62
Единственным средством сохранности наличных денежных средств в данной
компании является наличие металлических сейфов, запасные ключи от
которых хранятся у главного бухгалтера, и ящиков для хранения денег в
магазинах. Никакие другие меры, по сохранности денежных средств не
предприняты ИП Алашеевым И.А.
С продавцами-кассирами и бухгалтером-кассиром подписаны договоры
о полной материальной ответственности, к тому же данные сотрудники
ознакомлены под расписку со своими должностными обязанностями и
правилами работы в кассе. Поэтому в случае обнаружения недостачи
наличных денежных средств, торговая сеть не понесет убытков, так как
возмещение недостачи ляжет на плечи кассиров, согласно заключенного с
ними договора о полной материальной ответственности. Тем не менее, в
обязанности руководства сети магазинов «КАРАПУЗ» должно входить
обеспечение безопасности рабочих мест всех своих сотрудников. К тому же
при крупной недостаче денежных средств в кассе, материально-
ответственное лицо вряд ли сможет сразу внести ее, а это означает, что
компания не сможет распоряжаться всей суммой денежных средств, до ее
полного погашения.
Не смотря на то, что в Указании Банка России № 3210-У от
11.03.2014г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» нет
специальных требований по оборудованию кассовых помещений и ИП
Алашеев И.А. не понесет какого-либо наказания за ненадлежащее
оборудование своих касс, все же необходимо заботиться о сохранности
наличных денежных средств компании.
Следует иметь в виду, что в кассовой работе не может быть
неточностей и ошибок. Даже мелкий просчет в кассе приносит помимо
материальных потерь моральный ущерб их допустившим.
63
Заключительным этапом проведения аудиторской проверки кассовых
операций является написание аудиторского заключения.
Аудиторское заключение пишется на основании собранного материала
и доказательств, подтверждающих факты допущенных ошибок в ведении
кассовой дисциплины компании.
Проведенная аудиторская проверка кассовых операций сети магазинов
«КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. в целом показала положительный результат в
ведении бухгалтерского учета кассовых операций, но все же был обнаружен
ряд недочетов, которые в последствие могут негативно отразиться на
финансово-хозяйственной деятельности компании.
К выявленным замечаниям следует отнести:
1.Отсутствие подписей главного бухгалтера сети магазинов
«КАРАПУЗ» на некоторых листах кассовой книги и в некоторых приходных
кассовых ордерах. Отсутствие подписей ИП Алашеева И.А. в некоторых
расходных кассовых ордерах, отражающих сдачу выручки из касс магазинов
в банк, через службу инкассации. Отсутствие подписей бухгалтера-кассира в
некоторых справках-отчетах кассиров-операционистов.
2.Отсутствие акта о проведении внеплановой инвентаризации
наличных денежных средств в главной кассе сети магазинов «КАРАПУЗ».
3.Выявление факта недостачи наличных денежных средств в размере
50 рублей в ходе проведения аудитором внеплановой инвентаризации в кассе
магазина №4.
4.Полное отсутствие мер, обеспечивающих сохранность наличных
денежных средств в главной кассе компании и в кассах магазинов, за
исключением металлических сейфов, а также при осуществлении
транспортировки наличных денежных средств из кассы банка в кассу сети
магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А.
Из выше перечисленных замечаний видно, что основной недостаток
ведения бухгалтерского учета кассовых операций ИП Алашеева И.А.
заключается в практически полном отсутствии обеспечения сохранности
64
наличных денежных средств в кассах и невнимательности должностных лиц,
отвечающих за ведение бухгалтерского учета кассовых операций
(бухгалтера-кассира и главного бухгалтера), при оформлении кассовых
документов.
Результаты, полученные в ходе проведения аудиторской проверки,
призваны устранить выявленные нарушения в ходе ведения бухгалтерского
учета кассовых операций, во избежание наложения на предприятие
штрафных санкций при проведении налоговой проверки и выявления
сотрудниками налоговой инспекции аналогичных ошибок в ведении
бухгалтерского учета кассовых операций.
Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций направлены на
осуществление проведения хозяйственных операций компании, связанных с
денежной наличностью в соответствии с законом о бухгалтерском учете,
ПБУ и налоговым кодексом РФ и контроля за совершенными действиями,
проводимыми сотрудниками отдела бухгалтерии организации.
65
3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОПТИМИЗАЦИИ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В
СЕТИ МАГАЗИНОВ «КАРАПУЗ» ИП АЛАШЕЕВ И.А.
3.1. Меры, направленные на улучшение ведения бухгалтерского
учета кассовых операций.
Результаты проведенной аудиторской проверки в сети магазинов
«КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. показали, что даже в компании, где строго
следят за ведением бухгалтерского учета кассовых операций, могут
встречаться ошибки, негативно отражающиеся на ее финансово-
хозяйственной деятельности.
Поэтому, следующим этапом, после получения руководством компании
аудиторского заключения, отражающего все плюсы и минусы ее работы,
должны стать конкретные действия, направленные на исправление
допущенных ошибок и устранения причин их возникновения.
Первое, что необходимо предпринять ИП Алашееву И.А. – это усилить
контроль за оформлением кассовых документов. В целях осуществления
необходимого контроля нужно возложить ответственность на бухгалтера-
кассира и ввести штрафную систему наказания за отсутствие в кассовых
документах необходимых реквизитов, в том числе подписей должностных
лиц, а также осуществлять обязательную проверку кассовых документов в
конце каждой рабочей недели. Штрафная система должна подразумевать под
собой денежное взыскание из заработной платы бухгалтера-кассира в
размере 100 рублей за каждый отсутствующий реквизит в кассовых
документах. Проверка правильности работы бухгалтера-кассира должна
осуществляться главным бухгалтером сети магазинов «КАРАПУЗ» в конце
каждого месяца.
66
Помимо этого, необходимо проводить внеплановую инвентаризацию в
основной кассе сети магазинов «КАРАПУЗ», даже не смотря на то, что через
нее проходит довольно небольшой оборот наличных денежных средств.
Данные меры не только заставят бухгалтера-кассира более
ответственно подходить к выполнению своих должностных обязанностей, но
и предотвращать возможные ошибки, в ходе ведения бухгалтерского учета
кассовых операций.
Следующим действием по улучшению ведения бухгалтерского учета
кассовых операций в сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. должно
стать обеспечение сохранности денежных средств в кассах.
В качестве обеспечения сохранности наличных денежных средств при
их транспортировке их кассы банка в кассу компании, необходимо
обеспечить бухгалтера-кассира сопровождающим лицом. Данным лицом
может стать водитель сети магазинов, который будет доставлять бухгалтера-
кассира из пункта А в пункт Б.
Данная мера позволит избежать возможных преступных посягательств
неизвестными лицами на денежные средства, переносимые бухгалтером-
кассиром с собой.
В качестве обеспечения сохранности наличных денежных средств в
основной кассе компании, будет достаточно установить в кабинете, где она
расположена тревожную кнопку, при нажатии которой незамедлительно
прибудут сотрудники полиции.
В кассах, расположенных на территории магазинов, также необходимо
установить тревожные кнопки, для вызова полиции, в случае совершения
кражи наличных денег или ее попыток посторонними лицами. Кроме того, в
магазинах необходимо оборудовать отдельное помещение с металлическим
несгораемым сейфом и пожарной сигнализацией, для хранения денежных
средств, принятых от покупателей в течение рабочего дня, подготовки их к
сдаче инкассаторам и осуществления непосредственной передачи их
сотрудникам службы инкассации банка. Данная мера необходима потому,
67
что хранение наличных денежных средств в ящике для денег или в сейфе,
стоящем возле кассы, довольно рискованно, а оградить рабочее место
продавца-кассира или перенести его вглубь магазина, не предоставляется
возможным из-за причинения неудобства покупателям. Стоит отметить, что
вход в отдельное помещение для хранения наличных денежных средств и
кассовых документов, должен осуществляться только продавцом-кассиром.
Допуск остальных сотрудников магазина в данное помещение должен быть
строго запрещен. Внедрение данных мер позволит в разы сократить
количество недостачи наличных денежных средств в кассе, за счет
возможности их дополнительного пересчета и улучшения условий их
сохранности.
С точки зрения экономической выгоды применения предложенных мер
по сохранности наличных денежных средств в сети магазинов «КАРАПУЗ»
ИП Алашеев И.А., их внедрение обойдется индивидуальному
предпринимателю гораздо дешевле, нежели их потеря, в случае совершения
кражи посторонними лицами. Стоит отметить тот факт, что материальная
ответственность на продавцов-кассиров и бухгалтера-кассира не
распространяется, в случае хищения наличных денежных средств из кассы
посторонним лицом, чья вина установлена.
Средняя выручка одного магазина сети «КАРАПУЗ» в день составляет
70 000 – 100 000 рублей., количество денежных средств, находящихся в
основной кассе составляет 10 000 – 20 000 рублей, в дни выплаты
заработной платы эта сумма возрастает в разы и составляет 200 000 –
230 000 рублей.
Стоимость обслуживания одной тревожной кнопки в год составляет
2448 рублей. Обслуживание шести таких кнопок обойдется
предпринимателю в 14 688 рублей в год. При средней сумме нахождения
наличных денежных средств в кассах сети магазинов «КАРАПУЗ» равной
77 143 рубля, экономическая выгода использования предложенных мер
безопасности составит: 77 143 руб. – 14 688 руб. = 62 455 руб.
68
Произведенный расчет показывает, что куда выгоднее произвести
затраты на обеспечение безопасности хранения наличных денежных средств,
нежели стать жертвой их кражи.
Еще одним действенным способом по уменьшению количества
недостачи наличных денежных средств в кассах сети магазинов
«КАРАПУЗ», является сокращение их объема в работе продавцов-кассиров.
Несмотря на то, что наличные денежные средства все еще активно
используются населением нашей страны для совершения оплаты за
различные товары и услуги, все большее количество людей использует для
совершения оплаты банковские карты. Поэтому, самым оптимальным
вариантом для сокращения объема использования наличных денежных
средств, в работе рассматриваемой сети магазинов, будет внедрение
эквайринга.
Эквайринг – это прием к оплате банковских карт, в качестве средства
оплаты товаров, работ и услуг.
Данный способ оплаты набирает все большую популярность, как среди
владельцев банковских карт, так и среди компаний, работающих в сфере
торговли и предоставления услуг.
Внедрение эквайринга в сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев
И.А. позволит сократить объем наличных денежных средств, при расчетах
покупателей за товары на 50%, а значит уменьшить в разы возможность
обнаружения фактов недостачи. Если средняя сумма наличных денежных
средств в кассах магазинов составляет 77 143 рубля, то после внедрения
эквайринга она составит 38 572 рубля. Последняя сумма говорит о том, что
именно такое количество денежных средств сможет сохранить
рассматриваемая компания, от фактов возможного хищения. Стоимость
обслуживания системы эквайринга составляет 1,6% от проведенной через нее
суммы в месяц. При средней сумме проведенных безналичных денежных
средств через систему эквайринга в сети магазинов «КАРАПУЗ» стоимость
данной услуги в месяц составит 617 рублей. Иными словами затраты на
69
обслуживание данной системы в сравнении с суммой платежей, проходимых
через нее будут минимальными. В итоге, общая сумма экономической
выгоды при внедрении эквайринга составит: 38 572 руб. – 617 руб. = 37 955
руб.
Необходимо отметить тот факт, что при введении электронной системы
оплаты товаров в сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. не только
сократится количество работы у продавцов-кассиров, при ведении кассовых
операций, а также снизится риск возникновения недостачи наличных
денежных средств как по вине продавцов-кассиров, так и по вине
посторонних лиц, но и увеличится количество покупателей, а вместе с тем и
средняя сумма чека за покупку, так как в данном случае покупатели не
ограничены в денежных средствах и им психологически легче расстаться с
более крупной суммой денег, потому как они не держат ее в руках, при
оплате покупок на кассе.
Для снижения наличного денежного оборота в основной кассе ИП
Алашеев И.А., необходимо осуществлять выдачу заработной платы
сотрудникам сети магазинов путем безналичного расчета, то есть
перечислять их на банковские карты.
Как было сказано ранее, небольшое количество наличных денежных
средств в основной кассе увеличивается в разы при выдаче заработной платы
сотрудникам. Поэтому, в целях снижения наличного денежного оборота и
количества кассовых документов и операций, совершаемых с ним,
необходимо воспользоваться такой услугой банка, как «Зарплатный проект».
Такое нововведение не только облегчит факт выдачи и получения
заработной платы: сотрудникам больше не нужно будет приходить в главную
кассу компании для того, чтобы получить, причитающуюся им зарплату, но и
снизит количество посещяемых кассу людей, до 5-7 человек в месяц. Кроме
того, введение зарплатных банковских карт снизит банковские расходы,
связанные с заработной платой. Стоимость снятия наличных денежных
средств на выплату заработной платы сотрудникам составляет 3% от суммы:
70
230 000 руб. * 3% = 6 900 руб. ежемесячно. Стоимость перечисления
заработной платы на банковские карты сотрудников, составляет 1% от
суммы: 230 000 руб. * 1% = 2 300 руб. ежемесячно. Экономическая выгода
данного предложения составляет 4 600 руб. в месяц или 55 200 руб. в год.
Все выше перечисленные меры направлены в первую очередь на
обеспечение сохранности наличных денежных средств сети магазинов
«КАРАПУЗ» и сокращение количества операций по бухгалтерскому учету
кассовых операций.
Как бы хорошо не велся в организации бухгалтерский учет кассовых
операций, он все равно нуждается в контроле, как со стороны ее руководства,
так и со стороны независимого эксперта, то есть аудитора, который сможет
указать на те ошибки, которые были допущены сотрудниками отдела
бухгалтерии. Своевременное обнаружение данных ошибок может не только
выявить причины их возникновения, но и избавить от возможных проблем с
налоговой инспекцией, при их незамедлительном устранении. К тому же,
допущенные огрехи в работе бухгалтерии по ведению бухгалтерского учета
кассовых операций, будут являться неким призывом к действиям
руководства компании, направленным на усовершенствование работы по
учету наличных денежных средств и как следствие упрощения системы учета
и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Наличные денежные средства занимают в жизни организации
определенную нишу и играют немаловажную роль, так как являются
средством оплаты тех или иных товаров, работ и услуг. И это, несмотря на
то, что их количество в общем объеме денежных средств организации
постепенно снижается, уступая место безналичным расчетам.
Основной задачей любой организации является увеличение количества
денежных средств в общем объеме ее активов. А для того, чтобы иметь
возможность постоянно отслеживать количество денежных средств,
необходимо вести бухгалтерский учет операций, связанных с их
передвижением.
Бухгалтерский учет кассовых операций, как и любой другой учет,
должен вестись в соответствии с определенными законами, нормами и
правилами. Только в этом случае, управление наличными денежными
средствами может дать свои плоды, внося свой вклад в финансово-
хозяйственную деятельность компании и способствуя ее дальнейшему
развитию. В противном случае, наличные деньги в кассе организации станут
обычными бумажками, которые пересчитываются в конце каждого рабочего
дня.
Надлежащий бухгалтерский учет кассовых операций способствует
правильному обращению с наличными денежными средствами, путем
оформления их передвижения, при осуществлении той или иной
хозяйственной операции, проводимой с их участием.
В работе с наличными денежными средствами важен не только их учет,
но и контроль за ними. Наиболее действенным способом контроля в данном
случае, является аудит кассовых операций. Именно он может дать точную и
независимую оценку деятельности организации в области бухгалтерского
учета кассовых операций и сделать выбор в пользу тех решений, по
улучшению учета, которые окажутся наиболее эффективными.