65
нарушения сроков погашения обязательств, то задолженность можно
признать положительной.
66
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АНАЛИЗА РАСЧЕТОВ С
ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
3.1.Совершенствование системы учета и анализа расчетов с поставщиками и
подрядчиками
По результатам проведенного анализа бухгалтерский учет расчетов с
поставщиками и подрядчиками в учреждении ведется в соответствии с
установленными законодательными правилами бюджетного (бухгалтерского)
учета, а также учетной политикой, рабочим планом счетов, утвержденными
приказом главного врача.
Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
ведется на счете 30200 «Расчеты по принятым обязательствам» в разрезе
каждого поставщика. Аналитический учет - в Карточке учета средств и
расчетов в разрезе поставщиков, подрядчиков, исполнителей, иного
участника договора в отношении которого принимаются обязательства.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками оформляются первичными
документами, имеющими все обязательные реквизиты.
Но неприятности могут случиться даже при отлаженном рабочем
процессе.
1. Выполнение бухгалтером не свойственных ему функций.
Сотрудники, ответственные за ведение договоров и прочей
документации, часто допускают неточности в оформлении документов и не
сдают их в срок. Особенно часто с опозданием сдают закрывающие
документы (акты и т. д.), которые для бухгалтера очень важны при закрытии
отчетного периода. Бухгалтеры сами переделывают документы.
Отдел закупок иногда, перекладывает свои функции на бухгалтерию,
в частности, по их мнению, бухгалтеры должны при формировании плана
закупок осуществлять подбор закупок по ОКПД и КПГЗ. Но, это безусловно
обязанность отдела закупок.
67
Для решения проблемы необходимо прописать в должностных
инструкциях каждого сотрудника, кто за что отвечает, тогда бухгалтерия
будет выполнять свои функции, а сотрудники других подразделений - свои.
2. Отсутствует контроль за поступающими первичными документами.
Помимо этого, некоторые поставщики не учитывают то, что
счетфактура должен быть выставлен покупателю в течение 5 дней с момента
отгрузки товара, оказания услуги или работы, иначе, согласно действующему
законодательству он будет считаться недействительным. Фактически же в
СПБГБУЗ «ПОЛИКЛИНИКА № 98» нередки случаи получения входящих
первичных документов спустя неделю, а иногда и больше.
Для решения проблемы необходима правильная организация
документооборота, который должен быть предусмотрен приказом ее
руководителя. В приказе должны быть четко определены формы
представления в бухгалтерию документов, сроки их представления,
ответственные за это лица. Также должны быть установлены санкции за
несвоевременную и некачественную обработку документов. При этом
необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию
документов. При выявлении несвоевременности представления документов
или их некачественного составления главный бухгалтер должен подавать
руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих
санкций на виновных с объявлением их в приказе по организации.
3. При проверке первичной документации, так же было выявлено
большое количество копий счетов-фактур и товарных накладных.
Решением проблемы является контроль поступления оригиналов
первичных документов, который проводиться в виде ежеквартальной
инвентаризации и вести реестр копий с указанием сроков возможного
поступления оригиналов. При длительном отсутствии оригиналов
необходимо рассылать письма поставщикам с напоминаниями.
4. Для усиления контроля за кредиторской задолженностью в
68
учреждени целесообразно заполнять Ведомость о невзысканной
просроченной кредиторской задолженности и нарушениях расчетной
дисциплины по счету 30200 «Расчеты по принятым обязательствам». Пример
такой ведомости приведен в таблице 18.
Наименование
синтетического счета,
субсчета
Наименование
кредиторов
Дата возникновения
задолженности
Причина образования
задолженности
Сумма, руб.
Меры по
урегулированию
расчетов
Заключение о
реальности
задолженности к
взысканию
Примечания
1
2
3
4
5
6
7
8
1 302 23 730
ООО
«Сокол»
15.12.20
18
г.
Ликвидаци
я
поставщика
750
0
Задолженнос
ть
просрочена
Задолженнос
ть
списана
1 302 23 730
ООО
«Бытхим
»
03.12.20
18
г.
Смена
поставщико
м
банковских
реквизитов
860
0
Были
направле
ны письма
с
просьбой
уточнить
реквизиты
Задолженнос
ть
просрочена
Задолженнос
ть
списана
В связи с тем, что в учреждении кредиторская задолженность
постоянно растет, необходимо контролировать оборачиваемость этой
задолженности, отслеживать состояние просроченной задолженности,
потому что, в условиях инфляции, неоплата платежей реально лишает
организацию части стоимости поставленных услуг, поэтому стоит подумать
о расширении системы авансовых платежей. Нужно своевременно выявлять
просроченную кредиторскую задолженность. Для этого необходимо
проводить инвентаризацию расчетов с кредиторами.
Для повышения эффективности расчетной дисциплины в части учета
расчетов с поставщиками и подрядчиками в СПБГБУЗ «ПОЛИКЛИНИКА №
Таблица 18
Ведомость о невзысканной просроченной кредиторской
задолженности и нарушениях расчетной дисциплины
69
98» рекомендуется проведение следующих мероприятий.
