42
Далее, полученные результаты записываются в инвентаризационный
акт (форма ИНВ-15) с целью их сличения с учетными данными,
отраженными в кассовой книге. При проведении инвентаризации кассы
инвентаризационная комиссия также проверяет:
- лимит остатка наличных денежных средств в кассе, установленный в
данной торговой компании, с целью выявления фактов его превышения;
- правильность корреспонденции счетов кассовых документов;
- соблюдение сроков составления авансовых отчетов;
- соблюдение сроков выплаты заработной платы и депонирования не
выданной заработной платы.
К документации, которую проверяет инвентаризационная комиссия,
следует отнести: кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера,
авансовые отчеты и оправдательные документы, на основании которых они
были составлены, а из кассы была произведена выдача денег. Также
комиссия изучает журналы регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров, доверенностей и депонированных сумм по заработной плате.
При проверке кассовых документов акцент делается на соответствии
дат и соблюдении нумерации в хронологическом порядке, а также на
прилагаемой документации к приходным и расходным кассовым ордерам и
авансовым отчетам, подтверждающей факт прихода или расхода наличных
денежных средств в кассе. Помимо этого проверяется правильность переноса
суммы остатков по кассовой книге с предыдущего дня на текущий день.
По итогам проведения инвентаризации наличных денежных средств в
главной кассе сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. на основании
инвентаризационного акта (форма ИНВ-15) выводится ее итоговый
результат. Полученный результат может свидетельствовать о фактах
выявления недостачи или излишка, либо свидетельствовать о том, что
замечаний в работе бухгалтера-кассира не обнаружено и выявленных
нарушений нет.
43
Совсем иначе организован подход к проведению инвентаризации в
кассах магазинов. Помимо двух плановых инвентаризаций в кассах проводят
внеплановые инвентаризации не реже четырех раз в год. Это связано с тем,
что именно в кассах торговых точек велик риск обнаружения фактов
недостачи или даже хищения наличных денежных средств. К тому же за
кассу в каждом из магазинов отвечает не одно материально-ответственное
лицо, как в основной кассе организации, а два – продавцы-кассиры.
Основная цель проведения инвентаризации наличных денежных
средств – это определение уровня системы контроля в организации за их
хранением и передвижением.
Непосредственная инвентаризация наличных денежных средств
начинается с того, что прекращаются все операции, связанные с кассой, будь
то выдача или внесение наличных денежных средств. С кассового аппарата
снимается Х-отчет, который показывает, сколько наличности было внесено в
кассу за текущую смену. Материально-ответственное лицо в присутствии
инвентаризационной комиссии собственноручно производит пересчет
наличных денежных средств в кассе организации. Если в кассе находится
большое количество денежных знаков, то на них дополнительно составляется
опись, в которой указывается номинал купюры, количество купюр с данным
номиналом и общая сумма конкретно по каждому номиналу (таблица 1).
Далее, полученные результаты записываются в инвентаризационный акт
(форма ИНВ-15) с целью их сличения с учетными данными, отраженными в
Х-отчете, снятом на момент начала проведения инвентаризации наличных
денежных средств. Данные, полученные после проведения инвентаризации
будут свидетельствовать о наличии недостачи денежных средств в кассе или
об их излишке, либо подтвердить факт отсутствия таковых.
После проведения инвентаризации наличных денежных средств,
составленный акт инвентаризации (форма ИНВ-15) подписывается всеми
членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным
44
лицом. Первый экземпляр остается у материально-ответственного лица,
второй – передается в отдел бухгалтерии.
Все полученные результаты после проведения инвентаризации и
отраженные в инвентаризационных описях и актах дают полное
представление о текущем состоянии бухгалтерского учета кассовых
операций компании. На основании полученных данных, руководитель
рассматриваемой торговой организации определяет для себя дальнейший
план действий, который будет способствовать предотвращению
обнаруженных ошибок в ходе работы сети магазинов от повторения их в
будущем, либо будет направлен на сохранение текущих стандартов работы, с
возможным внесением небольших коррективов, в случае отсутствия
нарушений.
Работа с наличными денежными средствами требует к себе
повышенного внимания и постоянного контроля. В сети магазинов
«КАРАПУЗ» за прием и выдачу наличных денежных средств, а также за их
сохранность отвечает продавец-кассир, остальные продавцы, в том числе и
старший продавец не имеют доступа к кассе. Несмотря на это в
рассматриваемой сети магазинов, как и в любой другой торговой компании,
недостача денежных средств в кассе - довольно частое явление. Такое
положение дел связано с большим потоком покупателей, а соответственно и
приема наличных денежных средств при оплате покупок. Зачастую кассир
лишен возможности провести промежуточный пересчет наличных денежных
средств в кассе более 1-2 раз в день, согласно Х-отчета, без задержек в работе
всего магазина. Данное явление можно отнести к издержкам профессии
кассира в частности и работы в сфере торговли в целом.
Последняя внеплановая инвентаризация, которая была проведена в
кассах магазинов, выявила факт недостачи наличных денежных средств.
При проведении инвентаризации наличных денежных средств в двух
магазинах данной торговой компании была обнаружена недостача денежных
средств.
45
В магазине №1 недостача была незначительной и составила 800 рублей
00 копеек. Материально-ответственным лицом является продавец-кассир,
который несет полную материальную ответственность за сохранность
наличных денежных средств в кассе. Данный факт был отражен
бухгалтерскими проводками. Недостача была взыскана с продавца-кассира
(таблица 2).
Таблица 2
Корреспонденция счетов по результатам недостачи
наличных денежных средств, выявленной в ходе инвентаризации
в сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А.
Содержание хозяйственной
операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражена недостача наличных
денежных средств
94
50
800
Отнесена на виновное лицо
сумма недостачи наличных
денежных средств
73
94
800
Виновное лицо внесло деньги в
кассу
50
73
800
В магазине №2 также была обнаружена недостача наличных денежных
средств, но на более крупную сумму – 12 000 рублей 00 копеек. В
бухгалтерском учете были сделаны соответствующие бухгалтерские
проводки (таблица 3).
Таблица 3
Корреспонденция счетов по результатам недостачи
наличных денежных средств, выявленной в ходе инвентаризации
в сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А.
Содержание хозяйственной
операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражена недостача наличных
денежных средств
94
50
12 000
Отнесена на виновное лицо
сумма недостачи наличных
денежных средств
73
94
12 000
Сумма недостачи частично
удержана из заработной платы
виновного лица
70
73
5 000
Сумма недостачи частично
70
73
5 000
46
удержана из заработной платы
виновного лица
Сумма недостачи частично
удержана из заработной платы
виновного лица
70
73
2 000
Сумма выявленной недостачи наличных денежных средств была
довольно значительной, поэтому внести ее в кассу организации для
продавца-кассира не представлялось возможным. В связи с этим, по
решению руководства образовавшаяся недостача частями была удержана из
заработной платы виновного сотрудника.
Все указанные записи на счетах бухгалтерского учета производятся на
основании протокола инвентаризационной комиссии, утвержденного
руководителем организации. Удержания с виновных лиц производятся на
основании приказа руководителя организации.
Надлежащее ведение бухгалтерского учета кассовых операций в
соответствии с нормами и правилами, предусмотренными законодательством
РФ, безусловно, положительно влияет на финансовую деятельность
рассматриваемой компании. Но, забота о сохранности наличных денежных
средств в кассе организации, не должна отходить на второй план.
Как было сказано ранее, в сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев
И.А. имеется главная касса и кассы, расположенные в пяти магазинах.
Главная касса компании не имеет отдельного специально
оборудованного помещения и находится в отделе бухгалтерии.
Единственным признаком рабочего места бухгалтера-кассира является
металлический несгораемый сейф и детектор банкнот. Никакие средства
охраны в данном случае не используются.
Кассы, расположенные в магазинах оборудованы кассовыми
аппаратами, ящиками для хранения денег, детекторами банкнот и
металлическими сейфами. Кассы расположены при выходе из магазинов, для
удобства покупателей. Никакие другие меры, кроме наличия сейфа, по
сохранности денежных средств не предприняты.
47
Из всего выше сказанного, следует, что руководство сети магазинов
«КАРАПУЗ» со всей серьезностью и ответственностью подходит к ведению
бухгалтерского учета кассовых операций, но пренебрежительно относится к
сохранности наличных денежных средств, что в последствии может стать
причиной их кражи и существенно повлиять на финансовый результат
компании.
48
2.3. Аудит кассовых операций сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП
Алашеев И.А.
Для определения правильности ведения бухгалтерского учета кассовых
операций и степени необходимых мер по обеспечению сохранности
наличных денежных средств и кассовых документов зачастую бывает
недостаточно проведения инвентаризации и осуществления ежедневного
контроля за работой кассира. Это связано с тем, что выполняя ежедневную
работу по учету и контролю за передвижением наличных денежных средств,
сотрудникам отдела бухгалтерии бывает довольно сложно уследить за
постоянно изменяющимися требованиями к осуществлению ведения учета
денежных средств. В связи с этим, могут быть допущены ошибки в ведении
бухгалтерского учета наличных денежных средств, которые могут негативно
отразиться на работе компании и в итоге привести к наложению на нее и ее
должностных лиц штрафных санкций или иных административных мер
наказания.
Выходом из данной ситуации является своевременное проведение
аудиторской проверки кассовых операций, результаты которой смогут
указать руководителю фирмы на те, ошибки и недочеты, которые
допускаются ее сотрудниками в ходе выполнения своих должностных
обязанностей по учету кассовых операций.
В сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. проведение
аудиторской проверки не является обязательной и проводится довольно
редко, по решению руководителя, в случае возникновения такой
необходимости. Необходимость в проведении аудиторской проверки в
данной торговой компании возникает в основном для проверки правильности
ведения бухгалтерского учета своими сотрудниками.
В данном случае, главная цель проведения аудиторской проверки
заключается в установлении соответствия применяемой в организации
49
методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде,
нормативным документам, а также в соблюдении сотрудниками бухгалтерии
сети магазинов «КАРАПУЗ» всех правил, законов и последних изменений,
внесенных в них, для надлежащего ведения бухгалтерского учета кассовых
операций.
Последняя аудиторская проверка, проводимая в сети магазинов
«КАРАПУЗ» ИП Алашеев И.А. была проведена в начале 2017 года. Период,
за который проводилась аудиторская проверка – 2014, 2015, 2016 года.
Основной акцент проверки был сделан на ведении кассовых операций, так
как деятельность данного индивидуального предпринимателя связана с
торговлей, а значит с ежедневной работой с наличными денежными
средствами.
При проведении аудита кассовых операций в сети магазинов
«КАРАПУЗ», действия аудитора были направлены на проверку следующих
показателей:
Своевременное и полное отражение в бухгалтерском учете
операций с наличными денежными средствами в соответствии с
требованиями законодательства РФ;
Надлежащее документальное оформление операций с наличными
денежными средствами, в соответствии с установленными правилами
ведения кассовых операций;
Сохранность наличных денежных средств и кассовых
документов, отражающих их передвижение, в кассе предприятия;
Целевое использование наличных денежных средств;
Соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе
предприятия;
Соблюдение размера суммы проведения наличных расчетов
между юридическими лицами;
Проведение плановой и внеплановой инвентаризации наличных
денежных средств в кассе предприятия.
50
Для проведения аудита кассовых операций, аудитор использовал
следующие документы:
- приходные кассовые ордера,
- расходные кассовые ордера,
- кассовую книгу,
- журнал учета регистрации приходных и расходных кассовых ордеров,
- акты инвентаризации наличных денежных средств,
- приказ об утверждении лимита остатка наличных денежных средств в
касса,
- оборотно-сальдовые ведомости по счету 50, 51, 57, 71, 70.
На основании выше приведенных документов аудитором было
произведено сличение сумм и остатков по счетам и кассовым документам,
для выявления возможных нарушений в бухгалтерском учете кассовых
операций ИП Алашеева И.А.
Проведение аудиторской проверки кассовых операций было
организовано в следующей последовательности:
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных
средств
Проверка правильности выдачи денежных средств из кассы
Проверка правильности выдачи и оформления сумм, выданных
под отчет
Проверка правильности документального оформления кассовых
операций
Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств
Проверка правильности отражения кассовых операций в
бухгалтерском учете (бухгалтерские проводки)
Проверка соблюдения порядка применения ККМ
Проверка результатов проведения инвентаризации кассовых
операций
Проверка условий хранения наличных денежных средств
51
Написание аудиторского заключения на основании собранного
материала
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных
средств осуществляется путем сличения сумм в приходных кассовых ордерах
с суммами, указанными в корешках чеков и банковских выписках, если
данное поступление наличных денежных средств в кассу, было с расчетного
счета компании.
Если денежные средства поступают в кассу за счет выручки от
продажи товара, то в данном случае аудитор проводит сверку записей в
приходных кассовых ордерах, кассовой книге и отчете продавца-кассира за
день, с приложенным к нему Z-отчетом, в котором указана сумма выручки за
день.
Остатки денежных средств по авансовым отчетам, внесенным в кассу
компании подотчетным лицом, также подлежат контролю со стороны
аудитора. В этом случае, аудитор осуществляет сверку данных приходных
кассовых ордеров, кассовой книги и авансовых отчетов, с приложенными к
ним документами.
В ходе аудиторской проверки сети магазинов «КАРАПУЗ» ИП
Алашеев И.А. не было выявлено случаев неполного оприходования
денежных средств в кассу или иных случаев махинаций с денежной
наличностью.
Во время проведения аудиторской проверки кассовых операций, особое
внимание уделяется проверке правильности выдачи денежных средств из
кассы. Это связано с тем, что наибольшее количество ошибок и нарушений,
допускаемых сотрудниками отдела бухгалтерии, происходит именно при
выдаче наличных денежных средств из кассы.
При проверке выдачи заработной платы сотрудникам по ведомостям,
аудитор проверяет список тех людей, которые были указаны в данной
ведомости, на предмет их принадлежности к данной организации. То есть все
ли люди, указанные в ведомости на выплату заработной платы являются