Важность процесса в целом для предприятия заключается в
необходимости доставки надежно упакованной продукции соответствующего
качества в заказанном количестве покупателю.
Отгрузка готовой продукции со склада осуществляется кладовщиками.
Входными информационными потоками процесса являются:
оприходованная из производства готовая продукция;
заказ покупателя;
тара для упаковки заказа.
Выходными информационными потоками процесса являются:
отсутствие продукции на складе;
накладная М-15, которая печатается в двух экземплярах для
подписи покупателем;
отгруженная покупателю продукция.
Процесс управления отгрузкой продукции связан с процессом
перемещения МПЗ внутри организации, потому что продукция поступает на
склад из производственного отдела. Также управление отгрузкой связано с
процессом продажи товаров, потому что в результате этого процесса
формируется заказ покупателя, согласно которому продукция отгружается.
Результатным показателем бизнес-процесса является количество
отгруженной продукции, которое рассчитывается в системе складского учета.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того чтобы принять решение об использовании средств
вычислительной техники для автоматизации процесса управления отгрузкой
товара необходимо оценить трудозатраты кладовщиков на процесс управления
отгрузкой. В процессе управления отгрузкой необходимо проверить наличие
товара и упаковать товар. Для того чтобы оценить трудозатраты на процесс
управления отгрузкой товара, необходимо рассмотреть документооборот задачи
[23]. Для этого была составлена схема документооборота в редакторе Microsoft
Visio. Схема документооборота представлена на рисунке 7.
27
Отдел продаж
Комплектация
заказа
Выбор тары
Упаковка
продукции
Процесс
Заказ
покупателя
Кладовщик
Загрузка
машины
Проверенный
заказ
Заявка на
закупку товара
Перечень
тары
Упакованный
заказ
Упакованный
заказ
Накладная М-
15
Рисунок 7. Схема документооборота процесса
Согласно представленной схеме, заказ покупателя передается на склад в
бумажном виде. В КИС заказ отражается в виде записи «Реализация товара». У
кладовщиков отсутствует доступ в раздел КИС «Продажи», поэтому они не
могут обращаться к этим данным. Кладовщик проверяет наличие товарных
позиций, указанных в заказе. Если какая-либо товарная позиция отсутствует на
складе, кладовщик оформляет заявку на закупку товаров, в которой перечислены
наименования товара и необходимое количество. Затем заказ упаковывается в
тару. К упакованной продукции прикладывается накладная М-15 и заказ
загружается в машину для транспортировки покупателю. Накладная М-15
печатается из КИС, поэтому она помечена на схеме курсивом. Накладная не
будет участвовать в расчете трудозатрат на формирование документооборота.
Рассчитаем трудозатраты на формирование документооборота процесса.
Для этого необходимо дать количественную оценку следующим показателям:
1. Количеству документов за год.
2. Частоте возникновения документов за год.
28
3. Символьному объему документа.
В результате можно рассчитать годовые трудозатраты на оформление
документа в человеко-часах. Характеристика текущей организации
документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Заказ
Перечень
тары
Заявка на
покупку товара
Количество документов в год,
шт.
3 000
3 000
100
Количество символов в
документе, шт.
3 000
1 000
500
Частота возникновения в год,
шт.
1200
100
100
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
600
260
400
В настоящий момент перечни тары составляются кладовщиками вручную
и печатаются, а заказы поступают в бумажной форме. Поэтому трудозатраты на
управление отгрузкой продукции составили 1260 человеко-часов в год.
После внедрения информационных технологий, данные о наличии
товарных позиций будут автоматически проверяться при оформлении заказа. А в
случае отсутствия товаров на складе будет автоматически формироваться заявка
на закупку. Кроме того, будет автоматизирован учет тары. За счет
перечисленных факторов произойдет снижение затрат на формирование
документооборота. Трудозатраты по проектному плану рассчитываются исходя
из времени обработки машинных операций, необходимых на формирование
документооборота и обработку информационных потоков процесса.
Трудозатраты на ведение документооборота по проектному плану представлены
в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота по проектному плану
Показатель
Заказ
Перечень
тары
Заявка на
закупку товара
Количество документов в год,
шт.
3 000
3 000
100
Количество символов в
документе, шт.
3 000
1 000
500
Частота возникновения в год,
шт.
