82
дисциплины и порядка ведения кассовых операций, т.п.).
Глава 3. Совершенствование учета кассовых операций на
примере ООО «Управляющая компания ЖКХ пос. Майский»
3.1 Рекомендации по проведению внутреннего контроля кассовых
операций организации
Система бухгалтерского учета - это упорядоченная система сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном и (или) количественном
выражении об имуществе, обязательствах организаций их движении путем
сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных
операций и других событий.
Система внутреннего контроля -это совокупность организационных мер,
методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в
качестве средств, для упорядоченного и эффективного ведения финансово-
хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления,
исправления и предотвращения ошибок искажений информации, а также
своевременной подготовки достоверной бухгалтерской отчетности. Это
означает, что организация системы внутреннего контроля и ее
функционирование направлены на устранение каких-либо рисков
хозяйственной деятельности, которые угрожают достижению целей
организации.[18]
Внутренний контроль за ведением кассовой книги (книги учета
принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный
бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель организации.
Хорошо организованная система внутреннего контроля должна
обеспечивать:
- соблюдение требований законодательных и нормативных актов при
осуществлении хозяйственных и финансовых операций;
83
- исполнительскую дисциплину на всех уровнях управленческой
структуры экономического субъекта;
- своевременность, правильность и полноту оформления бухгалтерских
документов и составления бухгалтерской отчетности;
- предотвращение и выявление ошибок и нарушений;
- сохранность активов экономического субъекта.
Система внутреннего контроля выходит за рамки тех вопросов, которые
непосредственно относятся к функциям системы бухгалтерского учета, она
включает следующие элементы:
1. Контрольная среда - включает позицию, осведомленность и действия
руководства экономического субъекта, направленные на установление и
поддержание системы внутреннего контроля. В составе контрольной среды
обозначены положения о том, чтобы руководители предприятий в явном виде
сообщали своим подчиненным требования в отношении честности и уважения
этических норм. Важно также уделять внимание компетентности. Руководство
обязано анализировать, какие качества требуются для выполнения тех или
иных работ.
Понимание проверяющим контрольной среды имеет особое значение
при изучении вопросов, связанных с угрозой мошенничества. Проверяющий
должен понимать, каким образом создается атмосфера честного, этичного
поведения и устанавливается соответствующая средства контроля для
предотвращения и защиты от ошибок и мошенничества. Проверяющий должен
учитывать, как применялись элементы контрольной среды, и определить,
используются ли средства контроля на практике.
2. Процесс оценки рисков проверяющим лицом - это процесс выявления
и, по возможности, устранения рисков хозяйственной деятельности, а также их
возможных последствий. При этом важным является процесс оценки рисков,
имеющих отношение к бухгалтерской отчетности, определение их значения,
оценка вероятности их возникновения и принятия решений относительно
управления ими. Другими словами, проверяющий должен понять, каким
84
образом организация выявляет и устраняет бизнес-риски, связанные с целями
финансовой отчетности, и к каким результатам это приводит.
3. Информационная система - связанна с целями финансовой отчетности
и состоит из процедур и записей. Проверяющий должен понимать, как
организация доносит информацию о ролях и обязанностях конкретных
сотрудников, а также существенных вопросах, имеющих отношение к
финансовой отчетности. В бухгалтерии должно быть четко расписано, кто что
делает и кто за что отвечает. Проверяющему следует проверить, насколько
хорошо подготовлены служебные инструкции и насколько добросовестно они
выполняются.
4. Контрольные действия - включают политику и процедуры, которые
помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются. К ним
относятся процедуры и мероприятия, проводимые проверяющим лицом и
выходящие за пределы непосредственного ведения учета и подготовки
отчетности.
5. Мониторинг средств контроля - включают наблюдение за тем,
функционируют ли средства контроля и были ли они изменены надлежащим
образом в случае необходимости. Проверяющий должен понимать основные
виды мероприятий, которые приводит организация для мониторинга
внутреннего контроля финансовой деятельности.
Проверка процедур контроля проходит две стадии. На первой стадии
проверяющий выясняет, существует ли данная процедура в организации. На
второй стадии он устанавливает, выполняют ли процедуры контроля
предполагаемые функции.
Системам бухгалтерского учета и внутреннего контроля присущи
ограничения по следующим причинам:
- затраты на функционирование системы внутреннего контроля не
должны быть выше ожидаемых выгод;
- ориентация большей части средств внутреннего контроля направлена
на текущие, а не на редкие операции;
85
- существует возможность наличия ошибок вследствие человеческого
фактора;
- имеется возможность обойти процедуры внутреннего контроля путем
сговора работников;
- существует возможность злоупотребления полномочиями лицами, на
которых возложены обязанности по осуществлению внутреннего контроля;
- процедуры контроля могут быть неадекватными, так как изменились
условия деятельности экономического субъекта.
3.2 Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Прежде чем разбираться с методикой оценки, а также инструментами ее
проведения, необходимо для начала определить понятие «эффективности»
применительно к системе внутреннего контроля. Содержание понятия
«эффективность» для каждой системы разное и зависит от экономических
условий и механизма хозяйствования. Согласно словарю экономических
терминов, под «эффективностью» понимается относительный эффект,
результативность процесса, операции, проекта, определяемые как отношение
эффекта, результата к затратам, расходам, обусловившим, обеспечившим ее
получение.
В соответствии с общими правилами, при оценке надежности системы
внутреннего контроля, проверяющий обязан использовать не менее трех
градаций:
- высокая надежность;
- средняя надежность;
- низкая надежность.
В сложившейся практике при оценке используется и предлагается к
применению два подхода: интуитивный и оценочный[29].
Интуитивный подход заключается в том, что проверяющие, исходя из
собственного профессионального опыта и знания клиентов оценивают систему
86
внутреннего контроля. Проверяющий должен ознакомиться с рабочими
документами по предыдущей проверке, запросить дополнительную
информацию у персонала, изучить руководство по процедурам и пронаблюдать
деятельность компании. В данном подходе необходимо учитывать, что доверие
проверяющего к эффективности системы внутреннего контроля субъектов
малого предпринимательства обычно должно быть ниже, чем к эффективности
системы внутреннего контроля средних и крупных экономических субъектов.
Также проверяющему необходимо понимание того, что определенные
функциональные обязанности не могут выполняться одним и тем же лицом.
Хозяйственные, управленческие и бухгалтерские функции должны быть
разделены.
Второй подход - оценочный - является наиболее распространенным
среди проверяющих. Согласно данному подходу применяются тестовые
процедуры, при которых показатели рассчитываются на основании бальных и
весовых оценок, выставляемых по ответам на вопросы, относящимся к этим
показателям. С помощью заранее заготовленных вопросов проверяющий может
получить более детальную информацию относительно организации и действия
внутренних проверок. Вопросные листы могут разрабатываться в закрытой
(ответы «да», «нет») или открытой (описание ответа) формах. Преимущество
закрытой формы состоит в том, что проверяющий получает конкретный ответ
на поставленный вопрос и не оставляет ответственным лицам возможности
уйти от ответа. С другой стороны, давая открытые ответы, ответственное лицо
может затронуть аспекты, упущенные проверяющим. Для того чтобы
использовать преимущества обоих видов ответов, в вопросных листах
планируется одновременное их получение («ответьте «да» или «нет»; «если
ваш ответ отрицательный, то обоснуйте его»). Тесты могут предоставляться для
заполнения ответственными лицами или заполняются проверяющим на
основании полученной информации. В первом случае следует избегать
вопросов с низкой вероятностью объективного ответа, например: «Считаете ли
вы, что руководство предприятия оказывает давление на деятельность
87
внутренней ревизии?» Решение об эффективности контрольного механизма
принимает проверяющий и фиксирует его в отдельных рабочих документах.
Оценка риска качества проверяющего базируется на обратной
взаимосвязи риска не обнаружения и комбинации неотъемлемого и
контрольного риска. Высокий уровень неотъемлемого риска и риска средств
контроля обязывает организовать проверку таким образом, чтобы
минимизировать величину риска не обнаружения и тем самым свести свой риск
до приемлемого значения. Низкий уровень неотъемлемого и контрольного
риска позволяет допустить в ходе проверки более высокий риск не
обнаружения (посредством применения менее трудоемких методов получения
проверяемых доказательств) и достичь приемлемого значения проверяемого
риска.
Таблица 31
Вопросник для проверки системы внутреннего контроля кассовых
операций ООО УК «ЖКХ п.Майский».
Вопрос
Ответ
Кому предоставлено право подписи приходных и расходных
документов
Главному
бухгалтеру
Кому предоставлено право подписи расходных кассовых
документов в качестве руководителя
Директору
Ведутся ли журналы регистрации приходных и расходных
кассовых ордеров
Да
Установлены ли руководителем сроки внезапной ревизии кассы
Да
Соблюдались ли сроки внезапных ревизий
Да
Производится ли ревизия кассы при смене кассира
Да
Заключен ли с кассиром договор о полной материальной
ответственности
Да
Соответствует ли дата заключения договора дате акта приема
кассы
Да
Ознакомлен ли кассир под роспись с порядком ведения
кассовых операций
Да
Ведется ли на предприятии кассовая книга
Да
Ведется ли журнал регистрации платежных ведомостей
Да
Проводит ли организация реализацию готовой продукции,
товаров, услуг населению за наличный расчет
Да
Имеется ли ККТ
Да
Зарегистрирован ли ККТ в налоговых органах
Да
Как регулярно составляются отчеты кассира
Ежедневно
Имеется ли несгораемый металлический сейф
Да
Закрывается и опечатывается ли по окончании рабочего дня
Да
88
сейф печатью кассира
Выписки по счетам в банке получаются на следующий день
после совершения операции?
Да
Оценка систем внутреннего контроля в ООО УК «ЖКХ п. Майский»
показала, что его надежность составила 100 % (положительные ответы
составили 100%). Это говорит о том, что систему внутреннего контроля можно
оценить высокой надежности.
89
Заключение
В первой главе были рассмотрены понятие, сущность и основные
правила введения кассовых операций и их нормативно-правовое
регулирование.
В заключении следует отметить, что в силу предписания норм
отечественного законодательства компании, использующие в своей
деятельности наличные денежные средства, обязаны:
• обеспечивать правильное отражение в бухгалтерском учете
кассовых операций;
• неукоснительно соблюдать законодательство РФ и кассовую
дисциплину;
• не допускать оформления документов по учету движения
наличности с ошибками или помарками.
В случае игнорирования компаниями выше изложенных требований
законодательства Российской Федерации высока вероятность их привлечения к
ответственности, предусмотренной нормами отечественного права.
За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными
деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.
Во второй главе был проведен анализ денежных средств на основании
кассовых документов и бухгалтерской отчетности по ООО УК «ЖКХ
п.Майский».
По результатам анализа финансовое положение ООО УК «ЖКХ
п.Майский» критичное.
Учитывая снижение балансовой стоимости собственного капитала ООО
УК «ЖКХ п.Майский» на 44,71%, констатирую ухудшение финансового
положения и уровня благосостояния собственников в 2016-2018 гг. Балансовая
90
стоимость собственного капитала ООО УК «ЖКХ п.Майский» составляла 1 076
тыс. руб. на конец 2018 г. против 1 946 тыс. руб. в 2016 г.
Для обеспечения дальнейшего развития ООО УК «ЖКХ п.Майский»,
повышения объема сбыта и доли на рынке важно активизировать
маркетинговую деятельность, то есть разработать и внедрить комплекс
мероприятий, которые позволят улучшить отношения с существующими
клиентами, ознакомить большее количество представителей целевой аудитории
с услугами компании. Отрицательное значение финансового результата
приводит к финансовой и производственной деградации, поэтому важно искать
резервы для снижения расходов на рубль продаж. Для обеспечения
эффективной финансовой политики важно обратить внимание на кредиторско-
дебиторскую задолженность. Использование системного подхода,
планирование и контроль объема параметров в рамках такой деятельности,
позволят минимизировать объем финансовых ресурсов, которые отвлекают
дебиторы, и улучшить отношения с кредиторами. Текущее низкое значение
коэффициента рентабельности собственного капитала говорит о том, что
предприятию важно искать возможности для сокращения расходов на каждый
рубль проданной продукции и услуг. Показатели зависимости от заемных
средств и прочих обязательств говорят о высоком уровне финансового риска,
поэтому важно обеспечивать превентивный контроль финансовых рисков, что
обеспечит стабильное положение в долгосрочной перспективе. Слишком
рискованная политики финансирования не гарантирует скорее банкротство, но
в случае изменения рыночной конъюнктуры предприятие потеряет баланс.
Поэтому необходимо формировать хорошие отношения с поставщиками
финансовых ресурсов. ООО УК «ЖКХ п.Майский» характеризуется
приемлемым риском потери устойчивости в течение ближайшего года.
Несмотря на это, важно проводить системную политику управления
денежными потоками, в том числе использовать планирование их поступления
и выбытия, составляя платежный календарь. Это позволит минимизировать
риск потери ликвидности.
91
В заключительной третьей главе были предложены следующие
мероприятия по организации системы внутреннего контроля, которая включает
в себя:
- соблюдение требований законодательных и нормативных актов при
осуществлении хозяйственных и финансовых операций;
- исполнительскую дисциплину на всех уровнях управленческой
структуры экономического субъекта;
- своевременность, правильность и полноту оформления бухгалтерских
документов и составления бухгалтерской отчетности;
- предотвращение и выявление ошибок и нарушений;
- сохранность активов экономического субъекта.
Для качественного изменения в организацию бухгалтерского учета
денежных средств должно внести использование предприятием
автоматизированной системы управления (АСУ) на участке касса.
На данном этапе бухгалтерия исследуемого экономического субъекта
использует частичную автоматизацию рабочих мест.
Предприятию можно предложить автоматизировать формирование
первичной документации, т.к. выписка кассовых ордеров осуществляется в
ручную, а также ведение кассовой книги.