14
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. СИСТЕМА
УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Система управления проектами - это набор организационных и
технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление
проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации.
Требования к функциональным возможностям информационных систем
управления проектами вытекают из особенностей процессов управления
проектами в каждой конкретной организации.
Система управления проектами тесна связана и интегрируется с
делопроизводством.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными проектами, является важным аспектом работы любого
предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и
ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с
персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы
обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются
планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В
связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с проектами и
документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых
решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
1.1. Основные принципы внедрения системы управления проектами
Особенности системы управления проектами в коммерческих
учреждениях обусловлены необходимостью обеспечения работы с разными
клиентами и большими объемами информации.
Система управления проектами может и должна окупаться за счет
повышения эффективности проектной деятельности – деятельности
оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые в свою очередь
15
хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI (Return On
Investment) необходимо взять финансовые и временные характеристики
проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения
системы.
В деятельности любой коммерческой организации присутствует работа
по подготовке административных решений и нормативных актов. Система
электронного делопроизводства (СЭД) экономит время на сбор необходимой
информации для подготовки нормативных документов, в разы ускоряет их
согласование, позволяет организовать совместную подготовку и хранение
промежуточных версий документов.
Благодаря применению реализованных в СЭД интернет-технологий
процесс рассмотрения документов становится более прозрачным. Современные
технологии позволяют вести в оперативном режиме различные документы как
проектные, так и распорядительные.
Система электронного делопроизводства обеспечивает также контроль
исполнения заданий и поручений по имеющимся бизнес проектам, в результате
чего повышаются исполнительская дисциплина и качество работы учреждений.
Организация работы с проектами является важной частью процессов
управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на
оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение
информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с
документационным обеспечением управления. Для получения экономического
эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее
количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на
предприятии не налажена четкая работа с проектами, то, как результат,
ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности,
оперативности приема-передачи информации, правильной постановки
16
справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и
использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве:
1. Документирование (составление, оформление, согласование и
изготовление документов).
2. Организация работы с проектами в процессе осуществления
управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и
использования документов).
3. Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет служба
документооборота (далее ДОУ), форма которой может быть: управление
делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба решает три основных комплекса задач:
1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с проектами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с проектами.
Задачи, стоящие перед ДОУ, определяют ее функции:
разработка и проектирование бланков, обеспечения их
изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и
тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов,
соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение
документов.
Задачи организации работы с проектами в учреждении решаются
выполнением следующих функций:
установление единого порядка прохождения документов
(делопроизводства учреждения);
экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
17
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних
документов;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранение и
использование; организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с проектами
включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных,
методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением
установленных правил работы с проектами в структурных подразделениях
организации;
повышение квалификации работников организации и их
консультирование по вопросам работы с проектами;
упорядочение документации организации, проведение работ по
унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов,
применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с проектами,
совершенствование делопроизводства организации, повышение
исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования
автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с
проектами.
В ситуации роста масштабов студии и численности его сотрудников
вопрос об эффективности документационного обеспечения управления
становится всё более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом,
выглядят примерно так:
Руководство теряет целостную картину происходящего.
18
Структурные подразделения, не имея информации о деятельности
друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает
качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать
внешние контакты.
Следствием этого становится падение производительности труда;
возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических,
коммуникационных и т. д.
Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых
рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может
повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных
инвестиций.
В ситуации неоправданного роста штата, падения
производительности, необходимости инвестиций в производство появляется
потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит
к уменьшению прибыли.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко
делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой
ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных
рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или
руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие
способов организации электронного информационного обмена между
сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной
связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией
делопроизводственных.
Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации
делопроизводства в управлении студиями и организациями:
средства и правила создания документов;
19
ведения их электронного архива;
поддержки делопроизводства и при этом базироваться на
программно-технических платформах студии.
Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все
остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения
делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед
организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности
предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на
программно-технические платформы и систему автоматизации
делопроизводства.
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать
эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества
управления, стоят следующие задачи:
Совершенствование всей работы по подготовке и обработке
документной информации путем создания механизма документационного
обеспечения студии (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор
программных продуктов.
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с
проектами, приходится использовать последние технологические достижения:
системы управления базами данных;
системы поиска документов и анализа текстов;
системы сканирования и распознавания документов (печатных и
рукописных);
среду клиент-сервер;
Internet/intranet.
Можно выделить следующие основные группы документов:
организационные документы студии (устав, положения,
учредительный договор, структура и штатная численность, штатное
20
расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового
распорядка);
распорядительные документы студии (приказы по основной
деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу студии (приказы по личному
составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2,
лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы студии (главная книга,
годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты
ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы студии (акты, письма,
факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные
записки, протоколы и др.).
От внешних организаций могут поступать на предприятие документы,
регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана
окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу –
нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты
(договоры), которые являются основными проектами предпринимательской
деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или
организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются
финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности
составления и обработки.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность
службы ДОУ организации
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок
образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а
21
также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих
работу в службе ДОУ.
Должностная инструкция - это основной организационный документ,
регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками,
служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении
отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих, который содержит регламентированный
перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная
система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых
закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для
отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации. Положение
и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые
документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из
всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный
документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания
документов, технологию работы с проектами. Для эффективной работы службы
ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и
представления всех этапов работы с проектами в каждой организации должна
быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее
деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству
организации служат:
22
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
исполнительной власти. М.: Росархив, 2014;
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М.: Росархив, 2015.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям.
Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и
достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач,
решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его
юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом
нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов,
так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет
установить единую классификацию документов организации в соответствии с
управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет
исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И,
наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и
форм документов.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего
использования систематизацию форм документов.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм
документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов,
который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в
порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю.
Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом
создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.
Основные организационные структуры службы ДОУ:
23
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для
обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная;
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
секретариат коллегии; протокольное бюро.
В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и
подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их
согласование с функциональными структурными подразделениями
организации; организация и документационное обслуживание совещаний,
проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных
органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ,
методический центр.
3. К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по
совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-
методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций,
правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка
классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы,
перечни документов со сроками хранения).
4. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на
экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
Канцелярия создается на студиях, в научно-исследовательских,
проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В
структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы,
секторы, группы).
5. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий
прием и отправку по почте и курьерской связи документации и
корреспонденции.