17
• Составление и сдача персонифицированного учета в пенсионный фонд,
личных сведений по НДФЛ;
• Подготовка бухгалтерской документации для архивирования;
• Проведение работ по формированию, ведению и хранению
бухгалтерских данных;
• Выполнение различных служебных поручений главного бухгалтера
или генерального директора.
В должностные обязанности сотрудника ИТ-отдела входит:
установка на серверы и рабочие станции программного
обеспечения;
интеграция программного обеспечения на файл-серверах,
серверах систем управления базами данных и на рабочих станциях;
поддержка рабочее состояние программного обеспечения сервера
и рабочих станций;
регистрация пользователей, назначение идентификаторов и
паролей;
обучение пользователей работе в сети, ведению архивов;
составление инструкции по работе с сетевым программным
обеспечением и доведение их до сведения пользователей.
контроль использования сетевых ресурсов;
организация доступа к локальной и глобальной сетям.
Юрисконсульт выполняет проверку всех акций или мероприятий
проводимых в компании, для установления из законности по правовым
аспектам законодательства РФ.
Основными задачами секретариата являются организационные и
документационное обеспечение управленческой деятельности. Секретарь
подчиняется непосредственно директору предприятия.
Сервисный отдел - Поддерживает производственные ресурсы в рабочем
состоянии. Обеспечивает и повышает качество продукции.
18
Складская логистическая служба– отвечает за закупку и хранение
расходных материалов и компонентов для ремонта.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
На рисунке 2 показана техническая архитектура ПАО «Мосэнергосбыт».
Структура представляет собой комплекс серверов, свитч,
маршрутизатор и АТС. Основным брандмауэром в системе является
программный блейд Check Point Firewall, он выполняет: контроль доступа,
проверку аутентификации, преобразование сетевых адресов, работу в режиме
моста. В качестве маршрутизатора используется Cisco Серия ISR 4000- это
маршрутизатор с высоким уровнем безопасности, машинное обучение и
облачное управление безопасностью. Он отвечает за связь с провайдером и
выступает в качестве голосового шлюза
2
.
В качестве коммутатора используется NETGEAR GS748TEU, а в
качестве АТС используется цифровая офисная Avaya IP Office 500v2.
Рисунок 2. Техническая архитектура ПАО «Мосэнергосбыт»
2
Исаев Г.А.: Проектирование информационных систем. Учебное пособие, - М., Омега-Л, 2015 г., 424 с.
19
Программная архитектура ПАО «Мосэнергосбыт» изображена на
рисунке 3.
Рисунок 3. Программная архитектура ПАО «Мосэнергосбыт»
На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная
система Microsoft Windows 7 Enterprise, а также используется Microsoft Office
2010 Professional. Защиту компьютеров от вирусов обеспечивает Kaspersky
Enterprise Space Security. В качестве корпоративной почты используется
система Microsoft Exchange Server 2010. ИС по учету и контролю исполнения
заявок обеспечивает BMC Remedy ITSM.
В ПАО «Мосэнергосбыт» используется «1С Управление Производством
Предприятия» версии 8.2. Решение позволяет организовать единую
информационную систему для управления деятельностью предприятия:
мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, финансами,
персоналом, включая расчет заработной платы, отношениями с покупателями
20
и поставщиками, продажами, закупками, складом (запасами), основными
средствами и планированием ремонтов.
1С:Предприятие — программный продукт компании 1С,
предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.
Первоначально 1С:Предприятие было предназначено для автоматизации
бухгалтерского и управленческого учетов (включая начисление зарплаты и
управление кадрами), но сегодня этот продукт находит свое применение в
областях, далеких от собственно бухгалтерских задач
3
.
"1C:Управление производственным предприятием 8" является
комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры
управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет
организовать комплексную информационную систему, соответствующую
корпоративным, российским и международным стандартам и
обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия
4
.
