облегчения работы бухгалтеров, так и для более правильного и точного ведения
учета. В целях совершенствования учета основных средств в ПАО «УМПО»
можно предложить ряд мероприятий:
1. Разработка графика документооборота по учету основных средств,
который позволит разграничить должностные обязанности между работниками
бухгалтерии и своевременно составлять отчетность.
Одним из прогрессивных направлений в совершенствовании
бухгалтерского учета является рационализация документооборота и широкое
применение графиков в учете. Графики должны предусматривать для всех
видов первичной документации сроки их создания, проверки и обработки с
привлечением оптимального числа подразделений и исполнителей.
ПАО «УМПО» необходимо регламентировать деятельность на основе
специальных схем последовательности операций. Такая регламентация
содержит всю необходимую информацию о разделении обязанностей,
процедурах контроля, санкционировании операций, а также все правила,
определяющие порядок какой-либо деятельности. Такие схемы должны
представить необходимую информацию в наглядной, легкой для понимания
форме. Вполне очевидно, что все эти схемы необходимо должным образом и
своевременно доводить до сотрудников.
В ПАО «УМПО» отсутствует график документооборота, в связи с чем
ряд документов обрабатывается и представляется в не предусмотренные
установленными правилами сроки. Финансовой службе ПАО «УМПО»
рекомендуется составить график документооборота, что будет способствовать
повышению ответственности исполнителей и позволит более оперативно
использовать необходимую для расчетов информацию.
В графике документооборота ПАО «УМПО» будут описываться все
этапы движения документа: создание документа; проверка документа;
обработка документа; передача документа на хранение. В графике
устанавливаются: срок, за который документ проходит каждый из этих этапов;
должности работников, ответственных за каждый этап движения документа.
67
Г рафик документооборота учета основных средств ПАО «УМПО»
представлен в таблице 17.
Таблица17
График документооборота учета основных средств ПАО «УМПО»
Наименование
документа
Создание документа Проверка и
обработка
документа
Передача
документа в архив
Ответ
ственный
за
выписку
Срок
испол
нения
Ответ
ственный
за
проверку
Срок
испол
нения
Ответ
ственное
лицо
Форма
передач
Акт о приеме-
передаче
объекта
основных
средств (ОС-1)
Менеджер
по приему
В день
получения
объекта
Главный
бухгалтер
В день
получения
объекта
Ведущий
бухгалтер
По
окончании
отчетного
периода
Накладная на
внутреннее
перемещение
объектов
основных
средств (ОС-2)
Работник,
осущ ест
вляющий
сдачу
объекта
В день
перемещен
ия объекта
Главный
бухгалтер
В день
перемещен
ия объекта
Ведущий
бухгалтер
По
окончании
отчетного
периода
Акт о приеме-
сдаче
отремонтирован
ных,
реконструирован
ных и модерн-
зированных
объектов (ОС-3)
Работник,
ответст-
ственный
за ремонт
В день
приема
работ
Главный
бухгалтер
В день
приема
работ
Ведущий
бухгалтер
По
окончании
отчетного
периода
Акт о списании
объекта
основных
средств (ОС-4)
Ведущий
бухгалтер
В момент
ликвидаци
и
Главный
бухгалтер
В день
ликвидаци
и
Ведущий
бухгалтер
В течение
календарн
ого месяца
со дня
приказа
Акт о списании
транспортного
средства (ОС-4а)
Ведущий
бухгалтер
В день
снятия с
учета в
ГИБДД
Главный
бухгалтер
В день
снятия с
учета
Ведущий
бухгалтер
В течение
календарн
ого месяца
со дня
приказа
Инвентарная
карточка учета
основных
средств (ОС-6)
Ведущий
бухгалтер
В день
получения
объекта
Главный
бухгалтер
В день
получения
объекта
Ведущий
бухгалтер
По
окончании
отчетного
периода
68
Согласно предложенному ПАО «УМПО» графику документооборота
основных средств устанавливаются следующие правила формирования,
предоставления для проверки и обработки бухгалтерских документов:
- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1) формируется
менеджером по приему основных средств в двух экземплярах на основании
товарных или товарно-транспортных накладных, технической документации на
объект основного средства и подлежит проверке главным бухгалтером в день
получения объекта основных средств.
- Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
(ОС-2) формируется ответственным за сдачу объекта основных средств
работником в трех экземплярах (сдатчику, получателю и бухгалтеру) на
основании приказа и технической документации на объект основного средства
и подлежит проверке главным бухгалтером в день перемещения объекта
основных средств.
- Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и
модернизированных объектов основных средств (ОС-3) формируется
ответственным за ремонт объекта основных средств работником в одном
экземпляре (а если ремонт выполняют подрядчики - в двух экземплярах) на
основании сметы затрат и ведомости дефектов и подлежит проверке главным
бухгалтером в день приема ремонтных работ.
- Акт о списании объекта основных средств (ОС-4) и Акт о списании
транспортного средства (ОС-4а) формируется ведущим бухгалтером на
основании приказа и подлежит проверке главным бухгалтером в день списания
объекта основных средств.
- Инвентарная карточка учета основных средств (ОС-6) формируется
ведущим бухгалтером на основании Акта о приеме-передаче объекта основных
средств (ОС-1) и технической документации на объект основного средства и
подлежит проверке главным бухгалтером в день получения объекта основных
средств.
Работники ПАО «УМПО», которые формируют или обрабатывают
69
документы, должны соблюдать график документооборота. Каждого, кто
нарушает данные требования главного бухгалтера, необходимо привлекать к
дисциплинарной ответственности посредством замечания или выговора.
Но это возможно при соблюдении следующих условий:
- Во-первых, обязанность работника по формированию или обработке
конкретных документов закреплена в трудовом договоре или должностной
инструкции, которая является его неотъемлемой частью.
- Во-вторых, работник ознакомлен с графиком документооборота под
подпись.
- В-третьих, работник не представил объяснительную, которая была
затребована руководителем, или написал в ней неуважительную причину
проступка.
- И последнее, работник своевременно ознакомлен под подпись с
приказом о применении к нему дисциплинарного взыскания.
Контроль за соблюдением графика документооборота должен
осуществлять главный бухгалтер ПАО «УМПО». По мере составления графика
документооборота, каждому исполнителю необходимо вручить выписку из
графика документооборота, что позволит своевременно составлять и
предоставлять документы в другие подразделения.
Функциональное назначение графика документооборота заключается в:
- оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат
на обработку и документирование информации;
- создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке
документов сотрудниками бухгалтерской службы;
- повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на
предприятии.
Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет
огромное значение для эффективности работы ПАО «УМПО». Его создание
проводится согласно Положению о документообороте и возлагается на
главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу
70
отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.
Результатом организации документооборота в соответствии с графиком
для ПАО «УМПО» будут:
- существенное ускорение прохождения первичными документами всех
этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
- равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего
времени;
- повышение производительности труда работников бухгалтерии;
- усиление контроля всех процессов учета;
- усовершенствование процесса автоматизации учета;
- возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.
2. Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования
информационной системы и использования современных персональных
компьютеров — необходимого инструмента в работе бухгалтера.
В настоящее время существует множество разнообразных программ,
позволяющих автоматизировать ведение бухгалтерского учета.
Однако самым распространенным на сегодняшний день продуктом
является «1С» - им пользуются многие отечественные средние и малые
предприятия. Из разработок фирмы наиболее популярными являются
программы «1С: Предприятие», которая используется для автоматизации учета
в организациях различных отраслей и видов деятельности.
В «1С: Предприятие» предусмотрены варианты автоматизации
для экономических субъектов сферы производства, торговли и оказания услуг,
продукты для управления холдингами и отдельными экономическими
субъектами, для организации бухгалтерского учета («1С: Бухгалтерия» -
наиболее популярная программа в ряде стран), для расчета заработной платы и
управления кадрами, для ведения учета бюджетных учреждений и прочие.
Программа «1С: Предприятие» имеет широкое распространение в России,
71
Украине, Казахстане, Белоруссии и удачно применятся в экономических
субъектах многих других стран.
В связи с увеличением экономической активности предприятия, и,
следовательно, ростом бухгалтерской документации, а также для
совершенствования ведения бухгалтерского учета на предприятии ПАО
«УМПО» необходимо перейти к автоматизации бухгалтерского учета с
применением «новой версии» программы «1С: Бухгалтерия 8.3».
В ПАО «УМПО» для автоматизации учета применяется программа «1С:
Бухгалтерия 8.0». Так как работники бухгалтерии привыкли работать именно с
этой программой, то рекомендуется внедрение программы «1С: Бухгалтерия
8.3» (упрощенный переход, проще перестроиться). Затраты на внедрение
программы «1С: Бухгалтерия 8.3» представлены в таблице 18.