1200
100
100
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
400
160
340
29
Сумма годовых трудозатрат на формирование документооборота по
проектному плану составила 900 человеко-часов в год. Это является
достаточным показателей для обоснования внедрения средств вычислительной
техники.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Для обеспечения информационной безопасности организации
используется комплекс мер, которые можно разделить на две группы [19]:
1. Организационные меры.
2. Программно-аппаратные меры.
В комплекс организационных мер, используемых в организации, входит:
1. Создание и ознакомление сотрудников с Политикой безопасности
организации.
2. Ведение учета посетителей в журнале посетителей (с записью
паспортных данных).
3. Разграничение доступа к модулям системы «КИС» согласно
функциональным обязанностям сотрудников предприятия.
4. За контроль состояния информационной безопасности организации
назначено ответственное лицо (руководитель ИТ-отдела).
5. Организация авторизованного доступа к используемым
программным системам.
К программно-аппаратным мерам обеспечения информационной
безопасности организации относятся:
1. Использование антивирусного программного обеспечения со
встроенным брандмауэром Kaspersky Total Security 2019.
2. Использование DLP-системы для предотвращения утечек
информации «КИБ Searchinform».
3. Отключение USB-портов для предотвращения заражения
компьютеров вредоносным программным обеспечением и предотвращения
несанкционированного копирования данных.
30
4. Сотрудникам запрещена установка программного обеспечения на
персональные компьютеры.
5. Права на установку программного обеспечения есть только у
сотрудников ИТ-отдела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Поскольку ранее было принятое обоснованное решение об использовании
средств вычислительной техники, необходимо провести анализ рынка
программного обеспечения, автоматизирующего процесс управления отгрузкой
товаров.
Внешняя обработка «Отгрузка товаров», разработанная для платформы
«1С» компанией «Инфостарт», представляет собой средство для создания
расходных ордеров [25]. Ее отличие от типового модуля заключается в том, что
«Отгрузка товаров» представляет данные в визуально и логически удобном виде.
Обработка подключается к базе данных системы «1С». После этого можно
загрузить форму «Реализация товаров и услуг», вместо использования формы
заказов. На форме представлен перечень записей, соответствующих реализации
товаров. После открытия записи о реализации можно осуществить печать
документов. Интерфейс обработки представлен на рисунке 8.
Рисунок 8. Интерфейс внешняя обработка «Отгрузка товаров»
Система «Управление отгрузкой и доставкой товара» от компании «Global
System» позволяют сформировать и напечатать все отгрузочные
31
сопроводительные документы [29]. В системе можно создать и распределить
задания по водителям, а затем назначить рейс для каждого транспортного
средства. Для различных видов грузов необходимо ввести данные об объеме и
весе. Затем можно сформировать план доставки грузов и контролировать его
выполнение. Также в системе создан комплекс инструментов для отгрузки
продукции железнодорожным транспортом: оформление и печать приказов на
погрузку, железнодорожных накладных, возможность учета тарифа за перевозку
и обработки железнодорожных квитанций. Также система позволяет рассчитать
плановую дату перехода права собственности в зависимости от станции
назначения и условий поставки. В процессе автоматизации сбыта готовой
продукции система позволяет оформить и напечатать приказы на погрузку,
пропуски на территорию предприятия на автотранспорт по установленной на
предприятии форме. Интерфейс системы представлен на рисунке 9.
Рисунок 9. Интерфейс системы «Управление отгрузкой и
доставкой товара»
Онлайн сервис «Мой склад» автоматизирует расчет себестоимости
продукции и позволяет отслеживать остатки продукции и ее оборот [28]. В
сервисе можно распланировать состояние склада и автоматически отправлять
заказы поставщикам. В программе реализована печать полного комплекса
складских документов: М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других. Сервис
поддерживает несколько складов, партий, серийных номеров, характеристик,
32
упаковку и формирует штрих-коды. Интерфейс системы представлен на рисунке
10.
Рисунок 10. Интерфейс системы «Мой склад»
Еще один онлайн сервис «Класс 365» позволяет управлять большим
объемом товарной номенклатурой [26]. Система обладает быстродействием,
возможностью поиска и формирования отчетов и документов. Система
предоставляет полную информацию о товарах: характеристику, картинки, цены,
аналоги, остатки по складам и ожидаемые поступления. В системе
автоматически рассчитываются продажные цены с учетом различных критериев:
скидок и наценок. Также в системе осуществляется учёт запасов на складах,
автоматизированы операции инвентаризации, списания, отгрузки, перемещения
и все остальное, автоматическое пополнение до неснижаемого остатка.
Интерфейс системы представлен на рисунке 11.
33
Рисунок 11. Интерфейс системы «Склад 365»
Разработаем критерии для оценки соответствия описанных программных
продуктов поставленной задаче. Основным критерием является
функциональность. Под функциональностью понимается способность системы
осуществлять ввод заказов, проверку наличия на складе, выбор и учет тары.
Следующим критерием являются системные требования. Система не
должна обладать высокими системными требованиями иначе может
потребоваться модернизация сервера и клиентских персональных компьютеров,
что увеличит затраты на внедрение системы.
Другим важным критерием является надежность системы, которая
выражается в отсутствии сбоев в ее работе и наличии инструментов резервного
копирования данных [9].
Качество интерфейса позволяет пользователям системы быстро начать
ориентироваться в ней и выполнять работу [10]. Этот критерий также нужно
учитывать.
Также одни из важных критериев является стоимость системы, потому
что, как правило, бюджеты на внедрение информационных технологий
ограничены.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.
34
Таблица 4
Сравнительный анализ программных продуктов
Критерий
Отгрузка
товаров
Управление отгрузкой
и доставкой товара
Мой
склад
Класс
365
Функциональность
1
2
2
1
Системные
требования
5
3
5
5
Надежность
1
4
3
3
Качество
интерфейса
4
4
4
4
Стоимость
5
3
4
3
Итого
16
16
18
17
По результатам анализа, ни одна из систем не подходит по функционалу
под выделенные требования. В 2 системах есть возможность ввода данных о
заказах. Однако все они предназначены для формирования документооборота,
который формирует КИС, используемая в организации. Несмотря на то, что
системы показали высокое соответствие критериям системных требований и
качеству интерфейса, функциональность решения является большим
приоритетом. Поэтому был сделан вывод о невозможности внедрения готового
программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Процесс автоматизации управления отгрузкой товаров включает в себя
следующие действия:
1. Анализ процесса управления отгрузкой товара.
2. Формирование требований пользователей к программному
обеспечению.
3. Выбор стратегии автоматизации.
4. Разработка технического задания.
5. Проектирование системы.
6. Реализация системы.
7. Тестирование системы.
8. Ввод в эксплуатацию.
На этапе анализа процесса управления отгрузкой товара происходит
изучение деятельность отдела, определяет уровень зрелости организации в
целом, стратегию развития и ведения бизнеса. На основании полученных данных
35
дается обоснование необходимости разработки информационной системы.
Перечисленные действия уже были осуществлены в рамках работы над
дипломным проектом.
Если решение о разработке программного продукта обосновано, тогда
аналитики проектной команды приступают к изучению бизнес-процессов
организации. Изучение бизнес-процессов осуществляется с помощью изучения
документов и опроса сотрудников организации. В результате принимается
решение о необходимости реорганизации бизнес-процессов. Если требуется
реорганизация, составляется модель процесса, которая учитывает
автоматизацию задачи.
Далее осуществляется выбор стратегии автоматизации. Вариант стратегии
автоматизации представлены на рисунке 12.
Стратегии автоматизации
Хаотичная По участкам По направлениям
Полная
автоматизация
Рисунок 12. Стратегии автоматизации
Стратегия полной автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку будут автоматизированы не все бизнес-процессы организации,
а только процесс управления отгрузкой товара.
Хаотичная стратегия автоматизации представляет собой процесс
автоматизации выделенной функции. В результате чего информационная
инфраструктура организации представляет собой совокупность разрозненных
программных продуктов. Такая стратегия применяется на начальном уровне
зрелости организации. Чем выше уровень зрелости организации, тем больше
появляется потребность в единой информационной базе, с поддержкой
оперативного доступа к данным всех сотрудников организации. Поскольку
уровень зрелости рассматриваемой организации не является начальным, такая
стратегия автоматизации не является подходящей.
Разница в стратегиях автоматизации по участкам и по направлениям
заключается в том, что в первом случае осуществляется автоматизация