17
В качестве СУБД для ПО Парус используется Microsoft SQL Server. В
состав программного обеспечения SQL Server входят следующие компоненты,
инструменты и утилиты:
− Собственно, само хранилище данных, которое организовано в
соответствии с реляционной моделью представления информации с повышенной
производительностью и поддержкой более 30 типов хранимых данных.
− Сервисы по репликации данных для организации распределенных
систем хранения и обработки информации, что позволяет распараллеливать
хранилища данных, увеличивает доступность систем, скорость их работы и
позволяет интегрировать ПО с другими базами данных, например, Oracle.
− Сервисы по управлению уведомлениями о состоянии данных, ПО,
изменения данных и другой служебной, и не только, информации на различные
устройства, выступающие в роли потребителей данных, особое внимание
уделено гибкости настроек уведомлений и скорости их отправки.
− Широкие возможности по переносу данных (извлечение, загрузка,
преобразование из одного формата в другой и т.п.).
− Использование аналитической обработки в реальном времени
(OLAP) для организации скоростного анализа больших объемов информации, в
том числе и смешанных данных в многомерной модели.
− Сервисы для настройки, формирования и отправки отчетов
различными способами: от вывода на печать до отправки по электронной почте
и вывода в виде интерактивных html-страниц.
− SQL Server имеет огромные возможности для настройки сервера.
Возможности по настройке отлично интегрируются с системными
возможностми настройки ОС Windows, такие как Microsoft Operations Manager
(MOM) и Microsoft Systems Management Server (SMS).
− Использование стандартных и распространённых протоколов и
драйверов для доступа к данным позволяет подключаться к SQL server
практически из любого ПО, написанного на любом языке программирования с
использованием стандартного набора библиотек.
18
− Помимо всего прочего в SQL Server имеются собственные
инструменты для разработки ядра базы данных и работе с хранимой
информацией.
Для выполнения работ, связанных с обслуживанием веб-сайта компании,
расширения его функционала и устранения ошибок в работе программисты
используют среду разработки PhpStorm, которая представляет собой
интеллектуальный редактор для PHP, HTML и JavaScript с возможностями
анализа кода, предотвращения ошибок в коде и автоматизированными
средствами рефакторинга для PHP и JavaScript.
Для обеспечения работы веб-сайта на сервере запущен веб-сервер Apache
и СУБД Mysql. Также для удобства работы над сайтом нескольких
программистов используется система контроля версий Git.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов компании воспользуемся функционально-
структурным моделированием ее деятельности. В качестве основной
методологии построения функциональных моделей выступает IDEF0.
Истоки этой методологии идут от американской военной
промышленности. Военные создали этот подход для того, чтобы более успешно
развивать промышленное производство военной техники. Когда они
проектировали и просчитывали работу заводов они заметили, что
проектировщики выполняют повторяющиеся действия при разработке систем
управления заводами. Поэтому было решено создать некоторые чертеж, который
бы в простой, и в то же время наглядной форме мог показать функциональное
наполнение подсистем управления, взаимосвязи между ними и потоки данных.
Для этого был создан некий стандарт описания бизнес-процессов, который в
дальнейшем был преобразован в методологию IDEF0 [16].
19
Главное отличие данного подхода от всех, которые были для него –
указание не только стандартных потоков входа и входа, а также дополнительных
потоков в виде входов. То есть в IDEF0 выделяют три входа и один выход для
каждого бизнес-процесса. Входные потоки разделяются по виду того, что они
отображаются и имеют соответствующие названия.
Первый вход, который так и называется вход, отображает ту
информацию, данные и объекты, которые преобразуются в входе выполнения
процесса. Это могут быть сырье и комплектующие, входящее сообщение от
какого-либо источника и т.п.
Второй вход, который называется управление, показывает объекты,
которые задают правила исполнения бизнес-процесса, чаще всего это
нормативные документы, стандартны на исполнение бизнес-процессов,
инструкции и регламенты.
Третий вход, называемый механизмом, отображает объекты,
выполняющие бизнес-процесс. В большинстве случаев это сотрудники
компании, технические устройства и средства, программное обеспечение.
Выход бизнес-процесса – это то, что образуется в результате его
выполнения. То есть, грубо говоря, на выходе отображают те объекты, которые в
процессе выполнения бизнес-процесса механизмы получают из входных
объектов в соответствии с правилами его выполнения [15].
IDEF0 представляет собой связанные диаграммы, которые показывают
систему с разной степенью детализации. Построение такой модели начинается с
диаграммы, на котором моделируемая деятельность представляется как единое
целое. Данную диаграмму называют контекстной [17].
Контекстная диаграмма исследуемой деятельности ООО «Альфа тренд»
изображена на рисунке 4.
20
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности ООО
«Альфа тренд» выступают прайс-листы производителей, товары от
производителей, заявки клиентов и данные транспорта компании. Результатом
рассматриваемой деятельности является доставленные товары, а также ряд
документов: договоры с производителями, договоры с клиентами, маршрутные
листы, счет-фактуры и финансовые отчеты.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
сотрудники отделов компании: отдела закупок, отдел по работе с клиентами,
отдела логистики, склада и бухгалтерии.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
21
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют пять основных бизнес-процессов:
− работа с производителями;
− складское хранение;
− работа с клиентами;
− организация поставок;
− формирование отчетности.
На основании заключенных договоров с клиентами, отчетов о складских
остатках и прайс-листов производителей, отдел закупок заключает с
производителями договоры на покупку необходимых товаров. Затем склад
организует прием и хранение этих товаров. Менеджеры по работе с клиентами
выполняют все процессы по продаже товаров и заключению договоров с
клиентами. В соответствии с заключенными договорами отдел логистики
организует поставки. Заключительным бизнес-процессом является
формирование отчетности, которые выполняется бухгалтерией.
22
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается создание
информационной системы автоматизации управления поставками.
Для более наглядного описания задачи автоматизации бизнес-процесс по
организации доставок был подвергнут декомпозиции. Соответствующая
диаграмма представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции процесса «Организация поставок»
Организация поставок включает следующие этапы:
− анализ потребностей клиентов;
− составление графика поставок;
− распределение транспорта на поставки;
− доставка товаров транспортом.
Сначала сотрудники отдела логистики выполняют анализ потребностей
клиентов, цель данного этапа – получить список того, что в принципе
необходимо доставить клиентам и в какие сроки.
23
Затем сотрудники отдела логистики составляют график поставок,
учитывая при этом наличие того или иного товара на складе. После того, как
график поставок составлен, на поставки назначаются автомобили из имеющего
автопарка компании, формируются маршрутные листы и счет-фактуры.
В качестве входных данных для автоматизируемых процессов выступают
данные о товарах, которые необходимо доставить, об автомобилях, которые
составляют автопарк компании и данные о складских остатках компании.
В качестве выходных данных выступает график поставок, а также
маршрутные листы и счет-фактуры.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации управления поставками предполагает
использование вычислительной техники для своего решения, т.к. это позволит
увеличить производительность труда сотрудников отдела логистики.
Рассмотрим текущую схему документооборота при формировании графика
поставок и маршрутных листов (Рисунок 7).
Водите ли
1. Выгрузка новых
договоров с
клиентами
2. Распределение
поставок по датам
4. Печать
маршрутных листов
5. Передача
маршрутного листа
во дит елю
Общий список
потр ебнос тей
График поставок
по датам
График поставок
по автомобилями
Маршрутные
листы
Лог ист
3. Распределение
автомобилей по
датам
Маршрутные
листы
Рисунок 7 – Схема документооборота графика поставок
24
Список потребностей клиентов в виде новых заключенных договоров на
сегодняшнюю дату (или на любую другую) логист выгружает из
информационной системы учета заказов клиентов ПО «Парус». Данный список
представляет собой перечень всех договоров с указанием необходимых данных:
номеров заказов, общего веса всего товара, комментарии менеджера по работе с
клиентами и пр. Данный список выгружается в формате Microsoft Excel.
После этого логист распределяет поставки сначала по датам, а затем по
автомобилям и формирует для каждого из них маршрутный лист, который затем
печатает и передает водителям соответствующих автомобилей.
Основным недостатком текущей организации управления поставками
является необходимость ручного составления и контроля графика поставок.
Дело в том, что по большинству договоров компания организует периодические
поставки определенного объема товаров (например, один раз в неделю в
определенный день и время). А так как договоры имеют определенный срок
действия, то логистам компании при каждом составлении графика поставок и
распределении транспорта требуется перепроверять не только наличие данного
товара на складе в нужном объеме в нужное время, но и следить за
актуальностью договора, по которому осуществляется поставка.
В среднем, каждый день на перепроверку актуальности старого графика
сотрудники отдела логистики тратят около полутора часов рабочего времени.
Кроме того, ручной способ формирования маршрутных листов с помощью
шаблона Excel также является низкоэффективным (на это тратится также около
полутора часов рабочего времени). Таким образом, текущие временные затраты
на автоматизируемые процессы в деятельности по управлению поставками
составляют 180 минут в день, то есть около 66 часов в месяц.
Предполагается, что создание информационной системы управления
поставками позволит сохранять параметры графика поставок с указанием
периодичности поставок по тому или иному договору с клиентом и его срока
годности, что высвободит большую часть времени сотрудников, затрачиваемого
на проверку актуальности договора. Также за счет автоматического
формирования маршрутных листов, на основе введенных данных (и сохранение
25
этих данных), также позволит значительно снизить трудозатраты сотрудников
отдела логистики. Расчетные трудозатраты в месяц после внедрения ИС составят
около 20 часов.
Также стоит отметить, что автоматический контроль поставок и
формирование документов позволят снизить вероятность возникновения
ошибок, обусловленных человеческим фактором (утомляемость,
невнимательность и пр.)
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ООО «Альфа тренд» вопросы информационной
безопасности и связанные с ними вопросы по защите информации являются
одними из самых важных. Для того, чтобы поддерживать высокую планку
ответственного поставщика и партнера, требуется, чтобы вся информация о
работе с клиентами и производителями находилась под надежной защитой.
Для этого в компании имеется целый ряд специальных документов,
главным из которых является регламент информационной безопасности. Он
регламентирует следующие моменты:
− доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
− доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования предприятия.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройку политики
безопасности Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-
либо данных;
26
в) обязательная парольная защита доступа к программному
обеспечению: Антивирус Касперского, ПО Парус;
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а
также периодические резервные копирования данных, хранимых на сервере
организации.
Кроме того, в организации используется ежеквартальная смена паролей
на доступ к ключевым ресурсам (ПО Парус, авторизация в операционной
системе на пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является руководитель
отдела информационных технологий.
В перечень должностных обязанностей ответственного входит
мониторинг возможных угроз информационной безопасности компании.
В список потенциальных угроз входит утечка данных, вирусы, действия
злоумышленников (хакеров), хищение оборудования, программные и
аппаратные сбои, халатное отношение сотрудников к правилам
информационной безопасности, установленными в компании и т.д.
Наиболее опасной угрозой информационной безопасности компании
является утечка данных. Под утечкой данных в данном случае понимается
нарушение конфиденциальности персональных данных сотрудников, партнеров
и клиентов компании, финансовые отчеты, интеллектуальная собственность,
детали конкретных сделок или проектов, детали стратегических планов и задач
руководства. Поэтому в компании проводятся постоянные мероприятия по
снижению вероятности утечки данных: ведется строгий учет уровня доступа
сотрудников в этой информации, мониторинг электронной почты сотрудников,
запрет на использование личных социальных сетей на рабочем месте и ведение
фото- и видеосъемки в потенциально опасных, с точки зрения требований ИБ,
местах.