53
комплекса тестов средств внутреннего контроля и необходимых процедур
проверки по существу.
3.2 Совершенствование внутреннего контроля за наличием и
движением основных средств
Для совершенствования ведения учета основных средств в ФГБУ
«Клиническая больница №1» можно предложить следующее: Заменить
линейный метод начисления амортизации на метод уменьшаемого остатка.
Основные средства имеют свойство изнашиваться, в следствии износа у
организации возникает необходимость менять часть основных средств. Для
того чтобы компенсировать финансовые потери организация переносит
стоимость основных средств на себестоимость готовой продукции. Этот
процесс называется амортизация. Сумма начислений амортизации за время
полезного использования основных средств должна быть равна
первоначальной стоимости объекта ОС. Существует несколько способов
начисления амортизации, их выбор строго не регламентирован и компания
вправе, выбрать более подходящий или более простой для нее метод и
прописать его в учетной политике. В ФГБУ «Клиническая больница №1»
начисление амортизации осуществляется линейным методом. Первоначальная
стоимость основного средства гастрофиброскопа равна 236 000 руб. (без
НДС), срок его полезного использования 7 лет. Используя линейный способ,
амортизация начисляется равными долями в течение всего срока, пока
первоначальная стоимость не будет полностью перенесена на счет затрат. При
расчете суммы ежемесячного начисления амортизации используют формулу:
А = Na * ОСп : 100 (3.2) где, А – годовая сумма амортизационных
отчислений, руб.; Na – годовая амортизационная норма, %; ОСп –
первоначальная стоимость основных средств, руб.
Для определения годовой нормы амортизации первоначальную
стоимость примем за 100%. Годовая норма амортизации составит14,2857%
54
(100% : 84 мес(7 лет)*12). Следовательно, годовая сумма амортизации
составит 33714,29 руб. (236000 руб. * 14,2857%).
Самое главное достоинство этого метода его простота. Рассчитывается
элементарно, достаточно знать первоначальную стоимость объекта основных
средств, один раз рассчитать коэффициент амортизации, опираясь на срок
полезного использования основных средств. Используя линейный метод
амортизации, компания подходит не очень серьезно к износу имущества. Так
как этот метод подразумевает равномерной износ объекта ОС в течение всего
срока работы и не учитывает интенсивность использования и прочие факторы.
Линейный метод больше подходит для амортизации таких объектов, как
здания и сооружения. В ФГБУ «Клиническая больница №1» в качестве
основных средств больше присутствует медицинское оборудование,
соответственно здесь играет большую роль степень износа. Со временем
производительность падает, оборудование чаще начинает ломаться требуется
ремонт и запасные детали, соответственно финансовые затраты возрастают и
их уже не спишешь за счет увеличения амортизации. Для финансовой
экономии организации выгодно как можно быстрее списать балансовую
стоимость объекта основных средств. Для этой цели целесообразно применять
к учету не линейный метод амортизации, а метод уменьшаемого остатка.
Способ уменьшаемого остатка даёт возможность реализовать ускоренную
амортизацию, применив коэффициент ускорения. Это означает, что
учреждение возмещает основную часть затрат на приобретение оборудования,
пока оно ещё относительно новое.
Рассмотрим его выгоды на примере. За основу расчётов будет браться
остаточная стоимость объекта, равная первоначальным затратам на его
приобретение и ввод в эксплуатацию за минусом уже погашенных начислений
на начало отчётного периода. Второй показатель, который необходим для
вычислений, – норма амортизации. Она определяется, исходя из срока
полезной эксплуатации имущества. Коэффициент износа рассчитывается как
100% / n (n - срок службы в годах или месяцах, в зависимости от периода, за
55
который производится начисление). Третья составляющая формулы –
коэффициент ускорения, который предприятие устанавливает самостоятельно
и фиксирует в учётной политике.
Формула имеет следующий вид:
А = Со*(К*Ку) / 100, где А – сумма списания; Со – остаточная стоимость
объекта; К – норма износа; Ку – коэффициент ускорения.
Начнём с определения нормы амортизации. Она составит 14,3 % в год (100 %/7
лет), или 1,19 % в месяц (14,3 %/12 мес. или 100 %/84 мес.). Учитываем
коэффициент ускоренной амортизации (Ку=2) и получаем норму изнашивания
за год – 28,5 % (2,38 % в месяц).
Амортизация способом уменьшаемого остатка начисляется за каждый год
отдельно:
1. В первый год остаточная стоимость равна первоначальной. Сумма
списания составит: 236000 *28,5 /100 = 67260 руб. Или 5605
ежемесячно.
2. Начисление амортизации на второй год эксплуатации начинаем с
определения остаточной стоимости: 236000 – 67260 = 168740 руб.
Воспользовавшись нашей формулой, посчитаем годовую сумму износа:
168740*28,5/100 = 48090,9 руб. (4007,57 в месяц).
3. Сумму отчислений за третий год рассчитываем аналогичным образом:
(168740 –48090,9)* 28,5/100 = 34384,99 руб. (ежемесячно – 2865,42)
4. Сумму отчислений за четвертый год: (120649,1-34384,99)* 28,5/100 =
24585,27 руб. (ежемесячно – 2048,77)
5. Сумму отчислений за пятый год: 61678,84* 28,5/100 = 17578,47 руб.
(ежемесячно – 1464,87)
56
6. Сумму отчислений за шестой год: 44100,37* 28,5/100 = 12568,61 руб.
(ежемесячно – 1047,38)
7. На начало седьмого года остаточная стоимость равна 31531,76 руб. Эта
сумма составляет 13 % от цены основного средства, зафиксированной
при постановке на баланс. Согласно ст. 259 НК РФ, в тот момент, когда
балансовая стоимость имущества достигает 20 % от первоначальной
суммы, порядок начисления амортизации изменяется. Чтобы сохранить
ежемесячный график погашения амортизационных отчислений и
списать понесённые затраты на объект в полном объёме, остаток
распределяется по числу месяцев до конца срока эксплуатации. То есть
31531,76/12=2627,65 руб. сумма ежемесячного износа в последний год
полезного использования.
Таким образом, на протяжении всего срока эксплуатации объекта его
балансовая стоимость уменьшается на сумму амортизации, пока не достигнет
нулевого значения.
Стоит отметить, что выбрав в качестве способа списания износа метод
уменьшаемого остатка, применять его необходимо весь срок службы
основного средства: с момента оприходования объекта (начиная с 1 числа
следующего месяца) и до окончания амортизационных отчислений.
Основанием для прекращения начисления амортизации служит полное
погашение стоимости имущества или его снятие с баланса организации.
Таблица 12
Сумма налога на имущество при различных способах начисления
амортизации (руб.)
Год
Линейный метод
Метод уменьшаемого
остатка
Остаточная
стоимость
Сумма
амортизации
Остаточная
стоимость
Сумма
амортизации
1-ый
236000
33714,29
236000
67260
57
2-ой
202285,71
33714,29
168740
48090,9
3-ий
168571,42
33714,29
120649,1
34384,99
4-ый
134857,13
33714,29
86264,11
24585,27
5-ый
101142,85
33714,29
61678,84
17578,47
6-ой
67428,58
33714,29
44100,37
12568,61
7-ой
33714,29
33714,29
31531,76
31531,76
При помощи амортизации стоимость основных средств организации
постепенно переносится на себестоимость услуг.
Анализ данных таблицы 12 показывает, что при использовании метода
уменьшаемого остатка в начале срока службы размер амортизации больше,
чем этот же показатель в конце срока службы, то есть основная часть
амортизационного капитала формируется сразу, и это дает возможность
расходования средств на обновление основных средств гораздо быстрее, чем
при линейном методе начисления амортизации.
Таким образом, было выявлено, что использовать данный метод
экономически выгодно, т.к. позволяет увеличить сумму амортизационных
отчислений в первые годы срока полезного использования.
Следующий момент, на который хотелось бы обратить внимание это
проведение инвентаризации. Согласно учетной политике ФГБУ «Клиническая
больница №1», инвентаризация объектов основных средств проводится один
раз в год. В качестве эффективного метода сокращения трудоемкости
процессов инвентаризации работникам основных средств можно предложить
технологию штрихового кодирования и идентификации объектов. Каждый
объект учета вместо нанесения инвентарного номера краской, маркируется
самоклеящейся этикеткой с инвентарным номером в виде штрих-кода.
Оторвать и переклеить этикетку на менее ценный с точки зрения
бухгалтерского учета объект имущества без изменения ее внешнего вида
невозможно. Весь процесс с использованием данной технологии заключается
в следующем. В автоматизированной системе финансово-хозяйственной
58
деятельности, используемой в ФГБУ “Клиническая больница №1”,
присутствует раздел учета основных средств. Данные из этого раздела с
помощью специального программного модуля выгружаются в терминал сбора
данных. Наряду с этим с помощью принтера печати этикеток формируются
этикетки инвентарных объектов и их местонахождений, содержащие
штриховые коды, однозначно идентифицирующие эти объекты.
Инвентаризация осуществляется посредством терминала сбора данных (ТСД),
автоматически считывающего штриховые коды с этикеток и отображающего
всю имеющуюся в базе данных информацию о конкретном объекте учета. По
сути - это электронная инвентарная карточка основного средства. В процессе
инвентаризации информация об идентифицированных объектах
накапливается в ТСД и не может быть изменена лицом, проводящим
инвентаризацию. Накопленные данные впоследствии автоматически
загружаются в упомянутый программный модуль, в котором производится:
- сравнение учетных данных о состоянии инвентарных объектов и их
местонахождении с фактическими данными инвентаризации;
- актуализация информации по инвентарным объектам и их
местонахождению;
- формирование инвентаризационной описи и других форм отчетности по
результатам инвентаризации.
Данное решение позволяет: сократить временные издержки на
проведение инвентаризации; минимизировать трудовые затраты; уменьшить
вероятность исчезновения имущества; избавиться от неточностей при приеме
или выбытии основных средств; выявить прямые злоупотребления
материально ответственных лиц; обеспечить контроль над составом,
местонахождением и перемещением объектов имущества.
59
3.3 Разработка предложений по совершенствованию учета и
повышению эффективности использования основных средств
Для того, чтобы обеспечить качественный и полный учет в учреждении
необходимо осуществлять контрольные мероприятия. Правильно
организованная система контроля очень важна, поскольку позволяет избежать
ошибок в формируемых показателях деятельности, что в свою очередь
повышает эффективность управленческих решений.
Формирование эффективной системы контроля, сочетающей в себе
действенные методики анализа, эффективные контрольные меры,
направленные на предупреждение ошибок, позволит учреждению снизить
существующие проблемы и добиться повышения эффективности учетного
процесса.
Первостепенной целью создания бюджетных учреждений не является
коммерческий интерес, эффект от внедрения системы внутреннего контроля
можно перенаправить на повышение результативности функционирования
учреждения в части выполнения государственного задания и эффективности
распоряжения бюджетными средствами.
Внутренний финансовый контроль нацелен на управление финансами
учреждения, направленное на достижение его стратегических и тактических
целей.
При проработке вопроса о формировании системы внутреннего
контроля важно выработать не только саму модель контроля, но также
определить основные положения формируемой системы, а также определить
критерии оценки и особенности взаимодействия структурных элементов
учреждения для его эффективного осуществления.
Целями реализации внутреннего финансового контроля в ФГБУ
«Клиническая больница № 1» являются:
1. Оценка эффективности осуществления бухгалтерского учета,
достоверности и полноты отображаемой информации.
60
2. Установление причин, по которым произошли отклонения от
запланированных показателей.
3. Предупреждение ошибок и нарушений действующего
законодательства.
4. Обеспечение эффективности использования имущества
учреждения.
При построении системы внутреннего контроля важное значение имеет
организация информационных потоком между подразделениями.
Информация является основой принятия управленческих решений. От
ее качества и полноты зависит качество процесса управления.
Зачастую массив информации бывает неполным вследствие потери
документов, порчи документов, ошибок.
Поэтому для бюджетного учреждения ФГБУ «Клиническая больница №
1» можно предложить в качестве эксперимента внедрить корпоративную
систему электронного документооборота.
Суть внедрения заключается в том, чтобы обеспечить более быстрый,
более полный обмен информацией, а именно документами.
В общем виде данный обмен будет осуществляться следующим образом:
Взаимосвязанные подразделения будут иметь доступ к определенной
базе, в которую с заданной периодичностью необходимо будет загружать
документы.
В любой момент сотрудники отделов, чьи специалисты будут иметь
доступ к данной базе смогут найти нужный документ и распечатать его.
Для подтверждения подлинности документов на них будет стоять
электронно-цифровая подпись ответственного лица.
Далее разработаем сам механизм взаимодействие элементов учреждения
в рамках внутреннего контроля. Раскроем более подробно механизм
взаимодействия подразделений в рамках сформированной системы контроля.
61
Основным управляющим и контролирующим элементом является
главный врач больницы. Он осуществляет контроль за всеми подразделениями
и контролирует работу созданной службы внутреннего контроля.
Каждый элемент учреждения вносит вклад в формирование массива
данных, который последующем используется для анализа и принятия
управленческих решений.
После того, как необходимая информация создана, она и подвергается
тщательной проверке с использованием различных инструментов.
Далее составляется отчет, который направляется руководителю. После
прохождения данных этапов, информация может быть использована для
формирование интегральных показателей, характеризующих деятельность
учреждения.
Таким образом, разработанное предложение целесообразно внедрить,
поскольку оно позволит уменьшить количество ошибок в учете и сделает
работу учреждения более эффективной.
Это в свою очередь скажется на управлении больницей. Можно будет
повысить его эффективность и улучшить показатели работы ФГБУ
«Клиническая больница № 1».
Также предприятию нужно обратить внимание на сроки и порядок
проведения инвентаризации. Так, редкое ее проведение приводит к
значительному снижению уровня контроля, повышению фактов хищения
основных средств и т.д. Согласно учетной политике ФГБУ «Клиническая
больница №1», инвентаризация объектов основных средств проводится один
раз в год. Поэтому с целью усиления контроля и улучшения качества ведения
бухгалтерского учета и аудита основных средств целесообразно проводить
инвентаризацию ежеквартально. Инвентаризация проводится в целях
определения фактического наличия имущества и контроля сохранности
основных средств. Благодаря инвентаризации более правильно определяются
затраты на выполненные работы и оказанные услуги, сокращаются потери
62
товарно-материальных ценностей, возможно даже предупреждение хищений
имущества, аварий и т.п. Более частая инвентаризация основных средств
позволит сравнивать правильность ведения документации по движению
основных средств, выявлять их фактическое наличие и состояние через
меньшие промежутки времени.