19
- организация работ по оперативному регулированию обеспечения про-
изводства сырьем и материалами;
- формирования бюджета закупок;
- координация работ служб, обеспечивающих производство;
- организация перемещения сырья и материалов.
В структуру предприятия входит Участок регенерации серебросодер-
жащих отходов кинофотоматериалов. Участок является вспомогательным про-
изводством при выпуске фотоматериалов. На участке осуществляется перера-
ботка жидких и твердых отходов кинофотоматериалов и дальнейшая их пере-
дача на аффинажные заводы.
Мастер участка регенерации серебросодержащих отходов кинофотома-
териалов является организатором производства и переработки отходов.
Мастер подчиняется непосредственно начальнику ХСП.
Мастер руководит аппаратчиками участка и поддерживает взаимосвязь
со всеми техническими службами и отделами подразделения.
Основными функциями мастера являются:
- обеспечение выполнения производственной программы, ритмичный
выпуск качественной продукции;
- обеспечение эффективной эксплуатации оборудования;
- организация контроля сырья и материалов;
- организация производственного процесса в соответствии с технологи-
ческими регламентами;
- контроль соблюдения технологической дисциплины;
- повседневное регулирование хода производства, принятие мер для
взаимной увязки работ всех участков деятельности ХСП;
- организация труда и расстановка работников в соответствии со специ-
альностью и квалификацией;
- осуществление производственного экологического контроля.
Структурная схема управления ХСП «Микрон» представлена в Прило-
жении 2.
20
Комплекс задач по автоматизации управления процессом отгрузки охва-
тывает централизованные службы ООО «Славич НТ», отделы и производ-
ственные службы подразделения ХСП «Микрон».
1.2. Экономическая сущность комплекса задач
Комплекс задач по автоматизации учета управления процессом от-
грузки товара предназначен для учета движения готовой продукции на складах,
а также учета отгруженной и реализованной готовой продукции.
Готовая продукция – конечный продукт производственного процесса
предприятия. Это изделия и продукты, полностью законченные обработкой на
данном предприятии, отвечающие требованиям стандартов и техническим
условиям, принятые отделом технического контроля и сданные на склад гото-
вой продукции.
Под отгруженной или отпущенной продукцией понимают продукцию,
платежные требования, на которую сданы поставщиком в банк, но не оплачены
покупателем.
Продукция считается реализованной, если за нее произошел платеж.
Учет готовой продукции и ее реализации связан с большим количеством
первичных документов, обрабатываемых за день.
Входными документами являются:
- накладная на сдачу готовой продукции (возврат оформляется актами);
- накладная на отпуск продукции;
- счет-фактура;
- платежное требование, которое является первичным документом при
учете реализации продукции.
- выписка из банка.
Данные по первичным документам вводятся в компьютер ежедневно
один раз и затем многократно используются, при этом уменьшается количество
экземпляров документов.
21
На основании входных документов формируются массивы входной опе-
ративной информации:
- массив прихода продукции на склад;
- массив расхода продукции;
- массив картотеки складского учета
- массив остатков;
- массив отгрузки;
- массив выставленных счетов;
- массив реализации готовой продукции.
Наряду с входной информацией используется нормативно-справочная
информация:
- справочник готовой продукции;
- справочник - ценник на готовую продукцию;
- справочник счетов и субсчетов;
- справочник потребителей продукции;
- справочник областей, регионов;
- справочник цехов-производителей;
- справочник единиц измерений.
К постоянной информации относится справочник с паспортными дан-
ными предприятия.
При решении задачи используются следующие классификаторы:
- классификатор цехов, участков;
- классификатор бухгалтерских счетов, субсчетов;
- классификатор готовой продукции;
- классификатор потребителей продукции;
- классификатор областей, родов;
- классификатор единиц измерений.
В результате решения задачи с помощью ПК выдаются следующие вы-
ходные документы:
- Ежемесячная ведомость прихода продукции на склад;
22
- Ежемесячная ведомость расхода продукции со склада;
- Ежемесячная оборотная ведомость по движению продукции;
- Остатки продукции на складе (ежедневно);
- Ежемесячная ведомость отгрузки продукции;
- Ежемесячная ведомость реализации продукции;
- Сводная ведомость отгрузки и реализации продукции
В зависимости от запроса выходные документы могут распечатываться
на любую дату и за любой период.
Выходные документы можно представлять на бумажном носителе, на
экране монитора, на магнитном носителе.
Потребителями выходной документации являются централизованная
бухгалтерия, отдел сбыта, склад готовой продукции подразделения.
Для бухгалтерского учета движения и остатков готовой продукции на
складе предназначен счет 40 «Готовая продукция», для учета отгруженной про-
дукции – счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а для учета реали-
зованной продукции – счет 46 «Реализация продукции (работ, услуг)».
Автоматизация учета готовой продукции и управление процессом от-
грузки товара позволяет оперативно получать данные о поступлении, отгрузке
и остатках продукции на складах, повысить культуру ведения складского хо-
зяйства и освободить работников склада готовой продукции от разноски пер-
вичных документов.
