56
учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Пользователь может
оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без его
личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным
данным, хранящимся в информационной базе.
"1С: Бухгалтерия" поставляется с большим набором форм
бухгалтерской отчетности - главная книга, журналы-ордера, книга продаж и
покупок и другие. Любой сформированный отчет может быть распечатан на
принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в
формате популярного табличного процессора Excel. В типовую
конфигурацию входят регламентированные формы отчетности - это
налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления в
вышестоящие органы. Кроме этого, в программу входит набор форм
статистической отчетности.
Автоматизация учета кассовых операций предполагает составление
всех форм первичных документов по движению наличных денег, ведение
кассовой книги, составление журнала-ордера по счету 50, ведение валютного
учета.
Аналитический учет по субконто "Движение денежных средств"
ведется на счете 50 "Касса" только по субсчетам, открываемым к нему. В
целом по счету 50 он не ведется.
Основными документами для отражения в учете кассовых операций
являются приходные и расходные кассовые ордера. Найти их можно в пункте
главного меню программы "Документы". При составлении приходного
кассового ордера сначала нужно установить, по какой кассе, рублевой или
валютной, оформляется приход денежных средств. Соответствующий
субсчет будет потом фигурировать в дебете проводки, сформированной
документом. Отметим, что если мы выберем валютную кассу, то внизу под
переключателями появится раскрывающийся список, из которого нужно
выбрать конкретную валюту.
В реквизите "Принято от" необходимо указать лицо или организацию,
57
от которой принимаются денежные средства. Если это наш сотрудник, то его
можно выбрать из справочника "Сотрудники", нажав кнопку выбора. Далее, в
соответствующих реквизитах вводится основание для оприходования
денежных средств и прилагающиеся к приходному ордеру документы, если
они есть. В реквизит "Сумма" мы вносим сумму приходуемых денежных
средств. Печатная форма документа соответствует унифицированной форме
документа № КО-1.
С помощью флажка "Формировать проводки" на основании
заполненных реквизитов документа при его проведении автоматически
формируются соответствующие проводки. Если же флажок не установлен, то
документ будет проведен без формирования проводок. Расходный кассовый
ордер также можно найти в пункте меню Документы "Расходный
кассовый ордер". Он предназначен для учета выдачи наличных денег из
кассы организации. Реквизиты формы этого ордера и порядок работы с ним
полностью соответствуют реквизитам формы и порядку работы с приходным
кассовым ордером. Так же, как и в приходном ордере, для того, чтобы
программа при проведении документа сформировала проводки, требуется
установить флажок "Формировать проводки". Печатная форма документа
соответствует унифицированной форме № КО-2.
Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал
"Касса", находящийся в меню "Журналы". В соответствующих графах
журнала хранится информация о виде документов, формировавших кассовые
операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода или
расхода денежных средств, а также графа, содержащая номера счетов,
корреспондирующих со счетом 50.
Кроме того, на форме журнала расположена кнопка "Кассовая книга",
которая позволяет сформировать отчет "Кассовая книга" согласно типовой
форме № КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет
формируется на основании введенных документов "Приходный кассовый
ордер" и "Расходный кассовый ордер". За каждый день, в котором
58
проводились кассовые операции, отчет формирует отдельный лист кассовой
книги. С помощью соответствующих переключателей можно указать, лист
какого типа нам необходимо распечатать. По нажатию кнопки
"Сформировать" будет создана печатная форма отчета. Формируя таким
способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые
операции, мы можем создать полный аналог "ручной" кассовой книги.
В МУП «ВИРЦ» уже используется данная программа и постоянно
модернизируется и обновляется с учетом своей специфики работы.
Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств
являются: обеспечение их сохранности и правильности использования,
строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских
операций, правильное оформление движения денежных средств в документах
и регистрах бухгалтерского учета.
Методология бухгалтерского учета денежных средств в организации
не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков: оформление
первичных документов с нарушением установленных требований;
некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных
регистрах; нарушается график документооборота, а именно сроки внезапных
проверок кассы; данная организация не инкассируется; при сдаче денежных
средств в банк, кассир не сопровождается; кассир организации посещает банк
с незаполненным чеком, подписанным руководителем; главный бухгалтер не
ежедневно обрабатывает банковские выписки; не осуществляется сверка
соответствия записей в указанных банковских выписках и приложениях к
ним; бывает отсрочка в бюджет поставщикам по причине отсутствия
денежных средств на расчетном счете; не назначена приказом руководителя
организации комиссия для проведения ревизии кассы; внеплановые проверки
в кассе не проводятся; перед составлением годовой бухгалтерской
отчетности инвентаризация не проводится, что является нарушением п.2
ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
Для устранения этих недостатков можно предложить пути
59
совершенствования учета денежных средств: 1. Усилить контроль по срокам
предоставления отчетов кассира главному бухгалтеру; 2. Руководству также
усилить контроль над формированием инвентаризационной комиссией, так
как отсутствие при инвентаризации даже одно члена комиссии, включенного
в ее состав, служит основанием для признания результатов инвентаризации
недействительными; 3. Рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию
кассы и расчетов с подотчетными лицами, для своевременного выявления
отклонений в бухгалтерском учете; 4. Необходимо повысить уровень
ответственности работников за нарушение сроков предоставления авансовых
отчетов. 5. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение
порядка ведения кассовых операций, путем применения административных
санкций: выговоров, замечаний, увольнений; 6. Необходимо следить за
заполнением всех реквизитов оправдательных документов, а также
соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных
документов; 7. Усилить контроль за сохранностью денежных средств путем
проведения сверок с банком, где располагается расчетный счет; 8. Повысить
уровень ответственности кассиров за нарушение порядка ведения кассовых
операций, путем применения административных санкций: выговоров,
замечаний, увольнений; 9. Также необходимо систематическое проведение
экономической учебы среди работников бухгалтерии.
На основании проведённого исследования возможно предложить в
качестве направления совершенствования учета кассовых операций в МУП
«ВИРЦ» их сокращение путем:
1. Организация системы безналичных платежей через пластиковые
карты. На сегодняшний день заработная плата сотрудникам выдается
наличными деньгами. Недостаток данного подхода в следующем:
руководителю МУП «ВИРЦ» необходимо два раза в месяц ездить в Банк для
снятия наличных денежных средств для выплаты заработной платы;
еобходимо задействовать в процессе выдачи кредита кассовых работников,
что означает также накладные расходы на проведение данной операции в
60
виде зарплаты кассиров;
2. Внедрение системы корпоративных карт. С целью уменьшения
объёмов работы кассы, а также снижения накладных расходов, предлагается
рассмотреть возможность внедрения системы выдачи наличных средств под
отчет работникам МУП «ВИРЦ» через корпоративные пластиковые карты.
Данное предложение направлено на уменьшение объёмов ручной работы
персонала предприятия, прежде всего - бухгалтерии.
3.2 Совершенствование учета и аудита кассовых операций
предприятия
Рассмотрим методику расчета экономического эффекта от перевода
организации МУП «ВИРЦ» на выдачу заработной платы по банковским
пластиковым картам:
1. Оценка затрат, связанных с выдачей заработной платы без
банковских карт:
З
о
= З
з
+ З
и
+ З
п
Затраты, связанные с выплатой заработной платы сотрудникам,
занятым выдачей денежных средств:
З
з
= S C
i
xN
i
где S от n = 1 до i,
п = 1, 2,., i;
C
i -
ставка i-гo сотрудника, занятого выдачей зарплаты;
N
i -
численность сотрудников 1-го подразделения, занятых выдачей
зарплаты.
Затраты, связанные с инкассацией денежных средств:
З
и
= З
н
+ З
у
где З
н
- затраты, непосредственно на инкассацию;
З
у -
затраты на упаковочный материал и упаковку.
Прочие расходы на выдачу заработной платы:
61
З
п
= З
а
+ З
к
+ З
пр
+ …
где З
а
- затраты на аренду помещений, необходимых для процедуры
выдачи заработной платы;
З
к
- затраты на канцелярские товары, необходимые для оформления
документации, связанной с выдачей заработной платы;
З
пр
- затраты, связанные с простоями ввиду отсутствия работников на
рабочих местах в связи с выдачей заработной платы:
З
пр
= Т
пр
* S
ср
где Т
пр
- время простоев, связанных с выдачей заработной платы,
часы;
S
ср
- стоимость одного часа работы в среднем по организации.
В связи с невозможностью точно рассчитать этот показатель примем:
S
ср
= ФЗП/N
ср
где ФЗП - фонд заработной платы;
N
cр -
среднесписочная численность работников.
Затраты, связанные с переходом на выдачу заработной платы по
банковским картам:
З
пер
= З
в
+ З
бк
+ З
об
где З
в
- затраты, связанные с выдачей банковских карт работникам;
3
6к
- стоимость самой банковской карты;
З
об
- стоимость обслуживания карты.
Затраты после перехода на выдачу заработной платы по банковским
картам:
З = З
з
+ З
и
+ З
п
= З
зп. старшего кассира
где З
з -
затраты, связанные с выплатой заработной платы сотрудникам,
занятым выдачей денежных средств: остается только зарплата старшего
кассира, наличие которого на предприятии является необходимым вне
зависимости от формы выдачи зарплаты;
З
и
- затраты на инкассацию заработной платы = 0,00 руб.;
З
п
- прочие расходы на выдачу зарплаты = 0,00 руб.
62
Экономический эффект от перехода на выдачу заработной платы по
банковским картам:
Э = (З
з
+ З
и
+З
п
) - З
пер -
З
Рассчитаем годовой экономический эффект. До перехода на выдачу
заработной платы по банковским картам ООО "Кар-Вит-Плюс":
Среднесписочная численность - 185 человек;
Фонд заработной платы - 7 641 346,00 руб.;
Средняя зарплата по организации - 17757,71 руб.
Таблица 3
Затраты, связанные с выдачей заработной платы
Вид затрат
Кол.
Ставка,
руб.
Сумма за
месяц, в
руб.
Сумма за
год, в руб.
Заработная плата старшего
кассира
1
20000
20000
240000
Заработная плата кассира
1
15000
15000
180000
Заработная плата работников,
выдающих зарплату в
структурных подразделениях
6
13000
78000
936000
Инкассаторские услуги
246
100
18579,23
222950,76
Помещения, коммунальные
услуги
500
75000
900000
Канцелярские товары
1000
12000
Простои, часы*
2312,5
27750
ИТОГО
219879,23
2638550,76
З
о
= З
з
+ З
и
+ З
п
= 2638550,76 руб.
Таблица 4
Банковские тарифы на инкассацию денежных средств
Инкассация денежных средств
Тарифы
Предоставление упаковочного материала
200 руб. + НДС
Инкассация денежных средств
300 руб. + НДС
До 50 000 руб. в месяц
0,5%, но не менее
от 50 001 руб. до 200 000 руб. в месяц
300 руб. + НДС
от 200 001 руб. до 400 000 руб. в месяц
0,3% +НДС
от 400 001 руб. до10 000 000 руб. в месяц
0,2% +НДС
свыше 10 000 001 руб. в месяц
0,1% +НДС
Для юридических лиц - не клиентов Банка
min 0,5% + НДС, но не менее
300 руб.
63
Для МУП «ВИРЦ» инкассация будет стоить
0,2% от ФЗП = 7 641 346,00 руб. + 18% НДС.
Для данного вида банковских услуг налог на добавленную стоимость
составляет 18%. Инкассаторские услуги включают в себя стоимость
непосредственно инкассации и расходы на упаковочный материал (200,00 +
18 % = 236 руб.).
Стоимость инкассации заработной платы:
З
и
= 7 641 346,00/100 * 0,2 + 18% + 240,00 = 258033,57 руб.;
В среднем каждый работник тратит на получение заработной платы 15
мин в месяц. Исходя из того что среднесписочная численность работников
185 человек, затраты времени на получение заработной платы за месяц
составят 46,25 часов.
Принимая во внимание то, что средняя ставка одного работника
составляет 50 руб. в час, затраты от простоев составят 50 х 46,25 = 2312,5
руб. в месяц (данный пункт в условиях МУП «ВИРЦ» является
немаловажным в связи с тем, что компания расположена на большой
территории, а это с учетом характера осуществляемых погрузочно-
разгрузочных работ приводит к очень большим затратам времени из-за
перемещений работников с рабочего места в бухгалтерию и обратно).
Таблица 5
После перехода на выдачу заработной платы по
банковским картам
Вид затрат
Кол.
Ставка,
руб.
Сумма за
месяц, в
руб.
Сумма за
год, в руб.
Заработная плата старшего
кассира
1
20000
20000
240000
Заработная плата кассира
0
0
Заработная плата работников,
выдающих зарплату в
структурных подразделениях
0
0
Инкассаторские услуги
0
0
Помещения, коммунальные
услуги, м
0
0
Канцелярские товары
0
0
64
Простои, часы
0
0
ИТОГО
20000
240000
Затраты, связанные с выдачей зарплаты, после перехода на систему
оплаты по банковским картам составят:
З
= З
зп. старшего кассира
= 240 000,00 руб.
Условия типового договора на ведение карт-счета по договору
банковского вклада
1. Банковская карта является собственностью банка.
2. Все расходы, связанные с обслуживанием и осуществлением
операций по банковской карте несет ее держатель (работник МУП «ВИРЦ»),
согласно действующим банковским тарифам.
3. Согласно общепринятой практике первоначальную выдачу
зарплатных банковских карт производит работник банка на территории
предприятия.
З
пер
= З
в
+ З
бк
+ З
об
= 00,00 + 00,00 + 00,00 = 00,00 руб.
Таким образом, можно сделать вывод, что переход на выдачу
заработной платы по банковским картам будет стоить МУП «ВИРЦ» 00 руб.
00 коп. Экономический эффект от введения оплаты труда по банковским
картам Э = (затраты, связанные с выдачей заработной платы без банковских
карт) - (затраты, связанные с переходом на выдачу заработной платы по
банковским картам) - (затраты после перехода на выдачу заработной платы
по банковским картам)
Э = З
о -
З
пер -
З
зп. старшего кассира
Э = 219879,23 - 00,00 - 20000,00 = 199879,23 руб. /месяц;
Э = 2638550,76 - 00,00 - 240000,00= 2398550,76 руб. /год.
Полученный экономический эффект в значительной степени влияет на
снижение себестоимости товаров и услуг МУП «ВИРЦ», что позволяет
получить больший доход и увеличить конкурентоспособность фирмы.
В целях совершенствования действующей практики учета особое
внимание должно уделяется развитию системы внутреннего контроля.
65
Поэтому в МУП «ВИРЦ» необходимо развивать и совершенствовать систему
внутреннего контроля по учету денежных средств. Особенностью этой
системы является ее простота, наглядность, и мобильность: основу системы
составляют вопросники, табличные данные, которые при изменениях в
действующем законодательстве могут быть быстро откорректированы. Этим
обеспечивается постоянная достоверность и оперативность данных.
Внутренний аудит является оценкой надежности и эффективности
существующей системы внутреннего контроля, а внутренние аудиторы -
людьми, призванными непредвзято и профессионально провести такую
оценку. Иными словами, внутренний аудит есть функция независимой
оценки всех аспектов деятельности организации, осуществяемая изнутри
организации и направленная на создание у менеджеров компании
уверенности в том, что существующая система контроля надежна и
эффективна. Важно заметить, что руководство компании, не внутренние
аудиторы, ответственны за создание и поддержание надежной и эффективной
системы внутреннего контроля. Ключевое условие успешного
функционирования системы внутреннего аудита в компании — это
соблюдение следующих принципов его эффективности:
1. Принцип ответственности гласит: каждый внутренний аудитор (как
субъект внутреннего контроля), работающий в организации, за
ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести
экономическую, административную и дисциплинарную ответственность.
Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой
контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за
конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной
мере осуществлять контроль.
2. Принцип сбалансированности, неразрывно связанный с
предыдущим, означает: аудитору нельзя предписывать контрольные
функции, не обеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть
средств, не связанных той или иной функцией. При определении