4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……........................................................................................................5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
ПРОЕКТАМИ ............................................................................................................ 14
1.1. Основные принципы внедрения системы управления проектами ............... 14
1.2. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии ...... 25
1.3. Сравнительные характеристики систем управления проектами .................. 32
1.4. Обоснование выбора системы управления проектами документо-
оборотом .................................................................................................................... 47
ГЛАВА 2. ПРОЕКТНО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. МОДЕЛИРОВАНИЕ
ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ..................................................................................... 49
2.1. Функциональная модель ИС ........................................................................... 50
2.2. Логическая модель ИС .................................................................................... 51
2.3. Динамическая модель ИС ............................................................................... 52
2.4. Физическая модель ИС (подробности) .......................................................... 54
2.5. Физическая модель ИС “FotoDocStyle” ......................................................... 61
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ОПИСАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО
ИНТЕРФЕЙСА .......................................................................................................... 64
3.1. Разработка системной архитектуры ................................................................. 64
3.2. Интерфейс внедряемого программного комплекса ........................................ 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 84
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 87
5
ВВЕДЕНИЕ
Рынок фотографических услуг стремительно развивается, так как
сберечь воспоминание о том или ином событии стремится каждый человек,
также всем нужны фото на документы, а девушки с модельными внешними
данными любят заказывать профессиональную студийную съемку и портфолио.
В настоящее время лишь немногие фотостудии отвечают всем
требованиям заказчика и потребителя фоторекламной продукции, т.к. новейшие
технологии не нашли широкого применения в области фотосъемки. Именно
новейшие технологии, которые используют высокопрофессиональные
специалисты и позволят обеспечить высокое качество заказов.
Организация работы с проектами является важнейшей частью процесса
управления предприятием. Переработка растущего объема проектной
документации требует совершенствования технологии делопроизводства. В
основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с
документированной информацией, регулирование системы документационного
обеспечения менеджмента. Эффективная технология делопроизводства
позволяет рационально построить документооборот.
В связи с этим тема ВКР является актуальной.
Объектом исследованияданной выпускной квалификационной работы
(ВКР) является студия “FOTO STYLE” – компания, которая предлагает услуги
по студийной фотосъемке, в частности:
фотосъемку художественного портрета;
фотосъемку в полный рост;
создание портфолио: модельного портфолио, актерского
портфолио, детского портфолио;
студийную фотосъемку для социальных сетей, сайтов знакомств;
предметную фотосъемку;
фотосъемку для каталогов и сайтов.
6
В фотостудии предлагаются дополнительные услуги: выезд фотографа,
ретушь фотографий, дизайн приглашений, открыток, визиток, печать
фотографий, изготовление персональных фотокниг, изготовление сувениров,
футболок, кружек с вашими фотографиями и текстом.
Для фотографов студия предлагает услуги аренды фотостудии.
Предметом исследования ВКР являетсяавтоматизация и
совершенствование системы управления проектами и делопроизводства в
студии, организация информационного обеспечения управления бизнес
процессами в условиях применения современных компьютерных технологий.
Целью исследования является разработка автоматизированного рабочего
места менеджера коммерческих проектов в ООО «FOTO STYLE». Для
достижения поставленной цели в работе исследованы:
принципы внедрения электронного делопроизводства в
коммерческих учреждениях;
функционирование системы делопроизводства в компании “Студия
FOTO STYLE”;
программные продукты для оптимизации системы
делопроизводства компании;
выработаны рекомендации по выбору программных продуктов для
формирования электронного делопроизводства в студии.
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:
изучение теоретических аспектов делопроизводства студии;
анализ деятельности объекта автоматизации как информационной
системы (ИС);
освоение общих принципов и концепций автоматизации
делопроизводства;
проведение классификации и сравнительного анализа архитектур
ИС;
изучение IT структуры компании;
7
построение различных моделей ИС;
разработка концептуальной информационно-технологической
модели ИС;
исследование параметров входного потока ИС;
расчет надежности выбранной архитектуры ИС;
анализ информационных, ресурсов и информационных потоков ИС.
Методы исследования. При выполнении работы использованы методы
теории проектирования сложных систем, методы моделирования и
оптимизации параметров автоматизированных систем.
Практическая значимость работы заключается в решении поставленных
в ней задач - доведении теоретических фактов об архитектурных моделях до
конкретной реализации.
