24
6. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи
которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов,
контроль соответствия принятым правилам оформления документов,
формирование и ведение справочно-информационного массива.
7. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль
за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ
исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе
выполнения документов и поручений.
8. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом
предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
подготовка обращений к рассмотрению руководством;
контроль за сроками подготовки ответных документов в
структурных подразделениях организации;
извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
организация приема граждан по личным вопросам руководством
организации.
9. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку
документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет
выполняемой работы.
10. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех
организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества
нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к
копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке
рекламной продукции, буклетов, брошюр.
11. Архив организации – осуществляет прием от структурных
подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им
методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует
соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в
25
структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное
хранение.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны
для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как
протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур
объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур,
порядком принятия решений и особенностями документирования в этих
учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей
структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
подготовка проектов нормативно-распорядительных документов
(редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со
структурными подразделениями;
анализ документов, подготовленных структурными
подразделениями; подготовка заключений по документам, подготовленным
структурными подразделениями; организация и проведение заседаний
коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с проектами в небольших
учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной
структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы
регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ
организаций. Что касается коммерческих структур, то решение о создании
службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство
организации.
1.2. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии
Сегодня на рынке присутствует большое количество современных
систем управления проектами, которые могут быть адаптированы под
потребности компании без программирования. Примером такой системы
26
является Адванта. Прибегать к собственной разработке системы управления
проектами стоит только в случае, если отраслевая специфика и задачи
организации по управлению проектами очень уникальные. Для решения задач
отдела управления проектами можно адаптировать уже готовые инструменты.
По техническим характеристикам системы управления проектами
можно разделить на следующие виды:
Локальные/настольные (например, Microsoft Project).
Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные
компоненты ПО, а на локальном компьютере устанавливается приложение
клиент (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera).
Веб-базированные – для использования таких приложений нужен
лишь интернет-браузер (например, Адванта).
Современные информационные системы управления проектами все
чаще создаются как веб-базированные интернет приложения. В них можно
выделить 2 отличительных признака:
по месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо
на сервере предприятия);
по модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь
период использования, либо взимается арендная плата за использование -
SAAS).
Сейчас на рынке инструментов управления проектами очень много
бесплатного или условно бесплатного (недорогого) ПО, продающегося по
схеме SAAS. Как правило, недорогое ПО подходит для небольших команд и в
основном обладает функционалом таск-менеджеров (систем управления
задачами), ведения списка клиентов (и т.д.). Такие системы в основном
ориентированы на малый бизнес.
Средний и крупный бизнес в России, как правило, предпочитает иметь
возможность хранить основные данные у себя на серверах либо в арендуемом
дата-центре (что также позволяет при необходимости быстро перенести данные
27
к себе). Сервисным провайдерам ПО по схеме SAAS (как российским, так и
западным) данные пока доверяет в основном малый бизнес из-за
существующих рисков безопасности, утечки данных, которые уже не раз
случались в России. Стоит ли говорить, что эффективность управления
проектами в таком случае резко падает.
Поэтому сейчас самое оправданное решение – выбрать онлайн систему
управления проектами с возможностью хранения всей информации на своем
либо арендуемом серверном оборудовании.
На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих
рынок систем электронного делопроизводства, достаточно широк. Их можно
разделить на две группы:
Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus
Domino/Notes; "Босс-референт" ("АйТи"), семейство продуктов "Золушка" и
DIS-Assistant (Институт развития Москвы), "ЭСКАДО" ("Интерпроком Лан"),
CompanyMedia и OfficeMedia ("ИнтерТраст"), N.System ("Компьютер-Лэнд",
Санкт-Петербург), "Делопроизводство" (КСК) и другие.
Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs
("Ланит"), Optima Workflow ("Оптима"), "Дело" ("Электронные офисные
системы), "1С:Документооборот" (1С), "ЕВФРАТ-документооборот" (Cognitive
Technologies) и ряд других систем.
Отечественные компании, которые в качестве технологической основы
используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - "Дело" и
LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища
информации собственной разработки ("1С:Документооборот"), испытывают
проблемы в обеспечении совместной работы над проектами в территориально
распределенной корпоративной среде.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько
десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации
28
документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно
выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes:
"CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-Референт" -
АйТи, "Золушка НТЦ" -ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;
полностью российские разработки: "1С:Архив" - 1С, "LanDocs" -
Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-
Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум
Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система
автоматизации делопроизводства и делопроизводства, система управления
проектами, система электронного делопроизводства и так далее.
В специализированной литературе предлагается несколько подходов к
проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых
вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые
системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации
отдельных участков делопроизводства, как по качеству работы системы, так и
по финансовым критериям.
Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для
учета и контроля работы с проектами, а также организации их архивного
хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в
отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому
естественным и самым эффективным решением является использование
готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в
соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.
В современных условиях документ все возрастающую часть своего
жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к
автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии
электронного делопроизводства. Если еще несколько лет назад такие средства,
29
как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде
организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в
настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой
интегрированной системы работы с электронными и бумажными проектами.
Для обеспечения полноценного электронного делопроизводства
необходимы определенные промышленные технологии преобразования
бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также
средства автоматической регистрации электронных документов,
подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-
цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы,
используемые для работы с электронными проектами, распространяемыми по
организации и за ее пределами.
Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать
открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения
реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или
модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса,
обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами
организации. Еще более широкие возможности для расширения
функциональности системы автоматизации делопроизводства дает
использование совместно с ней универсальных документоориентированных
платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share
Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и
другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы
организаций. Актуальным на сегодня требованием к системе автоматизации
делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими
системами. Электронные коммуникации снимают границы между
организациями, а обмен электронными проектами значительно снижает
финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное
последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в
30
электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность
организовать электронный документооборот между территориально
удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с
другом.
Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные
требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего,
такая система должна:
1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном
объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением,
поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;
2) быть построена на единых методологических принципах,
программно-технических и технологических решениях и рамках действующих
организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства,
государственных стандартов, инструкций и требований;
3) обеспечить полноценное использование (интегрирование)
накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного
ввода информации и ее многократного использования как по документно, так и
фактически;
4) помогать администраторам выбирать маршруты движения
документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты
информации от несанкционированного доступа;
5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а
именно по количеству технических устройств и технологий, количеству
документов (объему информации), количеству пользователей;
6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся
требованиям пользователей.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено
большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются
специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами
31
реализации. В соответствии с классификацией, их можно условно разделить по
следующим критериям:
1) типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);
2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;
3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых
технологий их решения;
4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и
совместимости с иными информационными технологиями;
5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного
функционального назначения.
Для определения стоимости автоматизированной системы необходима
оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного
программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации ДОУ;
стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного
обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по
первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по
техническому обслуживанию и так далее).
В силу существенных отличий отечественной системы
делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем
автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное
делопроизводство. Таким образом, учитывая все возможные приведенные
требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить
внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам
автоматизации управленческой деятельности организации.
Четко выраженный вертикальный характер движения документов
(руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации.
32
Характер движения документов преимущественно горизонтальный,
предусматривающий возможность попадания документа сразу к
непосредственному исполнителю, минуя руководство.
Отслеживание всего комплекса работ с проектами в регистрационных
журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о
документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков
исполнения, и т.д. Отсутствие централизованного (рамках всей организации)
контроля.
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для
обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается
создание специализированных служб: управление делами, секретариатов,
канцелярий. Регистрация документов производиться непосредственными
исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы),
некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные
подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются. Ведение
регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения
единого порядка обработки документов предусматривается создание
специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.
Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями
(поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды
документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения,
занимающиеся делопроизводством, не создаются.
1.3. Сравнительные характеристики систем управления проектами
Рассмотрим основные возможности доступных на Российском рынке
пакетов систем управления проектами. Начнем с более простых и дешевых
пакетов и постепенно перейдем к системам, предлагающим решения для более
искушенных пользователей.
33
Microsoft Project. Microsoft Project является на сегодняшний день самой
распространенной в мире системой УП. Во многих западных компаниях MS
Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых
сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных
комплексов работ (цена на Российском рынке около $600).
Отличительной особенностью пакета является его простота.
Разработчики MS Project не стремятся вложить в пакет более сложные
алгоритмы календарного или ресурсного планирования. В то же время
значительное внимание уделяется использованию современных стандартов,
позволяющих эффективно интегрировать пакет с другими приложениями.
Например, поддержка стандартов ODBC и OLE 2.0 упрощает задачи
интеграции бизнес-приложений.
Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет облегчить и
систематизировать групповую работу с проектами. Настройка сообщений для
команды проекта включает возможность определения состава проектных
данных пересылаемых участникам проекта по электронной почте и установку
ограничений на коррекцию пересылаемой информации получателями.
Хранение проектов в папках Exchange обеспечивает дополнительные средства
разграничения доступа к файлам проектов.
Для быстрого включения в работу начинающего пользователя MS
Project предоставляет, кроме обычных средств помощи, также возможность
пошаговой разработки проекта ( Create Your First Project и Cue Cards ) и
интеллектуальной подсказки (Answer Wizard). К сожалению, Project пока не
руссифицирован, так что для эффективного использования этих средств
необходимо знание английского языка, включая специфическую терминологию
управления проектами.
Среди достоинств пакета также следует отметить достаточно удобные и
гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны
из заготовок (Report Gallery). Возможность одновременно иметь до шести