27
Рисунок 6. Деятельность начальника отдела кадров
Декомпозиция процесса представлена на рисунке 7.
Рисунок 7. Декомпозиция деятельности начальника отдела кадров
28
Как видно из схемы, основной функцией начальника отдела кадров
является контрольная, однако начальник отдела кадров также проводит
аттестацию сотрудников компании (рисунок 8).
Рисунок 8. Проведение аттестации
Для проведения аттестации работников, работодатель утверждает
внутренний нормативный акт (или положение), включающий в себя:
• Порядок, сроки и форму проведения аттестации;
• Состав аттестационной коллегии и порядок ее создания;
• Группы аттестуемых работников;
• Группы работников, не подлежащих аттестации;
• Критерии оценки работников (некую систему нахождения
соответствия работника указанной должности путем выделения
соответствующих оценок и/или баллов; выбор количества правильных ответов
в процентном соотношении, определяющего успешное прохождение
указанной аттестации);
• Типы решений, принимаемых после проведения аттестации и
специфика их принятия;
29
• Остальные положения, которые, по мнению работодателя, улучшат
эффект от проведения данной процедуры
. С внутренним нормативным актом, отражающим порядок проведения
аттестации, работника нужно ознакомить под роспись.
Важно понимать, что в случае начала трудового спора работодатель
будет должен предоставить доказательства того, что работник был уведомлен
о возможности оценки результатов его деятельности и его личных деловых
качеств в рамках проведения аттестации, и что по ее результатам может
следовать увольнение работника (постановление Верховного Суда РФ от 04
июня 2004 года № 5-В03-82).
По итогам реализации вышеуказанных действий, работодатель,
руководствуясь внутренним нормативным актом, утверждает график
проведения аттестации и доводит его до сведения всех аттестуемых
сотрудников не позднее, чем за месяц до дня аттестации.
В графике нужно указать дату и время аттестации, а также дату передачи
в аттестационную комиссию нужных документов. Как правило, состав
аттестационной комиссии бывает следующим: председатель, заместитель
председателя, секретарь и члены комиссии. Председателем комиссии обычно
назначается руководитель организации или его заместитель, а членами
комиссии руководители различных структурных подразделений.
Рекомендуемое количество членов комиссии: минимум три,
максимальным пределом не ограничено. Работодатели, деятельностью
которых является множество различных направлений или у которых имеются
крупные по штатной численности работников обособленные структурные
подразделения, для удобства проведения процедуры аттестации могут создать
несколько аттестационных комиссий (для головного подразделения и
обособленных структурных подразделений организации). При этом в
локальном нормативном акте, регламентирующем проведении аттестации,
необходимо указать порядок, в соответствии с которым в обособленном
подразделении создается комиссия, полномочия должностных лиц, в неё
30
входящих, а также регламентировать иные возникающие в процессе
аттестации вопросы.
В состав аттестационной комиссии обязательно должен быть включен
представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной
организации (при его наличии, и кроме случаев, когда по итогам проведения
аттестации увольнение работников локальным нормативным актом не
предусмотрено).
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Рассмотрим процесс введения документооборота на предприятии.
Специалист по персоналу собирает данные о кандидате (паспортные данные,
данные о предыдущих местах работе и др.), формирует приказ о принятии на
работу.
В случае, если сотрудник уходит отпуск, специалист по персоналу
принимает заявление от сотрудника, согласованное руководителем его
структурного подразделения и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер
производит расчёт суммы отпускных по среднему заработку сотрудника и
направляет соответствующие документы в финансовые отдел для расчёта с
сотрудником.
Если сотрудник отсутствовал на работе в связи с болезнью, специалист
по персоналу оформляет соответствующие документы, а бухгалтер проводит
расчёт заработной платы в конце периода, учитывая дни, в которые сотрудник
отсутствовал на рабочем месте.
При увольнении сотрудника, специалист по персоналу принимает
заявление от сотрудника, согласованное руководителем его структурного
подразделения и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер производит
расчёт заработной платы в соответствии с количеством фактически
отработанных дней за период.
На основании всех выше перечисленных процессов заместитель
генерального директора по персоналу подготавливает соответствующие
31
отчёты, отражающие основные количественные показатели по персоналу и
отчислениям для контролирующих органов.
На основе построенное диаграммы можно сделать вывод о
необходимости разработки собственной АИС, прототипом которой будут
являться информационные системы кадрового менеджмента, которые
наиболее полно реализует потребности в автоматизации данного бизнес-
процесса.
Схема документооборота документов приведена на рисунке 9.
Рисунок 9. Схема документооборота
Проанализировав построенную выше схему документооборота,
сформируем таблицу с показателями временных затрат на решение задачи
управления персоналом без автоматизации (таблица 2)
Таблица 2
32
Показатели затрат на задачу без автоматизации
Аспект деятельности
Частота
повторение в
месяц
Количество
занятых
сотрудников
Временные
затраты
Приём сотрудника на работу
15
1
3 часа
Перевод сотрудника в другое
подразделение / на другую
должность
12
1
2 часа
Увольнение сотрудника
15
1
3 часа
Оформление больничного листа
10
2
1 час
Оформление отпуска
10
2
1 час
Расчёт заработной платы
1
2
12 часов
Формирование отчётов
4
2
6 часов
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник отдела кадров
около 28 часов тратит на подготовку документов, что не является
рациональным использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме. Проведем расчет ожидаемого
эффекта от внедрения средств автоматизации. В случае использования
вычислительной техники данный процесс сводится к вводу данных в
приложение и получению общего отчета.
В таблице 3 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 3
Расчет эффекта внедрения
Аспект деятельности
Частота
повторение в
месяц
Количество
занятых
сотрудников
Временные
затраты
Приём сотрудника на работу
15
1
0
33
Аспект деятельности
Частота
повторение в
месяц
Количество
занятых
сотрудников
Временные
затраты
Перевод сотрудника в другое
подразделение / на другую
должность
12
1
0
Увольнение сотрудника
15
1
3 часа
Оформление больничного листа
10
2
0
Оформление отпуска
10
2
0
Расчёт заработной платы
1
2
6 часов
Формирование отчётов
4
2
0
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет
около 19 часов (28-9=19 часов) ежедневно, что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников отдела кадров.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия
в настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения. Основной
организационной мерою является использование и строгое следование
положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом. Одновременно
система доступа выполняет и функции системы контроля прибытия и убытия
персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации магнитных карт.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие
места сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия. Первому
доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр статистики работы
считывателей, администратор же полностью управляет системой.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его
эксплуатацию;
34
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего
дня они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов,
они сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится
только работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер,
должность и фамилия сотрудника.
Так же системный администратор компании регулярно делает резервное
копирование (бэкапы) всей информации. Резервное копирование нужно
делать регулярно, перед каждой операцией, подразумевающей вмешательство
в работу компьютера. Например, перед переустановкой операционной
системы или обновлением программного обеспечения.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Существует несколько систем для автоматизации подобных задач. Как
один из вариантов – это автоматизированные системы управления
предприятиями, одной из подсистем данной системы является управление
кадрами на предприятии.
Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) —
комплекс программных, технических, информационных, лингвистических,
организационно-технологических средств и действий квалифицированного
35
персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления
различными видами деятельности предприятия, частный случай
автоматизированной системы управления.
Краткая характеристика системы Босс-Кадровик.
Программное обеспечение «БОСС-Кадровик» является
автоматизированной системой управления персоналом.
Полнофункциональное решение «БОСС-Кадровик» позволяет
оптимизировать менеджмент человеческих ресурсов на крупных
предприятиях, в холдингах, в развивающихся средних компаниях. В
зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из
пользователей имеет свои права санкционированного доступа к справочникам
и данным. Продукт предназначен для руководителей организаций, линейных
менеджеров, HR-директоров и менеджеров по персоналу, инспекторов
отделов кадров, табельных бюро и ВУС, инспекторов отделов труда и
заработной платы, главных бухгалтеров и бухгалтеров расчетной части,
рядовых сотрудников.
Высокопроизводительная система «БОСС-Кадровик» позволяет
обрабатывать информационные массивы по персоналу численностью в
десятки и сотни тысяч сотрудников, организовывать одновременную работу
сотен пользователей, включая расчет зарплаты.
36
Рисунок 10. Управленческие возможности БОСС-Кадровик
«БОСС-Кадровик» ориентирован на компании с холдинговой
структурой, на крупные промышленные предприятия и на динамично
развивающиеся корпорации.
Политика лицензирования также позволяет использовать мощный
инструментарий «БОСС-Кадровик» и на предприятиях малого и среднего
бизнеса.
История развития системы началась в 1993 году. Будучи первоначально
заказной системой, уже через несколько лет "БОСС-Кадровик" стал тиражным
продуктом, соответствующим всем требованиям, предъявляемым к продуктам
подобного рода руководством предприятий, службами управления
персоналом.
На сегодняшний день ЗАО "БОСС. Кадровые системы" (Москва, РФ)
является обладателем прав на систему и основным центром разработки. На
территории Беларуси представителем интересов ЗАО "БОСС. Кадровые
системы" и центром разработки является компания ООО "Интеллектуальные
технологии и системы".