Платформа 1С:Предприятие 8.2 предлагает 2 вариант работы АИС:
файловый и клиент серверный вариант. Клиент-серверный вариант
предназначен для большого количества пользователей, обеспечивает
большую скорость обработки операций, чем файловый вариант. Благодаря
совместному использованию СУБД и кластера серверов, возможно обеспечить
высокую производительность и стабильность работы АИС.
Разработка независимой системы на платформе 1С:Предприятие
потребует на порядок меньших затрат чем приобретение крупных готовых
программных продуктов, малую необходимость в обучении, высокую
интегрируемость, максимальную наглядность и полное решение
поставленных задач, что делает этот вариант самым выгодным для
автоматизации бизнес-процесса управления персоналом.
3
Брюс Тейт: Семь языков за семь недель. Практическое руководство по изучению языков программирования,
- М., Издательство: ДМК-Пресс, 2014 г., 384 стр.
4
Курлов А.А, Петров Е.А.: Методология информационной аналитики, - М.,Проспект, 2014 г., 384 с.
21
Такой программный продукт поможет повышению эффективности
труда рабочих, сможет привести к сокращению трудоёмкости в процессе
обработки первичных кадровых документов и составления необходимых
сопроводительных документов, контроля выполнения и планирования
5
.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На больших предприятиях учетом и оформлением состава занимается
отдел кадров.
Целью отдела кадров становится обеспечение достижения целей
компании путем ее наполнения необходимыми кадрами и эффективного
применения их опыта, знаний, квалификации, мастерства, работоспособности
и творческого потенциала.
Все сотрудники службы по управлению персоналом имеют высшее
образование. Начальник отдела кадров имеет профильное образование и
неоднократно проходил курсы повышения квалификации. Работу по
управлению персоналом стараются строить на основе научного современного
подхода к управлению персоналом, но зачастую вся деятельность сводиться к
правильному оформлению кадровой документации, а текучесть кадров
говорит о том, что работа с персоналом поставлена не на самом высоком
уровне.
Главными задачами отдела кадров становятся:
• Отбор, набор и наем персонала нужной квалификации и в требуемом
объеме;
• Организация эффективной системы штатных подчиненных;
• Составление карьерных планов сотрудников;
• Составление кадровых технологий и т.п.
5
Чистов Д.А: Экономическая информатика (для бакалавров). Учебное пособие, - М., Кнорус, 2014 г., 512 с.
22
Сегодня перед службой по управлению персоналом ставятся новые
задачи. Так, например, в ее работе увеличивается удельный вес функции
прогнозирования потребности в персонале как с точки зрения количественной,
так и - качественной. Перед ней стоят задачи опережающей подготовки
персонала. Кроме того, традиционные формы работы с резервом должны быть
дополнены планированием карьеры.
Изменения в деятельности предприятия, его стратегические ориентиры
безусловным образом определяют политику кадровой службы. Анализируя
деятельность службы по управлению персоналом, можно сделать вывод, что
руководство понимает, что успех работы предприятия обеспечивают
работники, занятые на нем.
Но есть еще очень важные задачи, которые так же должен решать отдел
кадров:
1. Адаптация персонала. В компании наблюдается некоторая текучесть
кадров основного персонала, поэтому нужно очень тщательно следить за
адаптацией принятого нового персонала.
2. Профилактика и ликвидация конфликтов.
3. Разработка систем вознаграждения и мотивации эффективной
деятельности.
Как и в любой организации, в данной организации есть отдел кадров,
который осуществляет следующие функции:
оформление новых сотрудников;
оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри
предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
разрабатывает критерии отбора персонала;
распределяют новых работников по рабочим местам;
проведение собеседований с сотрудниками;
хранение документации относительно действующих
сотрудниках;
23
работа с пенсионным фондом и с другими государственными
структурами;
изменение персональных данных о сотрудниках;
составление кадровых документов;
составление различных стандартных форм.
