53
- отдела или должности, наделенных полномочиями для проведения
контроля в определенной сфере, с четким распределением ответственности за
выполнение обозначенных задач;
- критериев квалификации не только для претендента на должность
контролера, но и для руководителей подразделений, которые осуществляют
первичный контроль за деятельностью своих подчиненных.
2. На фоне ограниченных ресурсов для содержания широкого спектра
специализированных подразделений представляется целесообразным ввести
должностную позицию контролера либо распределить обязанности по
внутреннему контролю между несколькими руководителями, включая
главного бухгалтера и руководителей отделов. Важным элементом является
разработка специального положения об внутреннем аудите, обязательного к
исполнению всеми сотрудниками. Данный документ будет способствовать как
самоконтролю, так и контролю управленцев за деятельностью подразделений,
включая будущие проверки со стороны вновь назначенного контролера, а
также возможность контроля между различными подразделениями.
3. На третьем этапе, основным заданием является идентификация и
анализ рисков, что предполагает выборку наиболее важных аспектов в системе
оплаты труда для детального изучения и последующего контроля. Этот шаг
предусматривает определение объектов для внимательного анализа на
предмет наличия потенциальных рисков, что позволит приоритезировать
контрольные процедуры.
Для устранения выявленных рисков необходима разработка
специфических мероприятий, направленных на минимизацию возможных
проблем. Среди таких мер могут быть:
- внедрение или корректировка специализированных принципов
выполнения определенных операций, на случай если эти принципы были
разработаны ранее, но требуют уточнения;
- формулировка и выполнение процедур для усиления контроля в
области финансового менеджмента;
54
- повысить уровень квалификации сотрудников, особенно тех, кто
работает с наиболее риск наполненными операциями;
- делегирование полномочий внутри одного подразделения или между
различными подразделениями для оптимального распределения задач;
- применение новейших технологий, ПО и зарубежных практик для
уменьшения возникновения рисков;
- реализация иных мер, которые в конкретных ситуациях могут
сократить вероятность рисков.
Следует определить лицо, отвечающее за мониторинг и выполнение
вышеуказанных мер по снижению рисков. Для фиксации этих действий
целесообразно создать официальный документ — «Карту внутреннего
финансового контроля». В этом документе детализируется информация о
должностном лице, отвечающем за контроль, частоте контрольных проверок,
наименовании объектов проверки и других важных параметрах. Пример такой
карты контроля представлен в таблице 3.2
Таблица 3.2
Карта внутреннего контроля
Предмет
внутреннего
контроля
Ответственный
за выполнение
операций
Периодичность
выполнения
операций
Ответственный
за
осуществление
ВК
Способ, метод
ВК
Периодично
сть
осуществлен
ия ВК
Расчетная
ведомость
Смирнова В.С. -
старший
бухгалтер
Каждый месяц
Иванов П.А. -
контролер
Сплошной
последующий
контроль
После
формирован
ия
расчетной
ведомости
Расчет
удержаний
НДФЛ
Смирнова В.С. -
старший
бухгалтер
Каждый месяц
Иванов П.А. -
контролер
Контроль по
уровню
подчиненност
и
После
формирован
ия
расчетной
ведомости
Расчет
удержаний
по
исполнитель
ным
листам
Смирнова В.С. -
старший
бухгалтер
Каждый месяц
Иванов П.А. -
контролер
Сплошной
последующий
контроль
После
формирован
ия
расчетной
ведомости
55
Предмет
внутреннего
контроля
Ответственный
за выполнение
операций
Периодичность
выполнения
операций
Ответственный
за
осуществление
ВК
Способ, метод
ВК
Периодично
сть
осуществлен
ия ВК
Расчет
корректности
начислений
оплаты труда
Смирнова В.С. -
старший
бухгалтер
Каждый месяц
Иванов П.А. -
контролер
Сплошной
последующий
контроль
После
формирован
ия
расчетной
ведомости
Окончание табл. 3.2.
Методы контроля в организации могут варьироваться и включать в себя
как самоконтроль, так и иерархический контроль. При разработке карты
внутреннего контроля процесс проходит через несколько ключевых стадий:
- детальный анализ объектов контроля с установлением приоритетности
их проверки от наиболее рискованных к менее рискованным;
- составление перечня контрольных операций, требующих особого
внимания и возможного изменения;
- определение списка документов и процедур, которые подлежат
контрольным проверкам.
4. Результаты, полученные из карты внутреннего контроля,
фиксируются в специализированном документе под названием «Журнал учета
внутреннего контроля», разработанном специально для данной организации.
Этот документ систематизирует информацию и служит важным инструментом
для обеспечения надлежащего уровня контроля. Пример журнала представлен
в таблице 3.3
Таблица 3.3
Журнал учета внутреннего контроля для организации ООО «Стальинвест».
