16
с получением средств в наличной форме, однако иногда вынуждены снимать
некоторую сумму в банковских организациях.
Допустим, им необходимо закупать материалы или оплачивать
поставки сырья. Тогда переходной остаток будет рассчитан на основании
формулы: Л=Р/П*Нп, где: Л – сумма переходного остатка; Р – сумма денег,
которая была выдана предприятию на протяжении временного промежутка,
являющегося отчетным. Не берутся в учет средства, которые были
направлены на выплату зарплаты, стипендии или других начислений
работающим. Если организация только создалась и еще не имеет
определенного объема средств, то за основу берется та сумма, которую
планирует брать в банке предприниматель. П – временной промежуток,
который взят за основу для анализа отчислений из банка. Он не может
превышать три месяца, но касательно минимального значения ограничений
нет. Лучше всего за основу брать то время, когда предприятие больше всего
обращалось в банк за деньгами. Нп – промежуток времени между
моментами, когда предприниматель брал деньки в банковской организации.
Он не может быть больше недели, только если в населенном пункте
отсутствует банк, тогда разрешается продлить его до двух недель. Если
предприниматель снимает средства каждый четыре дня, то коэффициент
составит четыре. Когда размер лимита установлен, предприятие должно
оформить этот факт во внутреннем приказе, прописав сумму, которая была
рассчитана. Кроме этого, в документе указывается термин, на протяжении
которого переходной остаток будет действовать, допустим, 2017 год. В
законе ничего не говорится о том, что лимиты должны меняться ежегодно,
поэтому, если предприниматель не прописывает термин действия приказов,
то можно использовать его не один год, и никакие штрафные санкции за
нарушение кассовой дисциплины ему не грозят
6
.
Еще летом 2014 года для малых организаций отменили
6
Бердникова Т. Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности
предприятия: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2016. С.51.
17
необходимость устанавливать какие-либо лимиты. Но при этом следует
учитывать, что малыми являются те предприятия, на которых трудится менее
ста человек, а объемы выручки не превышают восьмисот миллионов
годовых. Но и отмена использования лимита также должна быть закреплена
приказным документом. Выплата наличных работникам предприятия.
Средства, которые берутся с целью оплаты командировочных,
представительских или хозяйственных расходов, называют подотчетными.
Они выдаются только после того, как сотрудник составит
определенное заявление, в котором укажет на необходимость получения
средств. Кроме того, должна быть прописана сумма, термин, на который
взяты материальные ресурсы, а также причину, по которой он должен взять
деньги. Этот документ должен подписать руководитель индивидуального
предприятия, но каких-либо жестких стандартов для составления заявлений
такого характера не существует. Бывают ситуации, когда затраты стали для
сотрудника непредвиденными, и он воспользовался собственными
средствами. Тогда необходимо немного иначе сформулировать текст
заявления, и направить на подпись начальнику. Желательно указать в
документе, что на текущий период работник не имеет ни каких
задолженностей перед предприятием. Если же сотрудник не сдал отчет о
каких-либо прежних выданных ему деньгах, то закон запрещает направлять
ему какие-либо другие средства. Все отчеты о расходах денежных средств
предприятия работник должен представлять либо начальнику, либо в
бухгалтерский отдел, причем не позже, чем через три дня после того, как
окончиться термин их использования, условленный в заявлении. К
авансовому отчету необходимо также прикрепить документы, которые
подтвердят, что растраты действительно имели место, и денег направлены в
нужное русло. Это может быть квитанция, чек, который выдает контрольно-
кассовая машина (ККМ), или другие документы. В противном случае те
деньги, которые были даны на руки работнику, не получится записать в
расходную статью, а тогда не будут уменьшены налоговые обязательства.
18
Тем более, что без документального подтверждения затрат, выданные деньги
будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. Предел расчета наличными
деньгами предприятия
7
.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины может
последовать и в том случае, если предприниматели или организации
превысят пороговое значение суммы, которой они имеют право
рассчитываться внутри структуры. Законодательно установленный придел
суммы соглашения между сторонами – сто тысяч рублей. Если
предприниматель рассчитывается с физическим лицом, то это ограничение
не имеет силы.
Поэтому необходимо не забывать об этом пункте в тот момент, когда
берется денежная сумма с целью начисления заработных плат, премий или
других выплат. Исключением становится случай, если работник компании
представляет свою организацию в момент заключения сделки. Наличная
выручка не может быть использована для погашения долгов, арендной
платы, или выплаты дивидендов. Кассовые наличные на собственные
потребности. Все средства, которые заработало предприятия – это его
собственность. Это значит, что учредители не могут использовать деньги
компании так, как им того хочется. Да и в принципе, тратить кассовые
средства, брать их по собственному желанию, не имеет права ни один
предприниматель. Это если говорить об организациях и предприятиях с
ограниченной ответственностью. А вот индивидуальным предпринимателям
повезло больше – на них не распространяется ответственность за нарушение
кассовой дисциплины, даже если они снимут средства со счета своего
предприятия, или возьмут в кассе.
Причем никаких ограничений количества средств здесь нет. Самое
главное, чтобы все налоговые обязательства и взносы были выплачены в
срок. Предприниматели, которые отказались от кассовой документации, для
7
Каморджанова Н. А., Карташова И. В. Бухгалтерский учет. - СПб.: Питер, 2014. С. 71.
19
того чтобы брать средства из кассы, должны оформить через расчетные
кассовые отчеты, указав, что средства переданы учредителю на его
потребности. Кто осуществляет контроль и проверку кассовой дисциплины.
Ранее ответственность за проверку лежала на банковских организациях, а вот
сейчас обязанности перешли к сотрудникам федеральных налоговых органов.
Контрольно-кассовая техника (ККТ), так же как и кассовая дисциплина,
может подвергаться выездным проверкам. Чаще всего проверяют сразу
несколько пунктов.
К ним относятся: 1. Проверка учета всей наличности, которая есть в
кассах предприятия; 2. Распечатка отчетной документации, которую
содержит кассовый аппарат, а точнее его фискальная память; 3. Контроль
документальной базы, включая кассовые книги, приходные и расходные
отчеты, бумаги по кассовым аппаратам; 4. Проверка выдачи кассовых чеков
или бланков покупателям. Это осуществляется с помощью визуального
наблюдения, видеозаписей или записей диктофона. Если выясниться, что чек
не был выдан, предпринимателю грозят штрафные санкции за нарушение
кассовой дисциплины.
1.2 Бухгалтерский учет кассовых операций
Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у
предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема,
хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе. Помещение
кассы должно быть изолировано, а двери во время совершения кассовых
операций должны быть заперты с внутренней стороны. Хранение в кассе
наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному
предприятию, запрещается. Перед открытием помещения кассы кассир
обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В
случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан
немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в
20
известность ОВД. После получения разрешения ОВД руководитель
предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и
других средств, хранящихся в кассе.
Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах.
Вопросы организации кассы, учета наличных денежных средств в кассе
предприятия регламентируются Инструкцией Центрального Банка РФ
“Порядок ведения кассовых операций в РФ” № 40 от 22 сентября 1993 года.
В соответствии с этой инструкцией все предприятия вне зависимости от
организационно–правовой формы должны хранить свободные денежные
средства в учреждениях банков. Для учета расчетов наличными деньгами
предприятие должно иметь кассу.
При этом нужно отметить, что количество наличных денег в кассе
предприятия ограничивается установленными лимитами банков, но общим
для всех является то, что указание ЦБ РФ от 07 октября 1998 г. N 375-У “Об
установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ
между юридическими лицами” устанавливает предельный размер расчетов 5
миллионов рублей при закупках этими предприятиями у юридических лиц
товаров, сельскохозяйственных продуктов и сырья. Предприятие обязано
обеспечивать сохранность денег как в помещении кассы, так и при
транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы
необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на
руководителе. Наличные денежные средства на предприятии должны
храниться в несгораемых шкафах, сейфах. Материальную ответственность за
сохранность наличных денежных средств в кассе несет кассир
8
.
Кассир – должностное лицо, непосредственно выполняющее кассовые
операции. При назначении кассира на работу руководитель предприятия
знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним
договор о полной индивидуальной материальной ответственности за
8
Астахов В.П. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: Март, 2010. С. 196.
21
сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб,
причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и
из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих
обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир
не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по
письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника.
Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи
финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.
Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия в виде
наличных денег, ограничивается размером, который определяет банк, но при
этом превышение этого лимита допускается в дни выплаты зарплаты, в
течение 3-х дней с момента получения денег в банке. После истечения этого
срока суммы, превышающие этот лимит, должны быть возвращены на
расчетный счет предприятия.
Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных
средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые
операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами.
При этом прием наличных денег осуществляется по приемным кассовым
ордерам, а выдача — по расходным кассовым ордерам. Выдача денег из
кассы может также осуществляться по документам, заменяющим расходные
кассовые ордера, например по платежным ведомостям по выдаче зарплаты,
по заявлению о выдаче денег и др. На эти документы, заменяющие
расходные кассовые ордера, накладываются штампы с реквизитами
расходных кассовых ордеров.
Кассовые документы на прием и выдачу денег подписываются
руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом,
уполномоченным на подпись. При приеме денег лицу, внесшему деньги,
выдается квитанция. Рубли записываются прописью, копейки — цифрами.
Выдача зарплаты происходит по платежной ведомости. Сумма прописью не
указывается. По истечении установленного срока на выдачу зарплаты
22
кассиром против фамилии делается отметка: “депонирована”, и составляет
реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указывается
сумма, фактически выданная, и сумма депонированная, и подтверждается
подписью кассира
9
. Бухгалтер проверяет и пишет расходный кассовый ордер
на выданную сумму. Депонированная зарплата отправляется на расчетный
счет. Все кассовые документы выписывает бухгалтерия с основанием.
Кассовые документы выписываются чернилами четко, ясно, с заполнением
соответствующих реквизитов; помарок — не допускается.
Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Выдача их
на руки лицам, получающим денежные средства, запрещена. Прием и выдача
денег производится кассиром только в день составления документов. Кассир
обязан проверить правильность документов. Деньги выдаются лицу только
после опознания личности. При выдаче лицам, не состоящим в списочном
составе на предприятии, в кассовых документах указываются данные
паспорта. Все кассовые операции по каждому приходному или расходному
кассовому ордеру или заменяющим их документам отражаются в кассовой
книге. Кассовая книга — это учетный регистр для отражения движения
наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их
поступлению и выдаче.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть
пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена
надлежащим образом. Записи в кассовой книге производятся кассиром.
Кассир производит эти записи сразу же после получения или выдачи денег
по каждому кассовому ордеру или другому документу. В конце рабочего дня
подсчитываются итоги операций и выводится остаток денег в книге.
Кассовую книгу кассир ведет в 2-х экземплярах под копирку. Первые
экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат
отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия вместе с
9
Ковалев В. В., Волкова О. Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия:
учебник. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2016. С. 93.
23
приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой
книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не
допускаются. Исправления, сделанные корректным способом,подписываются
кассиром и главным бухгалтером. Контроль за правильностью ведения
кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия
10
.
При приеме отчета кассира бухгалтерия, осуществляющая контроль за
кассовыми операциями, тщательно проверяет отчет и все приложенные
документы, расписки, правильность сумм. Выдача денег из кассы без
расписки не допускается. Эта сумма считается недостачей. Наличные деньги,
неоправданные приходными ордерами отправляют в доход бюджета. Отчет
кассира после проверки является основанием для учета кассовых операций.
На предприятии при обеспечении полной сохранности кассовых документов
можно вести кассовую книгу на ЭВМ, в хронологическом порядке. В конце
месяца должно печататься количество страниц за месяц, в конце года — за
год. Согласно закона РФ «О применении контрольно-кассовых машин при
осуществлении расчетов с населением» от 18 июня 1993 года №5215-1 прием
денег предприятиями при осуществлении денежных расчетов должен
проводиться с применением кассовых аппаратов. Это не распространяется на
частных предпринимателей без образования юридического лица. Если
машины не используются, то прием денег должен проводиться с
использованием бланков строгой отчетности.
Помимо кассовых машин ведутся книги операциониста, в которых
ведутся записи за весь день. На предприятии, использующем несколько
кассовых аппаратов, на каждый аппарат должна быть заведена книга
операциониста. Контроль за использованием кассовых машин и
правильностью денежных операций осуществляется налоговыми органами.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств
10
Гусева Т.М. Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: учеб. пособие для
вузов / Т.М. Гусева, Т.Н. Шеина. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика,
2011. С. 201.
24
в кассе организации, а также денежных документов предназначен счет 50
«Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»
50-2 «Операционная касса»
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные
средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые
операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть
открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения
каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 «Операционная
касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах
товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных
пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов,
вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он
открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в
кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины,
вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических
затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется
по их видам. По дебету отражаются операции, связанные с поступлением
денег, а по кредиту – с расходованием наличных денег.
В случае если предприятие не имеет валютного счета, оно может для
командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Банк
России телеграммой от 6 мая 1997 года № 445 «О покупке валюты для
командировочных расходов» определил, что юридические лица – резиденты
вправе без ограничений и без специальных разрешений Банка России
покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ
для оплаты расходов, связанных с командированием сотрудников указанных
юридических лиц – резидентов в иностранные государства, с обязательным
25
зачислением приобретенной иностранной валюты на их текущие валютные
счета в уполномоченных банках
11
. В том случае, если у организации не
имеется валютного счета, к счету 50 «Касса» открывается специальный
субсчет «Валютная касса». Все операции по дебету счета "Касса" при
журнально-ордерной форме бухгалтерского учета учитываются ведомости
№1 на основе проверенных отчетов кассира за один или несколько дней с
группировкой по корреспондирующим счетам. Выдача наличных денег –
кредит счета "Касса". Все такие операции при журнально-ордерной форме
учета отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на
основании отчетов кассира с соответствующей группировкой. По окончании
месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на
начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и
Главной книги. Контроль за ценностями осуществляется с помощью ревизий,
ревизии могут проводиться руководителем предприятия, при смене кассира,
также может быть проведена ведомственная/судебная ревизия.
При ревизии производится полный пересчет денег и ценностей в
кассе. Результаты ревизии оформляются актом. Недостача подлежит
возмещению кассиром. Если обнаружены излишки, то их зачисляют в доход
бюджета.
За несоблюдение порядка ведения кассовых операций, условий
ведения работы с денежной наличностью в соответствии с указом президента
РФ от 23 августа 1994 года с предприятий взимается штраф: двукратный
размер произведенного платежа за расчет наличными деньгами с другими
предприятиями; трехкратный размер неоприходованной суммы; в
трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.
На руководителей предприятия, допустившего эти нарушения,
налагается административная штраф в размере 50-кратной величины
11
Положение ЦБР “О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты
командировочных расходов” от 26.06.97 № 62// СПС Консультантплюс (дата обращения:
11.04.2018г.)