85
приводит к ручному труду и двойному вводу информации. Безусловно, таких
ситуаций желательно избегать, нужно максимально интегрировать
задействованные в работе информационные системы. На рынке появились уже
достаточно эффективные OCR-cистемы (Optical Character Recognition –
технология оптического распознавания символов), позволяющие распознавать
необходимые поля на отсканированных документах и автоматически
переносить их в регистры бухгалтерской программы по заданному алгоритму.
Необходима проверка, но затраты труда значительно ниже, чем на ручной ввод
информации.
Вместо того, чтобы вручную перепечатывать каждый бумажный
документ, работник просто загружаете комплект документов, фотографий или
сканов, а программа:
- распознает и подготовит к вводу типовые Счета-Фактуры,
универсальные передаточные документы, товарная накладная по форме Торг-
12, Акты и Счета на оплату;
- распознает и подготовит к вводу некоторые нетиповые виды Актов и
Счетов на оплату;
- подскажет работнику, загружали ли вы уже такой документ ранее;
- позволит наглядно проверить каждую деталь без необходимости
держать перед собой бумажный оригинал;
- проверит, что суммы заполнены корректно.
Возможности программы по распознаванию текста позволяют
оптимизировать бизнес-процессы и за счет этого повысить
конкурентоспособность компании. Автоматизированная обработка документов
экономит время сотрудников и снижает затраты на обработку данных.
Через отделы бухгалтерии компаний ежедневно проходит огромное
количество финансовых документов. Каким бы внимательным ни был
сотрудник, при таком объеме данных неизбежно возникают ошибки. Это
приводит к потерям времени и средств, особенно при несвоевременном
обнаружении. Не говоря уже о длительности самого процесса ручного ввода.
86
Внедрение решения по распознаванию текста на 50% сокращает затраты при
обработке счетов-фактур, минимизирует ошибки ввода, предотвращает потерю
данных. Программа сканирует, распознает и проверяет документы,
автоматически извлекает из них нужную информацию и вводит ее в систему.
Бухгалтеру остается только подтвердить, правильно ли распознаны данные.
Существует несколько сервисов и программ по распознаванию
документов [47]:
- Entera - облачный сервис по распознаванию и загрузке данных из
первичных документов в систему бухгалтерского учета.
- EFSOL (42clouds) — внешняя обработка к 1С, позволяющая быстро
ввести первичные документы в 1С с помощью сканера.
Gendalf - программа, которая автоматически вводит накладные, счета-
фактуры и УПД в базу 1С
Все это в комплексе влияет на конкурентоспособность компании и
помогает бизнесу стать успешнее. Наглядно на рисунке 21 представить
преимущества внедрения программы позволяет статистика:
Рисунок 21. Преимущества программы OCR
В таблице 15 приведена сравнительная характеристика нескольких
программ и сервисов по распознаванию документов.
ООО «БизнесПрофи» оказывает услуги по ведению бухгалтерского
учета юридических лиц и бухгалтерам приходиться вводить большое
количество первичных документов, более 15 тысяч в год.
Быстрая
окупаемость:
от 3 до 12
месяцев
Увеличение
скорости
ввода данных
в 3-10 раз
Рост лояльности
клиентов и
сотрудников
Повышение
удобства и
качества работы
с данными
Сокращение
затрат на
обработку до
50%
Сокращение
ошибок в
данных в 3-10
раз
Безопасность
конфиденциальных
данных
Преимущества
87
Таблица 15
Характеристика сервисов по обработке первичной документации
Критерии оценки
Entera
EFSOL\42clouds
Gendalf
Проверка
корректности
распознавания
В веб интерфейсе,
построчная с
подсветкой и
постраничная
В отдельном окне
в 1с
В отдельном окне
в 1с
Групповая
загрузка и
создание
документов
Можно загружать
документы пачкой,
одновременное
создание
нескольких
документов в 1С
Есть групповая
загрузка
документов, но
нет пакетной
выгрузки в 1С
Групповая
загрузка и
создание
реализовано, но
не
распространяется
на xlsx документы
Точность
распознавания
Высокая (98%),
практически не
требуется проверка
Средняя (75%),
не распознаются
документы с
дефектами и
низкого качества
Низкая (60%),
множество ошибок
во всех частях
документа
Скорость
распознавания 1
страницы
1-2 минуты
30 секунд
От 30 секунд до
пары минут, в
зависимости от
мощности вашего
компьютера
Стоимость
От 7 до 16 рублей
за страницу
6 р. за страницу
+ лицензия
12000 р. в год
9800 рублей за
рабочее место,
требуется покупка
на каждое рабочее
место
Поддерживаемые
учетные системы
1С, Мое дело,
любая посредством
API
1С
1С
Поддерживаемые
форматы
Все основные
графические +
Excel и Word
Все основные
графические +
Excel
Все основные
графические +
Excel заявлен, но
нам не удалось
распознать такой
документ
Техподдержка
Оперативная
Медленная
Медленная
Типы
обрабатываемых
документов
УПД, СФ, ТН, Акт,
Счет, Кассовый чек,
Товарный чек
УПД, СФ, ТН, Акт,
Счет, Паспорт РФ
УПД, СФ, ТН, Акт,
Счет, Паспорт РФ
Автоматическая обработка первичных документов – абсолютно новый
процесс. Ключевым отличием использования сервисов вместо ручного ввода
является возможность обработки документов не по одному, а сразу большого
их количества. Можно отправить в сканер целую пачку бумаг и вскоре увидеть
данные этих документов в бухгалтерской системе. Анализируя преимущества и
недостатки всех рассмотренных сервисов по автоматической обработке
первичных документов, можно сделать вывод, что их использование имеет
88
смысл и практическую выгоду для компании. Все протестированные сервисы
способны сэкономить ценное бухгалтерское время для решения более
приоритетных задач.
Таким образом, бухгалтерия - важный инструмент для оценки бизнеса.
Отчетность, которую готовит это подразделение, используют фискальные
органы, менеджмент компании и ее собственники. Бухгалтерия должна быть
вспомогательной службой, вносящей свой вклад в развитие и поддержание
бизнеса. Но для этого все процессы в бухгалтерском подразделении должны
быть грамотно настроены. Предложенные направления по оптимизации учета и
усиления внутреннего контроля над правильностью формирования
финансового результата отчетного периода позволят создать базис для создания
эффективной системы бухгалтерского и налогового учета в организации.
3.2 Пути повышения финансовых результатов в ООО «БизнесПрофи»
Во второй главе выпускной квалификационной работы был проведен
анализ финансового состояния финансовых результатов исследуемого
предприятия, который выявил как положительные, так и отрицательные
стороны. Положительной стороной явилось то, что предприятие является
прибыльным, платежеспособным, эффективным. Однако по величине
эффективность работы в течение исследуемого периода с 2016 по 2018 годы
разная. На это повлияли разные проблемы, на которые необходимо обратить
внимание:
- высокая доля дебиторской задолженности, которая требует детального
изучения и внимания;
- нестабильность получения чистой прибыли.
Все это позволило сформулировать пути решения выявленных проблем
и возможность повысить эффективность своей деятельности.
Дебиторская задолженность, ее состав, размеры и качество, как правило,
оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации. Фактически
сумма дебиторской задолженности характеризует объем финансовых ресурсов,
89
выведенных на определенное время из оборота фирмы. Поэтому перед
руководством компании стоит задача осуществлять эффективное управление
дебиторской задолженностью с целью увеличения прибыли компании и
оборачиваемости капитала.
На величину дебиторской задолженности влияет ряд факторов:
- объемы реализации;
- условия расчетов с дебиторами;
- система контроля дебиторской задолженности (своевременное
погашение дебиторской задолженности, взыскание просроченной
задолженности);
- качество управления дебиторской задолженностью.
Поэтому с целью снижения степени риска не возврата денег
должниками ООО «БизнесПрофи» предлагается следующий порядок работы с
дебиторами, включающий обязательные процедуры:
- учет расчетов с дебиторами (порядок ее оценки отражения в
бухгалтерской отчетности, либо по стоимости образованного резерва сомни
тельных долгов, либо по стоимости, отраженной на счетах бухгалтерского
учета - без образования резерва сомнительных долгов);
- анализ и ранжирование дебиторской задолженности (по дате
возникновения, по сумме и другим условиям);
- усиление внутреннего контроля за состоянием расчетов с дебиторами и
оценка реального состояния дебиторской задолженности (вероятности
безнадежных долгов);
- анализ и прогнозирование поступления денежных средств на счета
организации;
- разработка мер по скорейшему взысканию долгов и уменьшению
дебиторов-неплательщиков.
Необходимо также четко отслеживать сроки погашения дебиторской
задолженности, вести ежедневный мониторинг состояния дебиторской
задолженности и проверку платежной дисциплины, осуществлять
90
претензионную работу с просроченной дебиторской задолженностью,
установить на предприятии лимит на дебиторскую задолженность, при
превышении которого должно прекращаться предоставление услуг дебитору.
Для снижения риска возникновения просроченной дебиторской
задолженности, предлагается при заключении договоров предусмотреть
соответствующие санкции в виде пеней и штрафов за несоблюдение сроков
оплаты, а также возможность полной предоплаты. Полная предоплата дает
возможность возместить все затраты и получить ожидаемую сумму прибыли от
продаж. Также сократить экономические риски, затраты компании позволит
смягчение требований договоренности. Альтернативным вариантом является
предоставление неплательщику отсрочки (факторинга), рассрочки,
реструктуризации (изменение или перенос сроков погашения). Тогда
контрагент приобретает возможность восстановить платежеспособность, а
кредитор в результате достигает полного удовлетворения требований.
Только на основе своевременной, достоверной, объективной и полной
информации о дебиторской задолженности принимаются правильные решения,
способные принести дополнительную прибыль, что является основной целью
деятельности любого коммерческого предприятия. Организации необходимо
наиболее эффективно использовать свои ресурсы и выбирать наиболее
выгодные услуги, которые организация будет оказывать обществу, чтобы
финансовый результат ее деятельности превышал показатели предыдущих лет.
Также увеличение прибыли можно достичь
- снижением себестоимости;
- увеличением количества оказываемых услуг;
- сдача свободных площадей в аренду.
Для увеличения прибыли и снижения себестоимости, необходимо
расширить клиентскую базу и оказывать большее количество услуг. Поэтому
одно из направлений - это мероприятия, направленные на совершенствование
рекламной деятельности предприятия, в т.ч. проведение активной рекламной
компании с целью привлечения новых покупателей и заказчиков.
91
В настоящее время ООО «БизнесПрофи» имеют недостаточную
известность фирмы на рынке и неэффективная рекламная деятельность. У
компании есть только свой собственный сайт и об исследуемом предприятии
знает лишь ограниченный круг предприятий и лиц.
Поэтому необходима активная рекламная компания, которая обеспечит
ему необходимый уровень информированности потенциальных клиентов о его
конкурентных преимуществах. Предприятию необходимо ежемесячно
размещать информацию о себе на интернет-сервисе для размещения
объявлений Avito (стоимость размещения 1200 руб. в месяц), а также бесплатно
на веб-сайтах Flagma.ru, Regtorg.ru, Leboard.ru, Kupiprodai.ru, Sbagry.ru.
С целью совершенствования рекламной деятельности ООО
«БизнесПрофи» можно рекомендовать разработку стимулирующей рекламной
кампании, которая включает рассылку пресс-релизов и контекстную рекламу в
Интернете, а также размещение стимулирующей наружной рекламы и рекламы
на радио. Целью предлагаемой стимулирующей рекламной компании должно
стать создание благоприятных условий для привлечения клиентов, побуждение
организаций обратиться к его услугам, расширение клиентской базы и рост
объемов оказания услуг.
В настоящее время наиболее эффективной и менее дорогостоящей
является контекстная Интернет-реклама. Контекстная реклама размещается в
Интернете на сайтах, тематика которых каким-либо образом взаимосвязана с
рекламируемым объектом, а также в социальных сетях (в Instagram и
ВКонтакте). Благодаря контекстной рекламе известность предприятия
увеличивается в несколько раз.
Контекстная реклама доступна по цене и удобству оплаты, поскольку,
как правило, предоставляется выбор – платить за переходы или за показы. При
этом данная реклама может доносить до аудитории куда более подробную
информацию, чем в обычном рекламном модуле, и не вызывать при этом у
читателя негативных эмоций, которые часто возникают при агрессивном
маркетинге с помощью прямой рекламы. Одним из таких сайтов по
92
размещению контекстной рекламы является сервис Яндекс.Директ.
Приблизительная стоимость размещения рекламы на сервисе для ООО
«БизнесПрофи» составит 2 тыс. руб. в месяц.
Кроме того, ООО «БизнесПрофи» необходимо разместить и наружную
рекламу. Иногда еѐ называют «аутдор» (от англ. outdoor — находящийся на
открытом воздухе), подразумевая под этим рекламу, размещаемую на улице,
под открытым небом. Наружная реклама является одним из оптимальных
способов для проведения имиджевой рекламы. С помощью наружной рекламы
можно получить эффект, который трудно достигнуть другими рекламными
методами - главным образом из-за того, что она работает 24 часа независимо от
времени года и желания аудитории. Рекламная поверхность с информацией о
фирме и ее услугах будет красочной, привлекающей внимание и
запоминающейся. Поэтому необходимо поставить рекламный щит, сделанный в
ярких, контрастных, привлекающих внимание цветах, где необходимо
поместить перечень оказываемых услуг, указать адрес и контактные телефоны,
по которым можно получить более подробную информацию.
Наружную рекламу предлагается разместить на билбордах. Основными
преимуществами размещения рекламы на билбордах являются большие
возможности для нестандартного использования щитов, приемлемая цена и
широкий охват аудитории. Наружная реклама на билбордах является
универсальной, поэтому ее заметит значительное количество потенциальных
покупателей и заказчиков: автомобилисты; пешеходы; пассажиры
общественного транспорта. Также переводит пользователя на сайт
рекламодателя (на билборде должна быть гиперссылка на сайт). Билборды
можно установить на выездах из города, около больших садово-дачных
кооперативов, на центральных улицах районных городов Ивановской области.
Размещение и изготовление наружной рекламы осуществим с помощью
ООО «ИНТЕРМЕДИА ГРУПП», поскольку это одна из ведущих рекламных
компаний федерального уровня, осуществляющая свою деятельность в Иваново
и Ивановской области
93
Затраты на рекомендуемые ООО «БизнесПрофи» мероприятия
стимулирующей рекламы представлены в таблице 16. Перечисленные виды
рекламы с одной стороны можно отнести к вариантам «эконом», а с другой
стороны они характеризуются достаточно высокой эффективностью.
Таблица 16
Мероприятия по совершенствованию и повышению эффективности
рекламной деятельности ООО «БизнесПрофи»
Мероприятия
Сумма в
год, руб.
1.Реклама на интернет-сервисе для размещения объявлений Avito
1200
2. Контекстная стимулирующая реклама в Интернете:
- настройка и ведение контекстной рекламы в Яндекс.Директ
- контекстная реклама в Instagram и ВКонтакте
24000
16000
3. Размещение наружной рекламы:
- изготовление 3 билборда+макет (щит 3х6 м)
- аренда билборда (3 шт. 3 месяца)
27000
88200
Итого финансовая потребность на планируемый год
156200
Таким образом, совокупные затраты на проведение рекламной компании
составят 156,2 тыс. руб., при этом привлечение клиентов и объема оказания
услуг по мнению директора ООО «БизнесПрофи» может составить 7%, т.е.
686,84 тыс. руб., что говорит о высокой эффективности предлагаемых
мероприятий.
Кроме того, компания ООО «БизнесПрофи» арендует помещения под
свою деятельность, но при этом есть свободные площади. Как вариант
получения дополнительной прибыли - это сдача помещений в субаренду. Так
как организация располагается недалеко от центра города, поэтому имеет спрос
и привлекательность на аренду площадей. Руководству компании поступало
предложение от индивидуального предпринимателя, желающего арендовать
данное помещение.
Поступления, связанные со сдачей имущества в субаренду, относятся в
бухгалтерском учете к прочим доходам на основании п.п. 5, 7 ПБУ 9/99
«Доходы организации». Эти доходы согласно Инструкции по применению
Плана счетов отражаются на счете 91 - «Прочие доходы и расходы», субсчет
91.1 - «Прочие доходы». В соответствии со ст. 611 ГК РФ арендодатель обязан
предоставить субарендатору имущество в состоянии, соответствующем его
94
назначению и условиям договора субаренды. При этом если акт приема-
передачи будет содержать информацию об аварийном состоянии какой-либо
составной части или системы, это не означает того что на арендатора
автоматически возложены обязанности по устранению этих неполадок или их
капитального ремонту. В случае возникновения такой ситуации субарендатор
вправе принять решение о приведении арендуемого помещения в надлежащий
вид, а все понесенные им затраты должны будут быть зачтены в счет
задолженности по арендной плате.
По предварительной договоренности ежемесячная плата за субаренду
будет составлять 50 тыс. рублей.
Для того, чтобы оценить, насколько предложенные мероприятия
изменят сложившуюся ситуацию на ООО «БизнесПрофи» в прогнозном
периоде, рассчитаем экономический эффект от внедрения разработанных
рекомендаций, представив результаты в сводной таблице 17.
Таблица 17
Оценка влияния предложенных мероприятий на эффективность
финансовой деятельности ООО «БизнесПрофи»
Показатели
2018
год
Значение
показателей
в
прогнозном
периоде
Изменение
показателей после
внедрения
предложенных
мероприятий
абс.
изм.
темп
прироста,
%
Выручка, тыс. руб.
9812
10498,84
686,84
7
Себестоимость продаж, тыс.
руб.
8514
8514
0
0
Прибыль от продаж, тыс.
руб.
1298
1984,84
686,84
52,92
Прочие доходы
0
600
600
-
Прочие расходы
22
178,2
156,2
710
Прибыль (убыток) до
налогообложения, тыс. руб.
1276
2406,64
1130,6
88,61
Текущий налог на прибыль,
тыс. руб.
156
276
120
76,92
Чистая прибыль, тыс. руб.
1120
2130,64
1010,6
90,24
Рентабельность продаж, %
13,23
18,91
5,68
42,93
Рентабельность по чистой
прибыли, %
11,41
20,29
8,88
77,83