Таблица 18
Затраты на внедрение программы «1С: Бухгалтерия 8.3»
Наименование затрат Сумма, руб.
Стоимость программы «1С: Предприятие 8.3» без установки
100000
Установка программы «1С: Предприятие 8.3» 39000
Итого ожидаемых затрат
139000
Преимуществами программы «1С: Бухгалтерия 8.3» перед «1С:
Бухгалтерия 8.0» являются:
- Расширенные возможности настройки типовых операций. Можно
самостоятельно создавать новые виды типовых операций. При изменении
типовой операции можно переформировать все проводки, введенные на
основании нее ранее.
- Предоставляется возможность регистрации дополнительных затрат,
связанных с приобретением и монтажом основного средства, и их включение в
первоначальную стоимость основного средства.
- При принятии основного средства к учету в информационную базу
вносятся сведения, необходимые для учета основного средства и последующего
начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете. В налоговом
учете можно указать единый способ начисления амортизации по
72
амортизируемому имуществу.
- Суммы начисленной амортизации можно распределять между
несколькими счетами затрат или объектами аналитического учета. Для
основных средств, использующихся сезонно, можно указать график начисления
амортизации.
- Ежемесячное начисление амортизации по всем основным средствам
выполняется автоматически регламентными операциями закрытия месяца.
- Для анализа информации по наличию и движению основных средств в
организации, а также суммах начисленной амортизации по бухгалтерскому и
налоговому учету (по налогу на прибыль), постоянным и временным разницам
предназначен отчет «Ведомость амортизации основных средств». Информация
может быть сгруппирована и отобрана по подразделениям, материально
ответственным лицам, амортизационным группам и другим признакам.
В настоящее время штат сотрудников бухгалтерии ПАО «УМПО»
состоит из 18 человек. С учетом внедрения новой программы высвободится
одна штатная единица бухгалтерии ПАО «УМПО». В ближайшее время с
одним из бухгалтеров заканчивается срочный договор, поэтому предлагается
его не продлевать. Рассмотрим затраты на одного сотрудника бухгалтерии ПАО
«УМПО» (таблица 19).
Таблица 19
Затраты на содержание сотрудника бухгалтерии ПА
О
£
<
□
О
Наименование затрат Сумма, руб.
Заработная плата (28000 руб. x 12 мес.) 336000
Страховые взносы (30 %) 97500
Материальные расходы 26000
Итого 460500
Как видно из таблицы 19 затраты на содержание одного сотрудника
бухгалтерии ПАО «УМПО» составляют 460500 руб. в год.
Рассчитаем для ПАО «УМПО» экономическую эффективность от
перехода на программу «1С: Бухгалтерия 8.3».
В качестве основных показателей, характеризующих эффективность
внедрения программы, рассчитаем: чистый доход; чистый дисконтированный
73
доход; внутренняя норма доходности; срок окупаемости капитальных затрат;
индекс доходности инвестиций.
Стоимость программы «1С: Бухгалтерия 8.3» с установкой = 139000 руб.
В результате внедрения программы ПАО «УМПО» получит экономию в
расходах на оплату труда работника бухгалтерии 460500 руб.
Чистый доход (ЧД, NV) в t-ом году рассчитывается по формуле:
NV
= PV - IC
(3)
где n v t - чистый доход в t-ом году;
PV - прирост прибыли предприятия,
IC - исходная инвестиция (отток средств).
N V < = 460500 руб. - 139000 руб. = 321500 руб.
Чистый приведенный доход рассчитывается по формуле:
NPV =
CF ,
- IC
= Z n
*=1(1 + r) , (4)
где CFk - поступление в k-м базисном периоде (обычно, приток средств);
IC - исходная инвестиция (отток средств);
г - ставка дисконтирования, по которой элементы денежного потока
будут приводиться к одному моменту времени (15 %).
NPV = 460500 / (1 + 0,15) - 139000 = 261434,78 руб.
Индекс доходности (прибыльности) рассчитывается по формуле:
n CF
IP =
Z
IC
(5)
* = 1 (1 + r)
IP = (460500 / (1 + 0,15)) / 139000 = 2,88
Внутренняя норма доходности (IRR) - это значение коэффициента
дисконтирования г, при котором NPV проекта равен нулю.
