31
перечня работ (справочник «Услуги») и отгруженной продукции (справочник
«Продукция»).
Документ создается за три этапа.
1. Заполнение справочников:
- справочника «Контрагент»;
- справочника «Продукция»;
- справочника «Услуги»;
- справочника «Специалисты»;
2. Определение объема поставки:
- выбор поставляемой продукции;
- выбор оказываемых услуг;
3. Формирование основного документа – «Договора о поставки» и его пе-
чати в двух экземплярах – для внутреннего учета и контрагенту.
Кейс процесса линеен.
Структура процесса допускает параллельное заполнение справочников во
время основной работы, что позволяет построить многопользовательское при-
ложение.
Схема электронного документооборота представлена на рисунке 9.
32
Рисунок 9 – Схема электронного документооборота
Существующий метод управления поставками связан с высокой трудоём-
костью, так как на различных его этапах приходится вручную заполнять бланки,
нет единой базы данных со связанными сведениями о поставщиках, контраген-
тах, прайс-лист достаточно тяжело актуализировать.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень
затруднительно.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 5.
Таблица № 5
Характеристики описанных процессов
Процесс
Количество
итераций, в
месяц
Время на одну
итерацию, час
Общее время, час
Работа с позициями
прайса
50
0,1
5
Ручное составление
договоров
6000
0,05
300
33
Передача сведений от
менеджеров кладов-
щикам
6000
0,05
300
Актуализация спра-
вочников
500
0,1
50
Анализ информации
за отчетный период
10
5
50
Подготовка отчетов и
бланков
10
5
50
ИТОГО, часов:
755
Как видим, потери времени за месяц составляют 755 часов, что при сум-
марном фонде рабочего времени отдела 2880 это 26% всего рабочего времени.
При таких показателях потери рабочего времени автоматизация процесса
становиться крайне необходимой.
Снижение потерь рабочего времени приведет к значительной экономии
средств, высвободятся трудовые ресурсы, которые можно будет использовать
для повышения эффективности производственного процесса управления постав-
ками.
Рассмотрим пути снижения потерь времени.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие сред-
ства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программ-
ное обеспечение и локальную вычислительную сеть.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматиза-
ции. Изменение времени на выполнение процессов представлено в таблице 6.
Таблица № 6
Расчет эффекта внедрения
Процесс
Количество
итераций, в
месяц
Время на одну
итерацию, час
Общее время, час
Работа с позициями
прайса
50
0,1
5
Ручное составление
договоров
0
0,05
0
Передача сведений от
менеджеров кладов-
щикам
0
0,05
0
Актуализация спра-
500
0,1
50
34
вочников
Анализ информации
за отчетный период
10
1
10
Подготовка отчетов и
бланков
10
1
10
ИТОГО, часов:
75
Потери времени сократятся до 75 часов в месяц.
Таким образом, использование вычислительной техники при автоматиза-
ции процесса управлением поставками ООО «Трансстроймеханизация» обосно-
вано полученными финансовыми результатами.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Рассмотрим используемую на предприятии систему информационной без-
опасности и защиты информации при работе с ней.
ООО «Трансстроймеханизация» работает с тремя уровнями информации
(определенным согласно данным источника [7]):
- общедоступной информацией, такой как информация об участии в тен-
дерах, раскрытие информации о бухгалтерской и финансовой отчетности в рам-
ках законодательства РФ и др.;
- внутренней защищенной информацией (она составляет большую часть
информации предприятия);
- информацией, составляющей государственную тайну (подтверждено Ли-
цензия ГТ №00687877).
Основной системой, регулирующей информационную безопасность на
предприятии, является комплекс внутренних стандартов предприятия в области
информационной безопасности и Положение об информационной безопасности
на предприятии.
В них перечисляются виды угроз, меры по их избеганию, инструменты
защиты приватности и много другое.
35
Основным методом защиты общедоступной информации является исполь-
зование проверенного и надежного VPS хостинга с настроенными службами ре-
зервного копирования и грамотным администрированием системы.
Поставщиком VPS услуг для ООО «Трансстроймеханизация» является
ООО «Регистратор доменных имён РЕГ.РУ» — лидер среди российских реги-
страторов доменных имён и хостинг-провайдеров.
Для защиты внутренней защищенной информации используется комплекс
мер, состоящий из аппаратных средств защиты информации, таких как исполь-
зование аппаратного файерволла, использование смарт-карт и токенов, биомет-
рическая идентификация сотрудников организации, так и программные средства
защиты информации - использование антивирусных программ, использование
технологии санд-бокс для потенциально опасных приложений, многофакторная
авторизация и т.п.
