27
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование рассматриваемого БП на примере ГКНПЦ.
Существующий метод организации документооборота связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к
их неправильной интерпретации или даже утери.
В результате сформируем фрагмент схемы документооборота,
который отображает деятельность ГКНПЦ при решении задач управления
отгрузки (рисунок 7):
Исполнитель
Действие
Персонал
Руководство
Архив
Формирование
документации
компании
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение копии
подписанных
документов
Рисунок 7. Схема документооборота
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
(оригиналы)
План работы
компании, акт
проверки,
промежуточный
отчет
(копии)
28
В настоящее время практически невозможно получить сразу перечень
всех необходимых показателей для контроля плана работы компании или
других задач по управлению процессом отгрузки.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП
при использовании бумажного управления процессом отгрузки (таблица 2).
Стоит заметить, что если учесть итоговую продолжительность
стандартного дня работы, то можно предположить, что на реализацию всех
других рабочих обязанностей останется только менее 50% времени, а это
является крайне неэффективным показателем.
Таблица 2.
Характеристики описания процессов в бумажном виде
Действие
Среднее
количество за
отчетный
период
Время, необходимое для
выполнения действия,
минуты.
Суммарное
время,
минуты
Проверка
наличия
продукции
25
5
125
Занесение
данных об
отгружаемой
продукции в
журнал
20
10
200
Отгрузка
продукции по
требованию
20
10
200
ИТОГО, минуты
525
Таким образом, ежедневно, около 525 минут, персонал занят
обработкой процесса управления отгрузки товаров.
29
Для традиционного способа документооборота также характерны и
другие недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения расчетов отклонений
фактических и плановых показателей;
– малоэффективное применение рабочего времени персонала и
руководства;
– контроль работы персонала только со стороны руководства;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации процесса правления отгрузкой,
предполагается получать точные сведения о деятельности компании,
сократить время на формирование оперативных отчетов, сопоставления
показателей. Очевидно, что для выполнения автоматизации надо
использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и
аппаратной архитектуры ГКНПЦ, можно сделать вывод о том, что компания
владеет всем перечнем необходимого оборудования для автоматизации
рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации компании не принесет
финансовых издержек на модернизацию уже имеющегося оборудования
или покупки новой компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
управления процесса отгрузки в ГКНПЦ с применением компьютерной
техники.
Таблица 3.
Расчет эффекта от автоматизации
30
Действие
Среднее
количество
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, минуты
Суммарное
время,
минуты
Проверка
наличия
продукции
25
5
125
Занесение
данных об
отгружаемой
продукции в
журнал
20
2
40
Отгрузка
продукции по
требованию
20
10
200
ИТОГО, минуты
365
Стоит отметить, что в результате автоматизации указанного бизнес-
процесса общее время на выполнение и оформление отгрузки товара
снизится до 365 минут в день, а именно, на 160 часов меньше, нежели в
традиционном бумажном режиме управления, что является более, чем на
30% меньше в сравнении с исходным вариантом.
При этом, основной бизнес-процесс, который имеет возможность
выполнить экономию времени – это «Занесение данных об отгружаемой
продукции в журнал», так как на другие указанная автоматизация никак не
повлияет.
Кроме этого, присутствуют и другие преимущества автоматизации:
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– быстрая корректировка информации;
31
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и
отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной
стороны влияет на процесс управления процесса отгрузки.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из базовых составляющих успешной деятельности компании
любого направления деятельности считается развитие системы
информационной безопасности (ИБ).
Постоянная надобность реализации мероприятий в рассматриваемой
сфере информатизации объясняется требованиями для хранения данных в
любой существующей информационной системе, к примеру, личных
данных клиентов и сотрудников.
Еще одной важнейшей стороной является защита документации от
уничтожения (как случайного, так и преднамеренного). При этом такая
утрата может быть спровоцирована как злоумышленником, так и штатным
сотрудником фирмы.
При ведении бумажного управления отгрузкой товаров обеспечение
ИБ состоит на крайне низком уровне.
Вся информация по клиентах, а также их заказах, договорах на
отгрузку продукции, оплате за складирование и хранение данных может
хранится в качестве бумажной документации в архивах.
Но, при этом, ничто не мешает злоумышленникам или же просто
посторонним сотрудникам выполнить ознакомление с этими документами
или их уничтожить.
