12
интерфейс - USB 1.1, LPT;
формат А4;
поддержка ОС: Windows 2000, 95, 98, Me, XP; Mac OS 8.1-9.x, OS 10.1 и
выше.
Основные компоненты технической архитектуры показаны в Таблице 1.1.
Таблица 1.1
Основные компоненты технической архитектуры
№
п/п
Наименование
компонента
Технические характеристики
1
Серверная комната
1.1
патч-панель PPW-12-
8P8C-C5e-FR
24 порта
Сила тока: 1.5 А максимум
Напряжение: 150 В
Контактное сопротивление: 20 мOм
Сопротивление изоляции: 500 МОм
Напряжение диэлектрика: 1000 В переменный ток RMS, 60 Гц/1
мин
1.2
маршрутизатор Nortel
VPN Router 5000
Память
- 512 Мбайт памяти – стандарт
- 1,5 Мбайт памяти – максимум
Процессор
- Два процессора Intel Xeon 2,2 ГГц
Слоты расширения
- Пять слотов расширения PCI
Максимальная скорость обработки данных по технологии 3DES
- 375 Мбит/с (450 Мбит/c для AES)
Стандартное оборудование
- 1 порт 10/100BaseT Ethernet
- 1 порт 10/100/1000BaseT Ethernet (GigE)
- Порт управления/консоли (DB-9)
Стандартное программное обеспечение
- Операционная система Nortel VPN Router с 5000 VPN-
туннелями и IP-маршрутизацией
Опциональные интерфейсы LAN/WAN
1.3
ИБП Eaton Powerware
3105
Номинальная мощность 500 ВА
Номинальное входное напряжение 230 В
Диапазон входных напряжений 184-265 В
Частота 50/60 Гц, автоматический выбор
Номинальное выходное напряжение 230 В
Перегрузочная способность 120%+/- 10%
КПД 95% в нормальном режиме работы от сети
2
Маршрутизатор D-link
Скорость коммутации - до 120,000 пакетов/сек до 61.44 Мбит/сек
13
Производительность - до 150 VPN-туннелей
3DES, AES – до 50 Mbps
IP-маршрутизация - до 36 IP-телефонов
3
Модем Cisco 627 ATM
Максимальная скорость, обеспечиваемая технологией DMT
(g.dmt) ADSL
Скорость к абоненту: от 32Кбит/с до 8032 Кбит/с
Пользовательский интерфейс: ATM Forum 25.6Мбит/с (разъем
RJ45)
Питание: 5 VAC 1А
В каждом здании филиала ООО «Альт Айти Солюшенс» стоят ксероксы
Xerox Phaser 3150. Технические характеристики:
скорость печати: до 20 стр./мин для формата A4 (22 стр./мин для формата
Letter);
разрешение: фактическое разрешение до 1200 x 1200 dpi;
ежемесячная нагрузка: до 30000 страниц;
оперативное запоминающее устройство (ОЗУ): 32 МБ;
совместимость с ОС: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP/Vista/7, семейство
ОС Linux, включая Red Hat, Caldera, Debian, Mandrake, Slackware, SuSE и Turbo
Linux.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В качестве задачи автоматизации была выбрана автоматизация управления
проектами для проект-менеджера компании ООО «Альт Айти Солюшенс».
Основные процессы управления в ООО «Альт Айти Солюшенс»
представлены на рис. 1.4.
14
Рис. 1.4 Основные бизнес-процессы ООО «Альт Айти Солюшенс»
Таким образом, к бизнес-процессам управления в ООО «Альт Айти
Солюшенс» относятся:
1) стратегическое управление:
планирование стратегии;
организация выполнения стратегических планов;
координация действий по реализации стратегических задач;
мотивация на достижение стратегических результатов;
контроль за процессом выполнения стратегии.