Для защиты информации, составляющей государственную тайну, приме-
няется комплекс мероприятий:
- организационные (пропускной режим на предприятии, защищенное хра-
нение носителей информации в сейфах);
- технические средства - использование токенов КРИПТО-ПРО;
- программные средства (парольная защита BIOS и учетных записей);
- криптографические средства - использование программной платформы
КРИПТО-ПРО для шифрования информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматиза-
ции «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Несмотря на то, что на отечественном рынке программного обеспечения
представлено достаточно большое количество программных средств для автома-
тизации процесса управления поставками, нет комплексного решения, удовле-
творяющего всем необходимым требованиям.
Рассмотрим наиболее популярные решения.
36
1. «Фрегат» - программа автоматизации управления заказами и цепочками
поставок (SCM).
Успешная стратегия бизнеса любого предприятия представляет собой
процесс планирования, исполнения и контроля потока сырья, материалов, гото-
вой продукции с целью минимизации затрат от заказов клиентов до его реализа-
ции. Весь этот процесс управления цепочками поставок (SCM) обеспечивает
эффективное управление материальными, финансовыми и информационными
потоками, обеспечивая синхронизацию работы распределенных структур.
Управление цепочками поставок во «Фрегат-Корпорации» выполняет до-
полнительный модуль «Фрегат–Управление Закупками и Сбытом (ФРЕГАТ-
УЗС)».
Функции модуля.
Формирование заказов поставщикам на основании заказов клиентов.
Модуль позволяет автоматически формировать заказы поставщикам на
основании зарегистрированных заказов клиентов и списка поставщиков, опреде-
ленного для каждого товара. При этом в системе устанавливаются связи между
заказами, что позволяет в любой момент времени получить информацию, у ка-
ких поставщиков размещена заявка по данному клиентскому заказу, и наоборот.
Учет приоритетности заказа клиента.
Каждому клиентскому заказу может быть присвоен приоритет, в соответ-
ствии с которым будет вестись отгрузка товаров.
Оптимизация товарных запасов.
Формировать заказ поставщикам можно с целью пополнения товарных за-
пасов на складах. В системе имеется возможность наполнить или дополнить за-
каз поставщику товарами, находящимися на уровне или ниже критического за-
паса. Формирование заказа поставщику может происходить с одновременной
оптимизацией, т.е. с учетом того, сколько товара есть в наличии на складах,
сколько в пути, сколько уже заказано ранее и т.д.
Оптимизация в выборе поставщика.
Один и тот же товар может быть заказан у разных поставщиков. Выбор
поставщика может быть или произвольный, или оптимизированный по мини-
мальной сумме заявки, то есть по минимальной цене.
37
Контроль исполнения заказов.
На основании связей между документами становится возможным просле-
дить полный цикл движения товаров, начиная от первичной заявки клиента и за-
канчивая отгрузкой ему товара. При фокусировке на любом документе техноло-
гической цепочки управления заказами можно просмотреть все остальные доку-
менты этой цепочки и определить состояние заказа. Кроме того, можно контро-
лировать сроки оплат и исполнения заказов.
Путевые и развозные листы по доставке товара клиентам.
Имеется функционал, позволяющий организовывать работу отдела до-
ставки. Менеджеры, по согласованию с клиентами, назначают контрольный срок
доставки. Работники отдела доставки по этим данным получают развозные ли-
сты, которые они разбивают по машинам на путевые листы. По факту доставки
товара клиенту в системе автоматически создается накладная с отгрузкой со
склада.
Модуль Управления цепочками поставок (SCM) интегрирован в програм-
му Фрегат-Корпорация конфигураций De-Luxe, что позволяет в едином инфор-
мационном пространстве вести учет хозяйственной деятельности(товарно-
материальный и финансовый учет, взаимодействие с поставщиками и покупате-
лями) и планировать с целью оптимизации закупки для удовлетворения всех за-
просов Вашего бизнеса.
По данным исследований внедрение системы управления цепочками по-
ставок в компании позволяет:
- сократить закупочные издержки на 5-15%;
- сократить время выхода на рынок на 15-30%;
- уменьшить складские запасы на 20-40%;
- сократить производственные затраты на 5-15%;
- увеличить прибыль на 5-15%;
- сократить стоимость и время обработки заказа на 15-30%.
Стоимость ПО составляет 9700 рублей за одно рабочее место.
2. Система управления цепочками поставок «ФОЛИО SCM».
Программный модуль «Заказ-Поставка (SCM)».
38
Программа «ФОЛИО SCM)» (ФОЛИО Заказ-Поставка ) - система управ-
ления цепочками поставок, автоматизирующая работу отделов закупки и логи-
стики предприятия, предназначена для отслеживания перемещения товара от за-
каза поставщику до прихода на склад.
SCM система ФОЛИО состоит из ряда модулей, отвечающих за сбор за-
явок, их консолидацию, выбор поставщика, согласование заказов, контроль ис-
полнения поставок, формирование отчетов.
