66
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ В
ООО "КАСПИЙ"
3.1 Проблемы организации учета и контроля расчетов с
поставщиками и подрядчиками
Признаками плохой организации внутрихозяйственного контроля и
учета являются следующие:
− отсутствие договоров на поставку товарно-материальных
ценностей, договоров подряда и договоров на оказание услуг;
− отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение
товарно-материальные ценности;
− отсутствие журнала регистрации полученных счетов-фактур от
поставщиков;
− несвоевременное предъявление претензий поставщикам за
обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного
учета по претензиям;
− несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах
бухгалтерского учета;
− невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от
поставщиков;
− отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым
операциям.
Для совершенствования внутрихозяйственного контроля расчетов с
поставщиками и подрядчиками в ООО "Каспий" обязательным является
проведение инвентаризации данных расчетных отношений, осуществляемых
на данном предприятии. Руководством ООО "Каспий" сформирована
инвентаризационная комиссия, состоящая из пяти человек.
Инвентаризационная комиссия ООО "Каспий", в ходе своей работы, должна
установить:
67
− правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми
органами, внебюджетными фондами, другими организациями;
− правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском
учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по
недостачам и хищениям;
− правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской
задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы
дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки
исковой давности.
Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) заключается
в проверке обоснованности сумм, числящихся на счете 60 «Расчеты с
поставщиками и подрядчиками». Для этого составляются акты сверки
расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на
отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты
и реквизиты платежных документов. Акты сверки составляются по состоянию
на отчетную дату.
В части совершенствования системы внутрихозяйственного контроля
рекомендуются следующие мероприятия:
- создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с
поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой должны входить
систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины,
проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью
оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний
должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
- необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и
кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчикам, а
также по срокам образования задолженности или сроках их возможного
погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную
задолженность и принимать меры к ее взысканию;
- ввести документооборот, так как данные о сроках образования
68
(погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их
целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр
старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно
в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по
столбцам – сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех
должников, успешная работа с которыми может дать наилучший результат для
предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые
отношения;
Разнообразие участников расчетных операций и форм расчетов между
ними создают предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных
операций и поэтому требуют постоянного контроля за их проведением и
отражением в учете.
В ООО "Каспий" система внутрихозяйственного контроля состоит
непосредственно из органов контроля, т. е. органов, учрежденных в данной
организации в целях осуществления внутренних проверок, ревизий. В ООО
"Каспий" внутрихозяйственный контроль осуществляется ревизионной
комиссией, которая призвана осуществлять постоянный внутренний контроль
на данном предприятии.
Внутренний контроль организуется, исходя из целей и задач управления
ООО "Каспий". Внутренний контроль осуществляется непрерывно, а
отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности.
Руководство ООО "Каспий" самостоятельно устанавливает состав, сроки,
периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации
внутрихозяйственного контроля – целесообразность и экономичность.
Главной целью внутрихозяйственного контроля расчетов с
поставщиками и подрядчиками в ООО "Каспий" является установление
соответствия совершенных операций по расчетам с поставщиками и
подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения
этих операций в бухгалтерской отчетности.
В ходе внутрихозяйственного контроля расчетов с поставщиками и
69
подрядчиками в ООО "Каспий" должны быть решены следующие задачи:
- проверка правильности оформления первичных документов по
прибытию товарно-материальных ценностей и получению услуг с целью
подтверждения обоснованности возникновения кредиторской задолженности;
- подтверждение своевременности погашения и правильности
отражения бухгалтерского учета кредиторской задолженности;
- проверка правильности оформления первичных документов по
поставке и оказанию услуг с целью подтверждения обоснованности
возникновения дебиторской задолженности;
- подтверждение своевременности погашения и правильности
отражения на счетах бухгалтерского учета дебиторской задолженности;
- проверка правильности оформления первичных документов по
поставке и оказанию услуг с целью подтверждения обоснованности
возникновения кредиторской задолженности.
Источниками информации для ревизии расчетов с поставщиками и
подрядчиками являются: договоры поставки продукции (выполнения работ,
оказания услуг), накладные, счета-фактуры, акты сверки расчетов, протоколы
о зачете взаимных требований, акты инвентаризации расчетов, векселя, копии
платежных документов, книга покупок, книга продаж, учетные регистры
(журналы-ордера, ведомости) по счету 60, Главная книга, бухгалтерская
отчетность, Положение об учетной политике ООО "Каспий".
График документооборота в ООО "Каспий"
- постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и
подрядчиками;
- контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской
задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности,
так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что
предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной
продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
- в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на
70
предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности
расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по
размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и
предлагаемых условий оплаты;
- на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке
клиента отличать, работает он под реализацию или по системе предоплаты.
Таким образом, оперативная работа инвентаризационной комиссии в
ООО "Каспий" позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс,
а предложенный график документооборота позволит оперативно и регулярно
получать данные об образовании (погашении) задолженности.
3.2 Мероприятия по улучшению учета расчетов с поставщиками и
подрядчиками в ООО "Каспий"
Проведенный анализ ведения бухгалтерского учета расчетов с
поставщиками и подрядчиками в ООО "Каспий" показало , что на предприятии
для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками применяется
унифицированные формы первичной учетной документации. Однако на
предприятии допускаются случаи неправильного оформления документов
(отсутствие подписей, даты составления документов и других обязательных
реквизитов), что является нарушением требований, установленных п 12-18
Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н. и ст. 9
Федерального закона от 21.11.96 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Оприходование поступивших от поставщиков товаров происходит на
основании счетов - фактур и накладных. При этом всегда составляется акт о
приемке товаров. Однако если количество и комплектность товара совпадают
с данными товаросопроводительных документов, акт о приемке товара можно
не составлять, а проставлять на этих документах штамп с теми же
реквизитами. Такой порядок приемки товаров с целью сокращения
документооборота и трудоемкости учетных работ нужно закрепить в учетной
политике ООО "Каспий".
71
В ходе работы выяснилось, что на предприятии ООО "Каспий" не всегда
проводится инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками, что
можно оценить отрицательно. При отсутствии акта инвентаризации расчетов
бухгалтерская отчетность организации не может быть признана достоверной.
Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении
документальных проверок. Если акт не составлен, это может быть
истолковано как неисполнение требований нормативных документов по
бухгалтерскому учету об обязательном проведении инвентаризации перед
составлением годовой отчетности.
Для оформления результатов инвентаризации расчетов с поставщиками
и подрядчиками ООО "Каспий" можно порекомендовать заполнять акт
инвентаризации по форме № ИНВ-17, утвержденной Постановлением
Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Акт должен составляться в двух
экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой - остается у
инвентаризационной комиссии.
Все расчетные документы при расчетах с поставщиками и подрядчиками
очень важно составлять и представлять своевременно, так как исследуемое
предприятие заинтересовано в ускорении расчетов. В связи с этим ООО
"Каспий" необходимо составить график документооборота для данного
участка учетной работы, что будет способствовать повышению
ответственности исполнителей и позволит более оперативно использовать
информацию, необходимую для расчетов.
В качестве недостатка в организации бухгалтерского учета расчетов с
поставщиками и подрядчиками можно отметить отсутствие постоянного
систематического контроля за состоянием учета. В первую очередь
необходимо контролировать полноту оприходования товаров от поставщиков.
Поскольку все приобретенные товары доставляются на предприятие разными
видами транспорта, каждому счету – фактуре должна соответствовать товарно
- транспортная накладная и доверенность, зарегистрированная в Журнале
учета выданных доверенностей. Поэтому целесообразно сопоставить данные
72
этих регистров.
В целом учет расчетов поставлен достаточно четко и эффективно,
состояние расчетов характеризуется как удовлетворительное, соблюдается
законность совершаемых операций и операции своевременно и в полном
объеме отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной
в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских
записей и признаваемых ею правильными.
Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками,
бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и
тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных
сумм по этим расчетам не допускается.
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ООО "Каспий"
открыты разные субсчета:
− 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях»;
− 60-2 «Авансы выданные в рублях»;
− 60-3 «Векселя выданные».
А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыто два субсчета:
19-1 «НДС по приобретенным основным средствам» и 19-3 «НДС по
приобретенным товарно-материальным ценностям». Такой учет затрудняет
работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу
оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед
подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в
настоящее время сверка расчетов осуществляется вручную по каждому
контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и
товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых
заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку
документооборот в организации небольшой, однако не стоит забывать, что
предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка
от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка
73
данных вручную, будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских
работников.
Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить
следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с
поставщиками и подрядчиками:
1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить
действующие и добавить следующие субсчета:
− 60-1 «Расчеты с поставщиками в рублях»,
− 60-2 «Расчеты с подрядчиками в рублях»
− 60-3 «Авансы выданные в рублях»;
− 60-4 «Векселя выданные».
2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить
следующие субсчета:
− 19-1 «НДС по приобретенным основным средствам»,
− 19-2 «НДС по оказанным услугам»,
− 19-3 «НДС по товарно-материальным ценностям».
Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками
и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему
расчетов.
74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На сегодняшний день значительно высока роль бухгалтерского учета как
важнейшего средства получения полной и достоверной информации не только
об имуществе организации, но и об ее обязательствах. В условиях развития
рыночных отношений значительно возрастает роль организации учета и
контроля взаимных расчетов. Этот кругооборот хозяйственных расчетов
требует постоянного внимания для принятия правильного управленческого
решения.
Для учета расчетов с поставщиками ООО «Каспий» использует счет 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По кредиту счета предприятие
отражает стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товаров, по дебету
– суммы исполнения обязательств. На счете 60 задолженность отражается в
пределах сумм акцепта.
Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и
подрядчиками» в ООО «Каспий» ведется по каждому предъявленному счету.
Для расчетов с поставщиками за полученные товары и услуги в ООО «Каспий»
обычно используются платежные поручения.
В организации используются формы учетных регистров, приведенные в
компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для
качественной и оперативной обработки данных.
Существенных замечаний по учету расчетов с поставщиками и
подрядчиками в ООО «Каспий» обнаружено не было. На основе данного
исследования руководству, в целях повышения производительности труда и
сокращения времени на обработку документов бухгалтерскими работниками,
было предложено внести изменения в Учетную политику, касающиеся
внедрения в действующий План счетов дополнительных субсчетов по счетам
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 19 «НДС по приобретенным
ценностям». Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с
поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и
систематизировать систему расчетов.
75
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ
бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет
необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую
службу.
В целях повышения производительности труда и эффективности
управления учета расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется
разработать учетный регистр, обобщающий информацию о величине
задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе
каждого контрагента.
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно
представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным
контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную
задолженность предприятия за период.
В ООО «Каспий» внутрихозяйственный контроль осуществляется в
форме ревизий. Главный принцип организации внутрихозяйственного
контроля – целесообразность и экономичность.
Главной целью внутрихозяйственного контроля расчетов с
поставщиками и подрядчиками в ООО «Каспий» является установление
соответствия совершенных операций по расчетам с поставщиками и
подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения
этих операций в бухгалтерской отчетности.
Существенных нарушений в области первичного учета расчетов с
поставщиками и подрядчиками в ООО «Каспий» обнаружено не было. В
целом бухгалтерский учет расчетов поставлен достаточно четко и эффективно,
состояние расчетов характеризуется как удовлетворительное, соблюдается
законность совершаемых операций и операции своевременно и в полном
объеме отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Таким образом, по результатам контрольной проверки было
установлено, что хозяйственные договора в ООО «Каспий» составляются
надлежащим образом, их условия выполняются своевременно и в полном