6
Содержание
Введение .................................................................................................. 7
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учёта и аудита
расчётов с подотчетными лицами ................................................... 11
1.1 Понятие расчетов с подотчетными лицами ....................................... 11
1.2 Особенности бухгалтерского учёта расчётов с подотчетными
лицами .......................................................................................................... 16
1.3 Методика аудита расчётов с подотчетными лицами ........................ 23
Глава 2. Организация учёта и аудита расчётов с подотчетными
лицами в Компании «ProAv»............................................................ 30
2.1 Финансово-экономическая характеристика Компании «ProAv» ..... 30
2.2 Организация учёта расчётов с подотчетными лицами в Компании
«ProAv» ........................................................................................................ 39
2.3 Проведение аудита расчётов с подотчетными лицами в Компании
«ProAv» ........................................................................................................ 46
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского
учёта и аудита расчётов с подотчетными лицами в Компании
«ProAv» .................................................................................................. 56
3.1 Совершенствование системы учёта и аудита расчётов с
подотчетными лицами в Компании «ProAv» ........................................... 56
3.2 Оценка эффективности представленных мероприятий .................... 61
Заключение ........................................................................................... 66
Список использованной литературы.............................................. 71
Приложения ......................................................................................... 75
7
Введение
Актуальность выпускной квалификационной работы. С точки зрения
экономического содержания хозяйственные операции по использованию
денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам,
нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.
Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в
современных условиях объем операций с денежными средствами
организации достаточно велик и зависит от характера и масштаба
экономической деятельности организации. Поэтому очевидна важность
достоверного, корректного и полного бухгалтерского учета хозяйственных
операций по выдаче денежных средств пот отчет и их целевому
расходованию подотчетными лицами. Кроме того, можно объективно
утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами представляет особую важность для руководства
предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств
организации.
Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов
на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет.
Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной
информации, необходимой для составления финансовой отчетности.
Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов,
используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями.
Финансовый учет регулируется нормативными документами.
В соответствии с целью получения достоверных сведений о
хозяйственных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского
финансового учета основные учетные процессы представляют собой
линейную систему, представляющую последовательность работы с
бухгалтерской информацией.
8
Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком
бухгалтерского финансового учета, что обусловлено природой
возникновения данного вида операций в хозяйственной деятельности
предприятия.
В деятельности предприятия часто возникает необходимость
оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки
на других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные
командировки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия
выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения
определенных действий. Такие работники называются подотчетными
лицами.
Цель учета расчетов с подотчетными лицами обобщение информации о
расчетах с работниками предприятия, по суммам выданным им под отчет на
административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные
командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению затрат
произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью
осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности.
Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать
в кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды,
ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием
фамилии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана
подотчетная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен;
выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена
сметой предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит
приказ. Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за
которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным
суммам. Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по
прямому назначению.
9
Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи
бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами
сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса.
Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться
информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с
повышением эффективности, как непосредственно организации финансового
учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов. Следовательно,
состояние учета расчетов с подотчетными лицами не должно снижать
эффективность действующей системы учета на предприятии.
Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский
учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной
системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на
отдельные показатели деятельности предприятия.
В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета
предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией
хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в
подотчет.
Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования
бухгалтерского учета.
Аудиторская проверка подразумевает последовательный и
систематический контроль над соблюдением действующего законодательства
в части взаиморасчетов с подотчетными лицами.
Мероприятия заключаются в сопоставлении данных бухгалтерского
учета с данными первичной документации, проверке правильности
оформления документации, соблюдения законодательства, установленных
сроков, нормативов и целевого назначения.
Документы проверяются на соответствие действующим формам,
полноту содержания и наличие обязательных реквизитов, правильность и
своевременность отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
10
Целью выпускной квалификационной работы является изучение и
рассмотрение теоретических и практических основ организации
бухгалтерского учета и аудита расчётов с подотчетными лицами, а также
разработка мер по их совершенствованию.
Поставленная в работе цель исследования определила следующие
задачи:
− рассмотреть теоретические подходы к определению и понятию
расчетов с подотчетными лицами;
− изучить особенности бухгалтерского учёта расчётов с
подотчетными лицами;
− рассмотреть методику аудита расчётов с подотчетными лицами;
− представить финансово-экономическую характеристику
организации;
− рассмотреть организацию учёта и аудита расчётов с подотчетными
лицами в организации;
− разработать направления совершенствования бухгалтерского учёта
и аудита расчётов с подотчетными лицами в организации.
Объект исследования: Компания «ProAv».
Предмет исследования: организация бухгалтерского учёта и аудита
расчётов с подотчетными лицами в организации.
Методологической основой выпускной квалификационной работы
являются: метод системного анализа и синтеза, методы сравнений и
аналогий, метод обобщений, метод экспертных оценок, метод аналитических
таблиц, экономико-математический метод, абстрактно-логический метод.
Информационной базой исследования является нормативные акты РФ,
учебно-методическая литература, публикации журналов и газет, Интернет-
сайтов и внутренняя документация Компании «ProAv» за 2016-2018гг.
11
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учёта и
аудита расчётов с подотчетными лицами
1.1 Понятие расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности.
Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете
не претерпели каких-либо значительных изменений. Однако, как
свидетельствует практика, в том числе судебная, бухгалтеры по сей день
допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для
организации или подотчетных лиц.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью
осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности.
Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей
или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно
отчитаться за потраченные средства.
Подотчетная сумма - денежные средства, выданные работнику
(подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:
− хоз. нужды;
− покупку или оплату товаров (работ, услуг);
− командировочные расходы.
− За выданные суммы подотчетное лицо в установленный срок
должен отчитаться в случае:
− выдачи ему денежных средств из кассы организации;
− перечисления подотчетных средств на личную карту;
− снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной
карты;
12
− получения денежных документов из кассы организации.
1
Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе
за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.
Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих
право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать
приказ.
В 2019 году деньги вправе получить даже те сотрудники, которые не
отчитались по прошлым авансам. Раньше нельзя было выдавать подотчетные
суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные авансы.
Подотчет при задолженности компании выдавали и прежде, хотя
формально действовали по правилам. Когда подходил срок авансового
отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник
ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же
сотрудника на сумму старого и нового авансов.
Рассмотрим, какие нормы закона регулируют расчеты с подотчетными
лицами (таблица 1).
Таблица 1
Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
Указание Банка России от 11.03.2014
№ 3210-У
Устанавливает порядок выдачи денег
из кассы подотчетному лицу
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №
94н
определяет действия по счету 71 в
бухгалтерском учете (по плану счетов)
Локальные нормативные акты
организации: Коллективный договор,
Правила внутреннего распорядка,
Положение о командировках и т.д.
регулируют порядок действий по
выдаче денег в подотчет, подотчетных
лиц, отчетность
утв. Минфином РФ 30.08.1993 № 104
При выдаче через кассу определяет
правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от
18.08.1998 № 88
Разработаны формы первичной
документации по кассе, которые не
могут быть самостоятельно
разработаны
Федеральный закон от 06.12.2011 №
402-ФЗ
определяет обязательные реквизиты
первичных документов
1
Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. - М.: КНОРУС: ЭКОР, 2015. –
С.147.
13
Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий
порядок последовательных действий:
1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег
под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное
нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным
авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов
с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих
дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо
приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы.
Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер
создает приходный кассовый ордер).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и
первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок
проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через
локальные акты.
Деньги в подотчет в организации выдаются сотрудникам строго с
учетом целевого использования в интересах организации.
Для получения этих средств работником предъявляется документ,
предусмотренный внутренними нормативными актами: распоряжение
(приказ) руководителя на выдачу денег. Заявление от работника на
предоставление денег на сегодняшний день не требуется.
В приказе, являющимся локальным документом организации,
указывается:
− ФИО сотрудника, которому выдаются деньги;
− цель получения подотчетных сумм;
− сумма (цифрами и прописью);
− срок, на который средства выдаются.
14
Если средства выдаются из кассы организации, то необходимо
руководствоваться порядком эксплуатации ККТ. Сейчас в основном
подотчетные суммы, как и другие начисления, удобно перечислять на
банковскую карту. ККТ применяется продавцами. Применение ККТ
подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к
дублированию.
С 01.01.2013 г. стандартные формы первичных документов не
обязательны к применению, но это не относится к документам по ведению
кассовых операций (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Подтверждает факт выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер (КО-
2), который составляется при выдаче денег. Он выписывается в 1 экземпляре
кассиром, подписывается руководителем и главным бухгалтером или
уполномоченным лицом и фиксируется в журнале регистрации приходных и
расходных кассовых документов (КО-4). Нередки случаи, когда выданные
деньги не реализованы в полном объеме, работник при этом возвращает
нереализованную сумму в кассу.
При возврате средств кассир оформляется приходный кассовый ордер
(КО-1), состоящий из 2 частей: левая – в кассе, правая – на руках у лица для
подтверждения факта сдачи денег. Эта операция также вносится в КО-1КО-
4.
2
Типичная ситуация - когда выданная сумма не совпадает с
подтвержденными расходами по АО.
Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО
указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации
перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту.
Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом
отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок,
2
Абдулкеримова Х.А. Порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в 2019 году
[Электронный ресурс] // Молодежный научный форум: электр. сб. ст. по мат. XXXVIII междунар.
студ. науч.-практ. конф. № 8(38). - Режим
доступа: https://№auchforum.ru/archive/M№F_i№terdiscipli№arity/8(38).pdf
15
указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также
возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска
или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если
возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер
(ПКО).
И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил
собственные деньги. Сразу надо дать рекомендацию, что сотрудник может
не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ
составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды
компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что
он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего
не выдавала, то и отчитываться не за что.
В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ -
заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить
оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой
отчетности, проездные документы и т. д.
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной
базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца
отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных
денег.
3
Также частая ошибка имеется на потраченные деньги на хоз. нужны и
командировки не считаются выплатами в пользу сотрудников, если есть
документы, подтверждающие расходы. Это объясняется тем, что выданы они
на время и с условием отчета об их использовании. То есть, никакой выгоды
от подотчетных денег работники не получают. Поэтому НДФЛ
с подотчетных сумм предприятие не должно удерживать.
Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в
поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат
3
Ивашкин Б. Н. Бухгалтерский учет в торговле. Издание 6, переработанное и дополненное. – М.:
Дело и Сервис, 2015. – С.159.