55
Платежные поручения на уплату налогов (взносов) можно
формировать автоматически. Реализован механизм обмена информацией с
программами типа «Клиент банка». Конфигурация предоставляет
пользователю набор стандартных отчетов, которые позволяют анализировать
данные по остаткам, оборотам счетов и по проводкам в самых различных
разрезах. При формировании отчетов есть возможность настройки
группировки, отбора и сортировки информации, выводимой в отчет, исходя
из специфики деятельности организации и выполняемых пользователем
функций.
Также, в программу включены обязательные (регламентированные)
отчеты, предназначенные для представления собственникам организации и
контролирующим государственным органам, включая формы бухгалтерской
отчетности, налоговые декларации, отчеты для органов статистики и
государственных фондов. Поддерживаются следующие предусмотренные
законодательством виды формирования и сдачи регламентированной
отчетности: в печатном виде, в том числе с двухмерным штрих-кодом; в
электронном виде с выгрузкой на носитель информации; по
телекоммуникационным каналам связи
26
.
Принцип сдачи отчетности через телекоммуникационные каналы
связи заключается в подготовке необходимых форм регламентированной
отчетности, их подписании электронной цифровой подписью (ЭЦП)
абонента и последующей отправке в контролирующие органы через
спецоператора непосредственно из программы «1С:Бухгалтерия 8». Кроме
регулярно предоставляемых регламентированных отчетов поддерживается
подготовка заявлений, уведомлений непосредственно в программе,
переписка с контролирующими органами, получение выписок из ЕГРЮЛ и
ЕГРИП непосредственно из программы.
26
http://v8.1c.ru/buhv8/321.htm
56
Следующим мероприятием станет полный перевод компании на
электронный документооборот, в том числе, и по учету кассовых операций. В
соответствии с обновленными правилами документирования кассовых
операций организации может быть принят новый порядок оформления ПКО
и РКО. Так, оформлять ПКО можно используя фискальные записи, которые
сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо,
возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением
установленных форматов); дополняя ордер квитанцией, которая
сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при
необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные
средства, на электронную почту).
Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих
основных видов документов: отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении
ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального
накопителя, текущих расчетах); кассовых чеков либо БСО, а также
аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
подтверждений ОФД. Оформлять РКО на электронном бланке. Кроме того,
расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП
получателя денежных средств.
Согласно законодательству РФ, организациям, применяющим
онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном
варианте. Применение электронных версий РКО и ПКО может быть
существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы
отметили выше, оно может осуществляться с применением современных
программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить
оперативность бизнес-процессов. Поскольку при использовании новых ККТ
вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе
автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого
оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге. В отчете о закрытии
57
смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по
разным операциям. Таким образом, в результате автоматизации учета
кассовых операций снизиться объем ручной работы бухгалтера по
оформлению первичных документов, вводу их в программу. В таблице 12
представлены изменения в организации документооборота в связи с
применением новой платформы 1С и внедрения электронного
документооборота.
Таблица 12
Изменение в организации документооборота по учету кассовых
операций
До внедрения
После
Примечание
Форма № КО- 1
ПКО
в электронном виде
Форма №КО-2
РКО
в электронном виде
Форма №КО-3
Журнал
в электронном виде
Форма КМ - 4
-
Формируются
автоматически
Форма КМ - 6
-
Форма КМ - 7
-
Z-отчета кассир
«Отчет о закрытии
смены»
в электронном виде
В целях совершенствования организации хранения кассовых
документов, рекомендуется соблюдать сроки хранения документов, а также,
регламентировать процедуру уничтожения бухгалтерских документов и
внести в учтенную политику и устав предприятия условия, и сроки хранения
бухгалтерских документов. Это позволит в дальнейшем избежать лишних
вопросов от проверяющих органов. Помимо этого можно издать внутренний
нормативный документ за подписью руководителя предприятия,
устанавливающий порядок хранения документов и ответственность за это
лиц. Сроки хранения кассовых, банковских и прочих бухгалтерских учетных
первичных документов составляет 5 лет. Кроме того, существует
Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013
года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами
58
организация государственного архивного дела и при этом не могут быть
менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года. А также документы
должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме.
Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что
и хранение на бумажном носителе. Архивное хранение документов можно
организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами
архивных компаний.
Для хранения документов в компании необходимо соблюдение
требований к месту хранения: в помещение должен быть подходящий
температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный
свет, должны быть специальные стеллажи или полки. Кроме этого,
необходимо разработать номенклатуру дел для быстрого поиска нужного
документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении.
Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера.
