16
неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать
проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в
налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при
применении УСНО.
Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что
перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной
суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного
расчета, как и документы, используемые для осуществления операций с
подотчётными лицами, остаются практически неизменны на протяжении
многих лет. Последние новшества - возможность безналичных расчетов и
отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения
новых сумм подотчет.
Соблюдение изложенных правил позволит исключить риск
доначисления сотруднику НДФЛ, а организации - риск признания расходов
экономически необоснованными.
4
1.2 Особенности бухгалтерского учёта расчётов с подотчетными
лицами
В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой
организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств
предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения.
Основными документами, регламентирующими порядок выдачи
подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:
− Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ РФ
№ 3210-У).
4
Бакаев В.А. Нормативная база бухгалтерского учета. Сборник. - М: ИНФРА-М, 2016. – С.182.
17
− Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ РФ
№ 3073-У).
Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании
распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного
лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ № 3210-У). Документ-основание может иметь
произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо
ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642):
− фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
− сумму наличных денег;
− срок, на который они выдаются;
− подпись руководителя;
− дату и регистрационный номер документа.
Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не
ограничиваются.
Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам,
заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор
(Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Целесообразно, но не
обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым
организация будет выдавать подотчетные суммы. Подотчетные суммы могут
быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 2 Указания ЦБ РФ №
3073-У).
Указание ЦБ РФ № 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.)
при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким
операциям относятся:
− перечисление средств на личную карту работника;
− снятие (оплата) с корпоративной карты организации.
5
Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться
физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 №
5
Керимов В.Э. Бухгалтерский учет. Учебник 4-е изд., с изм. и доп.-М.: Издательство торговая-
корпорация «Дашкови К», 2015. – С.154.
18
266-П (далее - Положение 266-П). Положение устанавливает операции,
которые можно производить с корпоративных карт:
− снятие наличных денежных средств;
− оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч.
оплата командировочных и представительских расходов;
− иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5
Положения 266-П).
Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских
карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо
Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В учетной политике
необходимо предусмотреть:
− способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
− форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
− сроки отчета по выданным суммам;
− способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.
Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка
лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских
карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет,
или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию
авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п.
6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
6
Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана
счетов (таблица 2):
− по дебету отражаются полученные суммы;
− по кредиту – списанные по отчету суммы.
Подотчетное лицо не обязано для получения следующей подотчетной
суммы отчитаться в 3-дневный срок по расходам. Обычно предприятие
6
Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: ООО «НИТАР «Альянс», 2015. – С.177.
19
возмещает эти суммы с зарплаты на основании приказа руководителя, но
удержание может составлять до 20% от заработной платы.
Таблица 2
Пример по синтетическому учета подотчетных сумм
Операция
Дебет
Кредит
Выдано под отчет из кассы
71
50
Оприходованы приобретенные товары
10
71
Возврат нереализованных средств в кассу
50
71
При не сдаче отчета подотчетная сумма относится на
недостачи
94
71
Недостача отнесена на работника, которую нужно
возместить
73
94
Начислена заработная плата
20
70
Удержан НДФЛ
70
68
Удержан долг по невыплаченной подотчетной сумме
70
73
Перечислена заработная плата работнику за вычетом
НДФЛ и долга по подотчету
70
51
Отчетность по подотчетным суммам отражает авансовый отчет:
− для бюджетных и казенных учреждениях обязательна к
использованию унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина
России от 30.03.2015 № 52н)
− коммерческие организации вправе с 01.01.2013 разработать форму
отчета сами или применять унифицированную форму № АО-1 (утв.
Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).
Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена
документами (таблица 3).
Таблица 3
Документы подтверждающие достоверность подотчетных
расходов
Виды расходов
Прилагаемые документы
Хозяйственные
Кассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д.
Командировочные
1. Проездные документы (билеты, посадочные талоны)
2. Квитанции о предоставлении постельных
принадлежностей
3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья
4. Командировочное удостоверение
5. Чеки о прочих расходах с ведома организации,
закреплены в положении о командировках
20
Все авансовые отчеты работника должны иметь подтверждение в виде
приложенных документов о расходах, пронумерованных в соответствии с
последовательностью записей в отчете.
Авансовый отчет - документ, в котором работник отчитывается за
использование аванса, выданного на выполнение поручения организации.
Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД).
Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к
применению.
Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об
использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или
самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать
При заполнении авансового отчета по форме 0504505 он составляется в
1 экземпляре, допускается заполнение от руки и в распечатанном виде. Отчет
должен отражать:
− на стр.1: сведения о получателе аванса
− на стр.2: графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих
документов (пронумерованных)
Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером,
утверждается руководителем и принимается к учету.
Отчет по выданным денежным документам представляется
подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма
отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана
отдельно.
Кроме авансового отчета работник должен приложить
подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты,
посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и
т.п.
Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если
оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может
другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при
21
утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 № 03-03-07/6,
Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11) или дубликат.
7
Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он
составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона
402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от
22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при
осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием электронных средств платежа» (далее - Федеральный закон
№ 54-ФЗ). Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то
налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому
документу, учтенные при расчете налога на прибыль.
Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте
хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ
налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по
налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести
контролерам или в суде. Аргументы ведомства следующие:
− НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение
- п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице
Кодексом не предусмотрены.
− НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как
п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости
товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.
8
Часто в организации возникает необходимость компенсировать
работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из
его личных средств на нужды компании.
Командировочное удостоверение обязательно для использования
бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе
его не использовать.
7
Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях.- М.: Приор-издат., 2016 –С.252.
8
Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2016. –
С.165.
22
Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные
документы, чеки из гостиницы.
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
осуществляются с учетом следующих особенностей,
установленных Приказом Минфина РФ № 157н:
− деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в
котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция
необходимых средств или объяснение величины аванса; срок, на который
выдаются денежные средства;
− форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505)
утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты,
установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с
исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат
работников, которые использовали личные денежные средства в интересах
организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте
(ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно
предусмотреть:
− цели, на которые можно делать приобретения для организации из
личных средств;
− круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах
организации из личных средств;
− порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
− форму заявления на компенсацию затрат;
− документы, которые необходимо приложить к заявлению на
компенсацию затрат.
Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался,
сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с
23
подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана
счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по
прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается
сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность
организации перед работником по такому счету отразить можно.
9
1.3 Методика аудита расчётов с подотчетными лицами
Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого
проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих
операций на отчетность.
Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых
операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать.
Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:
1.
Проверка соответствия операций законам.
2.
Установление верности организации бухучета.
3.
Проверка достоверности содержимого документов.
4.
Установление верности сформированного аналитического учета
расчетов с подотчётными лицами.
Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.
Основные принципы аудита расчетов с подотчетными лицами
представлены в таблице 4.
В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами
рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по
сотрудникам в рамках данных расчетов.
10
9
Коваль Л.С. Бухгалтерский (финансовый) учет. - М.: Гелиос АРВ, 2016. С. 241.
10
Шишкин, А. К. Учет, анализ, аудит на предприятии / А.К. Шишкин, В.А. Микрюков, И.Д.
Дышкант. - М.: Аудит, Юнити, 2015. – С.132.
24
Таблица 4
Основные принципы аудита расчетов с подотчетными
лицами
Оптимальность
Все используемые способы и методы должны проводиться с
минимальными затратами труда и времени, а также с
максимальной пользой.
Комплексность
Все вопросы должны изучаться комплексе. Например,
авансовый отчет проверяется на правильность составления
самого документа, а также на наличие документов,
подтверждающих трату денег и РКО.
Непрерывность
Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя
участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга.
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько
этапов (таблица 5).
Таблица 5
Этапы проведения аудита расчетов с подотчетными лицами
Этапы проведения
аудита
Что включает в себя этап
Этап 1:
Подготовительный
На этом этапе проводится знакомство клиента и
аудитора. При этом собирается необходимая
информация о компании, для того, чтобы принять
решение о стоимости и периоде проведения аудита.
Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами
составляется обязательство, определяющее цели
аудита, а также права и обязанности заказчика и
исполнителя.
Этап 2: Составление
плана проверки
Аудитор составляет график проверки и подбирает
специалистов для проведения работы.
Этап 3: Аудит
На данном этапе происходит сбор информации, после
чего она подвергается анализу.
Этап 4: Составление
заключения
После проверки аудитором всей информации, он
составляет заключение. Заключение составляется в
письменном виде. Оно может быть абсолютно
положительным, если противоречивых факторов не
будет обнаружено, либо содержать указание на
ошибки.
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных
актов:
−
НК РФ (часть 1 и 2).
−
ФЗ «О бухучете» №
402
.
−
Постановление «О командировочных» №729.
−
Постановление «О суточных» №812.
−
Положение по ведению бухучета №34.
25
−
ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых
выражена в иностранной валюте».
−
План счетов бухучета.
−
Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед
проведением аудита. При проведении аудита расчетов с подотчетными
лицами специалист выполняет следующие процедуры:
1. Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в
подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в
соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
2. Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств
сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в
подотчет.
3. Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые
заявлены в отчетах.
4. проверяют наличие подтверждающих документов по
командировочным расходам.
5. Проверяют правильность оформления приказов о направлении в
командировку работников.
6. Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных
командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
7. Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
8. Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
9. Проверяют правильность отнесения представительских расходов на
себестоимость.
10. Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с
подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7
на соответствие суммам в авансовых отчетах.
11
11
Мартынова, Р. Ф. Аудит. Руководство для бухгалтеров / Р.Ф. Мартынова. - М.: Омега-Л, 2017. –
С.135.