" CF
Z
------
-
— = 0
£1(1 + IRR )- (6)
11 = 231 % = 2,31 NPV(i1) = 123,97 руб.
12 = 232 % = 2,32 NPV(i2) = - 295,18 руб.
74
IRR = 2,31 +
123 ,97
x (2,32 - 2,31 ) = 2,3196 ИЛИ 231,96 %
123 ,97 + 295 ,18
Срок окупаемости (DPP) определяется на основе решения уравнения:
DPP = min n, при котором
n
Z
к = 1
CF к
(1 + ^)к
> IC
(7)
DPP = 4,17 месяцев
Чистый дисконтированный доход за весь период проекта составляет
261434,78 руб., что говорит об экономической целесообразности проекта.
Индекс доходности отражает эффективность инвестиционного проекта. В
настоящем проекте он имеет значение 2,88, что больше 1. Это означает, что
сумма приведенных доходов превышает сумму капиталовложений. Срок
окупаемости проекта (чуть более 4 месяцев) показывает, что программа
мотивации начинает приносить выгоду уже на первом году внедрения.
Внутренняя норма доходности (231,96 %) намного больше значения дисконта
(15 %), соответственно проект подлежит одобрению с экономической точки
зрения.
Таким образом, в настоящем проекте все показатели выдерживают
следующее соответствие: NPV > 0; IP > 1; IRR > d.
Следовательно, проект является экономически эффективным.
В результате внедрения 1С: Бухгалтерия 8.3 в ПАО «УМПО» значительно
уменьшится трудоемкость бухгалтерского учета, так как 1С: Бухгалтерия 8.3
имеет явные преимущества перед 1С: Бухгалтерия 8.0.
Обобщим сделанные ПАО «УМПО» предложения по совершенствованию
бухгалтерского учета основных средств в таблице 20.
Таблица 20
Влияние предлагаемых рекомендаций на организацию
бухгалтерского учета основных средств в ПАО «УМПО»
Рекомендации
Влияние на организацию бухгалтерского учета
Разработка
графика
документооборота
Оптимизация использования рабочего времени на обработку
и документирование информации; создание всех условий
для быстрой, четкой и корректной обработки документов
сотрудниками бухгалтерской службы; своевременность
получения и обработки документов.
75
Переход 1С:
Бухгалтерия 8.3
Уменьшение трудоемкости ведения бухгалтерского учета.
Возможность пользоваться расширенными возможностями
программы, в частности: пользоваться справочником
корреспонденции счетов и календарем бухгалтера, что
поможет спланировать работу по подготовке и сдаче
отчетности. Автоматическая проверка правильности
заполнения бухгалтерской отчетности и экспресс-проверка
ведения учета позволят снизить возможные ошибки при
ведении учета и формировании отчетности.
Внедрение
внутреннего
аудита
Своевременное выявление и минимизация коммерческих,
финансовых и иных рисков в управлении организацией;
формирование адекватной современным постоянно
меняющимся условиям хозяйствования системы
информационного обеспечения всех уровней управления,
позволяющей своевременно адаптировать
функционирование организации к изменениям во
внутренней и внешней среде.
Таким образом, для совершенствования бухгалтерского учета в ПАО
«УМПО» были предложены рекомендации по разработке графика
документооборота, совершенствованию автоматизации бухгалтерского учета и
повышению внутреннего контроля. Рассмотрим экономическую
целесообразность предлагаемых ПАО «УМПО» рекомендаций (таблица 21).
Таблица 21
Расчет экономической эффективности предложений по
совершенствованию бухгалтерского учета основных средств
ПАО «УМПО»
Рекомендации
Сумма, руб.
Разработка графика документооборота
---
Переход 1С: Бухгалтерия 8.3 321500
Внедрение внутреннего аудита - 244600
Экономический эффект
76900
Как видно из таблицы 21 экономический эффект от предложенных
рекомендаций составит 76900 руб. Таким образом, рекомендации являются для
ПАО «УМПО» экономически целесообразными и не требуют привлечения
дополнительных финансовых ресурсов.
Совершенствование учета основных средств ПАО «УМПО» позволят
устранить выявленные недостатки, повысить эффективность учетной работы
предприятия и привести состояние бухгалтерского учета в соответствие с
современными требованиями. Предложенный график документооборота
76