Приложение 1
64
выполнение компанией требований действующего
законодательства Российской Федерации;
контроль над надлежащим состоянием налоговой и бухгалтерской
отчетности, позволяющий получать конкретную информацию о финансовой
деятельности компании и связанных с ней рисках;
эффективное функционирование внутреннего контроля компании;
улучшение имиджа компании в глазах учредителей, клиентов,
регулирующих органов.
Признаками плохой организации внутреннего контроля и учета
являются следующие:
Отсутствие договоров на поставку ТМЦ, договоров подряда и
договоров на оказание услуг,
Отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение ТМЦ;
Отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков;
Несвоевременное предъявление претензий поставщикам за
обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного
учета по претензиям;
Несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах
бухгалтерского учета;
Невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от
поставщиков;
Отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым
операциям.
Некорректное оформление документов, подтверждающих
произведенный взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы
НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты
налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и
пеней в бюджет. В большинстве случаев бухгалтеры Филиала ФГБУ «ЦЖКУ»
Минобороны России по 12 ГУ МО РФ еще на этапе предоставления
документов поставщиками и подрядчиками находят недочеты и требуют их
Приложение 1
65
устранения. Но бывают и ситуации, когда в результате человеческого фактора,
такие ошибки обнаруживаются позже. Обычно это не существенные ошибки, а
скорее недочеты: отсутствие расшифровок подписей, отсутствие копии
доверенности подтверждающей полномочия подписанта (если ранее
доверенность была, но срок ее действия закончился) и т.д.
Распространенные ошибки допускаются бухгалтерами при проведении
взаимозачетов, составлении актов сверки.
Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть
подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам
двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание
возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета,
документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты
составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы
зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.
Часто допускают ошибки при составлении акта сверки взаимных
расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором
указываются все необходимые показатели, позволяющие определить
наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату
составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то,
что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего
волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных
требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.
Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта
погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства
сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных
задолженностей в дальнейшем.
При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен
неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в
договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна
сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в
Приложение 1
66
учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую
прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного
договора.
Не все из перечисленного случается в работе Филиала ФГБУ «ЦЖКУ»
Минобороны России по 12 ГУ МО РФ. Поэтому в качестве рекомендаций мы
описали типичные ошибки для их недопущения в дальнейшей работе.
Для совершенствования контроля обязательным является проведение
инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству
необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.
Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна
установить:
Правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми
органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со
структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные
балансы;
Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете
суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам
и хищениям;
Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и
депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками,
включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым
истекли сроки исковой давности.
В части совершенствования системы внутреннего контроля
рекомендуются следующие мероприятия:
создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью
расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят
систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины,
проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью
оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний
должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
Приложение 1
67
необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и
кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а
также по срокам образования задолженности или сроках их возможного
погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность
и принимать меры к ее взысканию.
ввести документооборот, так как данные о сроках образования
(погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их
целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр
старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в
виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам
указываются субъекты задолженности, по столбцам – сроки образования.
Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с
которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех
с которыми должны устанавливаться особые отношения;
постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и
подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности
создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым
привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение
кредиторской задолженности над дебиторской может привести к
неплатежеспособности предприятия;
контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской
задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности,
так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что
предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции,
поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на
предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности
расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по
размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и
предлагаемых условий оплаты;
Приложение 1
68
на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке
клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.
3.3 Оценка экономической эффективности предложенных
мероприятий
По результатам проведенной работы на базе Филиала ФГБУ
«ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО РФ нами сделан следующий
вывод: существенных ошибок, несоответствий требованиям действующего
законодательства, противоречий и необоснованных трудозатрат у данного
учреждения нет.
Работа организована таким образом, что сотрудники отдела бухгалтерии
загружены равномерно. Нештатные ситуации, требующие незамедлительных
решений, возникают лишь при нарушении систем обмена данными в отчетные
периоды. А так же свой отпечаток дает нахождение в разных часовых поясах с
головной организацией.
