21
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи.
Схемы, отражающая документооборот автоматизируемых задач приведена
на рисунках 13-14.
Рисунок 13 - Схема, отражающая документооборот предприятия.
Рисунок 14 - Схема, отражающая документооборот предприятия.
22
Исходной информацией для решения задач является:
реестр клиентов, категории продукции;
реестр заказов клиентов;
заказ клиента по поставку;
прайс-лист;
приходная накладная.
Характеристики для требуемых электронных документов используются
формы[2], приведённые в таблицах 4-8.
Таблица 4
Реестр клиентов
№
Уникальный
код
Имя
Фамилия
Контактный
телефон
Пароль
Адрес
1
1111
Сергей
Чернов
555-8976
П-006
г.
Пермь,
ул.
Ленина,
89.
Таблица 5
Реестр заказа
№
Номер
договора
Код
клиента
Дата
Сумма
Адрес
1
1
111
29.04.2018
8976 руб.
г. Пермь,
ул.
Ленина,
89.
23
Таблица 6
Приходная накладная
№
Уникальный
код
Номер
договора
Код
продукции
Количество
По цене
1
1
1
143
10
упаковок
800 руб.
Таблица 7
Реестр категории продукции.
№
Уникальный
код
Наименование
Описание
1
1
Молоко
-
Таблица 8
Прайс-лист
Уникальный код
2131
Наименование
Йогурт 330г. 2,5%, персик-абрикос,
ТБА с крыш. 1/12
Производитель
«Большая кружка»
Цена
500руб
Количество на складе
70
Состав продукта
Цельное молоко, обезжиренное
молоко, сухое обезжиренное молоко,
сыворотка сухая, наполнитель
«Персик Абрикос» с йогуртной
закваской.
Жиры
2,5г
Белки
2,8г
Углеводы
13,4г
Срок годности
При +2 +4С, 38 суток
Количество в коробке/кейсе/таре
12 шт
24
В оптовой поставке очень важным является соответствующее
документальное оформление всех хозяйственных операций. Ниже приведены
общие первичные документы, которые при реализации товаров оформляет
организация оптовой поставка. Представлены особенности документооборота
при отгрузке товаров оптовым покупателям и различных иных условиях
поставки.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным
учетным документом согласно п. 1 ст. 9 федерального закона №402-ФЗ.
Госкомстата России постановлением утверждены унифицированные формы
учетных документов[7]. Также формы учетных первичных документов может
определять руководитель экономического субъекта по представлению
соответствующего лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета.
Это означает, что организация имеет право самостоятельно разрабатывать и
утверждать формы учетных первичных документов для использования
отражения фактов своей хозяйственной деятельности. При этом наличие
обязательных реквизитов первичного учетного документа, предусмотренное
федеральным законом №402-ФЗ, должно соблюдаться, а именно:
дата составления документа;
наименование документа;
наименование экономического субъекта, который составлял документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина денежного измерения или (и) натурального факта
хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц/лица, совершивших/совершившего
сделку, операцию и ответственных/ответственного за ее оформление, или
наименование должности лиц/лица, ответственного/ответственных за
оформление свершившегося события;
подписи лиц/лица, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с
указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов, необходимых для
идентификации этих лиц/лица.
25
Печать на первичных учетных бумагах не является обязательной. В свою
очередь, федеральный закон от 6 апреля 2015 года №82-ФЗ отменил с 7 апреля
2015 года обязательное требование для акционерных обществ и обществ с
ограниченной ответственностью иметь печати, что обусловлено с переходом на
электронный документооборот, в котором вместо печатей используется
цифровая подпись. Учитывая это, ошибкой, с точки зрения законодательства,
являться не будет отказ от заверения актов и накладных.
Также для подтверждения полномочия представителей сторон сделки
служит наличие печати на документе.
При проведении хозяйственной операции или сразу по ее окончании
должно проходить составление первичных документов бухгалтерского учета.
Для этого необходимо соблюдать правила формирования и заполнения
документа:
для заполнения применяются черные или синие чернила;
первичные документы, в основном, оформляются на ранее
подготовленных бланках. Однако не запрещено использование и других
законодательно разрешенных способов.
Можно применять и электронные документы помимо первичных
документов на бумажных носителях. Электронная первичная документация
создается данных с помощью электронных средств виде электронных, которые
также используются при передаче, хранении и преобразовании электронных
первичных документов в визуальный формат[5].
Перед поставкой товаров между клиентами заключается договор купли-
продажи. Часто оформляется договор поставки товаров.
В общем случае при отгрузке товаров продавец оформляет:
счет-фактуру, если, он является плательщиком НДС (п. 3 ст. 168 НК
РФ);
товарную накладную по форме, утвержденной руководителем
организации.
Для уменьшения объема документооборота хозяйствующего субъекта
организации оптовой поставки могут заменять эти два документа на один -
универсальный передаточный документ, сокращено УПД.
26
Разработала и утвердила форму такого документа Федеральная налоговая
служба, который объединил в себе два документа: счет-фактуру и первичный
документ. В нем присутствуют все реквизиты, которые есть в обычном счете-
фактуре.
Таким образом, при оформлении и заполнении первичных документов по
хозяйственным операциям реализации товаров в оптовой торговле необходимо
обращать внимание на наличие следующих обстоятельств:
организация может самостоятельно разрабатывать формы документов,
оформляемых для реализации товаров с использованием обязательных
реквизитов, предусмотренных ст. 9 федерального закона №402-ФЗ, а также
утверждения форм приказом руководителя;
оттиск печати в первичном документе не обязателен, если организация
отказалась от использования печати в своей деятельности и в применяемых
формах первичных учетных документов не предусмотрен реквизит для печати;
применять универсальный передаточный акт возможно в случае, если
для УПД установлен статус «1», который позволяет заменить одним два
первичных документа: счет-фактуру и накладную.
Использование вычислительной техники для решения задачи заменит
ручное заполнения документооборота, автоматизацию хранения, организацию
документации и доступа к документам, а именно [3]:
позволит хранить документы в облачных системах, так как
электронный документооборот предполагает хранение всех документов в
цифровом формате. Сотрудники получают возможность работать удаленно с
необходимыми документами.
сотрудники гораздо быстрее смогут найти необходимые документы,
если они будут находиться в электронном виде. Легче хранить, искать и
редактировать электронные документы, чем обычные бумажные документы.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ООО ТК «Витамилк» существует своя политика
безопасности.
27
При поступлении каждый сотрудник получает должностную инструкцию,
где четко описаны его обязанности и права с точки зрения информационной
безопасности. Каждому из сотрудников присваивается логин в систему
Доменной авторизации, где выдается доступ в глобальную сеть интернет и к
доступу некоторым ресурсам сети. Есть пароль для данной учетной записи, а у
пароля есть своя политика безопасности. Почти во всех случаев количество
входящего трафика не ограничивается, однако есть ограничение на список
разрешённых сайтов. Чтобы получить доступ к закрытому сайту следует
написать заявку с приложенным одобрением руководителя отдела. Затем эта
заявка будет согласовываться на уровне службы безопасности компании и
только после этого доступ будет вынесено решение на предоставления или не
предоставления с указанием причин[12].
В предприятии есть своя политика ИБ и ЗИ: на уровнях человеческого
фактора и программно-аппаратно ограничений.
Программно реализована защита информации с компьютеров сотрудников
в предприятии. Средствами программного продукта Kaspersky выполнено
ограничение на подключение любых периферийных устройств по портам PCI,
com, USB, ltp. Управление происходит централизовано на сервере.
В серверной защита информации регламентируется непредставленными
ограничениями доступа:
роспись при получении или сдаче ключа у охранника.
разблокировка датчиков и открытия дверей у дежурного СБ.
От инсайдерских угроз средства защиты в предприятии следующие:
За каждым сотрудником закреплён монитор, принтер, телефон
ноутбук/компьютер, которые имеют уникальный ПИН код, за который он несет
материальную ответственность.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день на российский рынке специализированного программного
обеспечения управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) существуют
28
более десятка программных продуктов[19]. Среди них можно выделить
следующие:
– «1С:CRM ПРОФ» компании «1С»;
– «CRM-лайт» группы компаний «Мегаплан»;
– «LogyCom ASTRUM CRM» компании LogyCom;
– «Monitor CRM» консалтинговой группы «Бизнес Навигатор»;
– «Sales Expert» компании «Про-Инвест-ИТ»;
– «Terrasoft CRM» компании «Terrasoft»;
– «Клиент плюс» компании «ROST-PRO Ltd»;
– «Управление деловыми процессами / ПАРУС-Клиент» корпорации
«Парус».
Представленные программные продукты позволяют:
– автоматизировать экономию и трудозатрат сотрудников;
– за счет повышения надежности информационной инфраструктуры снизить
возможные потери, уменьшить риски ошибок, степени зависимости
предприятия от каждого конкретного сотрудника;
– увеличить скорость и качества обслуживания клиентов;
– улучшить качество анализа и управления;
Сравнительный анализ описанных программных решений представлен в
Таблице 9.
29
Таблица 9
Сравнительный анализ программных продуктов
Название
продукта/критерии
анализа
«1С:CRM
ПРОФ»
«1С»
CRM - лайт
«Мегаплан»
«LogyCom
ASTRUM
CRM»
LogyCom
Monitor
CRM
«Бизнес
Навигатор»
Sales Ex-
pert «Про-
Инвест-
ИТ»
Trasoft
CRM
«Terrasoft»
Клиент
плюс
«ROST-
PRO Ltd»
ПАРУС-
Клиент»
корпорации
«Парус»
Введения истории
заказов
+
+
+
-
+
+
+
+
Фиксация
анкетных данных
клиентов
+
+
+
+
+
+
+
+
Вычисление
динамики спроса
на услуги
+
+
-
+
+
+
-
+
Выявления
лояльных
клиентов
+
-
+
+
-
+
+
+
Обработка
документов
-
-
-
-
-
-
+
-
30
К функциям «1С: crm проф» компании «1с» относятся:
автоматизация последовательности работ (бизнес-процессы) и
интеграция их в рабочую среду;
контроль удовлетворенности клиентов, регистрация, разбор жалоб;
обмен информацией между подразделениями и сотрудниками без
«информационных потерь»;
получение аналитических отчетов;
прогнозирование продаж;
сбор в единую клиентскую базу всей накопленной о клиентах
информации;
сбор истории коммуникаций с клиентами, партнерами и
поставщиками.
Преимущества системы «1С: crm проф» компании «1с»:
сбор и анализ информации о клиентах, товарах, конкурентах,
регионах;
автоматизация выполнения рутинных операций, интеграция с
электронной почтой, подготовка отчетов, групповая обработка
клиентов, фильтры.
управление клиентской базой, подробная характеристика о каждом
клиенте и контактном лице, возможность быстрого добавления и
доступа к информации о клиенте, динамика изменения состояния
взаимоотношений с клиентами;
управление контактами с клиентами, учет истории контактов с
клиентами, оперативная передача информации между отделами,
планирование контактов, регистрация потребности клиентов;
Цена: стоимость лицензии на пять рабочих мест составляет 31400 рублей.
Программный продукт «Мегаплан» выполняет нижеприведённые задачи:
автоматизировать процесс продаж;
вести учет клиентов;
контролировать состояние всех сделок;
оценить эффективность отдела продаж.