1. Разработка должностной инструкции бухгалтера, ведущего учет
расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Нередко бухгалтеры работают по принципу «мы так привыкли» или
«так исторически сложилось». Но если у бухгалтера много работы и он
перегружен несвойственными ему трудовыми функциями, тогда он должен
предложить работодателю пересмотреть его должностную инструкцию. В его
должностные обязанности не входит, например, сбор пакета документов для
проведения закупок. Это не полномочия бухгалтера, а отдельное полномочие
другого сотрудника, например, специалиста по материально-техническому
снабжению. То есть один сотрудник должен собрать необходимые
документы, провести сделку, а другой - сделать бухгалтерские проводки,
чтобы оприходовать полученный товар или услугу.
Когда учреждение составляет инструкцию бухгалтера, оно должно
использовать три нормативных документа:
1) Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08)
(приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
2) квалификационный справочник, утвержденный постановлением
Минтруда от 21.08.1998 № 37;
3) профстандарт «Бухгалтер».
Удобно взять за основу профстандарт «Бухгалтер» и разработать для
каждого сотрудника должностную инструкцию в соответствии с тем
участком, на котором он трудится.
Стандарт разделил работников бухгалтерии на две группы.
Первая - работники, которые отвечают за составление и представление
финансовой отчетности. Это главные бухгалтеры.
Вторая группа - работники, в чьи должностные обязанности входит
ведение бухгалтерского учета. Это рядовые бухгалтеры. Стандарт относит к
категории бухгалтеров служащих, занятых бухгалтерскими операциями и
70
учетом.
Если работодатель хочет добавить в инструкцию бухгалтера
обязанности по другой должности, последнему надо решить, соглашаться ли
с этим и на каких условиях. Работодатель не вправе уволить из-за отказа от
дополнительных обязанностей, затрагивающих трудовую функцию. То есть
бухгалтер может трудиться на прежних условиях (ст. 379, ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Иногда новые обязанности меняют трудовую функцию сотрудников.
Если это так, работодателю необходимо получить согласие работника. Затем
внести изменения в должностную инструкцию и утвердить изменения
приказом.
За дополнительную нагрузку можно попросить доплату. Но следует
помнить, что повысить сотруднику зарплату за увеличенную нагрузку — это
право работодателя, а не обязанность. Поэтому, прежде чем соглашаться,
нужно уточнить, как изменения повлияют на зарплату.
Экономическое обоснование данного мероприятия выражено в том, что
в итоге каждый сотрудник в учреждении будет знать свои прямые
обязанности. Должностная инструкция — это основной аргумент
сотрудника, чтобы отказаться от лишней работы или потребовать за нее
дополнительную оплату.
Если у каждого сотрудника есть актуальная должностная инструкция,
меньше возникает конфликтов по работе.
Составление графика документооборота.
С 2019 года правила документооборота и технология обработки
учетной информации — это один из самостоятельных блоков учетной
политики учреждения, который утверждают в виде раздела либо отдельного
документа (п. 9 стандарта «Учетная политика», п. 6 Инструкции № 157н).
Жестких требований к содержанию графика в законодательстве нет.
Его разрабатывает главный бухгалтер. Обязательное условие - в
графике должны быть этапы по составлению и подписанию документов, а
71
также сроки и перечень должностных лиц, ответственных за проверку,
обработку и хранение документов (п. 22 стандарта «Концептуальные
основы» (приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н), п. 9 стандарта «Учетная
политика», п. 6,14 и 9 Инструкции № 157н). Причем, чтобы избежать
претензий, в правилах документооборота оговариваются все возможные
случаи.
Чтобы сдать внутригодовую отчетность, нужны первичные документы.
Но получить их вовремя не всегда удается. Поэтому бухгалтеры просят
сначала скан документа, а затем требуют донести его оригинал. Если
первичные документы не поступят, то ответственность будет лежать на
бухгалтере. Чтобы избежать этого, все свои действия должны быть
регламентированы в конкретном правовом акте - положении о
документообороте. В нем нужно указать, что для целей сдачи текущей
отчетности сотрудник, ответственный за первичный документ, сдает в
бухгалтерию скан первичного документа, а затем в течение, например, пяти
дней доносит оригинал документа. Когда такая ситуация происходит в
течение года — это допустимо и некритично, поскольку это обычные
технологии документооборота учреждения.
Если по результатам проверки за 2018 год окажется, что какие-то
операции не учтены из-за того, что должностное лицо не представило
первичный документ, и это не зафиксировано в учетной политике, тогда это
будет прямое нарушение, за которое ответит руководитель.
Когда главный бухгалтер разрабатывает график документооборота, он
должен руководствоваться Положением о документах и документообороте в
бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105, выпущенным Минфином СССР.
Хотя оно принято 35 лет назад, но не утратило своей актуальности до сих
пор.
Прежде чем составлять график документооборота, нужно ответить на
пять вопросов в таблице 18.
