53
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации
учета и контроля расчетов с поставщиками на ООО "Амбер ДВ"
3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации учета
расчетов с поставщиками
Расчеты с поставщиками отражаются каждой стороной в своей
бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и
признаваемых ею правильными.
На предприятии к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками в рублях» и 60.2
«Авансы выданные». А, к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»
открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро —
материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в
такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности
перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги
(выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов
происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных
хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов. Сверка
осуществляется вручную, т.к. документооборот на предприятии сравнительно
небольшой, тем не менее не стоит забывать, что данное предприятие
развивается динамично и с каждым годом выручка от реализованной
продукции растет, а, значит, происходит увеличение документооборота, а
неавтоматизированная сверка данных будет отнимать достаточно много
времени у работников бухгалтерской службы.
Оценивая эту ситуацию руководству возможно предложить следующие
рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками:
1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить
действующие и добавить следующие субсчета:
60.1 «Расчеты с поставщиками»;
60.4 «Неотфактурованные поставки»;
2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить
54
следующие субсчета:
19.1 «НДС по приобретенным товарам»,
19.4 «НДС по неотфактурованным поставкам».
Предположительно, в связи с этими нововведениями объем работ для
бухгалтерских работников существенно сократится. Для наглядности эти
рекомендации отражены в таблице (приложение 13):
Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками
более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.
Предположительно, что в связи с этими нововведениями объем работ
бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет
необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую
службу.
В целях повышения производительности труда и эффективности
управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется
разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о
величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в
разрезе каждого контрагента (приложение 14).
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация,
необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и
систематизируется в учетных регистрах.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием
за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных
регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.
На предприятии используются формы учетных регистров, приведенные
в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но для качественной и
оперативной обработки данных их бывает недостаточно.
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно
представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным
контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную
задолженность предприятия за период.
55
Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому
для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского
учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и
учетных регистров.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
заключается в том, что первичные документы, учетные регистры,
бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и
балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии
в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских
отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный
бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров,
бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия
работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не
допускается, а в отдельных случаях может производиться только по
письменному распоряжению главного бухгалтера.
Ответственность за организацию хранения учетных документов,
регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет
руководитель организации (приложение 15).
Для целей налогообложения в соответствии с п. 1 ст.8 гл. 23 Налогового
кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать
сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых
для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих
полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и
уплаченные (удержанные) налоги.
3.2 Комплекс мер по совершенствованию дебиторской и кредиторской
задолженности предприятия
Поскольку в текущих активах организации значительную часть
составляет дебиторская задолженность, прежде всего, необходимо ввести в ее
56
балансовую величину поправку на сумму сомнительной дебиторской
задолженности. Такая оценка качества дебиторской задолженности может быть
получена в результате выявления просроченной задолженности и ее проверки.
Организация самостоятельно решает вопрос о сроках задержки
платежей, с учетом имеющейся практики расчетов в увязке с каждым
участником. При снижении дебиторской задолженности возможно
использование следующих финансово— экономических рычагов:
контроль за состоянием расчетов и соотношение дебиторской и
кредиторской задолженности;
использование скидок при долгосрочной оплате для оптовых
покупателей;
снижение кредиторской задолженности;
уменьшение собственных и приравненных к ним средств оборота, в
частности, за счет уменьшения размеров других фондов, создания резервного
фонда;
снижение расходов от внереализационной деятельности;
оптимизация финансовых потоков.
В организации ООО «Амбер ДВ» необходимо постоянное проведение
анализа правильности отражения соответствующих операций в бухгалтерском
учете и процесса управления дебиторской задолженностью.
Для осуществления анализа необходимо сформировать в организации
службу внутреннего контроля, в обязанности сотрудников которой будет
входить составление программ внутреннего аудита.
В данная программу необходимо включить следующие этапы:
проверка организации документооборота, отражающего
образование дебиторской задолженности;
проверку правильности и наличия юридического оформления
договоров.