Являясь модулем КИС "ФОЛИО Купец", ФОЛИО SCM может работать
либо самостоятельно, либо - в составе корпоративной системы, обмениваясь
данными с программами - модулями: складского учета, складской логистики,
бухгалтерского учета и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
В отличие от других модулей корпоративной системы, отвечающих за ав-
томатизацию внутренних бизнес-процессов, SCM система отвечает за взаимо-
действие с "внешним миром", обеспечивая полный цикл документооборота, свя-
занного с закупками.
Типовая схема работы с программой «ФОЛИО SCM».
1. Сбор заявок, накапливаются заявки на товары от организаций-
покупателей с указанием дат поставки.
Все заявки внутри системы управления цепочкой поставок привязаны к
единому каталогу товаров с внутренним артикулом. Заявки от клиентов можно
регистрировать интерактивно непосредственно в модуле сбора заявок. При
наличии интеграции с программой складского учета "ФОЛИО WinСклад"и мо-
дулем CRM, в - последнем можно настроить передачу товаров по договору по-
ставки с указанием количества и сроков. Тогда в модуле сбора заявок появится
заявка со ссылкой на покупателя и номер договора. В этом случае можно отсле-
дить выполнение каждой заявки. Возможно также формирование сводной
(обобщённой) заявки для поставщика, в которую будут включены артикулы то-
варов без их привязки к конкретному заказчику, что оправданно при больших
оборотах, большом количестве клиентов и при необходимости поддержки ми-
нимального запаса товаров на собственных складах.
2. Консолидация заявок.
39
Предусмотрен механизм подключения разных алгоритмов консолидации
заявок для реализации разных закупочных сценариев пользователей и в зависи-
мости от способа регистрации заявок от покупателей. SCM система ФОЛИО до-
пускает интерактивный ввод заказа поставщику, а также проведение конкурса на
выбор последнего, если поставщиков - несколько.
3. Выбор поставщика.
Система управления цепочкой поставки поддерживает подъем и обновле-
ние прайсов постоянных поставщиков с закупочными ценами и возможными
сроками доставки. Если один и тот же товар предоставляют несколько постав-
щиков, SCM система поможет выбрать оптимальный вариант в соответствии с
тем или иным критерием, задаваемым пользователем, например, по наименьшей
закупочной цене.
Возможен отбор по совокупности критериев. В алгоритм может быть за-
ложена проверка на наличие достаточного количества запрашиваемого товара на
складах поставщика, сроки изготовления и доставки, надежность и приоритет-
ность поставщика по качеству продукции. Допускается прямой выбор постав-
щика из каталога.
4. Согласование заказов.
В случае отказа или изменения условий работы конкретного поставщика
система автоматически изменяет цепочку поставки путем консолидации всех
неподтвержденных заказов для формирования заказа другому поставщику и мо-
жет предложить замену товара на - аналогичный (возможность и ассортимент
для такой замены заранее определяется с помощью настроек).
5. Контроль исполнения поставок.
Сообщение поставщика об отгрузке товара регистрируется в SCM систе-
ме. Для каждой партии груза (посылка) цепочка поставки отслеживается по пла-
нируемым срокам прохождения этапов пути от грузоотправителя до собствен-
ных складов. Приход груза регистрируется признаком прихода посылки в систе-
ме закупок и приходной накладной в складской системе. Если товар пришел под
конкретного заказчика, то одновременно с приходной накладной автоматически
создаются учитываемые счета, резервирующие пришедший товар под указанно-
го заказчика.
40
Основные преимущества системы управления цепочками поставок «ФО-
ЛИО SCM (Заказ-Поставка)»:
- поддержка полного цикла документооборота;
- консолидация и подача заявок в разной форме;
- многообразие сценариев и критериев (цена, сроки, качество, надежность)
подбора поставщиков;
- поддержка корпоративности - полный цикл финансового, складского и
управленческого учета;
- быстрое внедрение (1-2 месяца) благодаря гибкости системы. Возмож-
ность подстройки под индивидуальные требования заказчика.
Стоимость ПО 45 000 рублей сервер, 5000 рублей рабочее место.
3. 1С:Управление торговлей 11.
"1С:Управление торговлей 8" — это современный инструмент для повы-
шения эффективности бизнеса торгового предприятия.
"1С:Управление торговлей 8" позволяет в комплексе автоматизировать за-
дачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых
операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торго-
вым предприятием.
"1С:Управление торговлей 8" автоматизирует следующие направления хо-
зяйственной деятельности:
- управление отношениями с клиентами,
- управление процессами продаж,
- управление запасами,
- управление закупками,
- управление складом,
- управление финансами,
- контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.
В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще
только планируемые хозяйственные операции. "1С:Управление торговлей 8" ав-
томатизирует оформление практически всех первичных документов торгового и
складского учета, а также документов движения денежных средств.