14
Таблица 0.3 Организационно-функциональная модель отдела продаж
Подразделение
и
ответственные
лица
Функциональные области
1. Производственная
2. Управленческая
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Директор
отдела продаж
*
*
*
*
*
*
*
+
+
+
*
+
*
Руководитель
ОП серебряной
группы
+
/
/
+
+
+
*
/
+
Руководитель
ОП золотой
группы с
синтетическими
вставками
+
/
/
+
+
+
*
/
+
Руководитель
ОП золотой
группы с ПД-
вставками
+
/
/
+
+
+
*
/
+
Руководитель
ОП золотой
группы с драг.
вставками
+
/
/
+
+
+
*
/
+
Руководитель
отдела развития
и внешних
продаж
/
/
/
+
+
+
*
/
+
ОП серебряной
группы
+
+
+
+
+
ОП золотой
группы с
+
+
+
+
+
15
Подразделение
и
ответственные
лица
Функциональные области
1. Производственная
2. Управленческая
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
синтетическими
вставками
ОП золотой
группы с ПД-
вставками
+
+
+
+
+
ОП золотой
группы с драг.
вставками
+
+
+
+
+
Отдел развития
и внешних
продаж
+
+
+
+
+
Аналитик
/
+
+
+
/
+
+
/
Менеджер по продажам выполняет следующие функции:
• Организация и контроль продаж товаров и услуг ООО «Реалайз»;
• Поиск новых потенциальных клиентов;
• Первоначальная работа с новым клиентом с последующей передачей
его другому ведущему менеджеру в зависимости от территориального
местонахождения клиента;
• Проведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
компании;
• Быстрое реагирование на обращение клиента, доведение всей
информации до ведущего менеджера или руководителя отдела продаж;
• Уточнение потребностей клиента об услугах;
• Проведение мотивационных программ для клиента для
стимулирования сбыта.
Аналитическая работа и планирование:
16
• Разработка ежемесячного плана продаж;
• Анализ статистической информации по продажам;
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
требованиями компании.
Обеспечение продаж:
• Обработка и прием заказов от клиентов, заполнение необходимой
документации, связанной с отгрузкой товаров для покупателей, закрепленных как
за самим менеджером, так и для тех клиентов, которые относятся к другим
ведущим менеджерам, находящимся вне офиса;
• Информационная поддержка всех клиентов;
• Информирование клиентов о проходящих акциях, распродажах,
изменении условий или стоимости товаров, поступлению товаров на склад;
• Финальные согласования с клиентом условий по ценам, срокам, и
способам доставки продукции;
• Активное участие в создании новых проектов для отдела продаж;
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех заказах в
системе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в себя
аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании представлена на
рисунке 1.2.
17
Рис. 0.3 Схема технической архитектуры компании –
Локально-вычислительная сеть компании состоит из пользовательского и
серверного сегментов. В состав серверного сегмента входит следующее
оборудование:
Один коммутатор на 50 портов Cisco SG200-50 50-Port Gigabit Smart
Switch управляемый стекируемый 50xGigabit UTP, 2xSFP;
Один ИБП APC Smart-UPS 5000VA RM
Сервера HP DL160 G6 (сервер приложений, альтернативный DNS-
сервер, сервер-шлюз, основной и резервный контроллеры домена, другие).
Пользовательский сегмент состоит из рабочих станций, размещенных на 1-
м и 4-м этажах офисного здания. На 1-м этаже размещается коммутационный
шкаф, в котором располагаются:
патч-панель;
один коммутатор (D-Link DGS-3100-48 L2);
один ИБП APC Smart-UPS 250VA.
Рабочие станции HP dx2400 обладают следующей конфигурацией
Материнская плата: Intel G33 Express LGA775 Socket, Intel Graphics
Media Accelerator 3100 - integrated, DDR2-800, PCI-E, SATA, Realtek ALC888S
Internet
Отдел продаж
HP LaserJet M1120
Бухгалтерия
HP LaserJet M1120
Серверное помещение
15 U
D-Link DGS-3100
2 U
2 U
3 U
3 U
1 U
Патч панель
D-Link DGS-3100
HP ML350G5 BDC
D-Link DGS-3100
Короб (СКС)
Ревизионный комитет
HP LaserJet M1120
HP ML350G5 PDC
APC Smart-UPS 3000VA
Короб (СКС)
HP LaserJet M1120
18 U
D-Link DGS-3100
2 U
3 U
3 U
3 U
1 U
Патч панель
HP ML350G5 MS SQL
HP ML350G5 СЕРВЕР
УПРАВЛЕНИЯ
Сервер VipNet
APC Smart-UPS 3000VA
D-Link DGS-3100
Короб (СКС)
Короб (СКС)
HP LaserJet M1120
HP LaserJet M1120
13 U
2 U
3 U
Патч панель
HP ML350G5 DNS, DHCP, WINS
D-Link DGS-3100
3 U
1 U
HP ML350G5 ФАЙЛ-СЕРВЕР
APC Smart-UPS 3000VA
D-Link DGS-3100
Короб (СКС)
Короб (СКС)
Отдел
снабжения
ИТ
-
отдел
Отдел
маркетинга
Отдел обучения
18
High Definition audio codec, Integrated Realtek 8111C-GR GbE Ethernet Controller,
USB 2.0, mATX
Процессор: Intel Core 2 Duo E6850 Processor (3.00-GHz, 4-MB L2
cache, 1333-MHz FSB)
Память: 2-GB DDR2 Synch DRAM PC2-6400 (800-MHz) Non-ECC (2
x 1GB)
Жесткий диск: 250-GB Serial ATA 3.0-Gb/s NCQ, Smart IV (7200 rpm)
Системный блок: HP Compaq dx2400 Business Desktop PC
Кроме того, в пользовательском сегменте размещены сетевые МФУ Konica-
Minolta bizhub250, сетевые принтеры Kyocera FS-4300DN.
В качестве среды передачи данных используется кабель - витая пара -
категории 5E (1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.4.
19
MS Office 2018
Prof
Отдел
маркетинга
Kaspersky
Enterprise Space
Security
Windows 10 Professional Edition 32 bit
TCP/IP
TCP/IP
Отдел снабжения
FTP
Windows 10 Professional Edition 32 bit
ИТ-отдел
Windows 10 Professional Edition 32 bit
TCP/IP
Бухгалтерия
Windows 10 Professional Edition 32 bit
1С Предприятие
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4
MS Office 2018
Prof
Windows 10 Professional Edition 32 bit
Enterprise Space
Security
Отдел обучения
Kaspersky
MS Office 2018
Prof
Pidgin,
VoipDiscount
Hardware
Inspector
Radmin
Стандартный
пакет ПО
Windows 10 Professional Edition 32 bit
Enterprise Space
Security
Отдел продаж
Kaspersky
MS Office 2018
Prof
1С Предприятие
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4
MS Office 2018
Prof
ViPNet Client
ViPNet Client
1С Предприятие
WinRar 5.4
ViPNet Client
ViPNet Client
1С Предприятие
WinRar 5.4
ViPNet Client
MS Windows Server 2013
Сервера
Docsvision Coordinator
ViPNet
СЭД
1С Предприятие
TrendMicrоDLP
ViPNet
Administrator
ViPNet Client
1С Предприятие
WinRar 5.4
Рис. 0.4 Схема используемой программной архитектуры
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется
Windows 10 Professional Edition 32 bit, в качестве серверной - Windows Server 2013
R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2018 Prof,
включающий в себя MS Word 2018, MS Excel 2018.
Короб (СКС)
20
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 5.4, антивирус Kaspersky Enterprise
Space Security (Endpoint Security версия 10 (10.2.4.674)).
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов (Рис. 1.4):
основные;
обеспечивающие;
бизнес-процессы управления.
Рисунок 0.5 Деятельность компании
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании прибыль
(Рис. 1.5):
21
Оказание услуг.
Учет результатов оказания услуг.
Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
Рис. 0.6 Характеристика основных бизнес-процессов компании
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль. К ним относятся:
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
22
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании, выбираем
для автоматизации процесс взаимоотношений с клиентами как наиболее
ответственный и в то же время неавтоматизированный.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Темой дипломной работы является автоматизация внутрикорпоративного
взаимодействия сотрудников компании. Необходимость такой разработки
вызвана тем, что в настоящее время при выполнении своих функциональных
обязанностей менеджер по продажам сталкивается с некоторыми сложностями,
которые вызваны несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж товаров и их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом и основанное содержание
работы с клиентами.
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и планирования
продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о
клиентах, а также создания и управления графиками продаж.
23
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в компании не совпадают,
несовпадение также может происходить как по наименованию, так и по
количеству. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.7 представлен бизнес процесс учета деятельности по работе с
клиентами в рассматриваемой нами компании.
Рисунок 0.7 Работа с клиентами по продаже товаров
Деятельность менеджера по работе с клиентами заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров, услуг или
товаров. При этом для подбора нужной продукции клиент должен обязательно
сообщить свои требования. Если же такой возможности нет, то менеджер по
работе с клиентами использует справочники для определения совместимости
услуги. Если клиент решил заказать услугу, то менеджер по работе с клиентами
выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ.
Далее менеджер по работе с клиентами учитывает продажу в книге продаж
путем записи даты, времени продажи, услуг, общей суммы.