32
Рис. 1.9 Интерфейс программы «M.E.Doc IS»
Основные преимущества программы «M.E.Doc IS»:
максимальная автоматизация отчетности и других процессов
документооборота в рамках одной программы;
защищенность информации благодаря шифрованию электронной
цифровой подписи;
контроль процессов документооборота на всех этапах;
удобство и простота в использовании благодаря современному
понятному интерфейсу;
экономия личного времени и сокращение расходов предприятия;
уверенность в соответствии бланков всем требованиям действующего
законодательства и контролирующих органов за счет своевременных обновлений
программы;
надежность работы, обеспечиваемая командой профессиональных
разработчиков и технической поддержки;
возможность постоянного повышения квалификации благодаря
обучающим программам и презентациям в офисе;
гибкая система скидок и поощрений для постоянных пользователей.
Аппаратные требования.
Локальный вариант:
33
Процессор Intel с минимальной тактовой частотой 2 ГГц;
Оперативная память - не менее 2 ГБ;
Свободное место на жестком диске - не менее 1,5 (3) ГБ;
Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768);
Манипулятор типа мышь и клавиатура;
Доступ к почтовому серверу;
Доступ к интернету;
Опционально:
Устройство для чтения USB-накопителей;
Устройство для чтения CD-дисков;
Устройство для чтения гибких дисков (дискет);
Лазерный или струйный принтер;
Сетевой вариант.
Сервер:
Процессор Intel с минимальной тактовой частотой от 2 ГГц (минимум 4
ядра);
Оперативная память - не менее 4 ГБ;
Свободное место на жестком диске - не менее 1,5 (3) ГБ;
Сеть от 100 Мбит/с;
Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к
серверу.
Доступ к почтовому серверу;
Доступ к интернету.
Терминальный сервер:
Процессор Intel с минимальной тактовой частотой от 2 ГГц (минимум 4
ядра);
Оперативная память - не менее 4 ГБ + от 30 МБ на пользователя;
Свободное место на жестком диске - менее 1,5 (3) ГБ + не менее 400 МБ
на пользователя;
Сеть от 100 Мбит/с;
34
Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к
серверу;
Доступ к почтовому серверу;
Доступ к интернету.
Станция:
Процессор Intel с минимальной тактовой частотой 1,8-2 ГГц;
Оперативная память - от 2 ГБ (зависит объема отчетов);
Свободное место на жестком диске - не менее 400 МБ;
Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768);
Манипулятор типа мышь и клавиатура;
Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к
серверу.
Опционально:
Устройство для чтения USB-накопителей;
Устройство для чтения CD-дисков;
Устройство для чтения гибких дисков (дискет);
Лазерный или струйный принтер.
«4К-Документооборот».
Система электронного документооборота «4К-Документооборот»
позволяет работать с:
документами разных типов;
реестрами документов;
входящей и выходящей корреспонденцией;
внутренней почтой;
электронной почтой;
внутренним форумом;
Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота
электронным (рис. 1.10).
35
Рис. 1.10 Интерфейс программы «4К-Документооборот»
Основные преимущества программы «4К-Документооборот»:
Простота установки, не требует знания основ программирования.
Не требует дополнительных расходов на внедрение.
Эффективна и рентабельна при внедрении как для отельных
подразделений или небольших предприятий, так и для крупной компании с
большим количеством разрозненных филиалов.
Эргономичный и интуитивно-понятный интерфейс, не требующий
дополнительного обучения персонала компании.
Универсальность. Возможно проводить разные типы документов.
Встроенный HTML-редактор различных документов. Нет никакой
необходимости редактировать документ в редакторе (к примеру, MS Word), а затем
подключать к «4K-Документооборот». Можно документы создавать по шаблону
моментально, при этом экономя время и, соответственно деньги.
Стабильная работа системы, обеспеченная применением низкоуровневого
программирования. Нет сбоев в работе.
Уникальная защита данных на уровне ядра БД, которая разработана на
основании многолетнего опыта кодирования и сопровождения ПО.
36
Не требует вмешательства разработчиков, и отсутствие надобности в
содержании специалистов сопровождения.
Уникальная система для обновления и контроль версий.
Архитектура системы «4K-Документооборот».
Приложение «4К-Документооборот» является основным рабочим модулем
для делопроизводителя, администраторов разных уровней и рядовых
пользователей системы. Дружественный интерфейс, адаптируемый под функции
и права пользователей, легок и прост в освоение. Приложение не требовательно к
технике и может работать под ОС MS Windows XP и выше. Программный код
модуля оптимизирован для работы по выделенной линии с низкой пропускной
способностью.
Почтовое приложение «4К-Документооборот => рассылки»
используется для рассылки мгновенных уведомлений о событиях в системе и по
электронной почте с целью повышения дисциплины и своевременному
реагированию пользователей. Примеры сообщений: «Документ у вас на
выполнении…», «Сегодня последний день утверждения…», «Ваш документ был
возращен вам на доработку утверждающим…» и т.д.
База данных Sybase Adaptive Server Anyware 12.01
отличается низкими начальными требованиями к технике, а также высокой
производительностью на технике среднего и высокого уровня. Является наиболее
выгодным соотношением цена/возможности.
Проведем анализ рассмотренных программных решений для выявления их
возможностей и возможных недостатков. Полученные результаты сведены в табл.
1.12.
Таблица 1.12
Сводный анализ рассмотренных продуктов
Продукт
Преимущества
Недостатки
«М.Е.Dos IS»
Модульная система, высокая
функциональность
Высокая цена, излишняя
функциональность
«4К-Документооборот»
Формирование задания для
каждого работника
Высокая стоимость внедрения
Предлагаемый продукт
Соответствие возможностей
насущным требованиям, низкая
цена внедрения, возможность
разделения доступа
Малая степень масштабируемости
37
Большинство из перечисленных выше продуктов обладают рядом
существенных недостатков. Это и излишняя функциональность, стоимость
внедрения и обслуживания, наличие обслуживающего персонала, специальная
подготовка персонала и т. д. Поэтому, было принято решение для разработки
собственной системы обработки и распределения внутренней документации по
договорам с учетом всех недостатков описанных выше систем.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование и разработка любого программного продукта
предполагает под собой поэтапное решение соответствующих задач.
Планирование этапов создания ИС необходимо для того, чтобы определить, с
помощью каких конкретных работ будет достигаться общий результат проекта,
какие специалисты и оборудование нужны для выполнения этих работ, в какое
время специалисты и оборудование будут заняты работой по проекту. Таким
образом, с помощью плана проекта деятельность специалистов, участвующих в
разработке ИС, организовывается и разделяется по сферам деятельности. В
процессе разработки ИС были выделены следующие этапы:
формирование требований к ИС;
разработка концепции ИС;
техническое задание;
технический проект;
проектирование ИС;
ввод в эксплуатацию.
На этапе «Формирование требований к ИС» осуществляются следующие
работы:
сбор информации о деятельности работника регистратуры;
исследование существующей на предприятии технологии выполнения
выбранной функции управления (оценка реализации продукции), выделение
участков работы, которые необходимо автоматизировать (ввести технологию
учета);
38
оценка целесообразности создания ИС;
формирование требований, предъявляемых пользователями к ИС;
оформление отчета о выполненной работе и задания на разработку.
На этапе «Разработка концепции ИС» осуществляется изучение объекта
автоматизации, проведение необходимых научно-исследовательских работ,
осуществляется разработка и утверждение концепции ИС.
На этапе «Техническое задание» осуществляется определение требований к
системе, определяется состав и функции задач, решаемых ИС. Также проводится
технико-экономическое обоснование разрабатываемой системы (изучение ее
экономической выгодности, анализ и расчет экономических показателей ИС) и
осуществляется утверждение технического задания на создание системы.
На этапе «Технический проект» осуществляется разработка алгоритма
решения задач (описание последовательности действий для решения задачи
разработки ИС и выполнения основных операций обработки данных, описание
вычислений по математическим формулам). Также на данном этапе выбираются
средства разработки и проводится обоснование выбора данных средств
разработки. Далее осуществляется расчет экономической эффективности
системы, разрабатывается перечень мероприятий по подготовке ИС к внедрению
и происходит согласование и утверждение технического проекта.
На этапе «Проектирование ИС» осуществляется реализация алгоритмов
решения задач, создается программный код системы и происходит наполнение баз
данных. Также происходит оформление рабочего проекта ИС.
На этапе «Ввод в эксплуатацию» осуществляется подготовка объекта
автоматизации к внедрению ИС, обучение персонала работе с данной системой,
производятся пусконаладочные работы и проведение опытной эксплуатации.
Для автоматизации управления проектами в ООО «Альт Айти Солюшенс»
была выбрана стратегия автоматизации – автоматизация по направлениям в связи
с тем, что на предприятии предполагается автоматизации одного процесса –
процесса управления проектами.
39
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для разработки ИС, реализующей процессы обработки и распределения
внутренней документации компании, понадобятся следующие программные
продукты:
ОС MS Windows, предназначенная для обеспечения работы клиентской
машины;
ОС MS Windows серверного типа, предназначенная для обеспечения
работы серверов и позволяющая создавать многопользовательские подключения
к базе данных;
СУБД Microsoft SQL Server 2014 для сетевой работы системы учета для
каждой клиентской машины;
Первой причиной выбора является то, что СУБД Microsoft SQL Server 2014
разработан компанией Microsoft и хорошо сочетается с операционной системой
Windows, и существует в бесплатной версии Express. Вторая причина: лёгкость
освоения - разобраться сможет даже не опытный пользователь.
Все указанные программные средства (ПС) должны быть приобретены для
разработки и дальнейшего использования СЭД на базовом предприятии.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Исходными данными для создания информационного обеспечения ИС
служат материалы предпроектного исследования, содержащие сведения о
существующей системе управления, системе документооборота, действующих
классификаторах, технико-экономической информации, систем документации, а
также определяемые задачами управления требования, предъявляемые к системе
кодирования, классификации и информационной базе. В состав
информационного обеспечения входят два комплекса: внемашинное
40
информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической
информации, документы, методические инструктивные материалы) и
внутримашинное информационное обеспечение (макеты, экранные формы для
ввода данных и вывода результатной информации, структуры информационной
базы: входных, выходных файлов, базы данных). Обоснование конкретных
характеристик всех средств ИС происходит на этапе параметризации.
Параметризация заключается в выделении и исследовании параметров
технических, программных, информационных средств, удовлетворяющих
требованиям и ограничениям на разных этапах структуризации ИС. Для
бесперебойной работы ИС используются специальное методическое,
информационное, математическое, программное, лингвистическое,
технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение.
Информационное обеспечение включает в себя организацию
информационной базы. Разработчики определяют связи между
информационными потоками, формируют пакет входной документации в
электронном виде, определяют использование нормативно-справочной
документации и уровни доступа к информации пользователей различных
категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.
Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям,
по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по
уровню доступа к данным.
По служебному положению пользователи разделяются на:
руководителей высшего звена (руководитель);
руководителей среднего звена (начальник отдела);
исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);
обслуживающий персонал (техники).
По степени подготовленности к работе с ИС выделяются следующие
категории работников:
системные, программисты, проектировщики;
программисты, создающие прикладные программы;
пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе с ИС;
41
операторы - это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими
операциями: загрузка, ввод и т.д.
Входными документами системы являются:
1. Справочник Сотрудники.
2. Справочник Контрагенты.
3. Справочник Задания.
4. Справочник Фирмы.
5. Справчник Пользователи.
6. Справочник Счета.
7. Документ Карточка договора.
8. Документ Начисление зароботной платы.
Результирующими документами являются:
1. Журнал договоров.
2. Журнал начисления зароботной платы.
3. Отчет о выполненных работах.
4. Отчет Договор.
В информационной системе в справочниках и документах используются
классификаторы, которые представляют 3-значное числовое значение в
строковом представлении «ХХХ».
В информационной системе учета договоров разработаны следующие
формы:
1. Главная форма.
2. Форма отображения договоров (Журнал договоров).
3. Форма добавления/редактирования договора (Карточка договора).
4. Форми добавления/редактирования справочников.
5. Форма начисления зароботной платы.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Обоснование проектных решений по программному обеспечению задачи
заключается в формировании требований к системному (общему) и специальному