12
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: приходного
кассового ордера и квитанции к приходному кассовому ордеру.
После заполнения приходный кассовый ордер остается у организации,
принимающей наличные денежные средства, квитанция к приходному
кассовому ордеру выдается лицу, внесшему денежные средства в кассу
предприятия.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и
подписывается бухгалтером-кассиром и главным бухгалтером предприятия.
Заполнение приходного кассового ордера осуществляется следующим
образом:
В строке «Организация» указывается полное наименование
предприятия.
В графе «Номер документа» ставится порядковый номер ПКО.
В графе «Дата составления» ставится текущая дата, так как все
кассовые документы должны быть заполнены в день получения или выдачи
денежных средств. Внесение денежных средств в кассу и заполнение
необходимых документов задним числом не допускается.
В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера тех счетов, на которые
осуществляется приходование денежных средств и отражается их
поступление.
В графе «Сумма» в цифровом значении вносится то количество
денежных средств, которое приходуется в кассе предприятия.
В строке «Принято от» прописывается полное название организации,
либо ФИО сотрудника предприятия или иного лица, внесшего денежные
средства в кассу предприятия.
В поле «Основание» вносится содержание текущей операции, то есть
основание для принятия денежных средств.
В строке «Сумма» прописью, без сокращения указывается полная
сумма вносимых в кассу предприятия денежных средств.
13
В строке «В том числе» в цифровом значении указывается сумма НДС,
при ее наличии, либо делается запись «Без налога (НДС)», в случае ее
отсутствия.
В поле «Приложение» перечисляются прилагаемые документы с
указанием их дат и номеров. Перечисленные в данном разделе документы,
после получения денежных средств кассиром, погашаются штампом
«Получено», с указанием текущей даты.
Аналогичным образом происходит заполнение и квитанции к
приходному кассовому ордеру. Единственным отличием этих документов
является то, что в квитанции к ПКО помимо подписей кассира и главного
бухгалтера ставится печать организации.
Стоит отметить, что никаких исправлений в приходном кассовом
ордере не допускается.
После принятия бухгалтером-кассиром денежных средств в кассу
предприятия и составления приходного кассового ордера, с передачей его
квитанции лицу, сдающему деньги, делается запись в журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и кассовой
книге предприятия (форма КО-4) о принятии денежных средств.
При принятии денежных средств в кассу, бухгалтер-кассир обязан
проверить все без исключения поступающие банкноты на подлинность с
помощью детектора валют, который должен быть установлен в обязательном
порядке в кассе каждого предприятия.
Каждая выдача денежных средств из кассы оформляется расходным
кассовым ордером (форма КО-2, утверждена Постановлением Госкомстата
России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм
учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов
инвентаризации").
Также как и приходный, расходный кассовый ордер является
первичным учетным документом, отражающим в бухгалтерском учете факт
14
совершения хозяйственной операции предприятия. В данном случае
отражается факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятии.
Оформление расходного кассового ордера осуществляется в
следующих случаях:
Сдача в банк полученной денежной выручки, для зачисления ее
на расчетный счет предприятия;
Выдача денег под отчет сотрудникам компании, для
приобретения хозяйственных материалов для нужд предприятия;
Выплата заработной платы и иных социальных выплат
сотрудникам предприятия;
Выплаты третьим лицам по решению суда, в связи с
возмещением причиненного морального или материального ущерба.
Расходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, в день
произведения выплаты из кассы предприятия. Данный документ заверяется
подписью бухгалтера-кассира, главного бухгалтера и руководителя
предприятия с расшифровками подписей.
Заполнение расходного кассового ордера осуществляется следующим
образом:
В строке «Организация» вписывается полное наименование
предприятия.
В графе «Номер документа» ставится порядковый номер РКО.
В графе «Дата составления» ставится текущая дата, так как все
кассовые документы должны быть заполнены в день получения или выдачи
денежных средств. Выдача денежных средств из кассы и заполнение
необходимых документов задним числом не допускается.
В графе «Дебет» проставляется номер счета, по которому отражается
выдача денег из кассы.
В графе «Кредит» проставляется номер счета, по кредиту которого
проводится выдача денег из кассы – это счет 50 «Касса».
15
В поле «Сумма» указывается цифровое значение суммы,
выплачиваемой из кассы.
В строке «Выдать» полностью прописывается название организации,
ФИО сотрудника предприятия или иного лица, получающего денежные
средства из кассы. Необходимо отметить, что при выплате денежных средств
организации, после ее наименования прописывается ФИО сотрудника
компании-получателя. Также стоит отметить, что при выплате заработной
платы сотрудникам предприятия согласно платежной ведомости, в данную
строку прописывается слово «Работники», а не ФИО каждого сотрудника,
указанного в ведомости.
В строке «Основание» отображается содержание хозяйственной
операции, то есть основание для выдачи денег из кассы.
В поле «Приложение» указываются реквизиты первичных документов,
служащих основанием для выплаты денег из кассы.
В строке «Сумма» прописью с начала строки указывается та сумма,
которая должна быть выдана из кассы предприятия.
В строке «Получил» получателем денежных средств, прописью
указывается сумма денежных средств, полученных им из кассы предприятия.
Далее получатель проставляет дату получения денег и ставит свою подпись,
которая должна совпадать с его подписью в документе, удостоверяющем
личность, в соответствующих графах.
В следующей строке кассир предприятия указывает реквизиты
документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств.
На приложениях к РКО необходимо поставить штамп «Оплачено» с
указанием текущей даты.
Расходный кассовый ордер и имеющиеся приложения к нему остаются
в кассе предприятия, выдавшего денежные средства.
После выдачи денежных средств из кассы предприятия делается запись
в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма
16
КО-3) и кассовой книге предприятия (форма КО-4) о выдаче денежных
средств.
Еще одним документом, отражающим кассовые операции, проводимые
на предприятии, является журнал регистрации кассовых документов (форма
КО-3, утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г.
N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по
учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"). Он
предназначен для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, с
целью отслеживания перемещения денежных средств на предприятии.
Занесению в данный журнал подлежат все действия, подтверждающие
движение денег.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
состоит из обложки и вкладного листа. На обложке указывается полное
наименование предприятия, дата начала ведения журнала и тот период, на
который он заводится (месяц, квартал или год), а также ФИО и должность
лица, ответственного за его ведение и хранение, как правило - это бухгалтер-
кассир. Вкладной лист содержит в себе сведения о дате, номере, сумме и
основании создания приходного и расходного кассового ордера. Вкладной
лист разделен на 8 граф, первые 4 из которых предназначены для
регистрации приходных кассовых ордеров, а последние 4 – для регистрации
расходных кассовых ордеров.
Обобщающим документом, отражающим в себе все передвижения
денежных средств, является кассовая книга (форма КО-4, утверждена
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об
утверждении унифицированных форм учетной документации по учету
кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"). Кассовая книга
заполняется ежедневно, в случае, если на предприятии была проведена хотя
бы одна операция с денежными средствами, будь то поступление или выдача.
В случае, если никаких кассовых операций за день не проводилось, то
17
кассовая книга, так же как и другие кассовые документы за этот день не
составляются.
Кассовая книга очень точно отражает остаток наличных денежных
средств в кассе предприятия на конец рабочего дня и позволяет отследить, не
нарушен ли лимит остатка денежных средств в кассе. Также, на основании
данных кассовой книги, бухгалтер-кассир делает обязательную сверку
наличия денежных средств в кассе. Итоговая сумма в кассовой книге должна
совпадать с суммой денежных средств в кассе.
В каждой организации должна быть только одна кассовая книга,
которая заводится в начале каждого нового календарного года и действует до
его окончания.
Кассовая книга включает в себя информацию о порядковом номере
приходного и расходного кассового ордера, наименование вносителя или
получателя денежных средств, номер корреспондирующего счета, сумму
каждого прихода и расхода, итоговую сумму по приходу и расходу за день, а
также сумму остатка на начало и конец рабочего дня. В конце дня книга
заверяется подписью бухгалтера-кассира и главного бухгалтера.
Кассовая книга состоит из вкладного листа и отчета кассира, которые
имеют сквозную нумерацию и распечатываются в конце каждого дня. К
отчету кассира прикладываются все приходные и расходные кассовые ордера
с приложениями к ним, если такие имели место быть, все вкладные листы
хранятся отдельно и прошиваются в конце года, скрепляясь подписями
главного бухгалтера и руководителя, а также печатью предприятия.
Все выше перечисленные первичные кассовые документы подлежат
обязательному заполнению в случае движения наличных денежных средств в
кассе и направлены на осуществление контроля за ведением кассовых
операций, осуществляемых на предприятии.
18
1.2.Нормативно-правовое обеспечение бухгалтерского учета
кассовых операций
Для того, чтобы надлежащим образом осуществлять бухгалтерский
учет кассовых операций, необходимо соблюдать ряд правил и нормативов,
установленных в РФ, направленных на осуществления контроля в данной
сфере.
Бухгалтерский учет кассовых операций регулируется и контролируется
следующими нормативными документами:
1.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от
06.12.2011г.
2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства».
3. Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по
учету результатов инвентаризации» от 18 августа 1998 г. № 88 (ред. от 3 мая
2000 г.).
4. Приказ Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкций по
его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010 г.).
5. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 08.03.2015) «О
применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Все выше перечисленные нормативно-правовые документы
направлены исключительно на установление правил ведения бухгалтерского
учета кассовых операций, соблюдение которых обязательно для всех
предприятий РФ, а также на обеспечение контроля за их соблюдением.
19
Несоблюдение установленных правил отражения в бухгалтерском
учете кассовых операций может повлечь за собой административное
наказание и штрафные санкции, как в отношении самого предприятия, так и
в отношении его должностных лиц, отвечающих за ведение кассовой
дисциплины.
К примеру, за несоблюдение сроков хранения кассовых документов (5
лет) существует административная ответственность, предусмотренная
законодательством РФ:
административный штраф для должностных лиц 2 000–3 000 руб.
(ст. 15.11 КоАП);
административный штраф для граждан 200–300 руб., для
должностных лиц 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).
Также существуют меры налоговых взысканий за отсутствие
первичных кассовых документов или за их ненадлежащее ведение. На
основании ст.120 НК РФ предприятию грозит штраф в размере 10 000 руб. за
грубое нарушение правил учета доходов и расходов, и штраф в размере
30 000 руб. за неоднократное грубое нарушение правил.
Штрафные санкции за несоблюдение кассовой дисциплины
подразумевают под собой:
штраф от 4 000 до 5 000 рублей для ответственного должностного
лица, виновного в совершении допущенной ошибки (п.1 ст. 15.1 КоАП);
штраф от 40 000 до 50 000 рублей для компании-нарушителя (п.1
ст. 15.1 КоАП).
Штрафные санкции за неприменение ККТ или не выдачу
подтверждающего оплату документа, составляют:
штраф от 1 500 до 2 000 рублей для граждан (п.2 ст.14.5 КоАП
РФ);
штраф от 3 000 до 4 000 рублей для должностных лиц (п.2 ст.14.5
КоАП РФ);
20
штраф от 30 000 до 40 000 рублей для юридических лиц (п.2
ст.14.5 КоАП РФ).
Необходимо отметить, что штрафные санкции согласно п.1 ст. 15.1 и
п.2 ст.14.5 КоАП РФ применялись до 15.07.2016г. включительно и могут
применяться в случае проведения проверок после указанной даты при
выявленных нарушениях за период до 15.07.2016г. После указанной даты
штрафы устанавливаются в соответствии с Федеральным законом от
03.07.2016г. № 290-ФЗ.
Таким образом, согласно новым правилам, штрафы за ненадлежащее
ведение кассовой дисциплины составляют:
штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы
расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
штраф для юридических лиц в размере от 75 до 100% от суммы
расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2
ст. 14.5 КоАП РФ в ред. федерального закона № 290-ФЗ).
Для того, чтобы не допустить ситуаций, при которых могут возникнуть
штрафы, руководство предприятия должно со всей ответственностью
подходить к соблюдению всех правил, установленных Законодательством РФ
по ведению бухгалтерского учета кассовых операций.
Осуществлять проверку ведения кассовых операций вправе налоговая
инспекция РФ. Такое право ее предоставлено с 1 января 2012г. Ее действия в
ходе проводимой проверки направлены на выявление следующих ошибок:
- отсутствие кассовой книги,
- превышение лимита остатков денежных средств в кассе,
- отсутствие установленного лимита денежных средств в кассе,
- полное, либо частичное отсутствие кассовых документов (ПКО, РКО
и т.д.),
- исправления в ПКО,
- ненадлежащее оформление исправлений в других кассовых
документах, кроме ПКО,
21
- нарушение лимита расчетов наличными денежными средства между
компаниями,
- не в полной мере оприходованы денежные средства,
- не сдана в банк депонированная сумма заработной платы,
- отсутствие ККТ (если его наличие предусмотрено, в соответствии с
осуществляемым видом деятельности),
- выдача наличных денежных средств под отчет, при имеющейся
непогашенной задолженности у подотчетного лица,
- нецелевое расходование наличной выручки.
Исходя из выше приведенного перечня возможных ошибок, на поиск
которых направлена налоговая инспекция при проверке предприятия, можно
сделать вывод о том, что несоблюдение установленных норм и правил по
учету кассовых операций может привести к серьезным проблемам, влекущим
за собой серьезные штрафы, выставленные как самому предприятию, так и
его должностным лицам.
Помимо надлежащего учета кассовых операций, который в основном
связан с документальным оформлением передвижения наличных денежных
средств, руководству предприятия необходимо также позаботиться и о
сохранности денежных средств.
До вступления в силу 1 июля 2014г. Указания Банка России № 3210-У
от 11.03.2014г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими
лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» действовали правила и положения,
регламентирующие порядок организации кассы на предприятии и требования
к хранению наличных денежных средств в кассе. В новом Указании Банка
России нет специальных требований по организации кассы и хранению денег
в ней. Такое положение дает руководству предприятий свободу действий в
организации работы кассы и не предусматривает штрафов и иных видов