Актуальность темы ВКР заключается в том, что в деятельности любой
коммерческой организации присутствует работа по подготовке
административных решений и нормативных актов. Этот процесс
сопровождается большим объемом документации, который требует
обязательной автоматизации, тем более, что в условиях нынешней конкуренции
внедрение новых эффективных решений позволит подержать статус студии на
должном уровне.
Структура и объем пояснительной записки ВКР. ВКР представлена в
форме пояснительной записке объемом 104 листов, состоящей из введения,
трех разделов-глав, заключения, 6 приложений. В тексте пояснительной
записки имеется 27 рисунков, список литературы, состоящий из 42 источника.
Во введении определены цель и задачи дипломной работы, описана
актуальность темы, даны определения объекта и предмета изучения, а также
структура и объем дипломной работы.
В первом разделе изучаются теоретические и методологические аспекты
информатизации делопроизводства.
8
Второй раздел посвящен анализу информационной системы
делопроизводства.
Третий раздел описывает решение по совершенствованию
информационной системы делопроизводства. Здесь представлена программная
реализация информационной системы, описание функционирования
программы, формы экрана.
В заключении подводятся итоги проведенного совершенствования
информационной системы делопроизводства.
В приложениях представлены выходные формы некоторых документов.
Обследование объекта информатизации
Общие сведения о деятельности организации. Коммерческое
учреждение СТУДИЯ «FOTO STYLE» - многопрофильное учреждение,
оказывает услуги с 2000 года. Миссия организации - оказание качественных
доступных услуг в сфере фото-видео технологий и повышение
конкурентоспособности на рынке труда.
Компания зарегистрирована 15 апреля 2000 года регистратором
Межрайонная инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и
сборам №1 по Республике Хакасия. Директор организации - Шевцова Татьяна
Ивановна. Компания «FOTO STYLE» находится по адресу г. Абакан, ул.
Советская, д. 136.
Основным видом деятельности фотостудии является осуществление
фотосъемки и разработка дизайна по заказам.
Целью организации фотостудии является обеспечение заказчиков
высококачественной фоторекламной продукцией, завоевание не менее 15%
рынка фоторекламных услуг в регионе.
Задача компании — предоставление широкого спектра услуг и
составление эффективного плана рекламной кампании. Создание фотостудии
необходимо для проведения фотосъемки и разработки дизайна фирм-
заказчиков, оптимально соответствующих бюджету.
9
Реализация проекта требует капиталовложений в размере 155 000
рублей. Эти средства в полном размере предполагается получить за счет
банковского кредита под 24% сроком на один год.
Организация аренды помещения, покупка и монтаж оборудования,
подбор и найм персонала, реклама нового продукта потребует 1 месяц.
Возврат заемных средств кредитору будет осуществляться, начиная с
четвертого месяца работы фотостудии по 7 100 руб. ежемесячно, включая
выплаты по процентам. Данный проект рентабелен: за счет качественных услуг
потребителям уже на третий месяц реализации проекта при выручке 10425 руб.
компания получит прибыль в 7 297 руб.
Несомненной заслугой СТУДИЯ«FOTO STYLE» является реализация
идеи активного поиска клиентов. СТУДИЯ«FOTO STYLE» постоянно обучает
и консультирует клиентов и сотрудничает с образовательными учреждениями
региона проводя кружковые и клубные мероприятия по обучению фото и видео
делу.
В производстве используется машина для печати фотоснимков и
проявки фотопленок «Frontier», которая обеспечивает высокую
производительность печати – 2250 тыс. фотоснимков в час, позволяет работать
как с цифровыми файлами, так и с фотопленками и обеспечивает высокое
качество фотоснимков. Предполагается осуществить развертывание бизнес
проекта в течение 5,5 лет со среднегодовой численностью персонала в первый
год – 16 человек (к концу 6-го года - 22 человека). Прогноз уровня спроса
показывает, что к концу 2020-го года выручку можно будет увеличить до
13976,55 тыс. руб. Необходимая производственная площадь – 60 кв. метров,
помещения под офис и торговый зал – 100 кв. метров. Помещения планируется
взять в аренду.
10
Рисунок 1. Организационная структура компании
Основными конкурентными преимуществами данного проекта является:
1) использование нового высокопроизводительного оборудования;
2) оборудование большого торгового павильона, который будет
предоставлять широкий ассортимент услуг и станет центром цифровой печати;
3) основной стратегией конкурентоспособности проектируемой фирмы
будет комплексная стратегия по снижению цен, повышению качества и уровня
обслуживания с целью проникновения на рынок и расширения объема продаж;
4) снижение издержек за счет высокой производительности
оборудования, повышение качества обслуживания, снижение цен, более полное
11
удовлетворение потребителей за счет расширения спектра услуг и введения
гибкой системы скидок.
Эксплуатационные и технические характеристики обслуживаемых СВТ
В организации находятся 9 рабочих ПК
Процессор: Dual Core AMD Athlon 64 X2 4400+, 2300 МГц;
Материнская плата: nVIDIA nForce 6100-430;
Оперативная память: 869 Мб;
Видеокарта: NVIDIA GeForce 6150SE, 512Мб;
Жесткий диск: 250 Гб;
Монитор: LG Flatron L192WS.
На каждом из них установлена операционная система Windows. Так же
установлено стандартное программное обеспечение Microsoft Office. Из
дополнительного ПО установлено Total Commander, Adobe Reader, 1C, Firefox,
3DMAX 2009, AutoCAD 2009.
Также, на организации используется:
Лазерный МФУ Canon MF 3110 - 3 штуки;
Лазерный МФУ Canon MF 5630 – 1 штука.
Проблемы функционирования системы управления проектами и
делопроизводства в компании. Исследование системы документационного
обеспечения управления в студии компании FOTO STYLE выявило ряд
существенных проблем, которые требуют системного решения. Анализируя
методы составления документов сотрудниками компании FOTO STYLE, можно
отметить, что, как правило, существующие бланки для документов составлены
не удовлетворительно как шаблоны дкументов Wordи Excel, сотрудники студии
при подготовке документов руководствуются собственными представлениями о
том, как следует составлять и оформлять данный вид документов.
Вся ручная работа, связанная с приемом заявок на услуги, уведомления,
оформление договоров на оказание услуг, выставление счетов, оформление
12
актов сдачи-приемки оказанных услуг, а также обработка, проверка и
сортировка документов занимают неоправданно много времени.
За 247 рабочих дней в 2015 г. студия принял 3970 заявок и
соответственно было оформлено 19 850 сопровождающих документов. Таким
образом, за один рабочий день приходило в среднем 16 заявок, что вызывало
необходимость подготовить 80 сопровождающих документов.
Делопроизводство с использованием бумажных носителей редко
обходится без ошибок. Срабатывает пресловутый «человеческий фактор»,
когда индивидуальные особенности психофизических возможностей,
профессиональной подготовки и опыта работника, которые проявляются в
умении, не отвлекаясь, сосредоточиться на задании, не забыть, что, как и в
какой последовательности нужно делать, и других существенных умениях,
влияют на конечный результат работы. В итоге прохождение всех поступивших
за один день документов занимало 2–3 дня.
Между тем, 70% делопроизводства в компании FOTO STYLE
осуществляется на бумажных носителях, так как документы, поступившие по
электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются
начальнику УЦ компании как обычные документы на бумажном носителе.
Регистрационный (учетный) номер присваивается документам в нарастающем
порядке в течение года.
Информационная система организации, как и любая другая сложная
система, имеет свои недостатки. Главные из них - это сложное проектирование
сети, не полная автоматизация некоторых процессов, излишние финансовые
затраты на обслуживание.
Постановка задачи. Одним из основных недостатков бизнес-процессов
компании является бизнес процесс управления проектами и документооборот,
организованный примитивно - с помощью MS Excel, следовательно,
затрачивается много времени. Более того, существует угроза потери
информации из-за отсутствия единой базы.
13
В связи с вышеперечисленными проблемами руководством компании
было принято следующее управленческое решение – внедрить такую ИС,
которая позволит управлять проектами и формировать сопутствующие
документы. Для этого необходимо:
изучение теоретических аспектов управления проектами студии;
изучение теоретических аспектов делопроизводства студии;
анализ деятельности объекта автоматизации как информационной
системы (ИС);
изучение общих принципов и концепций автоматизации ведения
проектов и делопроизводства;
изучение IT структуры компании;
проведение анализа архитектур ИС;
построение различных моделей ИС;
разработка концептуальной информационно-технологической
модели ИС;
исследование параметров входного потока ИС.
Решению этих задач посвящены остальные главы ВКР.