26
– ведение учета клиентской базы интернет-магазина в ООО «ВЕКТОР
Транс» выполняется с помощью электронных журналов учета;
– нет возможности автоматического получения информации об
остатках на складе для увеличения скорости обработки заказа
клиенты и повышения качества обслуживания;
– отсутствует возможность оперативного поиска информации о
поставках и продажах товаров за любой промежуток времени;
– менеджер по продажам вынужден вручную формировать
отчетность для руководства и служебного использования.
Для решения выявленных проблем необходимо разработать и внедрить
информационную систему управления продажами интернет-магазина
ООО «ВЕКТОР Транс», которая будет связана с базой данных интернет-
магазина, в которой накапливается информация о заказах клиентов. Менеджер
продаж будет оперативно получать информацию о заказах с помощью
информационной системы, а не посредством электронной почты. Будет
исключена необходимость руной обработки заказов и ведения журналов учета.
На рисунке 1.17 представлена схема работы менеджера продаж после
внедрения информационной системы управления продажами интернет-магазина
ООО «ВЕКТОР Транс».
27
Рисунок 1.17 - Схема работы менеджера продаж после внедрения
информационной системы
Результатом разработки и внедрения информационной системы
управления продажами интернет-магазина ООО «ВЕКТОР Транс» будет
являться:
увеличение эффективности работы менеджеров продаж, занятых
торговым учетом за счет снижения трудовых и временных на
рутинные операции, которые можно выполнять автоматизировано;
улучшение финансово-экономических показателей компании:
уменьшение времени оформления документов и получения
сведений о наличии продукции на складе;
улучшение качества обслуживания клиентов за счет снижения
времени обработки и выполнения заказов;
повышение достоверности и качества хранимой информации в
единой базе данных;
возможность формирования отчетности по анализу продаж.
На рисунке 1.18 представлена схема документооборота задачи управления
продажами интернет-магазина ООО «ВЕКТОР Транс».
28
Рисунок 1.18 – Схема документооборота задачи
Автоматизируемые функции:
учет поставок товаров;
ведение клиентской базы;
учет контактов с клиентами;
учет выполнения заказов;
учет продаж;
формирование отчетной информации по управлению продажами.
Информационная система позволит обеспечить надежную защиту от
несанкционированного доступа к данным и обеспечить ее надежное хранение за
счет регулярного автоматизированного резервного копирования базы данных.
Механизмы очистки устаревших данных позволят избавиться от лишней
информации, но при необходимости эту информацию можно будет восстановить
из резервных копий базы, данных. Увеличится производительность работы
менеджера продаж за счет автоматического получения информации о наличии
29
товара на складе. Будет исключена необходимость ручного составления отчетов
о продажах и инвентаризации товаров на складе.
1.5.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Под информационной безопасностью понимается состояние
защищенности информации, характеризуемое способностью персонала,
технических средств и информационных технологий обеспечивать
конфиденциальность, целостность и доступность информации при ее обработке
техническими средствами [19, 22].
Политика информационной безопасности – это совокупность правил,
процедур, практических методов и руководящих принципов в области ИБ,
используемых организацией в своей деятельности [14].
Политика безопасности ООО «ВЕКТОР Транс» разработана в
соответствии с положениями международного стандарта ISO/IEC 27001:2013.
На рисунке 1.19 представлено содержание политики безопасности.
Рисунок 1.19 – Состав политики безопасности
30
Согласно политике безопасности, в ООО «ВЕКТОР Транс» действуют
следующие правила:
все компьютеры имеют лицензионное антивирусное программное
обеспечение;
на компьютерах установлен брандмауэр и сетевая защита данных;
разрешена установка только лицензионного программного
обеспечения;
установка программного обеспечения разрешена только
администратору;
компьютеры пользователей защищены паролем.
Согласно политике безопасности, при внедрении информационной
системы управления продажами интернет-магазина ООО «ВЕКТОР Транс»
необходимо предусмотреть реализацию следующих условий:
пользователь должен авторизоваться по логину и паролю;
выделение ролей пользователей;
организация автоматического регулярного резервного копирования
данных.
1.6. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.6.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Прежде чем приступить к выбору программы, которая наилучшим
образом подходит для автоматизации управления продажами необходимо
определить комплекс условий, характеризующих поставленную задачу:
1. Тип предприятия: юридическое лицо.
2. Численность персонала: 70 человек.
3. Количество автоматизируемых рабочих мест: 5.
4. Наличие постоянного подключения к сети Интернет: да.
5. Наличие выделенного сервера: да.
31
6. Наличие производительных компьютеров на рабочих станциях: да.
Так как на предполагаемом предприятии присутствует постоянное
подключение к сети Интернет, то можно возможны два вида программного
обеспечения:
1. Облачный сервис (CRM)– доступ к данным происходит через браузер.
2. Коробочная версия ПО – требуется установка программного
обеспечения на рабочем компьютере.
Достоинства облачных сервисов:
отсутствие необходимости установки стороннего программного
обеспечения;
нет необходимости в покупке мощного сервера для хранения данных.
Недостатки:
низкая защита данных;
необходимость постоянного подключения к сети Интернет;
скорость работы в системе зависит от скорости подключения к
Интернет.
Достоинства коробочных версий программного обеспечения:
отсутствие необходимости постоянного подключения к сети Интернет;
высокая степень защиты данных при соблюдении правил безопасности
эксплуатации ИС.
Недостатки коробочных версий ПО [1]:
чувствительность к техническим характеристикам компьютеров;
для доступа к данным нескольким пользователям одновременно
необходимо наличие локальной сети.
Для решения поставленной задачи целесообразно выбрать облачный
сервис, так как при отсутствии производительных компьютеров и наличии
постоянного подключения к Интернет данный вариант является наиболее
оптимальным.
Для работы с системой должны быть выделены ответственные операторы,
владеющие информационными технологиями на уровне пользователя.
Для удобства работы пользователей функции по редактированию и поиску
информации должны быть реализованы однотипно, предусмотрена
32
автоматическая проверка вводимых данных на корректность во избежание
ошибок и повышения достоверности данных. При вводе некорректных данных
автоматически выдавать предупреждение об ошибке. Сохранение данных не
должно быть произведено до тех пор, пока не будут введены корректные
данные.
На рисунке 1.20 представлен список ключевых модулей, которые должны
присутствовать во внедряемой информационной системе.
Рисунок 1.20 - Ключевые модули CRM-системы
Кроме того, CRM-система должна обладать возможностью разделения
прав доступа к данным для различных категорий пользователей с целью защиты
данных от несанкционированного доступа и получения лицами, не имеющими
права работы с информацией.
В настоящее время на рынке облачных CRM-систем наиболее
популярными, которые могут быть использованы для автоматизации торгового
учета являются:
– CRM «Мой склад»;
– Класс 365;
– Bpm’online sales CRM.
Рассмотрим основные характеристики выбранных CRM-систем.
CRM «Мой склад»
Внедрение CRM-системы «Мой склад» позволит эффективно и прозрачно
управлять каждым этапом производства и реализации продукции [25]:
Ключевые модули
CRM-системы
торгового учета
Модуль учета сотрудников
Модуль учета клиентов
Модуль учета выпуска продукции
Модуль учета заказов клиентов
Модуль учета поставщиков
Модуль учета поставок товаров на склад
Модуль формирования отчетности
Модуль редактирования справочных данных
33
– вести учет готовой продукции;
– планировать запасы и контролировать дистрибуцию товаров;
– управлять складскими ресурсами;
– вести учет работы с клиентами;
– оптимизировать ввод данных.
Благодаря автоматизации предприятия будет автоматизировать процесс
взаимодействия с поставщиками и клиентами компании. С помощью
инструментов аналитики «Мой склад», руководство автоматизируемого
предприятия получит доступ ко всем бизнес показателям организации и
увеличит скорость принятия решений на всех уровнях управления. [25]
«Мой склад» позволяет формировать выходные документы: счета,
товарные чеки, накладные, ТОРГ-12, ТТН, акты, счета-фактуры, кассовые
ордера, отчеты комиссионера и многие другие. Также возможна автоматическая
нумерация документов, массовая печать, ведение архива, отправка по
электронной почте. Пользователь может настраивать шаблонов документов. [25]
«Мой склад» является облачной CRM-системой, которая может быть
использована в любом браузере: Google Chrome, Mozilla Firefox, Яндекс.Браузер,
Opera, Microsoft Internet Explorer. [25]
Требования к техническим характеристикам компьютера клиентской
машины [25]:
– процессор с тактовой частотой от 1 ГГц;
– память от 2 Гб;
– разрешение экрана от 1024х768;
– сканеры штрихкодов.
Скриншоты CRM «Мой склад» представлены на рисунке 1.21.
34
Рисунок 1.21 - Скриншоты CRM «Мой склад»
Класс365
Система Класс365 предоставляет возможность вести полноценный
торговый учёт [26]:
– мгновенное формирование коммерческих предложений;
– обработка заказов;
– счета на оплату, счет-фактуры;
– реализация;
– возвраты;
– резервирование;
– назначение цен;
– взаимодействие с клиентами и поставщиками;
– учет поставок из производственных цехов.
Класс365 легко настраивается под индивидуальные задачи пользователя.
Класс365 имеет встроенный модуль SMS-рассылки клиентам и сотрудникам.
35
Формирует разнообразные аналитические отчеты в табличном и графическом
виде. Позволяет хранить документы и любые файлы в базе данных. [26]
Формирует весь пакет необходимых сопроводительных документов
торгового учета. Поддерживает работу нескольких складов и производственных
цехов. Позволяет организовать совместную работа и коммуникацию
сотрудников.
Поддерживается работа с финансами [26]:
– формирование файла платежей для клиент-банка;
– ведение учета в разных валютах;
– ведомость по денежным средствам на банковских счетах и в кассах;
– обороты расчётного счета по дням, неделям, месяцам.
На рисунке 1.22 представлен пример визуального интерфейса CRM
«Класс365».
Рисунок 1.22 - Примеры скриншотов CRM «Класс365»
Bpm’online sales
Bpm’online sales — система для управления всем циклом продаж, от
анализа потребности до заключения сделки, выполнения заказа и контроля
оплат. Основные функции Bpm’online sales представлены на рисунке 1.23. [27]
С помощью системы можно легко управлять воронкой продаж и
корректировать тактику сделок, следуя характерному процессу. [27]