Основные мероприятия и изменения связанные с совершенствование
процедуры хранения кассовых документов, представлены в таблице 13.
Таблица 13
Мероприятия по совершенствованию организации хранения
кассовых документов
Мероприятие
Характеристика
Оборудование
помещения для хранения
документов
В помещение должен быть подходящий
температурный и влажный режим, должен
отсутствовать яркий солнечный свет, должны быть
специальные стеллажи или полки
Внесение изменений в
Устав, учетную политику
Внести в учтенную политику и устав предприятия
условия, и сроки хранения бухгалтерских
документов в соответствии с требованиями
законодательства
Разработать
номенклатуру дел
Номенклатура дел - это перечень заголовков
(названий) дел, т.е. папок, в которые собраны
документы определенного вида.
Регламентировать
процедуру уничтожения
бухгалтерских
документов
Разработать форму приказа, регламент проведения
процедуры, назначить ответственных
59
В связи с введением новых правил учета кассовых операций и
автоматизации данного процесса, рекомендуется обеспечить
соответствующий уровень квалификации бухгалтеров. Для этого, главный
бухгалтер и бухгалтер – кассир могут быть отправлены на обучение.
3.3. Экономический эффект от реализации предложенных мероприятий
Рассчитаем затраты на внедрение в работу предприятия мероприятий
по модернизации бухгалтерского учета кассовых операций. Обновление
текущей версии 1С «Бухгалтерия 8.0» до требуемой 1С «Бухгалтерия 8.3»
обойдется предприятию в 12 000 руб., включая работу специалиста. Также
для организации электронного документооборота и связи с фискальным
регистратором потребуется установить специальное оборудование
(создание локальной сети, организация интернет подключения и установка
защиты). Использование новой платформы потребует и проведение
обучение работников бухгалтерии и обеспечение их необходимыми
методическими и нормативно – правовыми документами. Расчет затрат на
модернизацию бухгалтерского учета кассовых операций представлен в
таблице 14.
Таблица 14
Расчет затрат на модернизацию бухгалтерского учета кассовых
операций
Статья затрат
Кол-во
Сумма
Обновление технологической платформы
1
6700
Работа специалиста по обновлению
1
5300
Обучение сотрудников бухгалтерии
2
4200
Обеспечение методическими и нормативно - правовыми
документами
1
2200
Покупка и установка доп. оборудования
1
24000
Итого
42400
60
Сумма затрат предприятия на модернизацию бухгалтерского учета
кассовых операций составит 42400 руб. Рассчитать экономический эффекта
от внедрения в работу новой версии 1С Бухгалтерия 8.3 и организацию
электронного документооборота можно как разницу между прибылью от
экономической деятельности и затратами, произведенными для их
получения. Расчет можно произвести по формуле (1):
Э
1
= П-З (1)
где Э
1
– экономический эффект согласно первому подходу;
П – прибыль от экономической деятельности;
З – затраты по осуществлению экономической деятельности.
Мероприятие будет экономически эффективным тогда, когда
положительным прибыль от экономической деятельности превысит затраты.
В противном случае мероприятие будет экономически не эффективным и не
выгодным. Общую прибыль от внедрения 1С «Бухгалтерия 8.3»
рассчитываем по формуле (2):
П = Эвр +Эс (2)
где Эвр - эффект от экономии рабочего времени сотрудников.
Эс - эффект от снижения количества ошибок и исправления ошибок.
Определим экономию рабочего времени бухгалтера - кассира. Расчет
представлен в таблице 15.
Таблица 15
Расчет экономии рабочего времени бухгалтера ООО «Тануки –
Пермь», часов в год
Вид работ
До
После
Экономия
Ручной ввод данных
620
220
-400
Проведение расчетов
180
40
-140
Исправление ошибок и внесение
корректировок
60
25
-35
Итого
860
285
-575
61
Общая экономия времени составит 575 часов в год. Эффект от
экономии рабочего времени бухгалтера оценим методом условной
стоимости высвобожденного рабочего времени. Для определения данного
показателя используем формулу (3):
Эвр = Эквр * N 2 (3)
где Эквр – экономия рабочего времени сотрудника, часов.
N – стоимость одного часа, в руб.
Тогда, Эвр = 575 *175 = 100625 руб.
Эффект от снижения количества ошибок и исправления ошибок (уже
включен в экономию рабочего времени). Таким образом, общая прибыль от
модернизации бухгалтерского учета составит 100,62 тыс. руб. Используя
формулу 1 определим экономической эффект от реализации данного
мероприятия. Экономический эффект положительный = 100,62 – 42,4 =
58,22 тыс. руб. Расчет затрат предприятия на организацию помещения для
хранения документов представлен в таблице 16.