Своевременная проверка данного объекта позволит избежать проблемы
в случае судебного урегулирования сторонами ввиду отсутствия условий
57
неисполнения сделки и иных значимых пунктов договора.
Ответственным лицом определить начальника отдела продаж ООО
«Амбер ДВ».
Проведение сверки взаморасчетов с контрагентами ежеквартально.
Ответственным лицом за аудитом документов назначить бухгалтера
организации ООО «Амбер ДВ».
Программа проверки оформления первичных документов обязана
включать в себя проверку следующих объектов:
наличие и ведение журнала регистрации счетов;
наличия отражений по счетам реализации;
скрепление и нумерация журнала регистрации счетов— фактур;
отсутствие исправлений в журналах и счетах.
Данные документы необходимо проверять на наличие и правильность их
оформления. Неверное оформление документов может привести к
недостоверности данных бухгалтерской отчетности.
Ответственным лицом за аудитом документов назначить бухгалтера
организации.
Ответственным лицом за аудитом оформления счетов— фактур
необходимо назначить главного менеджера по продажам.
Программа аудита ведения учета операций по формированию
дебиторской задолженности в организации ООО «Амбер ДВ».
Данная программа будет включать в себя следующие этапы:
Проверка наличия дебиторской задолженности с истекшим сроком
исковой давности.
При данном аудите необходимо проверять наличие следующих
документов: признание долга, проверка оплаты, акты сверки задолженности,
факт уплаты процентов, заявление о зачете взаимных требований.
Ответственным отделом за аудитом наличия дебиторской
задолженности назначить бухгалтера организации ООО «Амбер ДВ».
Проверка правильности ведения бухгалтерского учета дебиторской
58
задолженности.
Необходимо проводить проверку правильности отражения по счетам
учета расчетов с покупателями.
Ответственным лицом за аудитом оформления счетов— фактур
необходимо назначить главного.
Проверка расчетов с подотчетными лицами.
При данном аудите необходимо проверять:
наличие отчета об израсходованных суммах;
сроки выдачи денежных средств;
наличие оправдательных расходных документов;
ограничение сроков и сумм выдачи законодательством.
Проверка позволит избежать возникновение следующих проблем. В
случае поздней сдачи отчета возможно присоединение выданных сумм
подотчетному лицу с удержанием налога. Кроме того, нарушение расчетов
может привести к несоответствию положения о нормах и составе расходов.
Ответственными лицами за проверку расчетов с подотчетными лицами
назначить бухгалтерию организации ООО «Амбер ДВ».
Методами мотивации работников бухгалтерской службы могут
выступать как премирование работников, так и депремирование руководством.
Методы направленные на совершенствование кредиторской
задолженности предприятия.
Для достижения эффективного управления кредиторской задолженности
необходимо проведение следующих мероприятий:
Не прерываемый контроль кредиторской задолженности, поскольку при
умелом управлении кредиторская задолженность может стать дополнительным,
а главное, дешевым источником привлечения заемных средств. Необходимо
проведение следующих мероприятий:
наблюдение за сроками оплаты договоров;
контроль за правильность составления и оформления с
контрагентами в соответствии с действующим законодательством;
59
контроль за своевременным осуществлением платежей.
Ранжирование контрагентов в реестре платежей. Создание уровней
контрагентов позволит существенно сэкономить средства
организации(приложение 16).
Планирование объема привлеченных средств.
Организации ООО «Амбер ДВ» необходимо обезопасить компанию от
риска неплатежеспособности, сохранив финансовую устойчивость путем:
правильного расчета предельного размера заимствований,
определение которого исходит из показателей кредитоспособности
организации;
планирования объем долговых обязательств, удовлетворяя
собственные потребности.
Осуществление постоянного анализа и мониторинга кредиторских
счетов по временным диапазонам, сравнивание которых позволит оперативно
принять решение по улучшению позиций с кредиторскими долгами внутри
года, квартала или месяца.
Контроль должен проводиться линейными руководителями и
функциональными отделами организации.
Система внутреннего контроля невозможна без четкого распределения
ответственности и обязанностей функциональных отделов при проведении
операций, связанных с управлением и контролем дебиторской и кредиторской
задолженностью. Для осуществления внутрихозяйственного контроля в ООО
«Амбер ДВ» возможна следующая схема взаимодействия субъектов контроля
(приложение 17).
Каждый из субъектов схемы находится в постоянном информационном
взаимодействии с другими отделами. Возможно определение следующих
обязанностей данных объектов:
Отдел продаж/закупок.
проведение работ по оформлению досье клиентов;
разъяснение клиентам ценовой политики организации;
60
определение формы расчетов и возможности кредитования
клиентов;
установление рейтинга надежности контрагента.
согласование условий договора;
выяснение обстоятельств наличия встречной задолженности в
службе сбыта и бухгалтерии.
Бухгалтерия.
Анализ финансовой устойчивости контрагента;
оценка экономической целесообразности уровня установленных
цен;
обоснование цены на продукцию.
осуществление учета отраженной продукции;
представление информации о наличии дебиторской и кредиторской
задолженности;
расчеты с покупателями и заказчиками;
предоставление юристам пояснительных записок для написания
исковых заявлений.
Юридическая служба.
подготовка документов к судебным разбирательствам;
проверка правильности оформления договоров;
предоставление отчетов о проведении претензионно — исковой
работы и их копий в бухгалтерию направление жалоб, запросов в судебные
службы.
Таким образом, управление и анализ кредиторскими и дебиторскими
долгами являются одними из важных факторов максимизации нормы
увеличения ликвидности, прибыли организации, минимизации финансовых
рисков и кредитоспособности. Правильно разработанная стратегия управления
позволит организации ООО «Амбер ДВ» своевременно, в полном объеме
выполнять платежные обязательства, способствуя созданию репутации
61
ответственной и надежной фирмы.
Систематический контроль и анализ взаиморасчетов с поставщиками и
покупателями позволит получать данные для оценки состояния дебиторской и
кредиторской задолженности, своевременно принимая необходимые действия
по ее оптимизации, улучшению показателей финансового состояния, а также
соблюдению требований российского законодательства.
62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Дипломная работа на тему "Бухгалтерский учет, анализ и аудит расчетов
с поставщиками", построена по материалам ООО "Амбер ДВ". На примере
этого предприятия исследован порядок проведения бухгалтерского учёта,
анализа и аудита расчётов с поставщиками ООО "Амбер ДВ" ведётся согласно
учётной политике, принятой на предприятии, положению о бухгалтерском
учёте и отчётности, инструктивным материалам.
Анализируя работу ООО "Амбер ДВ" за 2015 год, выяснили, что в целом
предприятие работало неплохо. Чистая прибыль предприятия составила 54 тыс.
руб., за два предшествующих года она составила 63 тыс. руб. и 290 тыс. руб.
соответственно.
Данная работа позволила раскрыть состояние учета расчетных операций
в организации бухгалтерского учета ООО "Амбер ДВ".
На основании исследования выявлено, что в учете расчетных операций
по расчетам с поставщиками выявлены недостатки, даны рекомендации по
устранению, в целом учет соответствует установленным требованиям.
В ходе анализа выявлено, что доля дебиторской задолженности в общем
объеме оборотных средств в 2015 году по сравнению с 2014 годом выросла на
20,63% и составила 54,22% от величины текущих активов, это говорит о
снижении ликвидности активов в целом и, следовательно, ухудшении
финансового положения организации. Также было выявлено, что сумма
дебиторской задолженности на конец 2015 года составляет 3639 тыс. руб.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (6,64 тыс.
руб.) на конец 2015 года показал, что дебиторская задолженность почти 7 раз
прошла через производственный оборот, что положительно повлияло на
финансовое состояние. Доля сомнительной дебиторской задолженности в 2015
году по сравнению с 2014 годом уменьшилась на 2,85%. Это произошло в
результате улучшения финансовой и платежно — расчетной дисциплины.
Анализ кредиторской задолженности показал, что она на конец 2015