54
накладывает определенный отпечаток на производительность труда и рабочего
процесса бухгалтерии. При полной автоматизации повышается эффективность и
улучшается качество ведения бухгалтерского учета на предприятии.
Однако перед тем, как предпринимать шаги по автоматизации
бухгалтерского учета, необходимо выявить аспекты, подлежащие автоматизации,
иными словами, выделить цели автоматизации.
Среди целей данной организации можно выделить следующие:
• обработка большого количества информации за короткий промежуток
времени;
• первичный анализ информации, не требующий большого количества
специалистов;
• получение объемных, ясных, объективных данных о финансовом
состоянии предприятия;
• оперативное использование учетной информации на всех этапах
управления организацией;
• уменьшение риска учетных ошибок;
• уменьшение затраченного времени бухгалтера [Учетная политика
ФКУ ОИУ ОУХД-2 УФСИН России по Архангельской области 2011:4].
Для успешной автоматизации и компьютеризации бухгалтерского учета в
данной организации рекомендуется дальнейшее освоение бухгалтерских
программ и доведение бухгалтерского учета до международных стандартов
МСФО, что даст «идти в ногу со временем», в частности, позволит более
оперативно решать все вопросы, по улучшению работы специалистов, возможно
оценивать их труд и результативность работы, так как компьютер руководителя
будет подключен к общей системе и сети. Оптимизируются затраты на обработку,
55
начиная с первичной документации, заканчивая составлением бухгалтерской и
иной отчетности, если обеспечить взаимосвязь всех отделов производства и
подразделений учреждения, с выходом информации на центральный компьютер.
Рекомендуется соискать работника на должность программиста, со знанием основ
бухгалтерского учета, бухгалтерам необходимо уметь четко и ясно
формулировать задачи перед ним по работе программы 1С, которая учитывает
специфику данного предприятия, в результате чего полученная информация
охватит наиболее полный спектр бухгалтерских задач. Это облегчит труд
бухгалтеров на месте, будут разрешаться вопросы в короткие сроки, что повлечет
эффективность выполнения функций бухгалтерии и повышение объема работ в
целом.
Следующим предложением совершенствования бухгалтерского учета в
данной организации является его оптимизация. Как было упомянуто выше, на
данный момент структура бухгалтерского учета в предприятии является довольно
сложной, запутанной, разветвленной.
Именно поэтому необходимо создать оптимальную систему ведения
бухгалтерского учета, для этого выявлены проблемные участки бухгалтерского
учета, нуждающиеся в дальнейшей оптимизации процесса. В данном случае
оптимизация связана непосредственно с компьютеризацией бухгалтерского учета
организации, так как с помощью компьютерных программ намного легче найти
интересующие данные и классифицировать их. Учитывая специфику
организации, рекомендуется разделить бухгалтерский учет на несколько групп, а
именно: первичные документы, учетные регистры для бухгалтерии, регистры для
внутренних нужд предприятия, а также расчеты по налогам и другим платежам.
Немаловажную роль играет учет расходов и доходов, необходимо
классифицировать их по источникам, чтобы разбираться в суммах по статьям
было легко и просто. Необходимо внедрять более действенные формы учета и
56
контроля за распределением расходов. Именно поэтому, бухгалтерский учет в
организации требует создания четкой структуры и прозрачности.
Чтобы усовершенствовать организацию политики бухгалтерского учета в
рассматриваемой нами организации, следует повысить его оперативность и
аналитичность. Для этого необходимо упорядочить, стандартизировать процесс
документирования с учетом требований автоматизированной обработки. На
данный момент система документации не соответствует средствам автоматизации
учета, данное несоответствие необходимо устранить, вместе с тем, упростить
первичные документы, насколько это возможно, выбрать оптимальную
периодичность их составления. Сокращение затрат времени и труда на сбор,
регистрацию, накопление, хранение, обработку и передачу информации в
условиях автоматизации достигается благодаря широкому применению новейших
средств непосредственно в процессе совершенствования хозяйственных
операций. Созданные средства вычислительной техники и разработанные
специальные методики регистрации первичной информации позволяют
осуществлять сбор исходных данных, минуя стадию выписки бумажного
документа.