Таблица 16
Расчет затрат предприятия на организацию помещения для
хранения кассовых документов, руб.
Статья затрат
Сумма
Ремонт помещения
18600
Покупка и установка вентиляции
24000
Покупка и установка доп. стеллажей
11200
Итого
53800
Таким образом, общая сумма затрат предприятия на организацию
помещения для хранения кассовых документов составит 53800 руб. Также,
компания затратит средства на обучение сотрудников бухгалтерии. Общая
сумма затрат на обучение составит 32 000 руб. В результате реализации
62
предложенных мероприятий по совершенствованию учета кассовых
операций в ООО «Тануки Пермь», сократиться объем ручной работы
бухгалтера по учету оформлению первичных документов, снизиться счетная
нагрузка, а значит, сократиться количество рабочих часов.
Таблица 17
Расчет затрат на реализацию всех мероприятий по
совершенствованию организации учета и аудита кассовых
операций на предприятии ООО «Тануки – Пермь»
Затраты на мероприятия
Сумма, руб.
Модернизация бухгалтерского учета
кассовых операций
42400
Организация помещения для
хранения кассовых документов
53800
Обучение бухгалтеров
32000
Прочие затраты, связанные с
разработкой документов
8900
Итого
137100
Общая сумма затрат предприятия на совершенствование
бухгалтерского учёт и аудита кассовых операций ООО «ТАНУКИ-ПЕРМЬ»
составит 137100 руб. Экономия в первый год составит 100 625 руб. за счет
снижения объемов ручной работы бухгалтеров и 20 000 руб. за счет
сокращения штрафов компании за нарушение кассовой дисциплины. Затраты
предприятия окупятся уже на второй год.
В данной главе были проанализированы основные ошибки и
недостатки в организации бухгалтерского учета ООО «ТАНУКИ-ПЕРМЬ».
Среди них можно выделить такие как низкий уровень автоматизации
бухгалтерского учета кассовых операций, отсутствие он – лайн связи между
фискальным регистратором и бухгалтерской программой (необходимость
использования КМ – 4, КМ – 6, КМ – 7 Z-отчета кассир), использование
устаревшей платформы 1 С, неправильное хранение кастовых документов
(нарушение сроков и условий), ошибки в оформление первичных
документов, отсутствие регламента процедуры уничтожения бухгалтерских
документов.
63
В целях совершенствования учета и аудита кассовых операций на
предприятии рекомендуется провести комплексную модернизацию, внести
изменения во внутренние учтенные документы и обеспечить необходимый
уровень квалификации работников бухгалтерии. Общая сумма затрат
предприятия на совершенствование бухгалтерского учёта и аудита кассовых
операций в ООО «ТАНУКИ-ПЕРМЬ» составит 137100 руб. Экономия
составит 120 625 руб.
В результате реализации предложенных мероприятий по
совершенствованию учета кассовых операций в ООО «Тануки Пермь»,
сократиться объем ручной работы бухгалтера по учету оформлению
первичных документов, снизиться счетная нагрузка, а значит, сократиться
количество рабочих часов.
64
Заключение
Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением
и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу
организации из обслуживающего банка. Учет кассовые операции ведется в
соответствии с порядком, утвержденным указанием Банка России от
11.03.20141 № 3210-У и Указание Банка России от 71 октября 2013 г. №
3073-У. Основной целью аудита кассовых операций является контроль за
соблюдением компаниями требований закона «О противодействии
легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и
финансированию терроризма», а также мер по предупреждению коррупции
(ст. 13.3 закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 № 273-ФЗ).
Для формирования оценки о достоверности бухгалтерской отчетности
(в проверяемом периоде) во всех аспектах нормативные документы
предприятия должны соответствовать действующему законодательству РФ.
Особое внимание при проверке соблюдения лимита остатка наличных
денежных средств в кассе должно уделяться заполнению первичных
документов. Проверке подлежит наличие и подлинность подписей на
документах — в расходных кассовых ордерах должна стоять подпись
получателя денежных средств. На документах должна стоять подпись
руководителя и главного бухгалтера.
Основным видом деятельности ООО «ТАНУКИ-ПЕРМЬ» является
«Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания.
Предприятия постоянно совершает расчеты с покупателями, как в наличной,
так и в безналичной форме. За три года у предприятия отмечается
положительная динамика финансовых результатов, о чем свидетельствует
рост показателей прибыли. В 2016 году выручка предприятия увеличилась на
14603 тыс. руб. или на 45,06%. Себестоимость также увеличилась. Прирост
себестоимости составил 10150 тыс. руб. Валовая прибыль предприятия в