При автоматизации формируются сведения об отгруженной и реализо-
ванной продукции, позволяющие осуществлять контроль за соблюдением по-
требителями платежных обязательств перед поставщиками, за выполнением хо-
зяйственных договоров на поставку продукции.
Выполнение предприятием-изготовителем основных финансовых пока-
зателей деятельности определяется своевременной отгрузкой продукции и
оплатой ее потребителями.
23
1.3. Обоснование необходимости и цели использования вычис-
лительной техники для решения комплекса задач по автоматиза-
ции управления процессом отгрузки
При анализе существующей системы по учету готовой продукции и
управлением процессом отгрузки в ХСП «Микрон» выявлен ряд недостатков
таких, как несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения и
выдачи информации, большие затраты труда на организацию складского учета
готовой продукции.
Каждый день со склада, из банка и кассы в бухгалтерию поступает
большое количество первичных документов, которые необходимо обработать.
Трудоемкость ручной обработки очень велика. При обработке большого коли-
чества информации невольно допускаются ошибки. Рутинная работа не дает
возможности получить оперативную информацию о дебиторах на определен-
ную дату, сколько продукции отгружено на данный момент с начала месяца,
сколько реализовано и др. Из-за большого объема работы, дополнительно при-
ходиться привлекать сотрудников для обработки информации. Происходит
дублирование потоков информации.
Для ликвидации этих недостатков необходимо обеспечить решение
комплекса задач с использованием ПК, которые имеют следующие преимуще-
ства:
- более низкую стоимость проектирования автоматизированных рабочих
мест (АРМ), их внедрения и эксплуатации;
- возможность расширения сферы применения за счет простоты измене-
ния состава прикладных программных средств;
- простоту, удобство и «дружественность» по отношению к пользовате-
лю;
- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплу-
атации;
- высокую надежность и живучесть;
- сравнительно простую организацию технического обслуживания;
24
- возможность поэтапного внедрения АРМ и др.
Автоматизация управления процессом отгрузки представляет собой
мероприятие технического, организационного и экономического характера,
в результате которого снижается участие человека в осуществлении про-
цесса обработки информации. Применение ПК позволит значительно усовер-
шенствовать учет готовой продукции. Использование машин снижает трудоем-
кость заполнения карточек складского учета и одновременно образует техниче-
ский носитель информации. В результате примерно наполовину сокращаются
затраты труда на организацию складского учета и обработки информации в
бухгалтерии, вследствие чего повышается производительность труда. Ежеднев-
но данные из приходных и расходных документов будут вводиться в память
машины. Здесь накапливается информация о движении готовой продукции и ее
остатках на складах, которую можно в любое время извлечь по запросу пользо-
вателя.
Использование ПК обеспечит автоматизацию ввода, контроля и загруз-
ки данных первичных документов в базу данных с использованием экранных
форм, дает возможность получения новых, ранее не составлявшихся форм от-
четности.
Информация, записанная в базу данных, применяется для оперативного
управления запасами готовой продукции, составления соответствующей отчет-
ности и последующего экономического анализа.
В подразделение, централизованную бухгалтерию, коммерческую
службу с ПК ежедневно выдается оперативная и достоверная информация по
движению готовой продукции, ее отгрузки и реализации в виде результатных
сводок. В результате осуществляется контроль за ритмичностью производства,
принимаются управленческие решения.
В условиях автоматизации появляется возможность интегрировать
изолированные потоки информации по бухгалтерскому и оперативному учету,
формируемые на основе единой первичной документации. Полученные на со-
временных ПК бухгалтерские, оперативные и статистические сводки предот-
25
вращают дублирование учетной работы по выпуску, отгрузке и реализации го-
товой продукции. Обеспечиваются такая быстрота, точность, надежность и
экономичность процесса обработки информации, достичь которых в услови-
ях ручного труда человек не может. Повышается защищенность информа-
ции.
Подразделение «Микрон» состоит из нескольких корпусов (склад, про-
изводство, административное здание). Территориальная удаленность корпусов
друг от друга составляет от 500 до 1000 м. Поэтому, целесообразно обеспечить
функционирование комплекса задач в ЛВС по типу файл-сервер, которая обес-
печит оперативный обмен информацией, совместное использование ресурсов,
создание совместно используемых архивов, баз данных, коллективное принятие
решений, планирование, управление и многое другое.
Использование ЛВС определяет новую стратегию в обработке данных,
которая заключается в создании распределенных систем, обладающих высоки-
ми скоростью, надежностью, модульностью, расширяемостью, живучестью и
готовностью при относительно низкой стоимости. ЛВС позволяет большому
количеству пользователей разделять такие ресурсы, как диски, печать, загружа-
емые программы и файлы данных.
1.4. Общая характеристика организации решения комплекса за-
дач
Процесс машинной обработки информации включает сбор и регистра-
цию исходных данных, накопление, хранение, обработку и выдачу информа-
ции.
Технология обработки информации при организации решения комплек-
са задач по учету и реализации готовой продукции выглядит следующим обра-
зом.
Готовая продукция на склад поступает на основе приемо-сдаточной
накладной, выписанной цехом-изготовителем в двух экземплярах. Один экзем-
пляр передается цеху-сдатчику, второй остается на складе для регистрации
26
прихода и передачи в бухгалтерию. Материально-ответственное лицо фиксиру-
ет приход с бумажного носителя в базу данных. Данные по поступившей про-
дукции попадают массив прихода. Автоматически приход регистрируется в
карточке складского учета. Для выполнения сортировки и расчетов первичный
массив обрабатывается совместно с массивами нормативно-справочной инфор-
мации, которые содержат данные о цехе-изготовителе, коде изделия, единице
измерения. Переменные сведения (номер накладной, количество продукции и
учетную цену) набирают от руки с помощью клавиатуры согласно данным из
накладной.
Количество продукции, отраженной в накладных на приход или отпуск
продукции проверяется визуально, способом взвешивания или пересчета.
После выполнения операции сортировки результаты первичных расче-
тов фиксируются в выходных документах и базе данных. Массив формируется
в возрастающей последовательности по номеру. Работник склада по запросу
распечатывает ведомость по приходу, расходу, по остаткам продукции, оборот-
ную ведомость движения готовой продукции на любую дату и за любой период.
Отпуск готовой продукции и ее отгрузку работник склада оформляет
накладной на отпуск с использованием баз данных. Накладная выписывается в
двух экземплярах. Один передается представителю покупателя или экспедито-
ру, второй остается у кладовщика как основание для отпуска. Информация по-
падает в массив расхода продукции и регистрируется в карточке складского
учета.
На основе данных из накладной на отпуск продукции и на основе мас-
сива остатков на ПК менеджером по продажам выписываются счета-фактуры, с
помощью которых до сведения покупателей доводится факт отгрузки готовой
продукции. Одновременно выписываются платежные требования банку на по-
лучение денег с покупателей за отгруженную продукцию. Платежное требова-
ние выписывается в семи экземплярах. Четыре экземпляра направляются в
банк, один из них возвращается с выпиской после оплаты и является основани-
ем для учета реализации продукции. Один экземпляр отсылается покупателю,
27
один передается в отдел сбыта, один используется в бухгалтерии для учета то-
варов отгруженных. Номера счетов-фактур и платежных требований присваи-
ваются автоматически по единой порядковой системе, что исключает выписку
счетов-фактур с двойным номером. Данные по покупателю, номере договора,
его адресу, банковским реквизитам, оптовой цене, единице измерения берутся
из массивов нормативно-справочной информации. Данные о поставщике также
берутся из справочника. Если для данного покупателя существует скидка или
наценка на продукцию, то цена проставляется вручную в соответствующую
графу. Одновременно формируется массив отгрузки с учетом скидок и наценок
и массив выставленных счетов.
При поступлении оплаты по платежному требованию или по другому
документу (акт взаимозачета, приходный кассовый ордер), менеджер, исполь-
зуя массив отгрузки, выбирает номер соответствующего платежного требова-
ния и в соответствующую графу проставляет оплату. На основе этих разносок
формируется массив реализации продукции. Ежемесячно и по запросу распеча-
тывается ведомость реализации продукции.
Первичные документы, собранные за день, со склада передаются в цен-
трализованную бухгалтерию. Здесь производится таксировка документов по
учетным ценам. По номеру документа и по виду операции (приход, расход), ко-
торый проставляется автоматически при формировании массивов первичных
документов, бухгалтер проставляет соответствующий счет. Также проверяет
правильность заполнения массивов.
В условиях использования ПК по итоговым данным составляется сле-
дующие ведомости:
- ведомость прихода готовой продукции на склад;
- ведомость расхода продукции со склада;
- ведомость движения готовых изделий в ценностном выраже-
нии (I раздел ведомости 16);
- ведомость отгрузки продукции;
- ведомость реализации продукции;
28
- Ведомость отгрузки и реализации (I раздел ведомости 16).
По запросу можно распечатать неоплаченные платежные требования.
По показателям выпуска готовой продукции определяется результат ра-
боты предприятия в процессе производства – экономия или перерасход как раз-
ница между фактической и плановой себестоимостью выпущенной продукции.
Здесь же выпуск расценивается по отпускным ценам, что дает возможность
определить предполагаемую выручку и прибыль после реализации выпущенной
продукции.
1.5. Формализация расчетов
При решении комплекса задач по учету готовой продукции и управле-
нию процессом отгрузки используются нижеприведенные алгоритмы расчета,
которые подразделяются на алгоритмы по выполнению работ для получения
результатной информации и формулы расчета экономических показателей, а
также представлена последовательность проведения расчетов.
Ежедневный приход изделий на склад в натуральном и стоимостном
выражениях определяется по формулам:
n
K
v
= K
i
; (1.1)
i=1
S
i
п
= C
oi
* K
i
; (1.2)
n
S
v
п
= S
i
п
, (1.3)
i=1
где K
v
– приход изделий v-го вида товарной продукции за сутки;
K
i
– приход i-го изделия за сутки;
C
oi
– цена оптовая i-го изделия;
S
i
п
, S
v
п
– приход за сутки в стоимостном выражении.
Ежедневный расход изделий по складу в натуральном и стоимостном
выражениях рассчитываются по формулам: