42
работу персонала. Также может произойти остановка работы, если CRM
перестанет функционировать. Это связано с тем, что вся работа будет
сосредоточена в системе, но из-за нестабильной работы технической
поддержки, программу также не рекомендуется использовать в работе.
AmoCRM - это облачная CRM-система, разработанная специально для
отделов продаж. В ней есть возможность создавать любые многоступенчатые
торговые воронки. Здесь контролируется весь процесс - от первого контакта
до закрытия и повторного применения транзакции.
Недостатки подобные предыдущим: плохая работа технической
поддержки, слабый функционал системы вне продаж, доступность
стандартных отчетов и невозможность создания новых. Имеет смысл
уточнить тот факт, что AmoCRM недостаточно для управления
производством продукции и штатом.
Клиентская база - это CRM-система для автоматизации бизнеса и
простого управления с гибким и широким функционалом: задачи, клиенты,
документы, телефония, почта, отслеживание времени.
В данной программе есть двухнедельная бесплатная версия, в которой
можно в общем ознакомиться с функционалом программы. У Клиентской
базы есть мобильное приложение, но только через него можно повторной
зайти в созданный аккаунт, так как на сайте нет входа, а только регистрация.
В программе возможно вести клиентов, информацию по сотрудникам, а
также отчетность, однако отсутствуют диаграмма Ганта для управления
проектами, расписания и оценка учета продаж.
Приведенные в таблице системы имеют в себе множество полезных
функций, которые безусловно помогают бухгалтерам и маркетологам вести
учет работы. Но все эти программы содержат общие значимые недостатки,
что наталкивает на рассмотрение альтернативного варианта, то есть создание
собственной CRM.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Автоматизация является одним из способов достижения
43
стратегических целей бизнеса и не является процессом, который развивается
в соответствии с внутренними законами. Стратегия автоматизации должна
основываться на бизнес-стратегии предприятия: миссия, направления и
бизнес-модель предприятия. Таким образом, стратегия автоматизации - это
план, который согласуется с целями и задачами, связанными со стратегией
организации[1].
Существуют следующие стратегии автоматизации:
- хаотичная автоматизация;
- автоматизация по участкам;
- автоматизация по направлениям;
- полная автоматизация.
Хаотичная автоматизация подходит для автоматизации несвязанных
между собой операций, происходящих на предприятии.
Преимущества: процесс внедрения информационных технологий
определяется не реальными потребностями бизнеса, а локальными задачами.
Недостатки: отсутствие стратегического плана, дополнительные траты.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой
автоматизацию всех направлений, организационно связанных с какой-нибудь
деятельностью организации.
Преимущества: автоматизация деятельности, такой как производство,
маркетинг, финансовый менеджмент, зависит от вида услуги, структуры
затрат.
Недостатки: требует пересмотра бизнес-процессов и создания модели
предприятия, зависит от вида услуги, структуры затрат.
Автоматизация по участкам – процесс автоматизации отдельных
производственных подразделений, совмещенных по функциональному
признаку.
Преимущества: процесс автоматизации отдельных производственных
подразделений предприятия в сочетании с этой функциональной
особенностью, подразумевает постепенное внедрение.
44
Недостатки: процесс внедрения очень сложен, в результате в
организации происходят значительные изменения.
Полная автоматизация применяется ко всем функциям управления
благодаря системной интеграции во время внедрения.
Преимущества: распределение систем автоматизации для всех функций
управления за счет системной интеграции.
Недостатки: гарантирует, что все намеченные функции
автоматизированы, системная интеграция имеет внешний характер.
Таким образом, для данной ВКР имеет место быть автоматизация по
направлениям, так как автоматизация по направлениям включает в себя
автоматизацию определенных областей предприятия, таких как
производство, сбыт, бухгалтерию, и включает в себя участие всех
организационных подразделений, связанных с автоматизированным
направлением в этом процессе.
Например, процесс обслуживания клиентов. Все отделы вовлечены в
этот процесс: бухгалтерия (платежное поручение), производственный отдел
(выполненный заказ), отдел по работе с клиентами (прямая коммуникация с
клиентами), техническая служба (улучшение коммуникации с клиентами) и
отдел сбыта и снабжение (хранение заказов для клиентов). Данный подход к
целевой автоматизации нельзя считать локальным. Его реализация как
минимум связана с созданием информационно-коммуникационной
инфраструктуры предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС - это шаги определения и формализации
решения о необходимости ИС до внедрения этой ИС на предприятиях.
Для ИП Смирнов возможны следующие способы получения
информационной системы:
разработка;
покупка и доработка.
45
Покупка и доработка возможна, если требуется небольшой объем
доработки, но и данный способ имеет свои недостатки и дополнительные
финансовые затраты.
Разработка системы дает возможность продумать ИС на всех этапах ее
создания, учесть все пожелания заказчика, ИП Смирнова, и предотвратить
некоторые общие недостатки уже ранее созданных CRM, а именно:
сложность системы для изучения персоналом;
ограниченность функционала;
проблемы с техподдержкой, а именно, нестабильность работы;
малое количество интеграций с другими сервисами.
Таким образом, было принято решение о создании CRM-системы
собственными усилиями, а именно, командой – разработчиками ИП Смирнов
и меня. Созданная система будет иметь стабильную техподдержку, простой
интерфейс и возможность добавления персональных отчетов.
46
Глава 2. Проектная часть
Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Проектное решение – текстовое/графическое представление объекта
или части объекта проектирования, требующееся для воссоздания этого
самого объекта.
Информационное обеспечение (ИО) - это система понятий, методов и
инструментов, предназначенных для предоставления информации
пользователям.
Информационное обеспечение включает в себя:
информационный поток - варианты организации рабочего
процесса;
системы классификации и кодирования экономических данных;
интегрированная система документации;
различные наборы данных (файлов).
Информационное обеспечение делится на подвиды: внемашинное и
внутримашинное.
Внемашиное обеспечение составляют система классификации и
кодирования, оперативные документы, нормативно-справочные документы,
методические и инструктивные документы.
Внутримашиное – программы и информационная база на машинных
носителях.
Классификаторы различаются по размеру:
личные - личное использование (классификаторы объединений,
предприятий и учреждений);
локальные - используются для решения проблем или набора
задач в системе;
47
отраслевые - используются в организациях и на предприятиях
этой отрасли;
общегосударственные - обязательные для использования во всех
организациях и предприятиях страны;
международные - обязательные для использования во всех
организациях и предприятиях всех стран.
Классификаторы используются для упрощения сбора и организации
данных, а также для отображения кодов в различной документации.
Состав классификаторов, используемых в ИП:
код ОКВЭД 46.18.91 Деятельность агентов, специализирующихся
на оптовой торговле бумагой и картоном;
код ОКВЭД 46.76.1 Торговля оптовая бумагой и картоном.
Входными документами ИС являются:
o заказ клиента;
o договор на выполнение заказа;
o техническое задание;
o данные клиента.
Выходными документами ИС являются:
o счет-фактура;
o отчет о платеже;
o книга доходов и расходов;
o акт о выполненных работах.
Для повышения достоверности результатов и предотвращения
дублирования данных или неправильной передачи данных, необходимо
использовать централизованную базу данных, в виде взаимосвязанных
таблиц в информационной системе, т.е. использовать реляционную модель
хранения данных. Это позволит работать с операционной системой на основе
уникальных алгоритмов для сбора, хранения и обработки всех входящих и
исходящих данных.
48
База данных - это систематическое хранение набора данных для
информационных сетей и пользователей.
Существует программное обеспечение для управления базами данных,
которое позволяет индивидуально или коллективно добавлять информацию,
сортировать, частично или полностью копировать и перемещать, соединяя
две или более базы данных. будучи программным обеспечением базы
данных. Оно называется СУБД - система управления базами данных.
Бывают централизованные системы баз данных, которые
подключаются к сети и включают архитектуру: файловый сервер, клиент-
сервер и терминал-сервер
В архитектуре файл-сервер база данных хранится на сервере, клиент
обращается к серверу с помощью определенных команд, а механизм
управления всеми источниками данных расположен на компьютере клиента.
Клиент-сервер. Основная часть этой системы расположена на серверах,
которые обслуживают своих клиентов. Эта архитектура определяет два типа
компонентов: серверы и клиенты.
Терминал-сервер – это концепция сети передачи данных, в которой все
данные обрабатываются одним или группой компьютеров.
Также, существуют три модели организации данных: иерархическая,
сетевая, реляционная. Наиболее часто используемой является реляционная
модель данных. Вся информация с такой организацией представлена в виде
таблиц и взаимосвязей. В структуре данных реляционной модели
обязательными объектами являются:
кардинальность (количество кортежей, которое содержит
отношение);
атрибут (наименьшая единица структуры данных);
отношение (двумерная таблица, состоящая из столбцов и строк);
кортеж (это строка отношения);
49
степень (определяется количеством атрибутов, которое оно
содержит);
домен (набор допустимых значений для одного или нескольких
атрибутов);
первичный ключ (уникальный идентификатор для таблицы).
В данной модели данных рассматривают 4 вида отношений:
связь один к одному (1:1) – каждому элементу первой сущности
может соответствовать только один элемент второй сущности, и наоборот;
связь один ко многим (1:N) - каждому элементу первой сущности
может соответствовать несколько элементов второй сущности, но каждому
элементу второй сущности может соответствовать только один элемент
первой сущности;
связь многие к одному (N:1) – каждому элементу первой
сущности может соответствовать только один элемент второй сущности, но
среди элементов второй сущности могут быть такие, которым соответствует
несколько элементов первой сущности;
связь многие ко многим (N:M) – каждому элементу первой
сущности могут соответствовать несколько элементов второй сущности, а
каждому элемент второй сущности соответствует несколько элементов
первой сущности.
Для повышения достоверности результатов и предотвращения
дублирования данных или неправильной передачи данных, необходимо
использовать централизованную базу данных, в виде взаимосвязанных
таблиц в информационной системе, т.е. использовать реляционную модель
хранения данных. Это позволит работать с операционной системой на основе
уникальных алгоритмов для сбора, хранения и обработки всех входящих и
исходящих данных.
50
2.1.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение (ПО) - это набор компьютерных
программных средств, которые обеспечивают работу, диагностику и
тестирование программного обеспечения, а также разработку, отладку и
выполнение любых пользовательских задач.
Программное обеспечение делится на три подвида:
- системное ПО (операционная система, сервисные программы);
- прикладное ПО (приложения общего назначения, приложения
специального назначения);
- инструментальное ПО или системы программирования (языки
программирования).
Ниже приведен подробный разбор ПО, установленного на компьютерах
ИП Смирнов.
Операционная система Windows 10 имеет закрытый исходный код.
Система спроектирована одинаковой для разных устройств, таких как ПК,
планшеты, смартфоны, консоли Xbox One и другие, имеет единую
платформу разработки и единый магазин универсальных приложений,
совместимых со всеми поддерживаемыми устройствами.
В данной ОС есть огромные возможности в области управления
бизнесом и финансовыми потоками.
Системные требования данной ОС: процессор с частотой не менее 1
ГГц, ОЗУ от 1 Гб (для 32х систем), от 16 до 20 Гб свободного места на
жестком диске, наличие DirectX 9 и выше.
Особенностями Windows 10 перед предыдущими версиями являются:
универсальность, интерфейс подходит абсолютно под разные
устройства;
51
усовершенствованное меню пуск, а именно, оно разделено на две
части, воссоединив в себе стилизацию Windows 7 и Windows 8. Также есть
возможность выстроить настройки по собственному желанию;
универсальный поиск, под который разработчики выделили
отдельную кнопку, что упрощает процесс поиска файлов;
виртуальные рабочие столы, в главном меню есть кнопка для
вызова всех рабочих столов. Также вызов можно выполнить сочетание
клавиш Win+Tab;
закрепление окон, доработка функции Snap, которая позволила
«закреплять» окна на экране;
усовершенствованная командная строка, а именно, добавлены
дополнительные возможности работы с текстом – вставка и копирование;
доработанный проводник, разработчики добавили две кнопки
«Добавить в избранное» и «Поделиться»;
«Панель управления» заменено на «Параметры» с более
дружественным интерфейсом.
Теперь, характеристика СУБД SQLite и ее преимущества перед
другими СУБД.
СУБД SQLite - легко устанавливаемая база данных. При работе с этой
СУБД вызовы осуществляются непосредственно в файлы (данные хранятся в
этих файлах), а не в порты и сокеты в сетевой базе данных. Вот почему
SQLite такая быстрая и мощная, по сравнению с другими СУБД.
Типы данных SQLite:
NULL - значение NULL;
INTEGER - знаковое целочисленное значение, использует 1, 2, 3,
4, 6, или 8 байт в зависимости от порядка числа;
REAL - число с плавающей точкой, занимает 8 байт для хранения
числа в формате IEEE;