На входе – документы, договора компании; на выходе: стратегический план
компании на краткий и долгий периоды;
2) управление финансами - деятельность по эффективному привлечению и
использованию денежных средств. На входе – информация о доходах и расходах
компании; на выходе: финансовая отчетность, информация о результатах
финансовой деятельности компании;
15
3) управление маркетингом - это управление всей деятельностью, имеющей
отношение к взаимодействию с рынком. На входе – результаты деятельности
компании; на выходе: план маркетинга;
4) управление качеством – деятельность по непрерывному повышению
качества всех организационных процессов. На входе – отзывы клиентов,
заказчиков компании; на выходе: результат оценки качество товаров, услуг
компании;
5) управление персоналом - практическая деятельность, направленная на
обеспечение компании «качественным» персоналом (способным выполнять
возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование. На
входе – информация о персонале компании; на выходе: эффективная система
управления персоналом компании;
6) управление проектами - координированное и контролируемое
управление множеством проектов для достижения набора бизнес-целей. На входе
– документы, договора компании; на выходе: оценка портфеля проектов,
результаты реализации проектов.
Планируемая разработка предназначена для оптимизации деятельности,
порядка действий при управлении проектами. Приложение должно обеспечивать
автоматизацию базовых бизнес-процессов, таких как: регистрация клиентов, учет
договоров с ними, подготовка отчетности по проектам и т.д.
Все бизнес-процессы ООО «Альт Айти Солюшенс» и ответственные лица
за их осуществление представлены в табл. 1.2.
Таблица 1.2
Распределение ответственности за бизнес-процессы в ООО «Альт Айти
Солюшенс»
Оргструктура первого уровня
Бизнес-процессы первого уровня
1. Генеральный директор
1.1.
Заместитель
генерального директора
1.2.
Начальник отдела
программирования
1.3.
Начальник отдела
продвижения и рекламы
1. Основные бизнес-процессы
16
1.1. Выполнение функций заказчика
X
1.2. Управление проектом
X
1.3. Проведение преддоговорной работы
X
1.4. Программно-техническое обеспечение
X
1.5. Разработка плана проекта
X
1.6. Обеспечение выполнения проекта
X
1.7. Контроль выполнения проекта
X
2. Обеспечивающие бизнес-процессы
2.1. Материально-техническое обеспечение
X
2.2. ИТ-обеспечение и связь
X
2.3. Обеспечение безопасности
X
2.4. Ремонт техники и оборудования
X
3. Бизнес-процессы управления
3.1. Стратегическое управление
X
3.2. Управление финансами
X
3.3. Управление маркетингом
X
3.4. Управление качеством
X
3.5. Управление персоналом
X
3.6. Управление портфелем проектов
X
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Взаимодействие с клиентами – важнейшая часть любого бизнеса. Проект-
менеджер занимается поддержанием отношений с клиентами и важными
партнерами, проводит первичную презентацию проекта и организует
последующие встречи, заключает договора от имени компании, а также
контролирует процесс и сроки предоставления услуги, соблюдение
договоренностей.
Основные функции проект-менеджера:
регистрация поступающих предложений по созданию сайтов;
подбор услуг по требованиям клиентов;
информирование клиентов о подходящих предложениях,
консультирование по вопросам, касающимся проекта;
анализ правоустанавливающих и прочих документов;
оказание помощи клиентам в сборе необходимых документов и
оформлении сделок; консультация клиента по вопросам оформления документов;
17
взаимодействие с клиентами на всех этапах сделки; составление всех
видов договоров; составление договора на разработку и обслуживание;
расчет стоимости оказываемых услуг;
составление установленной отчетности о выполненной работе;
размещение рекламы в различных СМИ, Интернете и пр.;
ведение базы данных.
Проект-менеджер вводит в базу отдела данные о клиентах, данные об
оплате и информацию о заключенных договорах, составляет отчеты для
предоставления генеральному директору. Также он принимает необходимые для
выполнения проекта документы, в случае несоответствия документов
требованиям или нехватки каких-либо документов, сообщает клиенту для
дальнейшего оформления.
Работа начинается с обсуждения проект-менеджера с клиентом вида
услуги, сроков выполнения работ, стоимости. Далее осуществляется заключение
договора и внесение всех данных в базу. На рис. 1.5 представлены функции,
которые должен выполнять проект-менеджер.
Рис. 1.5 Функции проект-менеджера
База данных – несомненно, важный ресурс компании, от доступности и
целостности которого во многом зависит успешность бизнеса. Ведение
клиентской базы в MS Excel или на бумаге – не только малоэффективно, но и
18
грозит потерей ценных сведений. Ведение базы в Excel связано с резким
уменьшением скорости обработки информации при высокой нагрузке на
локальную сеть. Дело в том, что Excel предоставляет собой всего лишь ресурс для
хранения информации, т.е. при запросе на обработку данных, клиентский
компьютер вместо того, чтобы получить только ключевые параметры, связанные
с его запросом, получает весь массив данных и только после этого производит их
обработку. К тому же, доступ к файлу ограничен только одним запросом и пока
задача не будет решена, второе и последующие создают очередь, что резко
снижает производительность работы. Так же недостатком ведения базы данных
в Excel является разграничение прав доступа, и небезопасность использования.
Базу данных в Excel можно легко скопировать или удалить. Для составления
отчетов, различных договоров и прочего используется программа Microsoft Word,
что является достаточно трудоемким процессом.
Модель AS-IS (как есть) — это модель текущей компании бизнес-процессов
компании. Схема бизнес-процессов в варианте AS-IS в нотации IDEF0
(методология функционального моделирования) до внедрения ИС
«Документооборот» представлена на рис. 1.6.
Рис. 1.6 Контекстная диаграмма бизнес-процесса (IDEF0)
19
Учет операций документооборота архивного отдела состоит из шести
основных функциональных блоков: прием заявок; расчет стоимости оказываемых
услуг, внесение данных в базу; составление договора оказания услуг; учет
документов, учет выполненных услуг. Функциональные блоки, а также входящие,
исходящие и управляющие интерфейсные дуги представлены на рис. 1.7.
Главным недостатком существующего процесса учета предоставления
услуг является большое количество разрозненных механизмов, обеспечивающих
его выполнение.
Процесс «Учет документов» включает в себя два функциональных блока:
контроль оплаты и учет принятых документов. Детализация данного процесса
представлена на рис. 1.8.
Рис. 1.7 Декомпозиция контекстной диаграмма (IDEF0)
20
Рис. 1.8 Детализация процесса «Учет документов»
В процессе учета принятых документов регистрируются полученные от
клиентов документы, и их перечень включается в договор на оказании услуг. В
процессе контроля оплаты регистрируется факт оплаты клиентом услуг.
Основными недостатками существующей технологии выполнения
функций проект-менеджера являются: высокая трудоемкость обработки
информации; несовершенство организации сбора и регистрации информации;
большой объем бумажного документооборота.
Автоматизации позволит исключить появление возможных ошибок во
внутренней БД компании при редактировании ее проект-менеджером.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В процессе заключения договора участвуют следующие документы:
договор с клиентом.
Схема документооборота договора показан в Таблице 1.3.
21
Таблица 1.3
Схема документооборота договора
Исполнитель
Действие
Клиент
Проект-менеджер
Генеральный
директор
Составление
договора
Заполнение
договора
Проверка
заполненных
данных
Утверждение
договора
В ходе реализации проекта предполагается устранить следующие,
существующие на текущий момент, недостатки деятельности ООО «Альт Айти
Солюшенс»:
простои оборудования;
долгое оформление документов;
потери документов в результате неэффективного хранения;
высокая трудоемкость обработки информации;
слабая защита информации и документов;
низкая оперативность, снижающая качество обслуживания клиентов;
сложности при оформлении отчетной документации по договорам;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов
расчетов конечному пользователю.
Договор
Договор
Договор
Договор