22
Рис.1.5. Контекстная диаграмма
Управление ведением документации для учета рабочего времени
выполняется на основании специальных инструкций, которые приведены в уставе
компании и законах РФ, а механизмами являются:
– кадровик;
– сотрудник.
Декомпозиция и разложение рассматриваемой модели часто применяется
непосредственно в моделировании БП, а также для более подробного описания
имеющихся блоков.
Все рассмотренные действия могут быть в свою очередь декомпозированы
на более простые. При каждой декомпозиции определенных блоков создается
новый тип диаграммы.
Количество выполненных декомпозиций не является числом ограниченным
и может полностью зависеть только от итогового уровня сложности.
23
Далее декомпозируем имеющуюся контекстную диаграмму на 3 такие
составные части:
– Вычисление норм рабочего времени;
– Определение отклонений в рабочем времени;
– Начисление зарплаты.
Стоит заметить, что процесс учета рабочего времени будет интересовать
наиболее, так как при написании необходимо исследовать принципы его
автоматизации.
Рис. 1.6. Декомпозиция контекстной диаграммы
Аналогично будет рассматриваться процесс декомпозиции и для других
блоков (рисунки 1.7).
24
Рис.1.7. Декомпозиция блока Анализ рабочего времени
Стоит отметить, что процесс декомпозиции может продолжаться, пока
исходный процесс не будет разбит на необходимое количество блоков. [9, c.211]
В результате выполнения моделирования процесса учета рабочего времени
выполнена детализация рассматриваемого процесса.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В результате выполненного анализа построим фрагмент схемы
документооборота (рисунок 1.8):
Исполнитель
Действие
Пользователь
Руководство
Архив
Заполнение
документации о
рабочем времени
сотрудников
Проверка
правильности
заполнения и
Документация
для учета
рабочего
времени
Документация
для учета
рабочего
времени
Документация
для учета
рабочего
времени
Подписанная
документация
(оригинал)
25
подписание
Получение копии
подписанной
документации
Рис.1.8. Схема документооборота
В описанную документацию входят:
– табель учета рабочего времени;
– журнал учета рабочего времени;
– ведомость на зарплату.
После моделирования основных процессов по учету времени в ООО
«Русский Бухгалтерский Советник», можно сделать вывод: в автоматизации
нуждается процесс «Ведение документации по учету рабочего времени», а именно,
необходимо для реализации этого процесса использовать вычислительную
технику.
В таблице 1.2 описаны некоторые временные характеристики для
рассмотрения процесса, который осуществляется в ручном режиме.
Таблица 0.2. Обзор затрат в бумажном варианте
Действия
Средняя
численность
выполняемых
операций
Итоговое время, надобное
для реализации всех
выполняемых действий,
минуты
Суммарное
время,
минуты
Вычисление
норм рабочего
времени
25
5
125
Определение
отклонений в
выполненной
работе
25
5
125
Начисление
25
5
125
Подписанная
документация
(копия)
26
Действия
Средняя
численность
выполняемых
операций
Итоговое время, надобное
для реализации всех
выполняемых действий,
минуты
Суммарное
время,
минуты
зарплаты
ИТОГО, минут
375
Поскольку в исследовании описывается автоматизация управления
поставками, то основные объектами, в соответствии с IDEF-моделями, являются:
– кадровики;
– сотрудники.
В результате, тратится 325 минут на обработку процесса учета рабочего
времени.
Заметим, что если учесть конечную продолжительность стандартного дня
функционирования ООО «Русский Бухгалтерский Советник», то можно
предположить, что для реализации других рабочих обязанностей в дни расчета
зарплаты, будет затрачено только около 30% всего времени.
При непосредственном осуществлении стандартных методов ведения
документации для учета рабочего времени, который применяется в ООО «Русский
Бухгалтерский Советник», будут наблюдаться недостатки, которые указаны на
рисунке 1.9.
Заметим, что рассматриваемые недостатки критическими не являются. Их
можно качественно устранить при использовании компьютерной техники и
установленного на нее программного обеспечения. [5, c.187]
27
Рис.1.9. Недостатки ведения документации по учету рабочего времени в ООО
«Русский Бухгалтерский Советник»
При автоматизации учета рабочего времени надо постоянно полагаться на
данные, которые хранятся в коллективном договоре, распорядке трудового
времени и другой отчетности.
При непосредственной реализации данного процесса автоматизации надо
применять такую вычислительную технику:
– компьютеры;
– сервера;
– принтеры;
– сканеры;
– специализированное программное обеспечение;
– настроенную ЛВС;
– сеть Интернет и другие коммуникационные устройства.
28
В таблице 1.3 описаны характеристики эффекта от реализации
автоматизации ведения документации по учету рабочего времени с помощью
компьютерной техники в ООО «Русский Бухгалтерский Советник».
Таблица 1.3. Эффект от выполнения автоматизации ведения документации по
учету рабочего времени в ООО «Русский Бухгалтерский Советник»
Действия
Средняя
численность
выполняемых
операций
Итоговое время,
надобное для
реализации всех
выполняемых
действий, минуты
Суммарное
время,
минуты
Вычисление
норм рабочего
времени
25
3
75
Определение
отклонений в
выполненной
работе
25
2
50
Начисление
зарплаты
25
3
75
ИТОГО, минут
200
Заметим, что в результате усовершенствования автоматизации указанного
процесса общее время на реализацию учета рабочего снизится на 200 минут.
Другие преимущества автоматизации учета рабочего времени изображены на
рисунке 1.10: [11, c. 225].
29
Рис.1.10. Положительные стороны автоматизации ведения документации по учету
рабочего времени
Кроме этого, значительно увеличивается показатель защищенности
хранимых данных в сравнении с бумажным учетом.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из базовых составляющих успешной деятельности компании любого
направления деятельности считается развитие системы информационной
безопасности (ИБ).
Постоянная надобность реализации мероприятий в рассматриваемой сфере
информатизации объясняется требованиями для хранения данных в любой
30
существующей информационной системе, к примеру, личных данных клиентов и
сотрудников.
Еще одной важнейшей стороной является защита документации от
уничтожения (как случайного, так и преднамеренного). При этом такая утрата
может быть спровоцирована как злоумышленником, так и штатным сотрудником
фирмы.
При ведении бумажного управления учета рабочего времени обеспечение ИБ
состоит на крайне низком уровне.
Вся информация по сотрудникам, расчетам зарплаты и хранением данных
может выполняться в качестве бумажной документации в архивах. [7, c. 55]
Но, при этом, не мешает ничто злоумышленникам или же просто
посторонним сотрудникам выполнить ознакомление с этими документами или их
уничтожить.
Действующие должностные инструкции по надобности соблюдения порядка
хранения документации, скорее всего даже не остановят злоумышленника на пути
овладения конфиденциальной информацией.
При реализации классического варианта ведения таких процессов очень
велика вероятность потери документов при случайном или намеренном
уничтожении.
При применении более компьютеризированного варианта работы показатель
ИБ может значительно повысится.
Непосредственно система для реализации учет рабочего времени заставляет
пользователя быть ответственным в своей рассматриваемой работе с
документацией.
Технически ИБ осуществляется при использовании системы паролей разной
категории (рисунок 1.11).
Основной прерогативой при распределении привилегий пользователей
обладает специальный сотрудник отдела ИТ – системный администратор, который
имеет возможность разграничить права для всех пользователей сетей (ЛВС и
глобальных).
31
Рис.1.11. Типы паролей
Еще одним уровнем для реализации парольной защиты данных может быть
пароль для обеспечения определенного доступа к БД (к примеру, созданной в
СУБД SQL Server) с которой свою работу выполняют сотрудники ООО «Русский
Бухгалтерский Советник» при проектировании клиент-серверного варианта ИС 1С:
Предприятие.
В рассматриваемом варианте защиты практически все данные, которые
хранятся в БД, имеют защиту не лишь системой по разграничению уровня доступа
клиентов ИС 1С: Предприятие, а еще системой SQL Server, которая на целый
порядок повышает уровень безопасности.
Кроме того, на парольную безопасность информации не стоит вообще
обращать внимание с точки зрения физической защиты данных.
При этом очень важно разместить серверы используемой компьютерной
сети, для ИС 1С: Предприятие, сервера СУБД SQL Server в отдельной комнате
(серверной комнате) в которой кроме реализации предоставления специальных
условий, применены мероприятия по обеспечении требуемого уровня защиты
данных:
– биометрические мероприятия: