63
ГЛАВА 3. ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ В АО УК «СТАРТ»
3.1 Основные направления совершенствования организации
бухгалтерского учета денежных средств на предприятии
Изучив порядок учета денежных средств, нами были выявлены недочеты,
в частности: отсутствует график документооборота; первичные учетные
документы содержат не все обязательные реквизиты.
В качестве направлений совершенствования можно порекомендовать:
1. Организация документооборота.
В АО УК «Старт» отсутствует график документооборота. Это является
значительным упущением, так как точное соблюдение графиков
документооборота способствует своевременному и полному отражению в
учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.
В целях совершенствования учета текущих обязательств и расчетов по
операциям с контрагентами предложен график документооборота, основная
идея которого представлена на схеме, изображенной на рисунке 3
Рисунок 3 - Предложенная схема документооборота учета
расчетов с поставщиками и подрядчиками
Договор поставки
Товарно-транспортная
накладная
Товарно-транспортная
накладная
Книга покупок
Оборотно-сальдовая ведомость
Обороты
счета
Главная
книга
Бухгалтерская
отчетность
64
Схема документооборота разрабатывается для эффективного контроля
текущих обязательств и расчетов с контрагентами.
Эта схема утверждается руководителем организации и должна учитывать
особенности конкретного предприятия, его структуру, распределение
обязанностей и прочие данные.
Составляя график документооборота необходимо для каждого документа,
используемого в учете организации, определить пять основных этапов:)
составление документа в момент совершения или сразу после совершения
определенной хозяйственной операции; передача документа в бухгалтерию для
обработки; проверка документа по форме, содержанию, арифметически;
обработка документа; сдача документа в архив.
Для документа акт о приемке товара по форме ТОРГ-4 в графике
документооборота нужно предусмотреть, что акт заполняется в момент
поступления ТМЦ кладовщиком и членами комиссии, передается в
бухгалтерию не позднее 2 числа следующего после составления месяца,
хранится 5 лет и т.д.
Исходя из данных принципов предлагаемая схема документооборота
представлена в таблице 16.
Таблица 16
Представленный график документооборота в части учета
денежных средств
Наименован
ие
Оформление документа
Хранение документа
Срок
оформлени
я
Ответственн
ый за
оформление
Контроль за
оформление
м
Тип
документ
а
Срок
передачи
Срок
хранени
я
1
2
3
4
5
6
7
Платежное
поручение
Согласно
графика
платежей
Бухгалтер-
кассир
Главный
бухгалтер
Оригина
л
В день
составлени
я
5 лет
65
Продолжение таблицы 16
1
2
3
4
5
6
7
Акт о
приемке
товара ТОРГ-
4
В день
поступления
ТМЦ
Кладовщик и
члены
специальной
комиссии
Главный
бухгалтер
Оригинал
Не позднее
2-го числа
месяца,
следующего
за
отчетным
5 лет
Акт о
расхождениях
по
количеству и
качеству
ТОРГ-2
В момент
приемки
товара
Специальная
комиссия
Главный
бухгалтер
Оригинал
Не позднее
2-го числа
месяца,
следующего
за
отчетным
5 лет
2. Контроль над полнотой заполнения обязательных реквизитов в
первичных учетных документах.
Согласно ст. 9 ФЗ О бухгалтерском учете первичный учетный документ
должен содержать следующие реквизиты:
наименование и дату составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни с указанием величины
натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, ответственных за совершение или
оформление свершившейся операции, а также их подписи с указанием
информации, необходимой для идентификации этих лиц.
В нарушении данных требований в акте оказанных услуг по участию в
семинаре № 44 от 14.08.2017 г. отсутствует подпись представителя АО УК
«Старт».
Первичные учетные документы, составленные с нарушением требований
законодательства не должны приниматься к учету.
Бухгалтерии АО УК «Старт» в дальнейшем было рекомендовано
осуществлять контроль за правильностью оформления первичных учетных
66
документов и не принимать к учету неправильно оформленные первичные
документы.
Отметим, что на учет расчетов с контрагентами, влияет работа
сотрудников бухгалтерии. В связи, с чем рекомендуем:
ответственно подходить к набору персонала: кандидаты должны иметь
профильное высшее образование и стаж работы по занимаемой должности не
менее 3 лет;
периодически проводить обучение и повышение квалификации
налогового персонала;
внедрить систему поощрений за добросовестный труд;
следить за выполнением планов и графиком выполняемых работ;
закрепить обязанность по своевременной сдаче отчетности в
должностных обязанностях сотрудников, ответственных за предоставление
налоговых деклараций.
Внедрив предложенные рекомендации АО УК «Старт» оптимизирует
учетный процесс по расчетам с контрагентами, что позволит достоверно
отражать все производимые изменения в учетных регистрах и повысит качество
и достоверность бухгалтерской финансовой отчетности, формируемой на
основе данных регистров.
67
3.2 Методы и направления оптимизации движения денежных средств на
предприятии
Довольно часто постоянные клиенты просят об увеличении сроков
оплаты. Причиной этому может быть, как и ухудшение финансового положения
контрагента, так и увеличение масштабов деятельности контрагента, сезонные
колебания, освоение новых видов продукции. В любом случае сотрудниками
компании должна быть взвешена оправданность предоставления особых
условий рассрочки.
В случае возникновения просрочки платежей именно менеджер по
продажам, знающий своего клиента очень хорошо, может оценить реальную
деятельность контрагента, определить причины просрочки платежей и убедить
его к своевременности расчетов.
Иногда, когда менеджер по продажам не может справиться с
урегулированием вопросов по оплате долгов, ее решение перенимает на себя
генеральный директор. В мировой практике часто применяются системы
мотивации менеджеров, например:
выплачиваются комиссионные от продаж не по факту подписания
договора, а по факту получения последнего расчета с клиентом;
устанавливается процентная шкала комиссионных от объема продаж в
зависимости от сроков поступления оплаты;
назначаются бонусы за своевременно произведенную оплату за
поставленную продукцию.
Кроме того, наряду с поощрениями используется и система штрафов,
действующая аналогично бонусному премированию, при этом сумма
штрафных санкций бывает значительно выше причитающихся бонусов, так как
своевременное поступление денежных средств за продукцию находится в
обязанностях именно менеджеров по продажам, а просрочки платежей – это
убытки компании.
68
Поэтому, чтобы не демотивировать сотрудников компании такими
ситуациями, необходимо четко разделить клиентов по группам, к которым
применимы определенные условия или какие–то иные особые условия на
уровне руководства или совместно с ним.
При всем этом, решения о предоставлении рассрочки должны
основываться на анализе и оценки реальной финансовой ситуации объекта
анализа вне зависимости от компетенции сотрудника.
Как правило, анализ финансовой деятельности контрагентов проводится в
два этапа:
1) Изучение аналитических документов.
2) Определение финансовых коэффициентов.
Анализ кредитоспособности компании–покупателя сводится к
определению основных финансовых коэффициентов, акцентирующих
внимание на трех составляющих:
1) Определение возможности использования собственного капитала
компании–покупателя в качестве гаранта покрытия ее долгов. Для этого
определяются коэффициенты финансовой устойчивости.
2) Определение способности компании платить по своим обязательствам.
Для этого рассчитываются коэффициенты ликвидности.
3) Определение способности получать прибыль от своей деятельности.
Для оценки этого служат коэффициенты оборачиваемости.
Считается, что дебиторская задолженность – более ликвидный актив, чем
запасы, так как запасы переходят в денежную массу дольше. Однако если
принимать за ликвидный элемент всю дебиторскую задолженность, включая и
просроченную ее часть, то общий уровень ликвидности компании в целом –
завышен, а реализация запасов может быть осуществлена быстрее, чем
инкассация дебиторской задолженности. Поэтому для определения реального
значения ликвидности дебиторской задолженности необходимо исключить из
ее общего значения безнадежную задолженность.
69
В случае, когда объем реализации продукции в кредит за исследуемый
период неизвестен, используется общая сумма реализации.
Как правило, для этих расчетов используются данные на конец года,
однако, при резких изменениях логичнее рассчитывать среднее значение сальдо
дебиторской задолженности на конец каждого месяца.
В случае резкого роста продаж в течение года сальдо дебиторской
задолженности на конец года будет очень большим относительно реализации, а
средний период погашения – искаженным.
Поэтому определение среднего уровня дебиторской задолженности на
начало и конец года правильнее определять, когда рост продаж был стабилен.
По результатам исследования, можно сделать следующие выводы реальное
финансовое положение компании заставляет разрабатывать мероприятия по
снижению уровня ее дебиторской задолженности или полной ее
ликвидации и применить их не только с единовременным сохранением
существующей клиентской базы, но и ее наращиванием.
Грамотное управление дебиторской задолженностью в первую очередь
строится на повышении ответственности начальника сбыта продукции,
отслеживающих своевременность платежей, а также производящих анализ
финансового состояния контрагентов, просящих о рассрочке платежей и
поощряющих в виде скидки на будущие покупки при своевременной или
досрочной оплате. Для сокращения дебиторской задолженности, АО «УК
«Старт» необходимо периодически проводить переговоры с покупателями о
возврате долга, причем данное действие регистрировать в информационной
системе. Фрагмент отчета о проведенных переговорах с дебиторами АО «УК
«Старт» представлен в таблице 17.
Для повышения эффективности функционирования предприятия
показатели дебиторской задолженности рекомендуется минимизировать. На
конец 2018 г. размер дебиторской задолженности составил 5210 тыс. руб.
За счет высвобожденных денежных средств предлагается пополнить
ликвидные ресурсы предприятия, такие как, краткосрочные финансовые
70
вложения, приносящие доход АО «УК «Старт». Таким образом, по
произведенным расчетам это направление обеспечит укрепление финансового
состояния АО «УК «Старт» и позволит достичь устойчивости.
Для снижения дебиторской задолженности предприятию необходимо в
кратчайшие сроки оптимизировать условия проводимых сделок. Для этого АО
«УК «Старт» необходимо усиленными темпами взыскивать долги.
В результате оборачиваемость оборотных средств увеличится, что в
свою очередь приведет к увеличению свободных денежных средств на
предприятии. В результате предложенного мероприятия предприятию сможет
снизить дебиторскую задолженность на 50 % за счет усиленной работы по ее
взысканию. Срок ее взыскания - 3 года, после чего произойдет списание.
Таблица 17
Фрагмент отчета о проведенных переговорах с дебиторами в
АО «УК «Старт», тыс. руб.
Дебитор
Сумма
задолженност
и
Начало
переговоро
в
Окончание
переговоро
в
Содержание
Ответственно
е лицо
ООО
«Тандер»
3 210
10.11.
2018 г.
10:00
10.11.2018
г. 10:25
Напомнил
клиенту о
просроченно
й оплате по
счету № 235
от
28.07.2018г.,
должник
обещал
погасить долг
до
13.11.2018г.
Юрист
Ивченко
В.А.
71
ПАО
«Континен
т Трейд»
2 000
10.11.
2018 г.
11:00
10.11.2018
г. 11:10
Напомнил
клиенту о
просроченно
й оплате по
счету № 203
от
10.10.2018г.,
должник
обещал
погасить долг
в течение
недели, т.е.
до
18.11.2018г.
Юрист
Ивченко
В.А.
Итого
5 210 руб.
Снижение дебиторской задолженности составит: 2 605 тыс. руб.
5210 × 50% = 2605 тыс. руб.
5210 – 2605 = 2605 тыс. руб.
В результате снижения дебиторской задолженности на предприятии
произойдет увеличение денежных средств, что составит: 3 989 тыс. руб.
2605 + 1384 = 3989 тыс. руб.
Ожидаемые изменения оборотных активов АО «УК «Старт»,
представлены в таблице 18.
72
Таблица 18
Ожидаемые изменения оборотных активов АО «УК «Старт»
Средства
предприятия
2018 г.
2019 г. (план)
Абсолютное
отклонение,
тыс. руб.
Темп
роста, %
тыс.
руб.
уд.
вес, %
тыс.
руб.
уд. вес,
%
Оборотные
активы
24706
100
24706
100
–
–
В том числе:
Запасы
14028
56,8
14028
56,8
–
–
Дебиторская
задолженность
5210
21,1
2605
10,5
-2605
50,0
Денежные
средства
1384
5,6
3989
16,1
2605
300,0
Прочие
оборотные
активы
4084
16,5
4084
16,5
–
–
По данным таблицы 18 можно сделать вывод о том, что сокращение
дебиторской задолженности увеличит свободные денежные средства АО «УК
«Старт», а именно на 2605 тыс. руб. С помощью этих средств увеличится статья
баланса «Денежные средства».
Следовательно, внедрение этих мероприятий повысит эффективность
работы предприятия и позволит завоевать большую долю рынка, чем до
внедрения мероприятий. Стратегия развития сети представленности компании,
в первую очередь, должна быть направлена на улучшение качества
обслуживания клиентов. Отсутствие в России развитой транспортной системы
и большие внутренние расстояния должны обозначиться одним из приоритетов
компании в развитии собственной логистической инфраструктуры через работу
с представительствами (разработка филиальной сети на данный момент не