Рассматриваемое учреждение является подведомственным
Министерству обороны Российской Федерации. Его деятельность строго
регламентирована и в большей своей части представляет собой
государственную тайну. В таких условиях внедрение нововведений
затруднительно. Особенно изменений в части программного обеспечения.
Кроме того Филиал ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО
РФ является бюджетным учреждением. Бухгалтерский бюджетный учет и
налоговый ведутся в соответствии с требованиями для бюджетных учреждений.
И, помимо отчетности налоговой, которая, безусловно, крайне важна, имеется
ряд отчетов исключительно бюджетных учреждений и соответствующего
специального программного обеспечения.
Все выше перечисленное создает особые условия работы как
учреждения в целом, так и отдела бухгалтерии в частности.
Учет в бюджетных учреждениях осложнен наличием кодов бюджетных
классификаций. Счета учета более громоздки по сравнению со счетами
коммерческого учета, а их непосредственная связь с кодами бюджетных
Приложение 1
69
классификаций не дает возможности вносить дополнительные субсчета. Так
как это приведет к еще большим нагромождениям. Поэтому рекомендации по
изменению/дополнению счетов нами были исключены, не смотря на то, что для
ряда коммерческих предприятий именно правильное составление рабочего
плана счетов является залогом успешной эффективности бухгалтеров.
Кроме того, введение изменений в отдельно взятом филиале, учитывая
сложную структуру взаимодействия и выстраивания работы по созданию
отчетности с головным офисом, не может быть осуществлено, по причине
возможного нарушения работы внутренних систем передачи данных. Новые
данные, а именно остатки на новых субсчетах, могут внести путаницу и сбои в
отработанную годами систему.
В тоже время предложенные рекомендации по оптимизации
дебиторской и кредиторской задолженности могут дать свои положительные
результаты в перспективе.
Систематизация контрагентов на начальном этапе работы с ними –
составлении договоров – позволит избежать в дальнейшем ряда ситуаций по
поиску и выявлению просроченных дебиторских задолженностей, поставщиков
и подрядчиков, предоставляющих отсрочку платежа, сомнительных к
взысканию задолженностей, задолженностей требующих реструктуризации.
Все это может значительно уменьшить трудозатраты на составление реестров
по запросу заинтересованных пользователей (управленцев) по отдельным
категориям дебиторов и кредиторов, а так же при предоставлении иных типов
данных по имеющейся дебиторской и кредиторской задолженности
учреждения.
Как уже говорилось ранее, работа отдела бухгалтерии Филиала ФГБУ
«ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО РФ признана нами успешной.
Аудит учета расчетов с поставщиками и подрядчиками не выявил серьезных
нарушений. Найденные недочеты (как, например, отсутствие расшифровки
подписи в актах приемки-сдачи услуг) были устранены незамедлительно:
подписи в актах соответствовали подписям лиц, подписавших и
Приложение 1
70
соответствующие договоры. Договоры, также как и акты были подписаны
директорами. Более существенных ошибок и недочетов: несоответствий сумм,
отсутствие указаний на цены, несоответствие цен в товарных накладных и
стоимостей в актах ценам и стоимостям в договорах, а также отсутствие
договоров – выявлено не было. Объясняется это в том числе работой с
поставщиками и подрядчиками по контрактной системе закупок. По мимо
этого, контрактная же система в сфере закупок товаров, работ, услуг
обеспечивает и максимально низкие затраты на товары, работы и услуги. Что в
свою очередь помогает экономить бюджетные средства, выделяемые на них.
В рамках управленческого учета в данном конкретном случае возможно
представление более четких рекомендаций с последующим их внедрением. Но
управленческий учет не является предметом нашей работы. Нас интересует
построение и ведение бухгалтерского учета, а именно учет расчетов с
поставщиками и подрядчиками.
В целом предложенные рекомендации по взаимодействию с
поставщиками и подрядчиками полезны не только для анализируемого
предприятия, но и для контрагентов. Так как поставщики и подрядчики
являются коммерческими организациями, а зачастую находятся на общей
системе налогообложения, то вопрос правильности оформления первичной
документации – действительно вопрос первостепенной важности. Поэтому
двойной контроль правильности составления первичной документации как со
стороны поставщиков и подрядчиков, так со стороны потребителя, Филиала
ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО РФ, обеспечивает более
качественный результат работы. А на перспективу позволит избежать проблем
при взаимодействии с налоговыми органами, как при сдаче отчетности, так и
при возможных камеральных проверках. Тоже касается и оформления
взаимоотношений в целом – правильно составленный договор позволяет
минимизировать возможные противоречия в работе с контрагентом, а так же
избежать их при сдаче-приемке оказанных услуг, выполненных работ.
Приложение 1
71
На примере Филиала ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО
РФ, являющегося бюджетным учреждением и не стремящимся к получению
прибыли в результате оказания услуг, но имеющим право оказывать платные
услуги, мы пришли к следующим выводам.
Бюджетные учреждения с одной стороны имеют весомое преимущество
– услуги, которые они оказывают, не оказывают коммерческие организации. А
если коммерческие организации и оказывают такие услуги, то их стоимость
значительно превышает стоимость аналогичных услуг бюджетного
учреждения. С другой стороны, отсутствие конкуренции приводит к
отсутствию мотивации в качестве и количестве оказываемых услуг. А так же к
невозможности отказать в их оказании, например в случае явной вероятности
неоплаты таких услуг. Кроме того возникают и ситуации, при которых
оказание услуг приравнивается к материальной помощи. Таким образом,
становится понятно, что речи о самоокупаемости таких учреждений, даже при
условии оказания ими услуг платно, быть не может.
Как следствие, кредиторская задолженность, а именно задолженность
перед поставщиками и подрядчиками, в таких условиях всегда в наличии. И
даже тот факт, что по действующей контрактной системе закупок, поставщики
и подрядчики учреждения предоставляют услуги по минимально возможной
низкой стоимости, не спасает учреждение от наличия задолженности.
Реструктуризация долгов на основании соглашений с поставщиками и
подрядчиками в данном случае – самый действенный способ их погашения.
На основании проведенной в ходе исследования работы мы предлагаем
особое внимание уделить именно кредиторской задолженности, а так же ее
соотношению с дебиторской задолженностью.
Так как внесение изменений в рабочий план счетов приведет к
излишним нагромождениям, а нашей целью является, прежде всего, облегчение
и упрощение работы сотрудников отдела бухгалтерии, основными мерами, по
совершенствованию взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками,
предлагаемыми нами, являются действия, направленные на контроль состояния
Приложение 1
72
кредиторской задолженности, работу с поставщиками и подрядчиками по
снижению стоимости, предоставлению скидок/отсрочек платежей, анализ и
соотношение показателей кредиторской и дебиторской задолженности.
Предложенные нами меры позволят снизить вероятность возникновения
просроченной задолженности, что в свою очередь снизит вероятность
возникновения судебных тяжб и соответствующих дополнительных расходов.
Поддерживать стабильные рабочие отношения с поставщиками и
подрядчиками, сохранять положительную деловую репутацию.
Приложение 1
73
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие
сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие
различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и
выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных
средств и др.).
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после
отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или
оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее
поручению. Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются в
безналичной и наличной формах. Возможно осуществление расчетов с
поставщиками в неденежной форме. Широкое распространение в практической
деятельности организации имеют такие формы неденежных расчетов, как
товарообменные операции, вексельные расчеты, исполнение долговых
обязательств путем взаимозачетов, отступного или новации, уступка прав
требования.
Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками – неотъемлемая часть
деятельности любого экономического субъекта. Поставщики и подрядчики
обеспечивают предприятие всем необходимым как для организации процесса
работы в целом, так и материальной базой: основные средства, материальные
запасы, комплектующие, аренда помещений, коммунальные услуги и много
другое. Все это результат взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками охватывает множество
аспектов работы бухгалтера. И требует особой внимательности,
скрупулезности, ответственности.
Правильное и своевременное отражение операций по счетам
бухгалтерского учета служит необходимым условием процесса производства.
Эффективность расчетных операций зависит от состояния бухгалтерского учета
на предприятии. Таким образом, бухгалтерия предприятия должна
придерживаться определенных принципов учета и существующей