ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ
С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
3.1 Разработка рекомендаций по оптимизации дебиторской и кредиторской
задолженности
Оптимизация всех видов задолженности – важный раздел работы не
только участка бухгалтерии, но и всей организации в целом. Своевременное
погашение дебиторской задолженности обеспечивает предприятие оборотными
средствами, позволяет наращивать материальную базу, и, что немало важно,
своевременно погашать кредиторскую задолженность.
Для большинства бюджетных учреждений, целью хозяйственной
деятельности которых не является извлечение прибыли, вопросы, связанные с
дебиторской задолженностью не являются актуальными. Такие учреждения не
оказывают никаких платных услуг населению, соответственно и дебиторской
задолженности у них не возникает в принципе.
Филиал ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО РФ может
оказывать платные услуги согласно Уставу. Поэтому возможные варианты
оптимизации дебиторской задолженности мы рассмотрим.
Основным способом достижения конкурентного преимущества по
управлению дебиторской задолженностью является минимизация
просроченной задолженности. С целью максимизации притока денежных
средств следует разрабатывать широкое разнообразие моделей договоров с
гибкими условиями оплаты и гибким ценообразованием. Возможны различные
варианты: от предоплаты или частичной предоплаты до передачи на
реализацию и банковской гарантии. Но возможности применения предоплаты
крайне ограничены – только при значительной рыночной власти поставщика и
превышении спроса над предложением, что встречается крайне редко. Более
распространенный метод стимулирования заказчиков – предоставление им
скидок за предоплату. Например, при оплате товара в течение 10 дней с даты
получения товара дается скидка в размере 2 %; при оплате в течение 30 дней –
оплата без скидок; свыше 30 дней – применяются штрафные санкции, например
Приложение 1
55
0,03 % за каждый день задержки платежа сверх 30 дней (или сверх срока,
установленного договором)
20
.
Филиал ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО РФ в
большинстве случаев предоставляет услуги по предварительной оплате. Но
встречаются и договоры, по которым срок оплаты наступает позже. К
сожалению, такая оплата не всегда поступает своевременно.
Как справедливо заметил Бабаев Ю.А., оказывать услуги по
предварительной оплате помогает лишь «значительная рыночная власть». Так
как оказать такие услуги может только Филиал ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны
России по 12 ГУ МО РФ.
Авторы предлагают и иные варианты работы с
покупателями/приобретателями услуг.
Отделу сбыта или коммерческой службе предприятия целесообразно
вести рейтинг покупателей по системе признаков: надежные, ненадежные
(сомнительные); постоянные, разовые, перспективные; крупные, средние,
мелкие
21
.
Такой способ представляется нам действенным относительно работы
коммерческих предприятий.
Важной особенностью деятельности именно бюджетных учреждений в
целом и Филиала ФГБУ «ЦЖКУ» Минобороны России по 12 ГУ МО РФ в
частности является то, что учреждение не имеет возможности отказать в
предоставлении той или иной услуги. Так как иных возможностей у покупателя
ее приобрести нет. В данном случае, даже если Филиал ФГБУ «ЦЖКУ»
Минобороны России по 12 ГУ МО РФ заведомо знает о невозможности
покупателя в срок произвести оплату, услуги оказаны будут. С учетом
вероятного изменения благосостояния покупателя и возможности оплаты услуг
в долгосрочной перспективе.
При большом числе заказчиков часто возникает безнадежная
20
Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: учеб.-практич.
пособ. / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров. - М.: Проспект, 2011. – 127 с.;
21
Басовский Л.Е. Финансовый менеджмент: учеб. / Л.Е. Басовский. - М.: Инфра-М, 2013. – 215 с.;
Приложение 1
56
задолженность, например в связи с банкротством или ликвидацией должника.
Для уменьшения возможных потерь от списания безнадежной задолженности
создается резерв по сомнительным долгам. Резерв по сомнительным долгам
создается по дебиторской задолженности, которая не погашена или с высокой
степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и
при этом не обеспечена гарантиями или банковским поручительством
22
.
Для более эффективного управления дебиторской задолженностью
необходимо:
1) осуществлять предварительную работу с потенциальными
дебиторами до отгрузки, в том числе по выяснению их платежеспособности,
ликвидности, финансовой устойчивости. Такая работа, касающаяся особенно
новых покупателей, должна осуществляться юридической службой
организации в части проверки учредительных документов контрагента, а также
может осуществляться финансовым отделом в части анализа показателей
платежеспособности контрагента по данным его бухгалтерской отчетности.