32
Действующие должностные инструкции по надобности соблюдения
порядка хранения документации скорее всего даже не остановят
злоумышленника на пути овладения конфиденциальной информацией.
При реализации классического варианта ведения таких процессов
очень велика вероятность потери документов при случайном или
намеренном их уничтожении.
При применении более компьютеризированного варианта работы
показатель ИБ может значительно повысится.
Непосредственно система для реализации управления отгрузкой
товаров заставляет пользователя быть ответственным в своей
рассматриваемой работе с документацией.
В компании используются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы, которые применяются для обеспечения
защиты данных и информационной безопасности [1]:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну (используется в бухгалтерии, администрации
компании);
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального для поддержки деятельности
ГКНПЦ (1С Бухгалтерия – получение доступа в режиме конфигуратора
возможно только для разработчиков ИС).
2. Регламенты применения возможностей сети Internet, клиентов
электронной почты (разграничение ролей для администрации компании и
сотрудников других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов безопасности в
ГКНПЦ используется служба Active Directory, которая входит в состав ОС
Windows Server 2016. Она дает возможность настраивать и контролировать
33
уровень информационной безопасности с помощью инструментов
администрирования.
При использовании Active Directory применяются такие механизмы:
– доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а
также основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
– аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое
значение использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял
ранее;
– точная настройка политики паролей в ГКНПЦ выполняется для
отдельных групп внутри домена сети;
– увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей. Поддержка парольного доступа для учетных записей служб
(или учетных записей пользователей, что применяются в качестве
удостоверений) – это одна из тех основных задач, отнимающих у ИТ-
работника больше всего времени.
Службы сертификатов применяются в ГКНПЦ для увеличения
безопасности информации за счет связывания данных пользователя, службы
или устройства с соответствующим ключом, который задается системным
администратором.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программное обеспечение для реализации учета отгрузок является
неотъемлемой частью практически каждого производства.
34
В данное время присутствует целый перечень современных
программных продуктов, что имеют возможность продуктивно и
максимально упрощать управление отгрузкой.
Самой применяемой является программа компании 1С под названием
Торговля и склад.
Стоит отметить, что эта программ имеет как локальную, так и сетевую
версию.
На рисунке 8 показан интерфейс программы 1С:Торговля и склад:
Рисунок 8. Интерфейс программы 1С:Торговля и склад
Рассматриваемое ПО имеет такие возможности:
разделять учет на управленческий и бухгалтерский;
вести в одной базе учет по нескольким фирмам;
разделять в программе собственные материальные ценности и
товар, взятый под реализацию;
35
формировать пакет документов на поступление и реализацию
товаров;
формировать книгу покупок и книгу продаж;
вести учет контрагентов в разрезе договоров;
контролировать торговлю и склад, заказы;
резервировать ТМЦ на складах.
Как уже давно убедились многие пользователи рассмотренной
платформы, данное ПО может выполнить взаимодействие сотрудников для
различных отделов четким и упростить учет процесса отгрузки товаров.
Программа для управления процессом отгрузки под наименованием
«СуперСклад» предназначена для автоматизации учета товаров и других
товарно-материальных ценностей при их отгрузке.
При этом, отличительной особенностью программы может являться
простота применения, а также отсутствие в интерфейсе сложных
бухгалтерских терминов, которые могут понимать только специалисты в
указанной сфере деятельности.
Благодаря рассмотренному преимуществу ПО «СуперСклад» может
применять даже неопытный пользователь.
Непосредственно для работы пользователя с рассматриваемым ПО
достаточно владеть навыками ПК на уровне обычного пользователя, а также
оказывать представления о принципах логистического учета отгрузок.
Интерфейс программы рассматривается на рисунке 9.
Основные возможности данного ПО:
– легкий учет движения товаров;
– выполнение ввода оперативной информации об имеющихся
остатках и продаже товаров;
– обработка первичных документов;
– выполнение распределенного учета товаров до 120 торговых и
складских филиалов.
36
Рисунок 9. Интерфейс ПО «Суперсклад»
ПО «Фрегат» – это очень удобная и простая программа, которая имеет
все необходимые возможности по реализации логистических услуг самой
разной сложности (рисунок 10).
Рисунок 10. Интерфейс программы «Фрегат»