72
График можно оформить в виде схемы или перечня работ, которые
будут выполнять все структурные подразделения учреждения и исполнители,
с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ по созданию,
проверке и обработке первичных документов. Но удобнее всего график
документооборота составить в виде таблицы.
Вопрос
Ответ
1. Какие первичные
документы использует
учреждение?
Сюда входят как документы, которые составляют
сотрудники учреждения, так и те, которые поступают
от контрагентов. Например, табели учета
использования рабочего времени, товарные
накладные, акты, счета- фактуры, авансовые отчеты,
приходные ордера.
2. Кто ответственный за
оформление
документов, схему
движения документов?
Минфин требует, чтобы в графике документооборота
были Ф. И. О. сотрудников, ответственных за
первичный документ.
3. В какие сроки
документ должен
попасть в бухгалтерию
и другие
подразделения?
Пропишите, в какой срок вам обязаны передавать
документы поставщики (акты, товарные накладные,
счета- фактуры). Например, до 3-го числа месяца,
следующего за отчетным.
4. Кто будет отвечать
за принятие и
обработку первичных
учетных документов?
Определите сотрудников, на которых документооборот
будет завершен. Это значит, что именно эти
должностные лица систематизируют и накапливают
информацию, которая содержится в принятых к учету
первичных учетных документах.
5. Сколько вы будете
хранить первичные
учетные документы и
регистры учета?
Учреждение хранит их в течение сроков,
установленных правилами организации
государственного архивного дела, но не менее пяти
лет.
Как правило, график документооборота формируют по трем этапам
работы с документом:
1) составление;
2) обработка;
3) передача в архив учреждения.
На первом этапе учреждение устанавливает количество экземпляров
документа, срок, способ и ответственного за составление документа. А также
в какой срок, каким образом, какое должностное лицо подписывает документ
Таблица 19
Перечень вопросов для составления графика
документооборота
73
(собственноручно или с помощью электронной цифровой подписи).
На втором этапе учреждение должно определить должностных лиц,
сроки, в течение которых они обязаны передать документы в бухгалтерию
или другие подразделения учреждения. А также проверить и обработать
полученный документ.
Кроме того, на втором этапе нужно указать способы, которыми эти
сотрудники выполняют свои действия. Например, автоматический или
физический способ передачи документа, машинный или ручной способ
обработки документов.
На последнем этапе определяют должностное лицо, которое
ответственно за передачу документа в архив, и срок, в течение которого это
надо сделать. Причем передать в архив нужно и бумажные, и электронные
документы. Так как чиновники настаивают, чтобы в графике
документооборота были Ф. И. О. конкретных лиц, ответственных за
первичный документ, график лучше утвердить в виде приложения к
отдельному приказу. Тогда, если сотрудник, ответственный за первичные
документы, уволится, вносить изменения в учетную политику не придется.
В учетной политике сделать ссылку на приказ, которым был утвержден
график. Ответственных работников ознакомить с графиком
документооборота под подпись. Лучше всего для каждого такого работника
сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и
в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию. Также провести
инструктаж, как пользоваться графиком документооборота, оформлять
документы и в целом организовать работу.
Применение разработанного графика документооборота будет
способствовать повышению ответственности исполнителей и позволит
поликлинике более оперативно использовать информацию, необходимую для
расчетов. Разработанный документ «Ведомость о невзысканной
просроченной кредиторской задолженности и нарушениях расчетной
74
дисциплины» легко добавляется в учетную программу, используемую в
бухгалтерии. Доработка конфигурации учетной программы «1C: Бухгалтерия
государственного учреждения 8» входит в обслуживание, поэтому затрат на
внедрение не потребуется. В итоге получим удобную форму, которая
идеально подойдет под специфику деятельности учреждения и поможет
контролировать по расчетам с поставщиками и подрядчиками .
3.2. Оценка эффективности представленных мероприятий
Рассчитаем экономический эффект от предложенных мероприятий в
СПБГБУЗ «Поликлиника №98» в таблице 20.
Таблица 20
Экономический эффект от предложенных мероприятий по
оптимизации дебиторской и кредиторской задолженностей в
СПБГБУЗ «Поликлиника №98»
Показатели
2018 г.
Прогнозный
Абсолютное
отклонение
1
2
3
4
Выручка, тыс. руб.
45700
45700
-
Запасы, тыс. руб.
23400
21762
-1638
Дебиторская
задолженность, тыс.руб.
1378
689
- 689
Кредиторская
задолженность, тыс. руб.
3597
880
-2717
Коэффициент
оборачиваемости
дебиторской
задолженности, об.
33,16
66,33
33,17
Коэффициент
оборачиваемости
кредиторской
задолженности, об.
12,71
51,93
39,22
Период оборота
дебиторской
задолженности, дн.
10,86
5,43
-5,43
Период оборота
кредиторской
задолженности, дн.
28,32
6,93
-21,39
Коэффициент соотношения
дебиторской и
кредиторской
задолженности
0,38
0,78
0,4