Следующее предложение связано со штатом предприятия.
Оценив работу бухгалтерии и других отделов предприятия, мы пришли к
выводу, что, несмотря на то, что каждый работник является хорошим
специалистом, трудолюбивым, знающим свое дело, следует принять во внимание
необходимость повышения квалификации специалистов. В современном
непрерывно меняющемся мире каждый специалист, будь то рядовой бухгалтер
или руководитель предприятия, нуждается в повышении квалификации. Речь не
идет о непрофессионализме сотрудников, имеется в виду планомерное
обязательное повышение квалификации с целью обновления сотрудником
практических и теоретических знаний в сфере его профессиональной
57
деятельности, так как к рынку труда в наши дни предъявляются довольно высокие
требования. Данное предложение имеет место быть в связи с тем, что довольно
часто специалисты предприятия несвоевременно подготавливают и сдают отчеты
и другую документацию, среди нескольких отделов организации наблюдается
отсутствие координации, что часто приводит к снижению основных показателей
производства.
С помощью различных курсов повышения квалификации работа отделов
предприятия будет налажена, количество недочетов и ошибок уменьшится, время
на подготовку документов будет расходоваться оптимально. Курсы повышения
квалификации подготовят сотрудников к последующей компьютеризации
бухгалтерского учета. Специалисты в данной области помогут сотрудникам
предприятия насколько возможно упростить процесс автоматизации
бухгалтерского учета, отчетность сделать прозрачной, доступной.
Главному бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные
изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского
учета и налогообложение, при необходимости оперативно вносить нужные
коррективы, а также уметь доступно донести информацию до рядовых
сотрудников предприятия, следовательно, повышение квалификации является
неотъемлемой частью его рабочего процесса.
Также предприятию нужно обратить внимание на сроки и порядок
проведения инвентаризации. Инвентаризация проводится раз в год, следует
проводить ее чаще, так как на данный момент уровень контроля очень низок,
существуют недочеты. Однако слишком частое проведение инвентаризации ведет
к снижению производительности труда, так как сотрудники будут отвлечены от
основной работы, поэтому предлагается проводить инвентаризацию раз в квартал.
58
Необходимо учитывать специфику организации, так, предприятие является
бюджетным, поэтому необходимо осуществить совершенствование процесса
планирования и расходования бюджетных средств.
Главным критерием является то, что необходимо избегать дебиторской и
кредиторской задолженности, это оказывает большое влияние на результат
деятельности предприятия. Кредиторскую задолженность можно уменьшить и
исключить, правильно расходуя выделенные бюджетные средства и средства от
приносящей доход деятельности. Дебиторскую задолженность необходимо
сокращать, так как она влечет за собой кредиторскую. Необходимо заключать
договора по госконтрактам и иные договоры с более добросовестными и
платежеспособными контрагентами на условиях предоплаты, так, чтобы
денежные средства, поступали в декабре, а не оставались на конец года в виде
задолженности, что, в свою очередь, оказывает большое влияние на финансовый
результат деятельности предприятия. Задолженность с населения за оказанные
услуги необходимо также контролировать, в том случае, если возникает
надобность, юридической группе следует обращаться в суд за взысканиями по
возмещениям долгов.
Таким образом, бухгалтерский учет в организации должен быть более
оперативным, нетрудоемким, обеспечивать экономное использование
материальных ресурсов, сокращение издержек обращения, повышение
рентабельности. Одним из основных путей совершенствования бухгалтерского
учета является развитие и улучшение его форм. Именно на это были направлены
рекомендации, данные в главе. Рассмотренные предложения указывают на то, что
на данный момент система бухгалтерского учета в организации нуждается в
реформировании и развитии. Сформированные предложения по улучшению
политики бухгалтерского учета способствуют принятию эффективных решений,
направленных на достижение лучших результатов работы предприятия, их
59
необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и следить за их
выполнением. Принятие данных рекомендаций позволит руководителю
предприятия упростить работу бухгалтера, что сократит вероятность ошибок и
избавит от лишнего заполнения документации вручную, поможет предприятию
укрепить свои финансы и выполнить задачу по оптимизации налоговой и иной
отчетности, платежей в фонды, что в целом приведет к эффективности
бухгалтерского учета и дальнейшему улучшению финансового состояния
организации.
3.2 Рекомендации по совершенствованию финансового состояния
организации
Проведя анализ финансового состояния организации на основе
бухгалтерского баланса, с учетом специфики деятельности организации как
бюджетного учреждения, оказалось очевидным, что предприятие нуждается в
комплексе рекомендаций по совершенствованию финансового состояния, ввиду
своей убыточности. Именно поэтому данный комплекс был разработан,
апробирован и высоко оценен представителями организации.
Принимая во внимание то, что предприятие является бюджетным, можно
утверждать, что на сумму, которую Федеральное казначейство выделят ежегодно,
глава предприятия повлиять не может. Однако, изучив специфику бюджетной и
внебюджетной деятельности организации, мы пришли к заключению, что
необходимо развивать ее согласно некоторым ключевым показателям
эффективности деятельности организации. Таким образом, были разработаны
предложения по совершенствованию финансового состояния организации.
Рассмотрев отчет о финансовых результатах деятельности, мы видим, что
статья «Прочие расходы» составляет достаточно большую сумму, а именно 1 049
992, 19 руб. В данные расходы включены комиссионные сборы за выполнение
60
работ, проценты, штрафы, пени, расходы на консультационные, юридические,
банковские, информационные услуги, которые оказываются сторонними
организациями.
Рассмотрев счета за подобные услуги, сборы и штрафы за один месяц 2016
года, предоставленные данными бухгалтерского учета, мы пришли к выводу, что
за один календарный месяц удалось бы избежать трат в размере 67 728, 78 руб., из
них: оплата за выполнение работ и оказание услуг различного характера – 26 301,
43 руб.; штрафы и пени, начисленные предприятию – 13 114, 37 руб.;
консультационные услуги и услуги юридического характера – 28 312, 98 руб.
Некоторые из данных статей являются неотъемлемой частью
функционирования предприятия и их нельзя избежать (например, услуги
нотариуса), однако, предприняв ряд действий, возможно существенно снизить
сумму подобных расходов. Так, уменьшив расходы по данной статье, у
предприятия появятся средства для оптимизации производства, для
распределения по необходимым направлениям деятельности. Как правило,
целесообразно отслеживать своевременную оплату штрафов, процентов, вовремя
выполнять бухгалтерскую отчетность, совершать страховые выплаты и взносы.
Также стоит повышать профессиональный уровень работников предприятия,
участвовать в конференциях (300 – 1000 руб.), вебинарах (часто бесплатно),
проходить курсы повышения квалификации (в среднем, курсы повышения
квалификации стоят 13 000 – 15 000 руб., средства могут быть выделены из
остатка бюджетных средств). Подобные курсы позволяют обучить работников
оптимизировать процесс ведения бухгалтерского баланса, что позволит сократить
суммы штрафов и пени (ежемесячные выплаты которых как раз составляют около
13 тыс. руб.), с тем, чтобы в будущем реже обращаться за информационной
помощью к сторонним организациям.
61
Статья, касающаяся транспортных расходов, также может быть уменьшена
путем ее оптимизации. Необходимо избегать многочисленных поездок в тех
случаях, когда несколько задач могут быть решены за одну поездку. Например, за
один месяц 2016 года за услуги такси было выплачено 24 385 руб., однако,
сравнив направление и даты, мы пришли к выводу, что большая часть данных
поездок совершалась по одному направлению и часто, в один и тот же день (либо
несколько дней подряд по локациям, находящимся рядом). То есть, учитывая
стоимость поездок, за этот месяц 2016 года предприятие могло сэкономить
порядка двух третей данной суммы. Вместе с тем, за услуги телефонной связи в
данном месяце 2016 года предприятие выплатило 28 437, 49 руб.
Для улучшения качества продукции и оптимизации производства
необходимо сделать закупку 5 швейных машин (5 000 руб. за штуку) и 3 пил (3
500 руб. за штуку).