Анализ дебиторов проводится на основании следующих источников: данные,
получаемые непосредственно от потенциального покупателя, из внутренних
источников (если сделки носят постоянный или периодический характер), из
внешних источников (коммерческие журналы, газеты, справочники,
государственная отчетность) и т.д.;
2) при заключении договора тщательно оговаривать с покупателями
условия предоставления отсрочки, систему штрафных санкций за просрочку
платежа;
3) проводить регулярный мониторинг состояния задолженности, в
частности анализ состава, структуры, динамики и оборачиваемости
дебиторской задолженности;
4) регулярно проводить акты сверки с контрагентами для
подтверждения задолженности;
22
Горбулин В.Д., Фокина О.Н. Дебиторская и кредиторская задолженность. Особенности бухгалтерского и
налогового учета / В.Д. Горбулин, О.Н. Фокина. - М.: ГроссМедиа Ферлаг: РосБух, 2010. - 127 с.;
Приложение 1
57
5) усилить контроль качества дебиторской задолженности, т.е. при
выявлении просроченной дебиторской задолженности, которая может
перерасти в безнадежную, своевременно предпринимать меры по досудебному
и судебному урегулированию такой задолженности;
6) контролировать соотношение кредиторской и дебиторской
задолженностей.
Данные меры предполагают более четкую организацию учета и анализа
дебиторской задолженности, что, в свою очередь, должно привести к
выявлению на более ранних сроках просроченной дебиторской задолженности,
своевременному резерву по сомнительным долгам и, как следствие, к
повышению качества управления дебиторской задолженностью в организации.
Рассмотрим имеющуюся у учреждения дебиторскую задолженность на
основании бухгалтерского баланса. Проведем ее анализ.
Таблица 10 отражает данные по имеющейся дебиторской
задолженности.
Таблица 10
Анализ состава и структуры дебиторской задолженности
Тип дебиторской
задолженности
на 31.12.2017 г.
на 31.12.2018 г.
Отклонение
тыс. р.
%
тыс. р.
%
тыс.р.
По
государственному
заданию
100,3
0,00
328,1
0,01
227,8
По приносящей
доход деятельности
4648952,6
100,00
6072477,1
99,99
1423524,5
Итого
4649052,9
100
6072805,2
100
1423752,3
Приложение 1
58
Рисунок 7 Структура дебиторской задолженности на 31.12.2017 г.
Рисунок 8 Структура дебиторской задолженности на 31.12.2018 г.
Дебиторская задолженность на 31.12.2018 год выросла на 1423524,5 тыс.
руб. Дебиторская задолженность по приносящей доход деятельности занимает
100 % в структуре дебиторской задолженности в целом. Лишь 0,01 %
приходится на задолженность по государственному заданию. Это подтверждает
наши слова о сложности погашения дебиторской задолженности бюджетного
учреждения.
Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей
характеризует финансовую неустойчивость фирмы и неэффективность
финансового менеджмента. В практике финансовой деятельности российских
фирм зачастую складывается такая ситуация, когда становится невыгодным
снижение дебиторской задолженности без изменения кредиторской.
Уменьшение дебиторской задолженности снижает коэффициент покрытия.
Предприятие приобретает признаки несостоятельности и становится уязвимым
со стороны налоговых органов и кредиторов. Поэтому финансовые менеджеры
обязаны решать не только задачу снижения дебиторской задолженности, но и
ее балансирования с кредиторской.
Реструктуризация различного рода долгов представляет собой сложный
процесс, в каждом конкретном случае её проведение зависит от тех
обстоятельств, которые сложились в результате хозяйственной деятельности
организации. Положительные или негативные моменты проведения
Приложение 1
59
реструктуризации долгов во многом зависят от характера условий ранее
заключенных договоров, предусмотренных штрафных санкций, объема и вида
долгов или обязательств, сроков их исполнения или выплат, финансового
состояния кредиторов, установленных ставок рефинансирования, общей
экономической ситуации в стране и регионе.
Переговоры о реструктуризации долгов (дебиторской и кредиторской
задолженности) являются процессом дипломатическим и личностным, во
многом зависит от умения руководителя организации – должника и его
аппарата управления объяснить причины сложившихся негативных
обязательств.
Каждая сторона в проблеме погашения долгов представляет другой
стороне право принимать определенные условия для достижения соглашения.
Дебиторская и кредиторская задолженность являются естественными
составляющими бухгалтерского баланса предприятия. Они возникают в
результате несовпадения даты появления обязательств с датой платежей по
ним. На финансовое состояние предприятия оказывают влияние как размеры
балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности, так и период
оборачиваемости каждой из них.
Оценка влияния балансовых остатков дебиторской и кредиторской
задолженности на финансовое состояние предприятия должна осуществляться с
учетом уровня платежеспособности (коэффициента общей ликвидности) и
соответствия периодичности превращения дебиторской задолженности в
денежные средства периодичности погашения кредиторской задолженности.
Управление кредиторской задолженностью на предприятии
предполагает:
– правильный выбор формы задолженности (банковская или
коммерческая) с целью минимизации процентных выплат и затрат на
приобретение материальных ценностей;
– установление наиболее удобной формы кредита и его срока
(краткосрочная ссуда без обеспечения, кредит под залог);
Приложение 1
60
– недопущение образования просроченной задолженности, что
обуславливает дополнительные затраты – штрафные санкции, пени.
В целом совершенствование управления кредиторской задолженностью
осуществляется на основе следующих вариантов: оптимизацию, минимизацию
и контроллинг
23
.
Оптимизация представляет собой поиск новых решений, с помощью
которых кредиторская задолженность и ее изменение смогу оказывать на
предприятие позитивное влияние (увеличение уставного и резервного
капитала).
Минимизация представляет собой механизм управления, при котором
существующая кредиторская задолженность сводится к ее уменьшению, вплоть
до полного погашения.
Контроллинг – синтез контроля и планирования; действует при
формировании и координации планов, при их организационном воплощении,
координирует и концентрирует информационные потоки и служит основой для
предложений о дальнейших целях предприятия касаемо кредиторской
задолженности.
Также направления совершенствования управления кредиторской
задолженности может включать и прочие меры, а именно:
– отслеживание сроков оплаты с целью недопущения просрочек и
применения штрафных санкций;
– проведение регулярных переговоров с поставщиками и подрядчикми
об условиях оплаты;
– введение в систему управления службы контроллинга;
– мотивация персонала через премирование сотрудников за улучшение
условий договоров поставки услуг, в частности за увеличение отсрочек платежа
и получение скидок в цене;
– получение скидок в зависимости от объемов приобретаемой
23
Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: учеб.-практич.
пособ. / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров. - М.: Проспект, 2011.
Приложение 1
61
продукции и условий ее оплаты.
Указанные шаги и варианты изменений текущей работы сотрудников
должны обеспечить оптимизацию дебиторской и кредиторской задолженности.
А также помочь в поддержании ее соотношения.
Рассмотрим структуру кредиторской задолженности рассматриваемого
филиала, проведем анализ.
Результаты расчетов представлены в таблице 11. Рисунки 9, 10
отображают структуру кредиторской задолженности по типам за 2017, 2018 гг.
Таблица 11
Анализ состава и структуры дебиторской задолженности
Тип
кредиторской
задолженности
на 31.12.2017 г.
на 31.12.2018 г.
Отклонение
тыс. р.
%
тыс. р.
%
тыс.р.
По
государственному
заданию
10964809,2
69,84
19630300,2
74,84
8665491
По приносящей
доход
деятельности
4736064,2
30,16
6585003,6
25,11
1848939,4
По целевым
средствам
-
-
14146,9
0,05
14146,9
Итого
15700873,4
100
26229450,7
100,00
10528577,3
Рисунок 9 Структура кредиторской задолженности на
31.12.2018 г.
Приложение 1
62
Рисунок 10 Структура кредиторской задолженности на
31.12.2017 г.
По состоянию на 31.12.2018 г. кредиторская задолженность по расчетам
учреждения увеличилась на 10528577,3 тыс. р. При этом доля задолженности
по приносящей доход деятельности составляла 30 % на 31.12.2017 г. и
уменьшилась на 31.12.2018 г. на 5 %. Это объясняется тем, что извлечение
прибыли не является целю деятельности учреждения. Так же следует отметить,
что долгосрочная кредиторская задолженность отсутствует. Прирост
кредиторской задолженности по государственному заданию свидетельствует о
возрастании потребности в деятельности учреждения в целом, увеличении цен
на потребляемые услуги, увеличении потребностей учреждения
обеспечивающих выполнение государственного задания.
Для рассматриваемого нами учреждения кроме выше перечисленного
следует отметить важность правильного планирования деятельности на
следующий календарный год с учетом текущих затрат и потребностей, а также
с учетом опыта прошлых лет.
Правильное бюджетирование – залог минимизации кредиторской
задолженности. Если бюджет расходов будет содержать суммы максимально
близкие к фактическим расходам, то и погашение задолженности будет
производиться своевременно. Так как доведение ежемесячных лимитов
производится именно на основании утвержденных бюджетов.
Приложение 1
63
3.2 Комплекс мер по совершенствованию системы внутреннего контроля
расчетов с поставщиками и подрядчиками
Даже при самом аккуратном ведении бухгалтерского учета на торговом
предприятии через некоторое время неизбежно начинаются разногласия с
покупателями и заказчиками по поводу взаимной задолженности. Реальность и
достоверность дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждает
внутренний контроль расчетов с покупателями и заказчиками.
Внутренний контроль – это необходимая система мер, которая
предпринимается руководством предприятия для наиболее эффективного
выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении
хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих
операций и их значимость для предприятия.
Эффективная система внутреннего контроля помогает принимать
правильные управленческие решения на основе достоверной финансовой и
управленческой информации, служит гарантом интересов руководителей
компании, обеспечивая сохранность инвестиций, обоснованное принятие
рисков, выполнение предусмотренных процедур. В конечном итоге она
направлена на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности
того, что компания в целом и менеджеры компании, в частности, достигнут
поставленных целей.
Система внутреннего контроля должна обеспечивать:
выполнение всех требований по эффективному управлению
рисками компании;
принятие своевременных и оправданных решений, направленных
на устранение недостатков и нарушений в деятельности предприятия;
контроль за соблюдением установленных процедур и полномочий
при принятии решений, затрагивающих интересы организации, ее учредителей
и контрагентов;
сохранность оборотных и внеоборотных активов компании;
контроль над денежными обязательствами и задолженностями;