Дата
проверки
Ответств
енный за
проверку
Предмет
внутреннего
контроля
Документ
с
нарушени
ем
Сущнос
ть
наруше
ния
Причина
возникновения
данного
нарушения
Меры для
устранения
нарушения
Подпи
сь
1
2
3
4
5
6
7
8
56
5. Следующим пунктом является составление и предоставление
отчетности по результатам произведенных мероприятий. Например,
разработан «Отчет о проведённых контрольных мероприятиях на «31» мая
2024г.». Отчет представлен в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Отчет о проведенных контрольных мероприятиях
Предмет внутреннего
контроля
Тип контрольных
мероприятий
Проверяемый период
Фактическое
выполнение
контрольного
мероприятия
Расчетная ведомость
Текущий и
последующий
контроль
01.03.2024 -
31.03.2024
Принято
В рамках установленной процедуры ежемесячной проверки, аудитор
или специалист по внутреннему контролю осуществляет анализ транзакций,
связанных с заработной платой, после чего, в срок не более чем за одну неделю
после окончания месяца, предоставляет подробный отчет дирекции. Этот
отчет должен включать полную и достоверную информацию о выявленных
несоответствиях в ходе проверочной работы. В зависимости от объема и
сложности контролируемых операций, частота предоставления отчетов может
меняться. Если внутренний контроль распространяется на все области
деятельности предприятия, то подача отчетов может осуществляться раз в
квартал, полугодие или даже раз в год.
6. Постоянное наблюдение за эффективностью механизма контроля
является ключевым аспектом для его успешного функционирования. В
соответствии с рекомендациями Министерства финансов России,
изложенными в документе № ПЗ-11/2013, мониторинг системы внутреннего
контроля должен вестись экономическим субъектом непрерывно в процессе
его повседневной работы. Это предполагает, что мониторинг и оценку
контрольных мер должны проводиться регулярно, что позволяет сделать
внутренний контроль неотъемлемой частью ежедневной деятельности
предприятия.
57
На основании анализа возможностей улучшения системы внутреннего
контроля в компании ООО «Стальинвест» были выделены следующие
ключевые направления, задокументированные в таблице 3.5.
Таблица 3.5
Этапы постепенного внедрения системы внутреннего контроля
№ п/п
Этап ВК
Процедуры внедрения
1
Организация
внутреннего контроля
Определение процедур и документации, нуждающихся в
контроле
Определение ответственных лиц
2
Оценка рисков
Выявление рисков
Минимизация рисков
3
Подготовка к
процедурам
Утверждение положения о ВК
внутреннего контроля
Закрепление функций в должностных инструкциях,
трудовых договорах
Установление наказаний и вознаграждений за нарушение и,
соответственно, добросовестное исполнение должностных
обязанностей
4
Проведение
контрольных
мероприятий
Выбор способов и методов контроля
Формирование карты внутреннего контроля, журнала учета
контрольных мероприятий
5
Формирование
выводов
Предоставление отчета о проведении контрольных
мероприятий по внутреннему аудиту
6
Последующий
мониторинг
Выявление отклонений
Оценка качества исполнения контрольных процедур
Среди основных мер для снижения рисков и увеличения эффективности
системы контроля стоит выделить: углубление профессиональных знаний
сотрудников, детализацию и актуализацию инструкций по выполнению
операций в рамках отдельных подразделений, а также оптимизацию
распределения обязанностей между персоналом как внутри отдельных
подразделений, так и между подразделениями.
Чтобы обеспечить точный учет расходов на заработную плату, их
полную фиксацию для последующего отражения в финансовой отчетности и
налоговых декларациях, рекомендуется внедрение специализированного
налогового регистра. В этом регистре будет содержаться вся необходимая
58
информация о расходах на оплату труда. Пример такого документального
инструмента демонстрируется в таблице 3.6.
Таблица 3.6
Регистр бухгалтерского и налогового учета расчетов по НДФЛ
Дата
выплаты
дохода
Дата
фактического
получения
дохода (ст. 223
НК РФ)
Месяц, в
котором доход
учитывается
при расчете
НДФЛ
Удержано налога
Срок
уплаты
Реквизиты
платежного
документа на
перечисление налога
Дата
удержания
Сумма
Дата
Номер
15.01.2024
15.01.2024
(аванс)
январь
15.01.2024
—
15.01.2024
15.01.2024
—
31.01.2024
31.01.2024
январь
31.01.2024
—
31.01.2024
31.01.2024
—
15.02.2024
15.02.2024
(аванс)
февраль
15.02.2024
—
15.02.2024
15.02.2024
—
28.02.2024
28.02.2024
февраль
28.02.2024
—
28.02.2024
28.02.2024
—
15.03.2024
15.03.2024
(аванс)
март
15.03.2024
—
15.03.2024
15.03.2024
—
31.03.2024
31.03.2024
март
31.03.2024
—
31.03.2024
31.03.2024
—
15.04.2024
15.04.2024
(аванс)
апрель
15.04.2024
—
15.04.2024
—
—
30.04.2024
30.04.2024
апрель
30.04.2024
—
30.04.2024
—
—
15.05.2024
15.05.2024
(аванс)
май
15.05.2024
—
15.05.2024
—
—
31.05.2024
31.05.2024
май
31.05.2024
—
31.05.2024
—
—
15.06.2024
15.06.2024
(аванс)
июнь
15.06.2024
—
15.06.2024
—
—
30.06.2024
30.06.2024
июнь
30.06.2024
—
30.06.2024
—
—
Организация имеет полное право на самостоятельное создание формы
документа, который будет закреплен за процессами учетной политики.
Единственное необходимое условие – это включение в документ всех
необходимых реквизитов, которые обязательны для его юридической
действительности. Внедрение подобного регистра существенно облегчит
процесс расчета налоговой нагрузки и предоставит возможность как
индивидуальным предпринимателям, так и сотрудникам корпораций иметь
под рукой актуальную информацию о налогообложении их доходов.
59
3.2 Предложения по оптимизации фонда заработной платы на
предприятии
В ООО «Стальинвест», инвентаризация, связанная с операциями по
оплате труда, производится периодически, без четко установленной
систематичности. Это открывает путь к необходимости усовершенствования
процесса учета выплат, введения четкого расписания инвентаризаций.
Создание такого графика и его включение в систему внутреннего
контроля позволят с организационной точки зрения обеспечить прозрачность
и четкость проведения инвентаризаций по всем вопросам оплаты труда
персонала.
Рекомендуемый график инвентаризации по расчетам с персоналом по
оплате труда в ООО «Стальинвест» представлен в таблице 3.7.
Таблица 3.7
Рекомендуемый график инвентаризации по расчетам с персоналом по
оплате труда в ООО «Стальинвест»
Объект проверки
Порядок осуществления
Срок
проведения
Оформление актов сверки с
персоналом по оплате труда
Выгрузка выписок банка по выданной
заработной плате и расчетных ведомостей с
программы 1С для проведения сверки расчетов и
достоверности перечисленных сумм
сотрудникам
Ежемесячно
Мониторинг выданных
сотруднику займов
Выгрузка регистра выданных займов с
программы 1С: со сверкой графика платежей и
переведенных сумм по займу для контроля
своевременности возврата займов
Ежемесячно
Мониторинг
перечисляемых с
заработной платы
алиментов
Сверка полученных исполнительных листов и
раздела «Удержания по алиментам» в программе
1С, а также проверка платежных поручений
направленных в службу судебных приставов по
исполнительным листам
Ежемесячно
Контроль достоверности
применения вычетов по
НДФЛ
Сверка удержаний по НДФЛ отраженных в
расчетной ведомости, регистрах учета,
декларации 6-НДФЛ
Ежемесячно
60
Контроль за полнотой и
точностью данных,
оформлением первичных
документов и регистров
учета, соблюдением норм
действующего
законодательства при
ведении учета
Сверка регистров учета по счетам 70,68,26,44 в
программе 1С ежемесячно
Ежемесячно
Окончание табл. 3.7.
Внедрение графика инвентаризации позволит повысить эффективность
и качество учета расчетов с персоналом по оплате труда. Основным
недостатком в организации ООО «Стальинвест» является отсутствие
автоматизированной программы, позволяющей рассчитывать эффективность
использования трудовых ресурсов, а также обеспечивающей необходимый
контроль за совершаемыми расходами. В качестве мероприятия по
совершенствованию расчетов оплаты труда, рекомендуется внедрение
программы «Ваш финансовый аналитик», предназначенной организациям и
индивидуальным предпринимателям для проведения анализа.
На рисунке 3.1. представлены преимущества программы «Ваш
финансовый аналитик».
61
Рис. 3.1 Преимущества внедрения программы «Ваш финансовый
аналитик»
Для адекватной оценки экономической выгоды от внедрения
программного продукта «Ваш финансовый аналитик», следует провести
детальный анализ финансовых затрат на данный инструмент и
потенциального экономического результата.
Программа «Ваш финансовый аналитик» тариф «Глобальный»
предусматривает вложения на уровне 56 тысяч рублей и включает в себя
установку на один персональный компьютер, количество сетевых
пользователей неограниченно, а так же бессрочную лицензию на
обслуживание в то время как ожидаемый экономический эффект, подробно
изложенный в документации на рисунке 3.1, указывает на снижение
временного и финансового ресурса, затрачиваемого бухгалтерами компании,
благодаря минимизации операций, требующих переработок и выполнения
задач в сверхурочное время.
62
Рисунок 3.3 - Расчет экономического эффекта от предлагаемого
мероприятия по внедрению программы «Финансовый аналитик»
Среднемесячная зарплата работника – 24 тыс. руб., отчисления
составляют 30% от зарплаты. Сверхнормативное время в исследуемой
организации оплачивается в полуторном размере. Среднемесячный ФРВ =
21×8=168 ч. Следовательно, час переработки составит 278,57 руб.
Общие затраты за сверхнормативное время – 4457,14 руб./мес. или
53485,68 руб./год. на человека. Применение в организации программы
«Финансовый аналитик» даст возможность уменьшить эти затраты.
Эффект = 53485,68 × 4 = 213942, 72 руб.
Для ведения более гибкой и эффективной политики оплаты труда на
предприятии можно рассмотреть альтернативу в виде внедрения бестарифной
системы оплаты. Такая система может строиться: