55
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА И АУДИТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
В ООО «ЖКХ ЯВАС»
3.1. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета
основных средств
Аудиторская проверка сопровождается обязательным
документированием, отражением полученной информации в рабочей
документации аудита, оформленной в соответствии с правилом (стандартом)
аудиторской деятельности. В процессе аудита основных средств аудитор
использовал рабочий документ по учету основных средств.
Рабочая документация была создана аудитором своевременно и
завершена до представления аудиторского заключения. Рабочая документация
должна храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.
Для выражения своего мнения о правильности ведения бухгалтерского
учета и достоверности бухгалтерской отчетности получены достаточные для
этого аудиторские доказательства. Собирая их, можно применить несколько
аудиторских процедур в соответствии с федеральным правилом «Аудиторские
доказательства». После проведения аудиторской проверки сформировано
аудиторское заключение.
Таким образом, достигнута главная цель – формирование объективного
мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в ООО «ЖКХ Явас».
Аудиторское заключение составлено на русском языке, стоимостные показали в
нем выразил в валюте РФ, предоставлено аудиторское заключение в двух
экземплярах.
При проверке учета основных средств применены различные способы
получения доказательств. Это и проверка арифметических расчетов,
наблюдение и проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных
операции, и подтверждение и аналитические процедуры.
Выявленные ошибки в процессе аудита по учету основных средств ООО
«ЖКХ Явас» представлены в таблице 12.
56
Таблица 12
Обобщающий документ ОД-1
Выявленные нарушения в процессе аудита по учету основных
средств ООО «ЖКХ Явас»
Вид
основного
средства
Нарушение
по данным
бух. учета
Сумма
нару
шения,
тыс. руб.
Комментарий аудитора
Машины и
оборудова
ние
Не оформлен
акт на списание
ОС
44
При выбытии основных средств
должен быть оформлен акт на
списание основных средств (ф. ОС-4)
Машины и
оборудова
ние
Не заведена
инвентарная
карточка
43
При принятии основного средства к
бух. учету заполняется инвентарная
карточка учета ОС (ф. ОС-6)
Транспортн
ые
средства
В инвентарной
карточке не
отражено
начисление
амортизации
2
Согласно правилам заполнения
унифицированных документов по
учету основных средств в
инвентарной карточке должно быть
отражено начисление амортизации
Машины и
оборудова
ние
Завышена сумма
ежемесячной
амортизации
5
Расчет амортизации производиться в
соответствии с выбранным методом
амортизации
Итого
95
Допустимый размер ошибки, при котором достоверность показателей
бухгалтерской отчетности не будет считаться нарушенной, составляет для
основных средств – 110 тыс. руб. Обнаружены ошибки на сумму 95 тыс. руб.,
что не выходит за рамки допустимого размера ошибки.
В ходе аудита наличия и движения основных средств ООО «ЖКХ Явас»
были обнаружены следующие ошибки:
– выбытие некоторых объектов основных средств не оформлялось актом
на списание основных средств (форма ОС-3);
– не на все объекты основных средств заведены инвентарные карточки
основных средств.
При проведении аудиторской проверки в части начисления амортизации
основных средств ООО «ЖКХ Явас» была обнаружена ошибка: не во всех
инвентарных карточках основных средств отражено начисление амортизации.
Обнаруженные ошибки доведены до сведения руководителя ООО «ЖКХ
Явас», предложено внести исправления в регистры и отчетные формы. По всем
фактам выяснялись причины нарушений и виновные лица.
57
По результатам аудита можно подвести итоги выявленных ошибок на
ООО «ЖКХ Явас»:
– не во всех инвентарных карточках основных средств отражено
начисление амортизации;
– завышена сумма ежемесячной амортизации;
– выбытие некоторых объектов основных средств не оформлялось актом
на списание основных средств (форма ОС-3);
– не на все объекты основных средств заведены инвентарные карточки
основных средств.
При проверке выявлены нарушения и ошибки, показано их влияние на
бухгалтерскую отчетность, налогообложение, соблюдение законодательства. В
ходе аудиторской проверки учета основных средств были выявлены следующие
нарушения:
– ошибки в ведении учета, отсутствие ведения учета и случайные
ошибки (арифметические просчеты, ошибки при заполнении отчетных форм и
случайные неправильные проводки);
– повторяющиеся ошибки, ошибки, связанные с незнанием правил
ведения бухгалтерского учета, связанные с незнанием вопросов налогового
законодательства и незнанием правовых основ финансово-хозяйственной
деятельности.
– в организации указано, что аналитический учет основных средств
должен вестись в инвентарных карточках (форма № ОС-6). Однако на
предприятии названные карточки не всегда ведутся, не всегда соблюдают
требование полноты заполнения реквизитов.
Процент уровня существенности составил 1250 тыс. руб. или 2,38%, что
находиться в пределах 20%. Аудиторский риск в ООО «ЖКХ Явас» составил
5,0%. В данном случае аудиторский риск низкий, а это значит, что его
составляющие благоприятны и соответственно надо проверять небольшое
количество документов и операций.
После проведения аудита, на основании данных обобщающего
58
документа аудитора можно сказать о том, что сумма выявленных нарушений 95
тыс. руб. не превышает сумму уровня существенности 1 250 тыс. руб., это
свидетельствует о том, что бухгалтерская отчетность ООО «ЖКХ Явас» в части
учета основных средств является достоверной. Данное положение может
оказать существенное влияние на принятие управленческих решений.
В ходе проверки были выявлены нарушения, нематериальные по
отдельности, но в целом свидетельствующие о недостатках системы
внутреннего контроля. Несмотря на небольшие суммы ошибок, их наличие и
характер необходимо донести до руководства предприятия с тем, чтобы оно
могло принять меры по устранению предпосылок для такого рода нарушений в
дальнейшем. При более крупных суммах аналогичных ошибок компания могла
бы понести потери из-за реализации возросших налоговых рисков.
Аудиторская проверка сопровождалась обязательным
документированием, отражением полученной информации в рабочей
документации аудита, оформленной в соответствии с правилом (стандартом)
аудиторской деятельности.
Таким образом, на основе рабочей документации аудиторская
организация сделала следующие выводы:
– бухгалтеру необходимо соблюдать нормативные документы по
бухгалтерскому учету;
– согласно законодательству о бухгалтерском учете выбытие основных
средств должно оформляться актом (ф. ОС-3). Бухгалтер не оформил этот акт,
пояснив, тем, что не имел в наличии унифицированной формы акта о списании
основных средств ОС-3. Но не знание не освобождает от ответственности и
этот факт нарушения был доведен до руководителя организации;
– бухгалтеру было предложено сразу заполнять карточку основных
средств при приеме основных средств к учету, что поможет избежать
отсутствия этих карточек в учете;
– также бухгалтеру было предложено отражать начисление амортизации
в инвентарных карточках основных средств.
59
– проводить внезапную инвентаризацию основных средств, для
своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете;
– повысить уровень ответственности работников за нарушение порядка
учета основных средств, путем применения административных санкций:
выговоров, замечаний, увольнений;
– проводить анализ (ранжирования) счетов бухгалтерской отчетности
для определения тех из них, ошибки в которых могут негативно влиять на
состояние кредитной организации. Счета ранжируются по остаткам или по
оборотам. Затем выбираются счета с превышенным уровнем существенности и
проводится качественная проверка счетов;
– следить за заполнением всех реквизитов оправдательных документов,
а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии оправдательных
документов.
Итак, аудит основных средств, проведенный в ООО «ЖКХ Явас»
позволил сделать вывод о достоверности бухгалтерской отчетности в части
учета основных средств.
Предложения по совершенствованию организации учета основных
средств ООО «ЖКХ Явас»:
1) документально оформить, утвердить и внести в учетную политику
график документооборота по учету основных средств. Правильно
организованный документооборот первичных документов по учету основных
средств позволит улучшить учет основных средств в организации, поэтому был
разработан график документооборота. Для этого необходимо разработать
график документооборота. Для правильного оформления основных средств
организации предлагается использовать этапы документооборота.
2) обеспечить своевременное и правильное документирование операций
по движению денежных основных средств.
3) сплошным методом проверять все документы и исправлять ошибки;
4) направить работников на курсы повышения квалификации, что
позволит повысить их уровень знаний, а также производительность труда.
60
5) разграничить учетные функции бухгалтера между несколькими
учетными работниками для выявления финансового результата. В настоящее
время первичные документы в ООО «ЖКХ Явас» обрабатываются всеми
бухгалтерами, должностные обязанности каждого бухгалтера недостаточно
точно изложены и размыты в должностной инструкции. Предлагается за
каждым бухгалтером закрепить определенный участок ведения бухгалтерского
учета.
В целях совершенствования бухгалтерского учета основных средств был
предложен ряд рекомендаций, внедрение которых, поможет улучшить участок
учета основных средств, а также избежать ошибок, которые могут привести к
материальным потерям организации и отрицательно отразиться на его
финансовом положении.
3.2. Предложения по совершенствованию аудита в ООО «ЖКХ Явас»
В целях повышения эффективности аудита в организации предлагается
проводить внутренний аудит.
Процедура внутреннего аудита может быть основана на следующих
моделях:
1) Внутренний аудит проводят штатные сотрудники с отрывом от
производства, т.е. специалисты организации совмещают свою
непосредственную должность с должностью внутреннего аудитора.
2) Внутренний аудит проводят штатные сотрудники, их главной
должностной обязанностью является проведение внутреннего аудита.
3) Внутренний аудит проводят специалисты органа по сертификации
или специалисты консалтинговой организации. То есть, функции внутреннего
аудита полностью передаются внешним специалистам из органов по
сертификации или консалтинговых организаций.
Внутренний аудит является частью системы внутреннего контроля
предприятия и занимает особое место в этой системе. Обусловлено это тем, что
внутренний аудит изучает эффективность деятельности системы внутреннего
61
контроля в процессе проверок во всех сферах финансово-хозяйственной
деятельности предприятия, дает оценку и рекомендации по совершенствованию
внутреннего контроля.
Внутренний аудит ООО «ЖКХ Явас» – это функция, предоставляющая
независимые, объективные гарантии и консультации, направленные на
совершенствование хозяйственной деятельности предприятия. Внутренний
аудит помогает достижению поставленных целей, с использованием
систематизированного и последовательного подхода к оценке процессов
управления рисками, контроля и корпоративного управления и повышению их
эффективности. Внутренний аудит является одним из способов контроля за
правомерностью и эффективностью деятельности всех подразделений
организации.
Целью внутреннего аудита является предоставление и оказание помощи
в осуществлении эффективного управления деятельностью организации.
Цели внутреннего контроля основных средств ООО «ЖКХ Явас»
заключаются в обеспечении приобретения необходимых основных средств
наиболее экономичным способом, верном учете, физической сохранности,
безопасности работы и поддержании этих средств в рабочем состоянии;
обеспечение выбытия ненужных основных средств по как можно высокой цене.
Цель внутреннего аудита ООО «ЖКХ Явас» – помочь управленческому
звену ежедневно решать определенные задачи. При этом отличие внешнего от
внутреннего типа аудита в том, что первый контролирует объективность и
правильность работы второго. Во время процесса внутреннего аудита
применяется последовательный, систематический подход относительно анализа
эффективности и улучшения качества менеджмента.
Объектами проверки внутреннего аудита ООО «ЖКХ Явас» являются
хозяйственные операции, использование ресурсов, состояния учета, отчетности
и хозяйственного контроля и проверяются на соответствие установленной
учетной политике и общеметодологическим положениям.
62
Задачами службы внутреннего аудита ООО «ЖКХ Явас» являются:
– контроль за выполнением требований к оформлению первичных
документов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность
организации;
– обеспечение полноты, своевременности и точности отражения
хозяйственных операций в первичных документах, учетных регистрах и на
счетах бухгалтерского учета;
– контроль за использованием производственных ресурсов;
– контроль за соблюдением должностных инструкций, приказов и
распоряжений;
– контроль за соблюдением требований Федеральных законов и актов
РФ, субъектов РФ и полномочных органов местного самоуправления;
– контроль за формированием затрат по местам их возникновения и
центрам ответственности;
– выявление причин отклонений от нормативов затрат и их виновников;
– контроль за качеством продукции животноводства, анализ при- чин его
снижения.
Необходимо отметить, что задачи, стоящие перед внутренними
аудиторами в организации, устанавливаются самостоятельно.
Источники информации, используемые при аудите основных средств
ООО «ЖКХ Явас», зависят от принятой предприятием учетной политики. Это
выражается в выборе методов начисления амортизационных отчислений, ввода
основных средств в эксплуатацию и др.
Внутренний аудит – обеспечивает защиту от ошибок и злоупотреблений,
определяет «зоны риска», возможность предотвращения будущих недостач и
недостатков, помогает найти и «укрепить» не защищенные (слабые) места в
системе управления и найти принципы управления, в которых были нарушения.
Рекомендуемые этапы внутреннего аудита ООО «ЖКХ Явас»
представлены на рис. 4.
63
Рисунок 4. Рекомендуемые этапы внутреннего аудита
ООО «ЖКХ Явас»
Для принятия всех выше перечисленных действий необходимо
обсуждение проблем с высшими руководящими органами управления
предприятия, чьи предложения и нужды определяют процедуру внутреннего
аудита (специалисты, проводящие внутренний аудит обязаны обеспечить
любой информацией организацию, касаемо компетенции данных
специалистов). Особенно важен внутренний аудит организации, когда у
компании имеется множество филиалов разбросанных географически в
различных местах, в которых решения принимает местное руководство
самостоятельно, а головному филиалу необходима достоверная информация о
деятельности филиалов, а также для осуществления контроля и оценки
решений принятых в целом. Таким образом, руководящий состав организации
пользуется услугами внутреннего аудита, как дополнительным ресурсом,
Рекомендуемые этапы внутреннего аудита
ООО «ЖКХ Явас»
Организация аудита в организации
Назначение руководителя аудиторской группы, определение целей,
области и критериев аудита. Выбор аудиторской группы
Подготовка к аудиту
Разработка плана аудита. Распределение работ в аудиторской группе.
Подготовка рабочей документации
Проведение аудита в организации
Проведение предварительного совещания. Обмен информацией во время
аудита. Сбор и верификация данных. Работа в выводами по аудиту.
Подготовка заключения по результатам аудита. Проведение
заключительного совещания
Оформление отчета (акта) по результатам аудита
Подготовка отчета (акта) по аудиту. Утверждение и рассылка отчета.
Завершение аудита в организации
Выполнение действий по результатам аудита
64
помогающим осуществлять функции по управлению предприятием.
Основными функциями внутреннего аудита ООО «ЖКХ Явас»
являются:
– проверка достаточности системы внутренних регламентов и процедур
контроля;
– проверка соблюдения расчетной дисциплины;
– экспертиза правильности организации, методологии и техники
ведения учета, достоверности бухгалтерской отчетности.
Эффективная система внутреннего контроля ООО «ЖКХ Явас»
позволит руководству убедиться, что деятельности организации соответствует
требованиям законодательства, директивно-нормативным документам
предприятия, инструкциям, принятой политике руководства. Таким образом,
обеспечивается обратная связь с подразделениями и различными сферами
деятельности.
Отличие внутреннего аудита от внешнего заключается в том, что
внутренние аудиты обладают большим информационным потенциалом и
тонкостями в деятельности организации, чем внешние. Поэтому более
целесообразно, чтобы функции внутреннего аудита выполняли специалисты из
штата организации, которые будут более ответственны в своих рекомендациях.
В любом случае в штатном расписании организации должен быть
специалист, который исполнял бы обязанности главного внутреннего аудитора
ООО «ЖКХ Явас».
Главный внутренний аудитор – это наиболее квалифицированный
специалист, обладающий разносторонними знаниями и навыками, способный
дать высшему руководству сам компетентный совет в области экономики и
налогов. Главный аудитор должен иметь знания и навыки в бухгалтерской
отчетности, налогового права, экономики, менеджмента, юриспруденции,
управления персоналом, но, что более важно иметь аудиторские умения и
навыки. Кроме выше перечисленного, он должен четко понимать,
поставленные руководством компании цели и задачи. Главный аудитор