Для улучшения производительности необходимо усовершенствование
средств контроля за осужденными, для этого необходимо закупить, установить
камеры наблюдения. Учитывая, что в организации имеется 7 цехов,
предназначенных для привлечения осужденных к труду (швейный цех,
хлебопекарный цех, 2 территории, предназначенные для животноводства, 1 – для
растениеводства, 2 территории, предназначенные для деревообработки),
необходимо закупить минимум 7 камер, по 2 000 руб. каждая. За их установку
ответственным назначить, возможно информационный отдел предприятия.
Учитывая, что средняя производительность, к примеру, рабочих рукавиц
составляет 67 пар в день (при количестве работников в 12 человек), осужденные
производят всего 35 пар, остальное время тратя впустую. Таким образом,
установка камер наблюдения и улучшение системы контроля увеличит
производительность как минимум в два раза.
62
Необходимо учитывать, что предложения по улучшению деятельности
организации не должны носить стихийный характер, от их цикличного
повторения напрямую зависит эффективность работы предприятия. Вместе с тем,
растущая прибыль предприятия обеспечивает дополнительное премирование
сотрудников, что является немаловажным мотивационным фактором в их
деятельности.
Таким образом, были выделены основные предложения по улучшению
деятельности данного бюджетного предприятия, они продемонстрированы в
таблице 9.
Таблица 9
Предложения по улучшению финансового состояния организации.
Показатель
Плановые мероприятия по
улучшению качества
Периодичность
реализации
Повышение
эффективности
деятельности
организации
Контроль своевременного
выполнения и сдачи отчетной
документации, страховых
выплат, взносов;
Ежеквартально
Сокращение расходов на
транспорт путем оптимизации
поездок (подробно рассмотрено
выше)
Ежемесячно
Сокращение расходов на
телефонную связь путем
общения по электронной почте
Ежемесячно
Повышение квалификации
сотрудников предприятия
1 раз в год
Закупка швейных машин 5 шт.
Единовременно
Закупка пил для
деревообработки 3 шт.
Единовременно
Повышение
финансовой
прозрачности
Оценка эффективности
использования бюджетных
средств
Ежеквартально
Совершенствование
средств контроля
Закупка камер наблюдения, их
установка
Единовременно
Также необходимо четко и объективно оценивать результаты деятельности
предприятия, ежемесячно (ежеквартально, ежегодно), сравнивать, анализировать,
63
проектировать результаты, так как рентабельность отчетного периода крайне
важна. Также необходимо проводить своевременную оценку эффективности
использования бюджетных средств, улучшая показатели по статьям, приносящим
больший доход, учитывая статьи с расходами, которых можно было избежать и
будущем минимизируя их.
Нельзя недооценивать роль контроля, анализа и оценки объема чистой
прибыли организации. Именно данные показатели определяют способность
организации увеличивать доходы, уменьшая затраты.
Немаловажно учитывать долю рынка, конкурентоспособность. В данном
случае, оценить количество предприятий, занимающихся разведением скота,
продажей мяса, молочных изделий, хлебобулочных изделий, а также
предприятий, оказывающих услуги, подобные тем, которые оказывает данная
организация, после чего рассмотреть возможность предложения более выгодных
условий сотрудничества с различными покупателями.
Следует учитывать необходимость отслеживания качества продукции и
обслуживания. Необходимо стремиться заполнить рынок, улучшая качество
предлагаемых товаров, повышая уровень обслуживания, следствием чего будет
являться больший спрос на предлагаемые товары и заполнение ниши. Также
необходимо изучить рынок с целью увеличения мест реализации производимой
продукции. Возможно заключить договоры с местными магазинами, кафе,
столовыми на поставку мясных изделий, кисломолочных, хлебобулочных. О тех
же шагах стоит задуматься в отношении швейного производства.
Необходимо отметить, что для того, чтобы производство было увеличено и
приносило долгосрочный и постоянный доход, необходима оптимизация
деятельности, включающая в себя ремонт и закупку оборудования и рабочих