В отделе кадров имеется входная и выходная информация. Работнику
отдела кадров при необходимости нужно сформировать поток документов
относительно сотрудников. На сегодняшний день в отделе кадров в основном
для учета личных данных используется стандартные офисные приложения:
текстовые редакторы, электронные таблицы и т.п. кроме того, не редки случаи
хранения данных на бумажных носителях в подшитых папках для отдельных
сотрудников. Данные методы не эффективны поскольку требуется
значительные затраты времени при создании отчетности для руководителей
предприятия, для пенсионного фонда или для других потребителей
информации из отдела кадров. При хранении информации на бумаги
возникают и другие сложности, такие как необходимость наличия помещения
для хранения информации, ее структурирование, поскольку в ином случае
затруднителен поиск информации.
Начальник отделка кадров проводит аттестацию сотрудников
компании. В настоящее время именно функция учета проведения аттестаций,
сохранения их результатов является неавтоматизированной, поэтому будет
рассматриваться в качестве задачи автоматизации как одна из составляющих
функций автоматизированного рабочего места начальника отдела кадров.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Основные процессы, протекающие в отделе кадров рассматриваемой
организации:
поиск и прием персонала;
планирование, регистрация и учет рабочего времени;
подготовка персонала и повышение квалификации;
24
управление и регистрация переводов персонала;
увольнение персонала;
Почти каждый из данных процессов, протекающих в отделе кадров
может разбить еще на подпроцессы. Наиболее удобная форма представления
информации относительно протекающих бизнес-процессов это диаграммы
стандарта IDEF0.
В настоящее время IDEF0-модели получили широкое распространение
за счет своей универсальности и строгости. IDEF0-модель в общем виде
представляет собой набор согласованных диаграмм, каждая из которых
состоит из взаимосвязанных блоков.
IDEF0-модель предназначена для графического моделирования
процессов. Она используется для создания функциональной модели, которая
будет отображать основные функции и структуру системы в целом, также
будет отображать потоки информации, потоки материальных объектов,
связывающие данные функции. Отличительная возможность данной модели
от других заключается в том, что в IDEF0-модели есть возможность
отображать не только входы и выходы каждого блока, но и «управления» и
«механизмы». Результатом применения IDEF0-модели является модель,
которая состоит из диаграмм различного уровня декомпозиции
6
.
Так же отображаются все сигналы управления, которые на DFD
(Диаграмме Потоков Данных) не отображались. Данная модель является
одной из самых прогрессивных моделей и используется при организации
бизнес проектов и проектов, основанных на моделировании всех процессов
как административных, так и организационных
7
.
Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно
представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 4-8.
6
Цуканова О. А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие – СПб.:
Университет ИТМО, 2015. 100с.
7
Дейтел, Дейтел: Как программировать на Visual C# 2012. Включая работу на Windows 7 и Windows 8, - М.,
Питер, 2014 г., 864 с.
25
Контекстная диаграмма, представленная на рисунке 4, отображает
общую концепцию процессов, а именно отображает входную и выходную
информацию (документацию), а также кто выполняет данные функции и кто
регулирует и контролирует их выполнение.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса управления персоналом
Регулировать выполнение может как отдельное лицо, так и
законодательные акты или другие документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
приказы;
бланки;
документы соискателей;
штатное расписание;
программы СП;
заявления;
резюме.
26
Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего
руководства (например, приказ на увольнение или приказ на прием
сотрудника).
Бланки – формы стандартных документов. Необходимы для
оформления стандартной отчетности.
Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства
в любую организацию (паспорт, трудовая книжка и т.п.)
Заявления – документы написанные сотрудниками и поданные в отдел
кадров (например, заявление на увольнение по собственному желанию)
Декомпозиция процесса управления персоналом представлена на
рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция диаграммы процесса управления персоналом
Рассмотрим функции начальника отдела кадров (рисунок 6).