23
Его рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским
учреждением, где открыт расчетный счет.
Лимит считают по формуле:
СВ : РП х СДВ = Лимит (1)
где СВ - сумма выручки за расчетный период (не более 92 рабочих дней);
РП - расчетный период (не более 92 рабочих дней);
СДВ - период между днями сдачи выручки (не более 14 дней).
Сверхлимитную наличность определяют по формуле:
Остаток наличных в конце рабочего дня - Лимит наличных,
согласованный с банком - Остаток заработной платы, которая не была выдана =
Наличные деньги сверх лимита [14].
В отдельных ситуациях закон позволяет хранить деньги сверх лимитов,
согласованных с банковским учреждением. Таких ситуаций две:
1. В день выплаты заработной платы и других начислений по фонду
оплаты труда. Наличие сверхлимитных средств допускается в течение 5 дней.
2. Выходные и праздничные дни. Наличные деньги можно сдать в банк в
первый рабочий день.
Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их
хранения, транспортировки, инвентаризации каждая компания разрабатывает
самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). За
сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его
обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления
обычных документов, нужно:
- заключить договор о полной материальной ответственности;
- взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими
должностными правами и обязанностями.
Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой
сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер). Все это
24
нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо. А значит, он
обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном
размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда от
31.12.2002 № 85, и статей 242 и 244 ТК.
Проверку кассовой дисциплины проводят работники налоговой
инспекции. Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные
оприходованы. Налоговые инспектора проводят сверку информации в кассовой
книге с первичными документами – ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет
найдено, организацию оштрафуют.
Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу
записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны
не в день, когда наличные поступили в кассу.
Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный
бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу
отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их
тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1
КоАП.
То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда
он замещает отсутствующего главбуха)
21
.
Таблица 3
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовой книги
№
Нарушение
Ответственность, штраф
1
Расчеты наличными в суммах,
которые превышают лимит
от 40 000 до 50 000 руб. – для
организаций; от 4000 до 5000 руб. – для
должностных лиц
2
Хранение наличных денег в
кассе сверх лимита,
согласованного с банком
от 40 000 до 50 000 руб. – для
организаций; от 4000 до 5000 руб. – для
должностных лиц
3
Использование наличной
выручки не по целевому
назначению
от 40 000 до 50 000 руб. – для
организаций; от 4000 до 5000 руб. – для
должностных лиц
4
Неоприходование полученных
наличных денежных средств в
кассу
от 40 000 до 50 000 руб. – для
организаций; от 4000 до 5000 руб. – для
должностных лиц
5
Неправильная организация
от 40 000 до 50 000 руб. – для
21
Захарьин В.Р. Учет безналичных средств учреждения // Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных
организациях, 2015
25
хранения денег в кассе
организаций; от 4000 до 5000 руб. – для
должностных лиц
6
Не выдача чека контрольно-
кассовой машины (онлайн
кассы) покупателю или бланка
строгой отчетности (БСО)
10 000 руб. – для организаций; 2000
руб. – для должностных лиц
7
Неприменение ККТ или онлайн
кассы
от 75 до 100% полученной суммы но не
менее 30 000 руб. – для организаций; от
25 до 50% полученной суммы но не
менее 10 000 руб. – для должностных
лиц
Порядок учета кассовых операций определен Центральным банком РФ
(ЦБ РФ) в Положении «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и
монетой Банка России на территории РФ» № 373-П от 12.10.2011 г.
Страховые организации самостоятельно определяют порядок хранения
наличных денежных средств и обеспечивают их сохранность. Кассовые
операции ведутся кассиром или руководителем. С кассиром должен быть
заключен договор о материальной ответственности. Организация может
держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина
которого устанавливается руководством организации самостоятельно,
согласовывать его с банком не нужно. В общем порядке лимит остатка кассы
устанавливается по страховой организации в целом с включением всех
обособленных подразделений (филиалов, представительств), у которых
отсутствуют банковские счета. Что касается подразделений, для ведения
операций которых открыт банковский счет, то лимит остатка кассы
определяется ими отдельно от страховой организации в соответствии с общим
порядком. Лимит остатка кассы устанавливается распорядительным
документом (приказом, распоряжением). Лимит остатка кассы может быть
рассчитан двумя способами: исходя из размера выручки или объема расходов.
Накопление денег сверх установленного лимита допускается в дни
выдачи заработной платы (5 рабочих дней), а также в выходные, нерабочие
праздничные дни, если страховая организация ведет в эти дни кассовые
операции.
26
Каждая кассовая операция оформляется первичным документом строго
установленной формы.
Прием наличных денег кассами организаций производится на основании
приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером или лицом,
уполномоченным на это распоряжением руководителя организации и кассиром.
К каждому приходному кассовому ордеру предусматривается отрывная
квитанция о приеме денежных средств, подписанная главным бухгалтером
(уполномоченным лицом), кассиром и заверенная печатью организации.
Выдача наличных денег из кассы организации производится на
основании расходного кассового ордера, подписанного руководителем и
главным бухгалтером организации или лицами, уполномоченными на это
распоряжением руководителя.
При выдаче денежных средств по платежной (расчетно-платежной)
ведомости на общую сумму расхода по ней должен быть составлен обычный
расходный кассовый ордер. Срок выдачи заработной платы работникам
страховой организации составляет не более 5 рабочих дней, включая день
получения денег в банке.
Если страховые организации принимают страховые взносы от населения,
то должна выписываться квитанция на получение страхового взноса.
Квитанции – это бланки строгой отчетности, поэтому в страховой организации
организуется четкий учет по полученным агентам квитанциям, выписанным,
испорченным и сданным неиспользованными в страховую организацию.
Выписывается квитанция в 2-х экземплярах, первый экземпляр выдается
страхователю, а второй передается агентом вместе с полученными взносами в
кассу страховой организации.
Выдача денежных средств подотчет оформляется расходным кассовым
ордером согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в
произвольной форме и содержащему личную надпись руководителя о сумме
наличных денег и о сроке их выдачи, а также подпись и дату.
27
Подотчетное лицо в срок не более 3-х рабочих дней, на который выданы
деньги или со дня выхода на работу предъявляет авансовый отчет с
приложенными к нему документами [2].
Проверка авансового отчета осуществляется в сроки, установленные
руководителем страховой организации.
По окончании рабочего дня на основании первичных документов
заполняется соответствующий лист кассовой книги. В каждой организации в
данном календарном периоде ведется только одна кассовая книга. Она должна
быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной
печатью. На последнем листе кассовой книги делается запись «В настоящей
книге пронумеровано и прошнуровано....... листов». Запись заверяется
подписями ру-ководителя и главного бухгалтера организации. Кассовая книга
может вестись и в электронном виде, путем распечатывания в конце каждого
рабочего дня в 2-х экземплярах.
Если кассовая книга не распечатывается, в ней ставятся электронные
подписи.
Нумерация листов кассовой книги в электронном виде осуществляется в
хронологической последовательности с начала календарного года. Брошюровка
листов кассовой книги с применением компьютера производится не реже
одного раза в календарный год.
Кассовая книга, составленная в бумажном варианте, до начала ведения
брошюруется и ее листы пронумеровываются.
Кассовая книга составляется за каждый день, в течение которого была
совершена хоть одна кассовая операция.
Обособленное подразделение страховой организации после выведения в
кассовой книге остатка на конец рабочего дня предает лист кассовой книги
(второй экземпляр) за этот день (не позднее следующего дня) юридическому
лицу. Передача может осуществляться в электронном виде.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер.
28
1.3. Теоретические основы аудита кассовых операций
Аудит кассовых операций представлен целым рядом процедур. О
проведении проверки специальной службой компании оповещают заранее,
либо она может проводиться без оповещения. Аудит могут проводить как
внешние специалисты, так и внутренние, специально созданные для целей
аудита подразделения.
Если у руководителя организации возникло подозрение, что при работе с
наличными допускаются нарушения, он вправе запросить проведения проверки
у специальных аудиторских служб. Если в привлечении специалистов со
стороны компания не нуждается, то проверку она может провести и своими
силами.
Как и любая другая аудиторская проверка, аудит кассовых операций
представлен определенными этапами, следующими друг за другом
22
.
Таблица 4
Этапы аудиторской проверки кассовых операций
Этапы проведения аудита
кассовых операций
Что в себя включает
Этап 1 «Планирование аудита»
На данном этапе определяется
стратегия проверки, составляется
программа аудита и оцениваются ее
объемы
Этап 2 «Сбор и анализ
информации»
Вся подготовленная информация
подвергается анализу, после чего
выявляются проблемы, определяются
пути для решения этих выявленных
проблем
Этап 3: «Заключение аудитора»
Аудитором составляется заключение,
которое содержит его мнение об итогах
проверки
22
Стародубцевой Е.Б. Международные стандарты аудита и оценка качества аудиторских услуг / Теория и
практика аудита.-2017.
29
Главным этапом проведения аудита является планирование. Именно в
этот момент определяется как именно будет проводиться контроль. От данного
этапа зависят все последующие этапы. Если на этапе планирования будет
допущена ошибка, то аудит нужно придется проводить вновь
23
.
На первом этапе происходит определение стратегии проверки, создание
программы аудита и оценка объемов проверки. Аудиторы составляют план по
которому должна выстаиваться общая программа. Данный этап включает в себя
очень много число процедур, которые нужны для того, чтобы проверка была
эффективной. На основании подготовленной информации возможно выделение
ошибок, а после этого надлежит уже переходить к основным действиям.
На втором этапе проверки происходит сбор информации и последующий
ее анализ. Вся информация, полученная на этом этапе складывается в
целостный результат, по которому уже становится ясно, что следует делать для
решения тех проблем, которые были выявлены.
На последнем этапе, аудиторы по полученным результатам первого и
второго этапа, оформляют акт – заключение аудитора. В данном документе
содержится информация о самом аудиторе, а также мнение его о проведенной
проверке.
Аудиторская проверка осуществляется на основании одной из методик:
Отраслевая, применяемая в соответствии с той отраслью, в которой занят
объект, подлежащий проверке.
Специальная.
Традиционная, схема проверки которой основывается на определенных
разделах бухгалтерии.
Юридическая, основанная на соответствующих нормах законодательных
актов.
В ходе аудиторских проверок кассовых операций могут выявляться
следующие нарушения:
23
Лосева Н.А. Международные стандарты аудита: признание и применение в России /Н.А. Лосева // Аудитор.-
2017
30
- излишки денежных средств в кассе, их недостача;
- несвоевременное оприходование денег при поступлении их в кассу;
- выдача денежных средств без требуемой доверенности;
- выдача денежных средств подотчетным работникам без оформления
ими авансовых отчетов;
- некорректное отображение операций.
Кроме того, одним из наиболее частных нарушений является
непроведение инвентаризации, когда это необходимо. А проведение
инвентаризации кассы требуется в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене ответственного за финансы лица в организации;
- при обнаружении факта хищения или порчи материальных ценностей;
- если передается имущество иному лицу во владение;
- после возникновения экстремальных ситуаций (пожар, авария,
стихийное бедствие и др.);
- в случаях ликвидации или реорганизации компании.
Можно также привести и конкретные примеры нарушений, выявленных
при аудите кассовых операций:
Несоблюдение сроков проведения инвентаризации денежной наличности,
предусмотренных в учетной политике организации.
В инвентаризационных документах содержатся помарки, ошибки,
неточности или незаполненные строки.
При составлении акта инвентаризации не соблюдались требования
законодательства.
Инвентаризационные ведомости подписаны не всеми членами комиссии
и материально-ответственными сотрудниками.
Излишки, полученные в результате инвентаризации не оприходованы, а
направлены на увеличение дохода.
В кассовой книге содержаться записи о выдаче персоналу зарплаты, но
подписей этих сотрудников нет.
31
В РКО отсутствует информация об удостоверяющих личность
документах получателя денежных средств.
Работа с наличностью ведется, однако кассовый аппарат находится в
неисправном состоянии
24
.
Книга кассира-операциониста заполняется не надлежащим образом.
К основной цели рассматриваемой аудиторской проверки относят
установление в конкретной организации проблем, которые связаны с
кассовыми операциями, движением денежных средств, а также ведением
бухгалтерии.
Под задачами аудита понимают проверку всех документов и
хозяйственных операций организации в соответствии с нормами действующего
законодательства РФ. Вся процедура должна проводиться по Федеральным
стандартам аудита, в которых содержаться необходимые требования, указания,
положения к данной процедуре, а также некоторые примеры из практики.
Порядок, по которому должен осуществляться учет кассовых операций
регламентируется законом 54-ФЗ. Также для проведения аудита следует
руководствоваться следующими нормативными актами:
Методуказания по инвентаризации и финансовых обязательств.
Указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов».
Постановление Госкомстата №88 «Об утверждении унифицированных
форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету
инвентаризации».
Любая организация несет ответственность за проведение регулярного
контроля внутри своей компании. Задача аудитора – это удостовериться в том,
что данная система контроля работает исправно, без нарушений.
К основным задачам руководителя компании в разрезе кассовых
операций относят следующие:
24
Жорник Л.В. Теоретические аспекты управления денежными средствами на предприятии // Вестник
Белгородского университета кооперации, экономики и права
32
1. Касса должна быть оборудована должным образом. Должна быть
обеспечена сохранность денежных средств как при хранении внутри фирмы,
так и в случае транспортировки в банк.
2. Обеспечить наличие кассовой книги.
3. Контроль за тем, что бы в кассе хранились только денежные средства
компании (личные ценности и деньги работников хранить в кассе
недопустимо).
Осуществлять прием наличности только через кассу.
Таблица 5
Аудит кассовых операций
Что проверяется при аудите
кассовых операций
Особенности проверки
Первичная документация
Первичка должна быть заполнена должным
образом, в должны присутствовать
необходимые подписи. Наличие исправлений
не допускается.
Правильность оприходования
денег
Сверяются суммы из корешков пробитых
чеков, банковских выписок и т.д. Если какие-
либо суммы пропущены – это считается
грубым нарушением.
Соблюдение лимитов при
расчетах наличными
При проведении сделок купли-продажи
запрещается принимать наличными деньги в
тех суммах, которые превышают
установленный лимит. Если такая
необходимость есть, то данная операция
должна проводиться только через банк.
Инкассация наличных
Правом организаций и ИП является сдача
денег в банк через службы инкассаторов. В
этом случае денежные средства находятся
под защитой. При оформлении к каждой
сумке составляется денежная ведомость.
Инвентаризация кассы
При проведении проверки должны
присутствовать и кассир, и главный
бухгалтер. Если в организации несколько
касс, то опечатать нужно каждую. Это
требуется для того, чтобы не было переноса
денег или внесение изменений в кассовую
книгу.