие в данном процессе всех организационных
отделов компании, деятельность которых завязана на автоматизируемым
направлением. Данная автоматизация предполагает автоматизацию одного
бизнес-процессов от начала до конца;
Полная автоматизация предполагает автоматизацию всех функций
управления и всех бизнес-процессов компании. В данном подходе будет
максимальная эффективность получаемая от внедрения системы автоматизации
(по сравнению с автоматизацией по участку и по направлению), но при этом
увеличивается стоимость системы и возникают значительные требования к
процессу в управлении внедрения системы в компании.
После проведения анализа мною было принято решение, что для создания
информационной системы по учету отгружаемых товаров в транспортно-
складском отделе анализируемой компании лучше всего подходит стратегия
автоматизации «по направлению», в связи с тем, что в разрабатываемом процессе
участвуют разные отделы компании ООО «ТЭК Викинг».
47
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Рассмотрим варианты которые можно использовать при приобретении
информационной системы для автоматизации учета в транспортно-складском
отделе компании:
1. Покупка готовой информационной системы. Преимущества - данное
решение настроено, включает минимальное количество ошибок при работе
системы системе, и необходимо мало времени на внедрение в отделе [8].
2. Разработка системы для транспортно-складского отдела под заказ. В
данном случае мы получаем готовую систему для отдела. Но при этом получим
такие недостатки: большие сроки разработки системы, большая стоимость
значительной, наличие скрытых дефектов.
3. Покупка и доработка информационной системы. Мы получаем
платформу системы, которую можем постоянно дорабатывать по мере
возникновения новых бизнес процессов в отделе.
Недостатки: решение не полностью соответствует потребностям
технического отдела.
4. Собственная разработка информационной системы. При таком
варианте решения мы получим систему, которая полностью будет удовлетворять
нуждам отдела.
Таким образом, для транспортно-складского отдела наилучшим решением
является покупка и доработка готовой информационной системы, так как
тратится меньше средств на её доработку, при доработке системы есть
возможность её адаптировать.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение компании это самый важный элемент ИС и
ИТ. Он предназначен для отображения всей информации, которая характеризует
48
состояние исследуемого объекта и является основой при принятия
управленческих решений в компании. Информационное обеспечение – это
создание информационных условий для функционирования системы, обеспечение
ее всей необходимой информацией, введение в систему средств для поиска,
получения, хранения, накопление, передачи, обработки необходимой информации
[6].
Для информационного обеспечения установим такие требования:
1. Самодостаточность для поддержания всех автоматизируемых
функций;
2. При кодировании необходимо разработать общепринятые
классификаторы;
3. При кодировке входной и выходной информации используем
классификаторы необходимого уровня;
4. Необходимо проведение совместимости разрабатываемых
справочников для взаимодействия с информационной системой
бухгалтерии компании.
Информационная система должна иметь такие модули:
1. Авторизации сотрудников в информационной системе;
2. Модуль работы с разработанными справочниками;
3. Модуль поиска;
4. Модуль для формирования разрабатываемых отчетов;
5. Модуль для проведения ввода и редактирования всех необходимых
данных.
Входными документами для учета отгружаемых товаров в транспортно-
складском отделе является товар-транспортная накладная которая поступает из
бухгалтерии компании.
К выходным документам которые будет формировать информационная
система по учету отгруженных товаров будут относится:
1. Маршрутный лист;
2. Экспедиторская расписка;